ใบรับรองการจดทะเบียนบริษัทจีน

สำหรับบริษัทที่จดทะเบียนในจีนแผ่นดินใหญ่ เอกสารที่ควรขอเป็นหลักฐานการจดทะเบียนคือใบอนุญาตประกอบธุรกิจ 营业执照 แบบฟอร์มจากต่างประเทศอาจเรียกไฟล์ที่ให้อัปโหลดว่า “Certificate of Incorporation” หรือ “Company Registration Certificate” แม้ว่าคำภาษาอังกฤษเหล่านี้จะไม่ใช่ชื่อที่พิมพ์อยู่บนเอกสารจีนก็ตาม

เริ่มต้นด้วยการระบุสิ่งที่ผู้รับต้องการยืนยัน สำเนาใบอนุญาตใช้ระบุบริษัทที่จดทะเบียน ส่วนการค้นหาข้อมูลบริษัทปัจจุบันจะเพิ่มข้อมูลเกี่ยวกับสถานะปัจจุบันของบริษัท เอกสารเกี่ยวกับผู้ถือหุ้น ข้อบังคับที่ยื่นจดทะเบียน และคำแปลที่ได้รับการรับรองจะตอบสนองคำขออื่นๆ การเลือกเอกสารที่เหมาะสมตั้งแต่แรกช่วยป้องกันไม่ให้ซัพพลายเออร์ต้องเสียเวลาตามหาใบรับรองที่มีชื่อภาษาอังกฤษซึ่งผู้ตรวจสอบของคุณอาจไม่จำเป็นต้องใช้จริงๆ

1. ระบุเอกสารที่ร้องขอ

อ่านคำแนะนำข้างกล่องอัปโหลด ไม่ใช่แค่ดูป้ายกำกับเท่านั้น “หลักฐานการจดทะเบียนบริษัท” คือวัตถุประสงค์ “Certificate of Incorporation” อาจเป็นชื่อทั่วไปของแพลตฟอร์มสำหรับเอกสารจากหลายเขตอำนาจศาล ก่อนที่จะปฏิเสธใบอนุญาตประกอบธุรกิจจีนเพียงเพราะหัวข้อต่างกัน ให้ตรวจสอบคำแนะนำสำหรับบริษัทในจีนแผ่นดินใหญ่ก่อน

จุดเริ่มต้นทางกฎหมายนั้นชัดเจน มาตรา 33 ของกฎหมายบริษัทของจีนกำหนดให้มีการออกใบอนุญาตประกอบธุรกิจให้แก่บริษัทที่จัดตั้งขึ้นอย่างถูกต้องตามกฎหมาย และยังยอมรับว่าใบอนุญาตทั้งรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และรูปแบบกระดาษมีผลทางกฎหมายเท่าเทียมกัน สิ่งนี้อธิบายบทบาทของเอกสาร แต่ไม่ได้กำหนดข้อกำหนดการยื่นเอกสารของผู้รับในต่างประเทศทุกราย

มีตัวอย่างเชิงปฏิบัติในคำแนะนำการรับซัพพลายเออร์เข้าระบบของ WorldFirst ภายใต้หมวดหมู่ Certificate of Incorporation ส่วนของจีนแผ่นดินใหญ่ขอให้ส่งภาพสีของใบอนุญาตประกอบธุรกิจ นี่คือแนวนโยบายเอกสารจริงของผู้ให้บริการรายหนึ่ง ไม่ใช่คำสัญญาว่าธนาคาร ตลาดออนไลน์ หรือทีมจัดซื้อรายอื่นจะยอมรับการยื่นเอกสารแบบเดียวกัน

สำหรับการทบทวนซัพพลายเออร์ ให้พิจารณาสามคำถามร่วมกัน: นิติบุคคลใดที่กำลังถูกจดทะเบียนในระบบของคุณ ผู้รับต้องการข้อมูลอะไร และยอมรับหลักฐานในรูปแบบใด หากคำแนะนำขอเอกสารที่ออกโดยรัฐบาล โปรไฟล์บริษัทที่สวยงามซึ่งจัดทำโดยซัพพลายเออร์ไม่ถือเป็นไฟล์แนบที่เทียบเท่ากัน

คู่มือนี้นำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทในจีนแผ่นดินใหญ่ ตรวจสอบประเภทนิติบุคคลก่อนการใช้ศัพท์เฉพาะของบริษัท: สาขาหรือรูปแบบธุรกิจอื่นไม่ควรได้รับการอธิบายว่าเป็นบริษัทที่จดทะเบียนแยกต่างหากโดยอัตโนมัติ คู่มือประเภทบริษัท อธิบายความแตกต่างเหล่านั้น ในที่นี้ งานเร่งด่วนคือการเลือกหลักฐานสำหรับซัพพลายเออร์ที่มีอยู่ แทนที่จะเป็นการยื่นขอจัดตั้งธุรกิจใหม่

2. จับคู่หลักฐานกับคำขอ

ไฟล์หลายไฟล์อาจมีชื่อบริษัทเดียวกันแต่พิสูจน์ข้อเท็จจริงคนละอย่าง เอกสารการจดทะเบียน ผลการค้นหาสาธารณะ และรายงานเชิงพาณิชย์ควรรักษาคำอธิบายของตนเองไว้ในบันทึกของคุณ การเปลี่ยนชื่อทั้งสามอย่างว่า “ใบรับรองการจดทะเบียน” ทั้งหมดจะทำให้ผู้ทบทวนรายถัดไปเข้าใจสิ่งที่ได้รับมาจริงๆ ได้ยากขึ้น

วัสดุ	มีประโยชน์สำหรับ	เก็บแยกกัน
ใบอนุญาตประกอบธุรกิจ	การระบุบริษัทและรายละเอียดใบอนุญาตที่บันทึกไว้	สำเนาที่ได้รับจากซัพพลายเออร์ และสถานะการจดทะเบียนปัจจุบันของบริษัท
ข้อมูลการจดทะเบียนสาธารณะ	การตรวจสอบบริษัทที่ระบุกับบันทึกสาธารณะที่มีอยู่	ผลลัพธ์ออนไลน์ และเอกสารที่ออกสำหรับขั้นตอนทางการเฉพาะ
ข้อบังคับหรือสำเนาเอกสารจากหอจดหมายเหตุการจดทะเบียน	การตรวจสอบเอกสารที่ยื่นจดทะเบียนเฉพาะรายการ หรือเหตุการณ์การจดทะเบียน	เวอร์ชันที่ร้องขอ แหล่งที่มา และข้อกำหนดในการเข้าถึง
รายงานบริษัทเชิงพาณิชย์	การจัดระเบียบข้อมูลบริษัทที่มีอยู่เพื่อการทบทวน	รายงานจากผู้ให้บริการ และใบรับรองที่ออกโดยรัฐบาล

ตัวอย่างเช่น แบบฟอร์มซัพพลายเออร์ภายในอาจต้องการไฟล์แนบใบอนุญาตและหมายเลขการจดทะเบียน การทบทวนความเป็นเจ้าของแยกต่างหากอาจต้องการข้อมูลผู้ถือหุ้น การอัปโหลดใบอนุญาตที่ชัดเจนขึ้นสามารถช่วยในงานแรกได้ แต่ไม่ได้เพิ่มรายชื่อผู้ถือหุ้นลงในเอกสารนั้น ระบุข้อมูลที่ขาดหายไปก่อนขอให้ซัพพลายเออร์ส่งไฟล์เดิมอีกครั้ง

ในทำนองเดียวกัน ผู้รับที่ขอสำเนาข้อมูลทะเบียนที่หน่วยงานออกให้อาจหมายถึงสิ่งที่เฉพาะเจาะจงมากกว่าภาพหน้าจอ มาตรา 22 ของมาตรการหอจดหมายเหตุการจดทะเบียนปี 2025 เปิดให้ขอข้อมูลการจดทะเบียนและให้หน่วยงานประทับตราการค้นเอกสารบนผลการค้นตามความต้องการของผู้ยื่นขอ การเข้าถึงหอจดหมายเหตุในวงกว้างมีกฎเกณฑ์คุณสมบัติแยกต่างหาก ยืนยันผลลัพธ์ที่ร้องขอแทนที่จะสันนิษฐานว่าการค้นหาบริษัททุกครั้งจะผลิตผลลัพธ์นั้นออกมา

ใช้คู่มือไฟล์การจดทะเบียนเมื่อความแตกต่างดังกล่าวส่งผลต่อการยื่นเอกสารของคุณ สำหรับข้อมูลทั่วไปของบริษัทที่เปิดเผยต่อสาธารณะ คู่มือการค้นหาการจดทะเบียนอธิบายขั้นตอนการค้นหาไว้ คุณไม่จำเป็นต้องขอเอกสารคำขอจดทะเบียนในอดีตเพียงเพื่อระบุธุรกิจบนใบอนุญาตปัจจุบัน

3. เชื่อมโยงแบบฟอร์มกับบริษัท

แบบฟอร์มที่เขียนขึ้นสำหรับซัพพลายเออร์ระหว่างประเทศอาจใช้ป้ายกำกับที่ไม่ปรากฏคำต่อคำบนใบอนุญาตของจีน ถือว่างานนี้เป็นความสัมพันธ์ที่มีการบันทึกไว้ระหว่างฟิลด์ต่างๆ รักษาคุณค่าเดิม อธิบายป้ายกำกับภาษาอังกฤษเมื่อจำเป็น และเก็บแหล่งที่มาแนบไว้ให้ผู้ที่อนุมัติการป้อนข้อมูลสามารถเข้าถึงได้

รหัสเครดิตสังคมแบบรวม (USCC) มีประโยชน์อย่างยิ่งในกรณีนี้ คำอธิบายทางการเกี่ยวกับการเข้าถึงตลาดเป็นภาษาอังกฤษของเซี่ยงไฮ้ระบุว่านี่คือตัวระบุองค์กรที่บันทึกไว้ในใบอนุญาตประกอบธุรกิจ สำหรับใบอนุญาตบริษัทสมัยใหม่ที่มีรหัสนี้ ให้ใช้รหัสเต็มเมื่อผู้รับขอตัวระบุการจดทะเบียนนั้น อย่าแทนที่ด้วยชื่อไฟล์เอกสาร หมายเลขผู้ขายภายใน หรือหมายเลขใบแจ้งหนี้

ป้ายกำกับแบบฟอร์ม	อ้างอิงเอกสาร	ตรวจสอบการป้อนข้อมูล
ชื่อบริษัทตามกฎหมาย	名称	รักษาชื่อภาษาจีนให้ครบถ้วน บันทึกการแปลเป็นภาษาอังกฤษแยกต่างหากหากจำเป็น
เลขทะเบียนบริษัท	统一社会信用代码	คัดลอกตัวระบุให้ครบถ้วนและปฏิบัติตามคำแนะนำเฉพาะของแบบฟอร์มจีนแผ่นดินใหญ่
วันที่จัดตั้งหรือก่อตั้ง	成立日期	ใช้ฟิลด์วันที่ก่อตั้งของบริษัท ไม่ใช่วันที่ได้รับเอกสารแนบ
ที่อยู่จดทะเบียน	住所	รักษาสถานที่จดทะเบียนไว้ บันทึกที่อยู่จัดส่งหรือโรงงานที่แตกต่างออกไปแยกต่างหาก
ประเภทเอกสาร	营业执照	อธิบายเอกสารแนบจริงว่าเป็นใบอนุญาตประกอบธุรกิจของจีน

พิจารณากรณีสมมติของผู้ซื้อที่กำลังตั้งค่าซัพพลายเออร์ภายใต้ชื่อการขายเป็นภาษาอังกฤษ ช่องอัปโหลดระบุว่า Certificate of Incorporation ในขณะที่หัวเรื่องเอกสารแนบคือ 营业执照 ผู้ซื้อควรเชื่อมโยงชื่อการขายกับบริษัทในใบอนุญาตก่อน การคัดลอกชื่อการขายลงใน “ชื่อบริษัทตามกฎหมาย” เพียงอย่างเดียวจะทำให้การเชื่อมโยงนั้นไม่ได้รับการทดสอบ

ในตัวอย่างเดียวกัน สมมติว่าใบอนุญาตแสดงวันที่ก่อตั้งในปี 2018 แต่อีเมลมาถึงในปี 2026 วันที่ของอีเมลอธิบายถึงการได้รับหลักฐาน ไม่ใช่วันที่จัดตั้ง หากมีวันที่อื่นปรากฏข้างหน่วยงานที่ออกใบอนุญาต ให้รักษาคำอธิบายเดิมไว้แทนที่จะเลือกวันที่ล่าสุด คู่มือวันที่ก่อตั้งครอบคลุมการเปรียบเทียบเฉพาะนั้น

หากแบบฟอร์มอนุญาตเฉพาะอักขระละติน ให้ถามผู้รับว่าต้องการบันทึกชื่อกฎหมายอย่างไรและแนบต้นฉบับภาษาจีนผ่านช่องทางที่ยอมรับ อย่าถือว่าการแปลของคุณเองเป็นชื่อภาษาอังกฤษที่จดทะเบียนอย่างเป็นทางการโดยปริยาย โน้ตสั้นๆ ที่เชื่อมโยงการแปลภาษาอังกฤษกับชื่อและรหัสภาษาจีนที่แน่นอนจะมีประโยชน์มากกว่าชื่อที่แปลไม่สอดคล้องกันหลายชื่อทั่วทั้งเอกสารแนบ

ช่องป้อนข้อมูลที่มีความยาวคงที่อาจเผยให้เห็นว่าแบบฟอร์มถูกกำหนดค่าสำหรับเขตอำนาจศาลอื่น หากปฏิเสธตัวระบุบริษัทเต็มรูปแบบ อย่าตัดอักขระออกเพื่อให้การส่งผ่าน ตรวจสอบประเทศและประเภทนิติบุคคลที่เลือก แล้วถามผู้รับว่าฟิลด์ใดหรือเอกสารสนับสนุนใดควรระบุข้อมูลให้ครบถ้วน เก็บคำแนะนำที่เป็นลายลักษณ์อักษรใดๆ ไว้กับการส่ง

4. แก้ไขข้อกำหนดเอกสารเพิ่มเติม

เมื่อระบุหลักฐานการจดทะเบียนพื้นฐานแล้ว ให้แยกคำขอที่เหลือออกเป็นรายการที่เป็นรูปธรรม “เอกสารบริษัทเพิ่มเติม” เป็นเรื่องยากที่จะดำเนินการ “บันทึกผู้ถือหุ้นปัจจุบันสำหรับบริษัทที่ระบุโดยรหัสนี้” ให้ซัพพลายเออร์และผู้รีวิวมีสิ่งที่สามารถแก้ไขได้โดยไม่เปลี่ยนความหมายของใบอนุญาต

คำขอเพิ่มเติม	คำชี้แจงที่ต้องได้รับ	วัสดุถัดไป
ข้อมูลความเป็นเจ้าของ	ระดับความเป็นเจ้าของ วันที่ และแหล่งหลักฐานใดที่จำเป็น?	ข้อมูลผู้ถือหุ้นที่เกี่ยวข้องหรือบันทึกสนับสนุนที่ระบุ
ผลลัพธ์ที่มีตราประทับทางการ	ผลลัพธ์ที่ออกโดยหน่วยงานหรือเอกสารหอจดหมายเหตุใดที่ยอมรับได้?	ผลลัพธ์จากบริการทางการที่ระบุ
เวอร์ชันภาษาอังกฤษ	การแปลเพื่อการอ่านเพียงพอหรือไม่ หรือจำเป็นต้องมีการรับรองเฉพาะ?	ต้นฉบับภาษาจีนบวกกับรูปแบบการแปลที่ขอ
เอกสารที่ใหม่กว่า	ความกังวลคือฟิลด์ที่เปลี่ยนแปลง วันที่ของสำเนา หรือสถานะบริษัทปัจจุบัน?	สำเนาปัจจุบัน หลักฐานการเปลี่ยนแปลง หรือการตรวจสอบทะเบียนที่มีวันที่ ตามความเหมาะสม

สำหรับการตรวจสอบความเป็นเจ้าของ ให้เริ่มต้นด้วยคู่มือการค้นหาผู้ถือหุ้น อย่ากรอกชื่อของผู้แทนโดยชอบด้วยกฎหมายลงในส่วนของความเป็นเจ้าของเพียงเพราะหาได้ง่ายบนใบอนุญาต บทบาทที่จดทะเบียนดังกล่าวและเจ้าของบริษัทเป็นประเด็นคนละเรื่องกัน แม้ว่าจะมีบุคคลเดียวกันปรากฏในบันทึกทั้งสองก็ตาม

สำหรับการแปลเอกสาร ให้กำหนดความต้องการของผู้รับก่อนว่าจ้างงาน รายงานบริษัทที่ผ่านการแปลอาจทำให้ข้อมูลภาษาจีนอ่านเข้าใจง่ายขึ้น แต่ไม่ได้หมายความว่ารายงานนั้นเป็นคำแปลที่ได้รับการรับรอง ของใบอนุญาตที่ส่งมา ควรเก็บเอกสารต้นฉบับไว้คู่กับฉบับแปล เพื่อให้ผู้ตรวจสอบสามารถเชื่อมโยงถ้อยคำกับช่องข้อมูลจริงได้ หลีกเลี่ยงการจ่ายเงินเพื่อแปลเวอร์ชันผิดหรือไฟล์แนบที่เป็นของนิติบุคคลอื่น

สำหรับคำขอเอกสารล่าสุด ให้ระบุส่วนที่ล้าสมัย การสแกนใบอนุญาตเก่าซ้ำจะเปลี่ยนเฉพาะวันที่สแกน ไม่ใช่เนื้อหาภายใน บริษัทอาจมีการเปลี่ยนชื่อที่จดทะเบียนหรือที่อยู่ตั้งแต่ตอนที่ออกสำเนานั้น หากมีทั้งสองเวอร์ชัน ให้เก็บไว้ทั้งคู่และตรวจสอบความแตกต่างเฉพาะจุด แทนที่จะแก้ไขไฟล์แนบให้ดูเหมือนโปรไฟล์บริษัทในปัจจุบัน

คำถามเหล่านี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อแบบฟอร์มให้คำอธิบายไว้น้อย ท่านสามารถขอให้ผู้รับยืนยันได้ว่าต้องการใบรับรองการจดทะเบียน ข้อมูลสาธารณะปัจจุบัน เอกสารที่ยื่นต่อทางการ หรือการแปลรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งโดยเฉพาะ คำตอบที่ได้จะกำหนดเป้าหมายในการยื่นเอกสาร และไม่ควรถูกแทนที่ด้วยข้อมูลทั่วไปจากอินเทอร์เน็ตที่อ้างว่าไฟล์เดียวใช้ได้ทุกที่

5. ตรวจสอบบริษัทที่ระบุในเอกสาร

หลังจากเลือกไฟล์แนบที่ถูกต้องแล้ว ให้ยืนยันว่าไฟล์นั้นเป็นของซัพพลายเออร์ที่ท่านตั้งใจจะบันทึกไว้ในระบบ เครื่องมือตรวจสอบใบอนุญาตประกอบธุรกิจ ของ ChinaValidate ยอมรับภาพใบอนุญาตที่อ่านได้หรือไฟล์ PDF ที่รองรับ สกัดข้อมูล และเปรียบเทียบช่องข้อมูลที่มีอยู่กับข้อมูลบริษัทที่ดึงมาได้ เครื่องมือนี้มีประโยชน์เมื่อชื่อและรหัสติดอยู่ในภาพถ่ายและจำเป็นต้องเชื่อมโยงกับบันทึกของบริษัท

1. ตรวจสอบตัวตนที่สกัดได้ เปรียบเทียบชื่อภาษาจีนและรหัสครบชุดกับเอกสารที่ส่งมาให้ ก่อนนำผลลัพธ์ไปใช้ในแบบฟอร์มของท่าน
2. อ่านรายละเอียดความแตกต่าง แยกแยะระหว่างข้อผิดพลาดในการจดจำ ช่องข้อมูลที่เปลี่ยนแปลง และข้อมูลที่ไม่สามารถเข้าถึงได้ การเปรียบเทียบบางส่วนควรยังคงถูกระบุว่าเป็นการเปรียบเทียบบางส่วน
3. ดำเนินการกับบริษัทเดิม เปิดดูข้อมูลบริษัทที่มีอยู่ และรักษาตัวตนที่ใช้สำหรับการค้นหาไว้
4. เก็บรักษาคำอธิบายหลักฐาน เก็บใบอนุญาต ผลการค้นหา และเอกสารเพิ่มเติมใดๆ ภายใต้ชื่อจริงและวันที่จริงของเอกสารเหล่านั้น

การเปรียบเทียบนี้ไม่ได้เป็นการออกใบรับรองการจดทะเบียนจากรัฐบาล ไม่ได้รับรองความถูกต้องของการแปล และไม่ได้ยืนยันความแท้จริงของทุกพิกเซลในภาพที่อัปโหลด หากผู้รับต้องการการตรวจสอบหลักฐานอิเล็กทรอนิกส์อย่างเป็นทางการหรือเอกสารที่ออกโดยหน่วยงานเฉพาะ ให้ใช้ช่องทางนั้นตามข้อกำหนด คู่มือการอัปโหลดใบอนุญาต อธิบายขั้นตอนการทำงานของการเปรียบเทียบและสถานะของผลลัพธ์

ไฟล์ซัพพลายเออร์จะชัดเจนยิ่งขึ้นเมื่อแยกแยะระหว่างสิ่งที่ได้รับกับสิ่งที่ได้รับการตรวจสอบแล้ว ตัวอย่างเช่น: “ใบอนุญาตประกอบธุรกิจภาษาจีนที่บริษัทส่งมา; ชื่อและรหัสตรงกับบันทึกบริษัทที่เลือก; คำขอเอกสารแสดงความเป็นเจ้าของจากผู้รับยังคงค้างอยู่” นี่คือบันทึกการส่งมอบงานสมมติ ไม่ใช่การตรวจสอบซัพพลายเออร์จริงที่เสร็จสมบูรณ์

เมื่อชื่อและรหัสมีอยู่แล้วในรูปแบบข้อความ ท่านสามารถเริ่มต้นด้วยการค้นหาบริษัท ได้โดยตรง รักษาผลลัพธ์ให้เชื่อมโยงกับคำขอเดิม: เอกสารการจดทะเบียนที่ถูกต้อง บริษัทที่ถูกต้อง และหลักฐานเฉพาะใดๆ ที่ยังต้องจัดหามาเพิ่มเติม หัวข้อภาษาอังกฤษที่แตกต่างกันบนแบบฟอร์มไม่ควรขัดขวางการทำงานดังกล่าว หรือใช้แทนการทำงานนั้น