วิธีการตรวจสอบบริษัทจีน

กำหนดความหมายของคำว่า “ตรวจสอบ” สำหรับธุรกรรมนี้

การตรวจสอบไม่ใช่การทดสอบมาตรฐานเดียว ตัวอย่างมูลค่าต่ำ คำสั่งซื้อเครื่องมือเฉพาะทาง และส่วนประกอบที่อยู่ภายใต้กฎระเบียบ สร้างความเสี่ยงที่แตกต่างกันให้ผู้ซื้อ ควรเขียนการตัดสินใจก่อนรวบรวมข้อมูล: คุณกำลังยืนยันการดำรงอยู่ทางกฎหมาย อำนาจในการทำสัญญา ข้ออ้างด้านการผลิต บริบทการดำเนินงานปัจจุบัน ความสอดคล้องของฝ่ายชำระเงิน หรือทั้งหมดนั้น?

ใช้คำถามห้าข้อเพื่อกำหนดขอบเขต:

1. ตัวตน: มีบุคคลนิติธรรมจีนที่จดทะเบียนเกี่ยวข้องรายใดบ้าง?
2. ความต่อเนื่อง: ข้อมูลในบันทึกยังทันสมัยเพียงพอสำหรับการตัดสินใจในปัจจุบันหรือไม่?
3. บทบาท: บุคคลนิติธรรมนี้เป็นผู้ผลิต พ่อค้า ตัวแทนส่งออก ผู้ออกใบแจ้งหนี้ หรือผู้เข้าร่วมกิจกรรมรูปแบบอื่น?
4. ความเหมาะสมกับธุรกรรม: เอกสารและข้ออ้างในการดำเนินงานของบุคคลนิติธรรมสนับสนุนสินค้าและความสัมพันธ์ตามแผนหรือไม่?
5. ระดับความเสี่ยง: จำเป็นต้องมีการตรวจสอบเพิ่มเติมในระดับใด ที่สอดคล้องกับมูลค่าคำสั่งซื้อ ความเสี่ยงของผลิตภัณฑ์ และข้อเท็จจริงที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข?

องค์การเพื่อความร่วมมือและการพัฒนาทางเศรษฐกิจ (OECD) อธิบายว่าการปฏิบัติตามหน้าที่ดูแลอย่างรอบคอบ (due diligence) ควรอยู่บนพื้นฐานของความเสี่ยงและคำนึงถึงบริบทการดำเนินงานและความสัมพันธ์ทางธุรกิจ ทบทวนคำแนะนำด้านการปฏิบัติตามหน้าที่ดูแลอย่างรอบคอบของ OECDหลักการนี้มีความสำคัญในบริบทนี้: การทบทวนเชิงลึกควรตอบสนองต่อความเสี่ยงจริง มิใช่ทำให้แฟ้มซัพพลายเออร์ทุกรายกลายเป็นรายการตรวจสอบแบบเดียวกัน

รวบรวมชุดข้อมูลต้นฉบับก่อนทำการค้นหา

ขอใบอนุญาตประกอบธุรกิจที่ชัดเจนและเป็นปัจจุบันจากซัพพลายเออร์ และเก็บรักษาไฟล์ต้นฉบับ เพิ่มใบเสนอราคา ร่างสัญญา หรือใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ คำสั่งชำระเงิน URL ของเว็บไซต์และตลาดออนไลน์ ลายเซ็นอีเมลของพนักงานขาย และเอกสารใดๆ ที่สนับสนุนข้ออ้างเกี่ยวกับโรงงาน ใบรับรอง หรือการส่งออก เก็บวันที่และผู้ส่งสำหรับแต่ละรายการ

ดึงชื่อทางกฎหมายภาษาจีนและรหัสเครดิตสังคมแบบรวม (USCC) ออกมาตามตัวอักษรที่ปรากฏ ห้ามแปล ย่อ หรือ "แก้ไข" ค่าใด ๆ ในคอลัมน์ต้นทาง ใส่ชื่อภาษาอังกฤษ แบรนด์ และชื่อหน้าร้านลงในคอลัมน์นามแฝงแยกต่างหาก หากไม่มีชื่อภาษาจีนหรือ USCC ให้ดำเนินการแรกคือการขอหลักฐานระบุตัวตน ไม่ใช่การเดาว่าผลการค้นหาใดดูถูกต้อง

ข้อบังคับว่าด้วยการจดทะเบียนนิติบุคคลของจีน ระบุถึงชื่อ ประเภทนิติบุคคล ขอบเขตธุรกิจ ที่อยู่หรือสถานที่ทำการหลัก ทุนจดทะเบียนหรือเงินลงทุน และผู้แทนโดยชอบด้วยกฎหมายหรือผู้รับผิดชอบ เป็นรายการจดทะเบียนทั่วไป อ่านข้อบังคับของคณะรัฐมนตรี. ช่องข้อมูลเหล่านี้สร้างโปรไฟล์ที่จดทะเบียนไว้ ไม่ได้พิสูจน์วิธีการที่ซัพพลายเออร์ดำเนินการสั่งซื้อ

สร้างกระดูกสันหลังของตัวตน

ค้นหา USCC แบบเต็มเมื่อมีอยู่ จากนั้นเปรียบเทียบชื่อภาษาจีนตัวอักษรต่อตัวอักษรกับใบอนุญาต ยืนยันประเภทนิติบุคคล และบันทึกหน่วยงานจดทะเบียน วันที่จัดตั้ง ที่อยู่จดทะเบียน และสถานะปัจจุบัน คำภาษาอังกฤษที่ตรงกันหรือการสะกดทับศัพท์ที่คล้ายคลึงกันไม่เพียงพอ เนื่องจากบริษัทจีนที่ไม่เกี่ยวข้องกันอาจใช้ชื่อภาษาอังกฤษที่คล้ายกันได้

หากโค้ดผ่านการตรวจสอบโครงสร้างไม่ได้ ให้กลับไปดูภาพต้นฉบับแทนที่จะเปลี่ยนตัวอักษรอย่างเงียบเชียบ คอลัมน์แยกต่างหาก คู่มือรหัสเครดิตสังคมแบบรวม (USCC) อธิบายวิธีการจับและตีความตัวระบุ ในขณะที่ บทช่วยสอนการตรวจสอบ USCC ครอบคลุมการตรวจสอบผลบวกและการทดสอบความสอดคล้องของนิติบุคคล

เมื่อชื่อภาษาจีนมีการเปลี่ยนแปลง ให้เก็บรักษาชื่อเดิมและชื่อปัจจุบันพร้อมวันที่ เมื่อภาพใบอนุญาตและบันทึกสาธารณะแตกต่างกัน อย่าเรียกข้อมูลใดข้อมูลหนึ่งว่าเท็จโดยอัตโนมัติ: ให้ระบุว่าความแตกต่างนั้นสะท้อนถึงการยื่นเรื่องในภายหลัง เอกสารเก่า ข้อผิดพลาดในการถอดข้อความ หรือนิติบุคคลอื่น สำหรับคำนำทางที่เป็นภาษาอังกฤษเพียงอย่างเดียว ให้ใช้ขั้นตอนการทำงานสำหรับ การค้นหาบริษัทจีนจากชื่อภาษาอังกฤษ.

อ่านแต่ละช่องข้อมูลด้วยนาฬิกาของตัวเอง

โปรไฟล์ของบริษัทประกอบด้วยข้อเท็จจริงที่ถูกสร้างขึ้นในเวลาต่างกัน วันที่จัดตั้งเป็นข้อมูลประวัติศาสตร์ สถานะและที่อยู่จดทะเบียนอาจเปลี่ยนแปลงได้ รายงานประจำปีอธิบายช่วงเวลาการรายงานและอาจยื่นหลังจากนั้นหลายเดือน บันทึกหรือบันทึกทางปกครองมีวันที่ยื่นและวันที่ตัดสินเป็นของตัวเอง จดบันทึกวันที่แหล่งที่มาแทนที่จะทำให้ทุกอย่างแบนราบลงเป็นข้อสรุปในกาลปัจจุบัน

ข้อบังคับชั่วคราวว่าด้วยการเปิดเผยข้อมูลกิจการครอบคลุมข้อมูลการจดทะเบียนและการยื่นเรื่อง ข้อมูลทางปกครอง และการเปิดเผยข้อมูลของกิจการ รวมถึงรายงานประจำปี นอกจากนี้ยังกำหนดให้การเปิดเผยข้อมูลของกิจการต้องเป็นความจริงและทันเวลา อ่านข้อบังคับปัจจุบันของ SAMR.

ใช้สี่ป้ายกำกับในบันทึกของคุณ:

• ความสอดคล้องปัจจุบัน: บันทึกล่าสุดที่มีอยู่ตรงกับเอกสาร
• ความแตกต่างทางประวัติศาสตร์: บันทึกมีการเปลี่ยนแปลงและลำดับเหตุการณ์อธิบายสาเหตุ
• ไม่สามารถเข้าถึงได้: ช่องข้อมูลหรือแหล่งที่มาไม่พร้อมสำหรับการตรวจสอบนี้
• ความขัดแย้ง: สองแหล่งข้อมูลขัดแย้งกันและไม่มีลำดับเหตุการณ์ที่รองรับเพื่อแก้ไข

"ไม่พบบันทึก" ควรคงการสอบถาม แหล่งข้อมูล ตัวตน และวันที่ไว้ มิใช่เป็นหลักฐานว่าเหตุการณ์พื้นฐานไม่เคยเกิดขึ้น

ทดสอบข้ออ้างด้านการดำเนินงานโดยไม่ตีความข้อมูลการจดทะเบียนเกินจำเป็น

ขอบเขตธุรกิจและที่อยู่จดทะเบียนให้บริบท ไม่ใช่รายการอุปกรณ์หรือการตรวจสอบสถานที่ ขอบเขตที่มีคำศัพท์เกี่ยวกับการผลิตสามารถสนับสนุนคำถามเกี่ยวกับบทบาทของผู้จัดจำหน่าย แต่ไม่ได้พิสูจน์ความเป็นเจ้าของเครื่องจักร ความสามารถในการผลิตในปัจจุบัน ความสอดคล้องของผลิตภัณฑ์ หรือการควบคุมสถานที่ที่แสดงในสื่อการขาย

สำหรับผู้ผลิตที่อ้างสิทธิ์ ให้ขอหลักฐานที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์และสถานที่เดียวกัน: การเดินชมแบบสดที่นำโดยผู้ซื้อ บันทึกการผลิตล่าสุด หลักฐานด้านอุปกรณ์และกระบวนการ เอกสารคุณภาพ การติดตามตัวอย่างได้ และเมื่อเหมาะสมให้มีการตรวจสอบโรงงานโดยอิสระ หากนิติบุคคลที่จดทะเบียนเป็นพ่อค้า ให้บันทึกความสัมพันธ์ด้านการผลิตแทนที่จะถือว่าบทบาททางการค้าเป็นความล้มเหลว คู่มือเกี่ยวกับ การตรวจสอบโรงงานหรือบริษัทการค้า แยกแยะบทบาทเหล่านี้โดยละเอียดมากขึ้น

ใช้ระเบียบวินัยเดียวกันกับเว็บไซต์และใบรับรอง เว็บไซต์สามารถสนับสนุนความต่อเนื่องของการติดต่อและประวัติการดำเนินงาน แต่ความเป็นเจ้าของและอายุโดเมนต้องการหลักฐานแยกต่างหาก ใบรับรองควรได้รับการตรวจสอบกับผู้ออกใบอนุญาตหรือฐานข้อมูลที่ได้รับอนุญาตและจับคู่กับนิติบุคคล สถานที่ ผลิตภัณฑ์ รุ่น ขอบเขต และระยะเวลาที่ใช้บังคับ อย่าแนบใบรับรองของบริษัทอื่นให้กับผู้จัดจำหน่ายเพียงเพราะพนักงานขายส่งมาให้

ทำแผนที่โหนดการทำธุรกรรมหกจุด

บริษัทที่จดทะเบียนเป็นเพียงโหนดหนึ่งความสัมพันธ์ทางการค้า สร้างแผนที่อย่างง่ายก่อนการอนุมัติ:

จำแนกแต่ละการเชื่อมต่อว่าเป็น ตรงกัน、 ความสัมพันธ์ที่มีเอกสารยืนยัน、 ยังไม่ได้รับการแก้ไขหรือ ขัดแย้งกัน. บริษัทในเครือในฮ่องกง ตัวแทนส่งออก หรือบริษัทในกลุ่มอาจมีความชอบธรรม แต่การมีพนักงานขายร่วมกันและคำอธิบายด้วยวาจาไม่สามารถพิสูจน์อำนาจได้ เก็บเอกสารความสัมพันธ์และผู้รับผิดชอบการอนุมัติไว้ในไฟล์

สำหรับหลักฐานเฉพาะด้านการชำระเงิน ให้ดำเนินการต่อตามคู่มือเพื่อ ตรวจสอบผู้รับประโยชน์ทางธนาคารของผู้จัดหา. หากการชำระเงินใกล้จะเกิดขึ้น ให้ใช้ ขั้นตอนตรวจสอบบริษัทก่อนชำระเงิน.

ทบทวนสัญญาณจากบันทึกสาธารณะในบริบท

โทษทางปกครอง ความผิดปกติในการดำเนินงาน การจำนำหุ้น การเปลี่ยนแปลง คดีความ และบันทึกการบังคับคดีสามารถเป็นเหตุผลให้ต้องติดตามผล เริ่มโดยการยืนยันนิติบุคคลที่ถูกต้อง จากนั้นบันทึกประเภทบันทึก บทบาท อำนาจหรือศาล วันที่ จำนวนเงิน (หากมี) สถานะปัจจุบัน เรื่องที่เกี่ยวข้อง และแหล่งอ้างอิง

จำนวนคดีเพียงอย่างเดียวไม่สามารถบอกได้ว่าบริษัทเป็นโจทก์หรือจำเลย เรื่องนั้นยังดำเนินอยู่หรือเสร็จสิ้นแล้ว หรือเกี่ยวข้องกับธุรกรรมที่เสนอหรือไม่ เช่นเดียวกัน ความผิดปกติในอดีตที่ถูกยกเลิกหลังจากแก้ไขแล้วแตกต่างจากรายการปัจจุบันที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข ใช้ คู่มือค้นหาข้อมูลศาลและการบังคับคดี เมื่อสัญญาณทางกฎหมายอาจส่งผลต่อการตัดสินใจ

คำแนะนำอย่างเป็นทางการจาก U.S. Commercial Service อธิบายว่าการตรวจสอบประวัติเป็นวิธีหนึ่งในการยืนยันการมีอยู่และระบุสัญญาณเตือนภัย พร้อมเตือนว่าการตรวจสอบเบื้องต้นไม่สามารถทดแทนการตรวจสอบเชิงลึกภายในประเทศได้ อ่านคำแนะนำอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับการตรวจสอบประวัติ. นั่นเป็นขอบเขตที่มีประโยชน์: บันทึกสาธารณะเป็นแนวทางสำหรับคำถามถัดไป แต่ไม่รับประกันผลการปฏิบัติงาน

ตรวจสอบบุคคลและอำนาจแยกกัน

การมีบันทึกบริษัทที่ตรงกันไม่ได้พิสูจน์ว่าบุคคลในกล่องจดหมายของคุณมีอำนาจผูกพันบริษัท บันทึกชื่อพนักงานขาย บทบาท โดเมนอีเมลของบริษัท หมายเลขโทรศัพท์ที่ทราบ และวิธีการเริ่มต้นความสัมพันธ์ เปรียบเทียบรายละเอียดเหล่านั้นกับการติดต่อก่อนหน้านี้และข้อมูลติดต่อของบริษัทที่ได้รับการยืนยันอย่างเป็นอิสระ แทนที่จะถือว่าโปรไฟล์โซเชียลหรือบัญชีส่งข้อความเป็นหลักฐานของอำนาจ

อย่าสันนิษฐานว่าตัวแทนตามกฎหมายต้องลงนามในเอกสารทางการค้าทุกฉบับด้วยตนเอง หรือที่พนักงานขายไม่มีอำนาจเพราะชื่อของพวกเขาไม่ปรากฏในทะเบียน คำถามเหล่านั้นเป็นคนละเรื่องกัน สำหรับสัญญาที่มีสาระสำคัญ ให้ระบุให้ชัดเจนว่าใครจะเป็นผู้ลงนาม บริษัทใดเป็นตัวแทน มีการคาดหวังตราประทับของบริษัทหรือไม่ และมีการมอบอำนาจเป็นลายลักษณ์อักษรหรือการยืนยันภายในใดที่สนับสนุนผู้ลงนาม ยกระดับประเด็นเกี่ยวกับกฎหมายที่ใช้บังคับและการดำเนินการต่อที่ปรึกษาทางกฎหมายที่มีคุณสมบัติเมื่อระดับความเสี่ยงสมควรแก่การดำเนินการ

รักษาหลักฐานให้สอดคล้องกับสัดส่วน ผู้ซื้อโดยทั่วไปต้องการหลักฐานตัวตนทางธุรกิจและอำนาจ ไม่ใช่ข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่จำเป็น จัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัย จำกัดการเข้าถึง และปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวและการเก็บรักษาของผู้ซื้อ

ปรับระดับการติดตามผลให้สอดคล้องกับความเสี่ยงที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข

อย่าสั่งทำการตรวจสอบทุกแบบที่เป็นไปได้โดยอัตโนมัติ จับคู่การติดตามผลกับสิ่งที่อาจผิดพลาด:

• ตัวตนยังไม่ชัดเจน: ขอใบอนุญาตปัจจุบัน บันทึกอิเล็กทรอนิกส์ต้นฉบับ และชื่อภาษาจีนกับรหัส USCC ที่จับคู่กันอย่างอิสระ
• อำนาจไม่ชัดเจน: ยืนยันผู้ลงนาม กระบวนการใช้ตราประทับบริษัท และหนังสือมอบอำนาจ; ใช้การตรวจสอบทางกฎหมายเมื่อความเสี่ยงจากสัญญาวarrant ให้ทำเช่นนั้น
• การผลิตเป็นปัจจัยสำคัญ: ตรวจสอบไซต์งานและกระบวนการผลิตที่เกี่ยวข้องผ่านตัวอย่าง การตรวจสอบ การสอบทาน หรือหลักฐานทางเทคนิค
• คู่สัญญาในการชำระเงินแตกต่างกัน: ระงับการโอนเงินจนกว่าความสัมพันธ์และการเปลี่ยนแปลงบัญชีจะได้รับการยืนยันอย่างเป็นอิสระ
• บันทึกสาธารณะก่อให้เกิดประเด็นสำคัญ: อ่านบันทึกต้นฉบับและขอคำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญ แทนที่จะพึ่งพาคำแปลที่ติดป้ายกำกับเท่านั้น

คำสั่งซื้อมูลค่าสูง อยู่ภายใต้กฎระเบียบ ปรับแต่งเฉพาะ มีความสำคัญต่อความปลอดภัย หรือมีความไวต่อเวลา มักจะสมควรให้มีการควบคุมที่เข้มงวดขึ้น การตรงกันของการลงทะเบียนที่สะอาดไม่ได้ยกเว้นภาระผูกพันด้านผลิตภัณฑ์ สัญญา การคว่ำบาตร การควบคุมการส่งออก ข้อมูล คุณภาพ การเงิน หรือโลจิสติกส์

เขียนสรุปที่ผู้ทบทวนคนอื่นสามารถทำซ้ำได้

สรุปที่มีประโยชน์ควรอยู่ในหน้าเดียวและชี้กลับไปยังหลักฐาน บันทึกหน่วยงานที่ตรวจสอบ ชื่อภาษาจีน และหมายเลข USCC แหล่งที่มาและวันที่ตรวจสอบ บทบาทในการทำธุรกรรม สถานะความสัมพันธ์แบบหกจุด ผลการค้นพบที่สำคัญ คำถามที่ยังไม่คลี่คลาย มาตรการควบคุมขั้นต่อไป เจ้าของการตัดสินใจ และเงื่อนไขการหมดอายุหรือรีเซ็ตการทบทวน

หลีกเลี่ยงการใช้คำว่า “บริษัทได้รับการตรวจสอบแล้ว” โดยไม่มีข้อแม้ ควรใช้ข้อความเช่น: “ตัวตนที่จดทะเบียนตรงตามใบอนุญาตปัจจุบันและบันทึกสาธารณะเมื่อวันที่ 15 กรกฎาคม 2026” คู่สัญญาในสัญญาและผู้ออกใบแจ้งหนี้ตรงกัน ผู้รับผลประโยชน์ที่เสนอเป็นนิติบุคคลแยกต่างหาก; การชำระเงินยังคงถูกระงับรอความสัมพันธ์ที่เอกสารประกอบและการโทรยืนยันอย่างเป็นอิสระ

กำหนดกฎการหมดอายุหรือรีเซ็ตสำหรับสรุป ทบทวนใหม่เมื่อซัพพลายเออร์เปลี่ยนชื่อทางกฎหมายภาษาจีน สถานะ คู่สัญญาในสัญญา ผู้ออกใบแจ้งหนี้ ผู้รับผลประโยชน์ ไซต์ปฏิบัติการที่อ้างถึง หรือความสัมพันธ์ในการควบคุม เมื่อมีบันทึกสาธารณะที่สำคัญปรากฏขึ้น หรือเมื่อมีช่องว่างเวลานานระหว่างการทบทวนเดิมกับคำสั่งซื้อใหม่ รายงานที่บันทึกไว้เป็นการสังเกตการณ์ที่มีวันที่ ไม่ใช่การอนุมัติถาวร

ChinaValidate สามารถช่วยจัดระเบียบหลักฐานตัวตนของบริษัทและบันทึกสาธารณะเป็นภาษาอังกฤษ ใช้ การค้นหาบริษัท เพื่อค้นหาองค์กรทางกฎหมาย จากนั้นทบทวน รายงานตัวอย่างสมมติ เพื่อดูว่าวันที่ของแหล่งข้อมูลและผลการค้นพบสามารถรักษาได้อย่างไร การอนุมัติขั้นสุดท้ายยังเป็นของผู้ซื้อและควรสะท้อนถึงการทำธุรกรรมจริง

คู่มือนี้สนับสนุนการตรวจสอบความถูกต้องทางการค้า มิใช่คำแนะนำทางกฎหมาย เครดิต การลงทุน การคว่ำบาตร การควบคุมการส่งออก ภาษี หรือการปฏิบัติตามผลิตภัณฑ์