Çin Şirket Kayıt Belgesi

Ana kara Çin'de kayıtlı bir şirket için, kayıt kanıtı olarak istenmesi gereken belge iş lisansıdır (营业执照). Yurtdışındaki bir form, yüklenmesi istenen belgeyi “Certificate of Incorporation” (kuruluş belgesi) veya “Company Registration Certificate” (şirket kayıt belgesi) olarak adlandırabilir; oysa bu İngilizce ifadeler, Çin belgesinin üzerinde basılı olan başlık değildir.

Alıcının neyi tesis etmesi gerektiğini belirleyerek başlayın. Bir lisans kopyası kayıtlı şirketi tanımlar; güncel bir şirket sorgusu ise mevcut siciline ilişkin bilgiler ekler. Ortak belgeleri, tescil edilmiş ana sözleşme metinleri ve onaylı tercümeler diğer talepleri karşılar. Doğru materyali önceden seçmek, tedarikçinin inceleyicinizin aslında ihtiyaç duymayabileceği İngilizce başlıklı bir sertifikanın peşinden koşmasını engeller.

1. İstenen belgeyi belirleyin

Yalnızca etiketine değil, yükleme kutusunun yanındaki talimatı da okuyun. “Şirket kaydının kanıtı” bir amaçtır. “Kuruluş Belgesi”, platformun çeşitli yargı bölgelerinden gelen belgeler için kullandığı genel bir ad olabilir. Başlıklar farklı olduğu için bir Çin iş lisansını reddetmeden önce, Ana kara Çin şirketlerine yönelik talimatları kontrol edin.

Yasal başlangıç noktası açıktır. Çin’in Şirketler Kanunu’nun 33. maddesi, usulüne uygun olarak kurulmuş bir şirkete iş lisansı verilmesini öngörür. Ayrıca elektronik ve kağıt lisansların eşit hukuki etkisi olduğunu tanır. Bu durum belgenin rolünü açıklar; ancak her yurtdışı alıcının gönderim gerekliliklerini belirlemez.

WorldFirst’in tedarikçi kabulü talimatlarında pratik bir örnek bulunmaktadır. Kuruluş Belgesi kategorisi altında, Ana kara Çin bölümü iş lisansının renkli bir görüntüsünü talep eder. Bu, bir sağlayıcının gerçek belge politikasıdır; başka bir banka, pazar yeri veya satın alma ekibinin aynı gönderimi kabul edeceğine dair bir taahhüt değildir.

Bir tedarikçi incelemesi için üç soruyu birlikte ele alın: Sisteminizde hangi tüzel kişi kaydediliyor, alıcı hangi bilgileri gerektiriyor ve hangi kanıt biçimini kabul ediyor? Talimat resmi bir belge istiyorsa, tedarikçi tarafından hazırlanmış çekici bir şirket profili eşdeğer bir ek değildir.

Bu kılavuz Ana kara şirketlerini ilgilendirir. Şirket terminolojisini uygulamadan önce tüzel kişi türünü kontrol edin: Bir şube veya başka bir iş biçimi otomatik olarak ayrı tüzel kişiliğe sahip bir şirket olarak tanımlanmamalıdır. Şirket türü kılavuzu bu ayrımı açıklamaktadır. Burada acil görev, yeni bir işletme kurmak için başvurmaktan ziyade, mevcut bir tedarikçi için kanıt seçmektir.

2. Kanıtı taleple eşleştirin

Birkaç dosya aynı şirket adını içerebilir ancak farklı şeyleri kanıtlayabilir. Bir kayıt belgesi, kamuya açık arama sonucu ve ticari rapor, kayıtlarınızda kendi açıklamalarını korumalıdır. Üçünün de adını “kayıt belgesi” olarak değiştirmek, sonraki inceleyicinin gerçekte neyin elde edildiğini anlamasını zorlaştırır.

Materyal	Kullanım amacı	Ayrı tutulması gereken
İş lisansı	Şirketi ve kayıtlı lisans detaylarını tanımlamak.	Tedarik edilen kopya ile şirketin güncel kayıt durumu.
Kamuya açık kayıt bilgileri	Tanımlanan şirketi mevcut kamuya açık kayıtlarla karşılaştırmak.	Çevrimiçi sonuç ve belirli bir resmi prosedür için düzenlenen belge.
Ana sözleşme veya kayıt arşivi kopyaları	Belirli bir tescil edilmiş belgeyi veya kayıt olayını incelemek.	İstenen sürüm, kaynağı ve erişim gereklilikleri.
Ticari şirket raporu	İnceleme için mevcut şirket bilgilerini düzenlemek.	Sağlayıcının raporu ve resmi makamlarca verilen sertifika.

Örneğin, dahili bir tedarikçi formu lisans eki ve kayıt numarası gerektirebilir. Ayrı bir ortaklık yapısı incelemesi ise ortak bilgilerine ihtiyaç duyabilir. Daha net bir lisans yüklemek ilk göreve yardımcı olabilir, ancak belgeye bir ortak listesi eklemez. Tedarikçiden aynı dosyayı tekrar göndermesini istemeden önce eksik bilgiyi belirleyin.

Aynı şekilde, resmi bir kayıt sureti isteyen bir alıcı, bir ekran görüntüsünden daha spesifik bir şeyi kastediyor olabilir. 2025 kayıt arşivi yönetmeliği’nin 22. maddesi, başvuru sahibinin ihtiyaçlarına göre kayıt bilgilerine erişilmesini ve sorgu sonucuna yetkili makamın arşiv sorgu damgasının vurulmasını sağlar. Daha geniş arşiv erişiminin ayrı uygunluk kuralları vardır. Her şirket aramasının bunu ürettiğini varsaymak yerine, istenen sonucu teyit edin.

Bu ayrım başvurunuzu etkilediğinde kayıt dosyaları kılavuzunu kullanın. Şirketlere ilişkin kamuya açık bilgiler için arama adımları kayıt arama kılavuzunda yer alır. Mevcut bir lisans üzerindeki işletmeyi yalnızca tanımlamak amacıyla tarihsel başvuruları talep etmeniz gerekmez.

3. Formu şirketle eşleştirin

Uluslararası tedarikçiler için hazırlanmış bir form, Çince bir lisans üzerinde kelimesi kelimesine yer almayan etiketler içerebilir. Görevi, alanlar arasında belgelenmiş bir yazışma olarak ele alın. Orijinal değeri koruyun, gerektiğinde İngilizce etiketi açıklayın ve girişi onaylayacak kişi için kaynak eki erişilebilir tutun.

Birleşik Sosyal Kredi Kodu (USCC) bu noktada özellikle faydalıdır. Şanghay’ın resmi İngilizce pazar erişimi açıklaması, bunu iş lisansı üzerinde kayıtlı olan işletme tanımlayıcısı olarak belirtir. Bu kodu taşıyan modern bir şirket lisansı için, alıcı söz konusu kayıt tanımlayıcısını istediğinde tam kodu kullanın; bunun yerine bir dosya adı, dahili tedarikçi numarası veya fatura numarası koymayın.

Form etiketi	Belge referansı	Giriş kontrolü
Yasal şirket unvanı	名称	Çince unvanın tamamını saklayın. Gerekirse İngilizce çevirisini ayrı olarak kaydedin.
Şirket kayıt numarası	统一社会信用代码	Tam tanımlayıcıyı kopyalayın ve Anakara Çin’e özel form talimatlarını takip edin.
Kuruluş veya tesis tarihi	成立日期	Ekin alındığı tarihi değil, şirketin kuruluş alanındaki tarihi kullanın.
Kayıtlı adres	住所	Kayıtlı konumu koruyun; farklı bir teslimat veya fabrika adresini ayrı olarak kaydedin.
Belge türü	营业执照	Gerçek eki Çince iş lisansı olarak tanımlayın.

İngilizce satış unvanı altında bir tedarikçi kabulü yapan varsayımsal bir alıcıyı ele alalım. Yükleme kutusu Kuruluş Belgesi (Certificate of Incorporation) derken, ek 营业执照 başlığını taşır. Alıcı öncelikle satış unvanını lisanstaki şirketle eşleştirmelidir. Satış unvanını doğrudan “yasal şirket unvanı” alanına kopyalamak, bu bağlantının doğrulanmasını sağlamaz.

Aynı örnekte, lisansın kuruluş tarihini 2018 olarak gösterdiğini ancak e-postanın 2026’da geldiğini varsayalım. E-posta tarihi kanıtın alınışını ifade eder; bu bir kuruluş tarihi değildir. Veren makamın yanında başka bir tarih görünüyorsa, en yeni olanı seçmek yerine o tarihin etiketini koruyun. Bu özel karşılaştırma kuruluş tarihi kılavuzunda ele alınmıştır.

Bir form yalnızca Latin karakterlere izin veriyorsa, alıcıya yasal unvanın nasıl kaydedilmesini istediğini sorun ve Çince aslı kabul edilen kanal üzerinden ekleyin. Kendi çevirinizi sessizce resmi olarak tescilli bir İngilizce unvan olarak işlemeyin. İngilizce çeviriyi tam Çince unvana ve koda bağlayan kısa bir not, ekler arasında tutarsız birkaç çevrili unvandan daha faydalıdır.

Sabit uzunluklu bir giriş alanı, formun başka bir yargı bölgesi için yapılandırıldığını da ortaya çıkarabilir. Tam şirket tanımlayıcısını reddederse, gönderimin kabul edilmesi için karakterleri kesmeyin. Seçili ülke ve tüzel kişi türünü kontrol edin ve alıcıya tam değerin hangi alana veya destekleyici belgeye girilmesi gerektiğini sorun. Herhangi bir yazılı talimatı gönderimle birlikte saklayın.

4. Ek belge gereksinimlerini çözün

Temel kayıt kanıtı tanımlandıktan sonra, kalan talebi somut bir öğeye ayırın. “Daha fazla şirket belgesi” ifadesi uygulanması zordur. “Bu kodla tanımlanan şirket için güncel ortak kaydı” ifadesi ise tedarikçi ve incelemeciye, lisansın anlamını değiştirmeden çözebilecekleri net bir görev verir.

Ek talep	Alınacak açıklama	Sonraki materyal
Mülkiyet bilgileri	Hangi mülkiyet düzeyi, tarih ve kanıt kaynağı gereklidir?	İlgili ortak bilgileri veya belirtilen destekleyici kayıtlar.
Resmi damgalı sonuç	Hangi otorite tarafından verilen sonuç veya arşiv belgesi kabul edilebilir?	Tanımlanan resmi hizmetin çıktısı.
İngilizce versiyon	İçeriği anlamaya yönelik bir çeviri yeterli midir, yoksa belirli bir onay mı gereklidir?	Çince asıl ve talep edilen çeviri formatı.
Daha güncel bir belge	Endişe kaynağı değişen bir alan mı, kopyanın tarihi mi yoksa şirketin güncel durumu mu?	Duruma göre güncel bir kopya, değişiklik kanıtı veya tarihli sicil sorgulaması.

Mülkiyet bilgileri için ortak sorgulama kılavuzu ile başlayın. Ruhsat üzerinde kolayca bulunabildiği için mülkiyet bölümünü yasal temsilcinin adıyla doldurmayın. Bu kayıtlı rolü üstlenen kişi ile şirketin sahipleri, aynı kişi her iki kayıtta da yer alsa bile farklı konulardır.

Çeviri için işi sipariş etmeden önce alıcının gereksinimini belirleyin. Çevrilmiş bir şirket raporu Çince bilgilerin okunmasını kolaylaştırabilir, ancak bu durum onu sağlanan ruhsatın onaylı çevirisi yapmaz. Kaynak belgeyi çeviriyle birlikte saklayın ki incelemeyi yapan kişi ifadeleri gerçek alanlarla eşleştirebilsin. Yanlış sürümü veya başka bir tüzel kişiliğe ait bir eki çevirmek için ödeme yapmaktan kaçının.

Güncel belge talebi için neyin güncelliğini yitirdiğini tespit edin. Eski bir ruhsatın yeni bir taraması, tarama tarihini değiştirir; içeriğini değil. Şirket, kopyanın düzenlendiği tarihten bu yana tescilli unvanını veya adresini değiştirmiş olabilir. Mümkünse her iki sürümü de saklayın ve eki bugünkü şirket profiline benzeyecek şekilde düzenlemek yerine belirli farkı araştırın.

Bu sorular, bir formun çok az açıklama sunduğu durumlarda özellikle faydalıdır. Alıcıdan tescil belgesine mi, güncel kamuya açık bilgilere mi, dosyalanmış bir belgeye mi yoksa belirli bir çeviriye mi ihtiyaç duyduğunu teyit etmesini isteyebilirsiniz. Yanıt, sunum hedefini belirler; herhangi bir dosyanın her yerde kabul edildiğine dair genel bir internet iddiasıyla değiştirilmemelidir.

5. Belgenin arkasındaki şirketi kontrol edin

Doğru eki seçtikten sonra, bunun kaydetmeyi amaçladığınız tedarikçiye ait olduğunu doğrulayın. ChinaValidate’ın işletme ruhsatı kontrolü, okunabilir bir ruhsat görüntüsünü veya desteklenen PDF’i kabul eder, bilgileri çıkarır ve mevcut alanları alınan şirket verileriyle karşılaştırır. Ad ve kodun bir fotoğrafta sıkışıp kaldığı ve bir şirket kaydına bağlanması gerektiği durumlarda kullanışlıdır.

1. Çıkarılan kimliği gözden geçirin. Sonucu formunuzda kullanmadan önce Çince unvanı ve tam kodu sağlanan belgeyle karşılaştırın.
2. Bireysel farklılıkları okuyun. Bir tanıma hatasını, değişen bir alanı ve mevcut olmayan bilgiyi birbirinden ayırt edin. Kısmi bir karşılaştırma, kısmi olarak tanımlanmaya devam etmelidir.
3. Aynı şirketle devam edin. Mevcut şirket bilgilerini açın ve sorgulama için kullanılan kimliği koruyun.
4. Kanıt açıklamalarını saklayın. Ruhsatı, sorgulama sonucunu ve varsa ek belgeleri gerçek adları ve tarihleri altında depolayın.

Bu karşılaştırma, bir devlet tescil belgesi düzenlemez, bir çeviriyi onaylamaz veya yüklenen bir görüntünün her pikselini doğrulamaz. Alıcı resmi elektronik kimlik doğrulamasına veya belirli bir otorite tarafından düzenlenen bir belgeye ihtiyaç duyuyorsa, gerekli olan yolu izleyin. Ruhsat yükleme kılavuzu, karşılaştırma iş akışını ve sonuç durumlarını açıklamaktadır.

Bir tedarikçi dosyası, neyin alındığı ile neyin kontrol edildiği ayrıştırıldığında daha nettir. Örneğin: “Şirket tarafından sağlanan Çin işletme ruhsatı; ad ve kod seçilen şirket kaydıyla eşleştirildi; alıcının mülkiyet belgesi talebi halen bekliyor.” Bu varsayımsal bir devir notudur, gerçek bir tedarikçinin tamamlanmış bir doğrulaması değildir.

Ad ve kod zaten metin olarak mevcutsa, doğrudan şirket araması ile başlayabilirsiniz. Sonucu orijinal talebe bağlı tutun: doğru tescil belgesi, doğru şirket ve halen temin edilmesi gereken özel olarak talep edilen kanıtlar. Formdaki farklı bir İngilizce başlık, bu çalışmayı engellememeli veya onun yerine geçmemelidir.