承認には会社レポートを使用する

テンプレートを開く前にレポートを読む

1レポートが意図した中国の法人的实体をカバーしていることを確認します。その中国語名と統一社会信用コード（USCC）を、事業許可証およびレビューを開始したサプライヤー文書と比較します。レポートID、ソースまたは照会日、カバーされたモジュール、および不足、利用不可、翻訳済み、自己申告とマークされたフィールドを記録します。

日付は重要です。中国の企業情報規則では、市場監督当局、他の政府機関、および企業自体によって公開された記録が区別されます。また、登録、年次報告、ライセンス、罰則、所有権変更、その他の情報について、異なる開示義務が設定されています。 公式開示規制を読むしたがって、メモは「この会社は安全です」ではなく、「7月14日で確認されたソースでアクティブです」と記載すべきです。

使用する 会社レポートの読み方ガイド レビュー担当者がまだフィールドとカバー範囲を理解していない場合に使用します。承認メモは、その読解の後で始まり、それに取り代わるものではありません。

作業例：1ページの承認メモ

以下の架空の事例は意図的に具体的です。購入者は、カスタム機械加工部品に対して1の初期注文を入れることを望んでいます。レポートはアイデンティティレビューをサポートし、品質、調達、財務、法務の統制が承認の残りの根拠を提供します。

調査結果を決定言語へ変換

解放前の条件

1. 品質： 提案された現場および加工プロセスを検証し、日付入りの証拠を添付して、図面改訂Bに対してサンプルを承認すること。
2. 調達および法務： 契約書に認証済み販売業者を記載し、各工場の役割、承認対象サイト、変更制限事項を明確にする。
3. 財務： 独立したチャネルを通じて受益者を検証し、実体または文書化された関係が承認されるまで入金を行わない。
4. 調達： 発注書（PO）発行前に、見積もりにおけるリードタイムの短縮と生産計画との整合性を解決する。

承認の文言： 「本初回発注書に対してのみ条件付きサプライヤー承認を与える。調達は注文を確定できるが、財務は1から3までの条件が所有者によって立証され署名されるまで入金を保留しなければならない。販売業者、工場、受益者、仕様、または注文金額の変更がある場合、承認プロセスは再開される。」

証拠、意味、行動を別々に記載する

最も有用な文型は以下の通りである： 情報源はXと言っている；この取引においてそれはYを意味する；したがって、所有者ZはリリースBの前にAを実行する。 これにより3の一般的なエラーを防ぐ。

• 登録事実が黙示的に能力や信用に関する結論に変換されることはない。
• 欠落しているフィールドが黙示的に否定的な発見結果に変換されることはない。
• メモ内に所有者やリリースに伴う結果がない警告が放置されることはない。

HM Treasuryの Orange Bookリスクガイダンスは、英国政府機関向けに作成されており、関連性があり理解しやすい証拠、明示的な制限と前提条件、意思決定者向けの簡潔な報告、および責任あるリスク所有権を推奨している。これらは有用なメモ設計の原則であるが、このガイダンスは民間サプライヤーによる購入を規律するものではない。

条件を検証可能にする

「工場を確認する」は条件ではない。条件には、所有者、期限完了証拠、そしてその条件がブロックするコミットメントが必要である。もし条件がリリースに影響を与えない場合、それはおそらく制御ではなく観察事項である。

メモを取引のゲートに接続する。 契約前ガイド は当事者、権限、および添付書類の確認を担当する。 受益者ガイド は異なる受取人または口座を担当する。 支払いゲート は資金移動直前に繰り返される。これらの手順をメモにコピーするのではなく、完了した結果、レビュー担当者、および日付を引用せよ。

色やスコアで判断を委ねない

赤、黄、緑は会議でページを素早くスキャンするのに役立つが、各色は基礎となる発見結果の隣に配置されなければならない。1の未解決の受益者不一致が、5の緑色の登録フィールドによって平均化されて消えてはならない。同様に、チームがこの注文にとってなぜそのフィールドが必要なのかを説明しない限り、欠落しているフィールドがレッドフラグ（重大な懸念事項）になるべきではない。

有用な公共調達の実例として、米国連邦調達規則（FAR）がある。連邦文脈において、FAR 9.103は肯定的な適格性判定を要求し、最低価格だけでは誤った経済選択になり得ると警告している。 FAR 9.103を参照. 関連する手順では、契約書ファイルに十分な現在の情報と裏付け記録を求めている。 FAR小部9.1を参照. これらの規則は通常の私的な輸入には適用されない。これらは、肯定的な文書化された決定と、単に見えない警告の欠如との違いを示している。

準備、推奨、権限の分離

アナリストまたは調達責任者がメモを作成できる。品質、財務、法務、コンプライアンスの担当者は各自の見解に署名すべきである。バイヤーの承認マトリックスに基づき権限を持つ人物が最終決定を下す。レポート提供者を承認者としてラベル付けしてはならず、1の従業員が自身が生み出した結論を独立してレビューしているように見えてはならない。

ISO 9001監査実務グループは、外部プロバイダーに対する統制には、現在の文書化された承認情報、定義された基準、要件の確認、およびパフォーマンス監視が含まれる場合があると指摘している。 外部プロバイダーのガイダンスを読む. 実践的なポイントは継続性である。承認ノートはオンボーディング後に消えるのではなく、承認済みサプライヤーの記録やその後のパフォーマンスレビューに引き継がれるべきである。

決定バージョンを凍結する

レポートの正確なバージョン、引用された裏付け文書、承認者の氏名と役割、タイムスタンプ、条件、条件閉鎖の証拠、および購入範囲を明記してメモを保存する。有効期限や、新たな販売業者、工場、受益者、所有権シグナル、材料発注増加分、製品変更、遅延した1発注、または新たな公的記録上の発見など、決定を再開する事象を記載する。

完全な サプライヤー承認ファイル は本メモよりも広範であり、裏付けとなる会社、サイト、製品、契約、支払い、およびパフォーマンスの証拠を含めるべきである。それを取り巻く完全な一連の手順については、 サプライヤーデューデリジェンスライフサイクルを使用せよ。

優れたメモは短い。それは不確実性が排除されたからではなく、推論が規律されているからである。それは何が知られており、何が不明であり、残りのリスクを誰が受け入れ、チームが次に何を実行できるかを示すものである。

このガイドは内部調達記録について説明するものである。法的、財務、信用、税務、規制、製品適合性、または監査に関する助言を提供するものではなく、会社のレポートがサプライヤーや取引を認証するものでもない。