Sertifikat Pendaftaran Perusahaan Tiongkok

Untuk perusahaan yang terdaftar di Tiongkok Daratan, dokumen yang harus diminta sebagai bukti pendaftaran adalah izin usahanya, 营业执照. Formulir luar negeri mungkin menyebut unggahan yang diminta sebagai “Certificate of Incorporation” atau “Company Registration Certificate,” meskipun kata-kata bahasa Inggris tersebut bukan judul yang dicetak pada dokumen Tiongkok.

Mulailah dengan mengidentifikasi apa yang perlu ditetapkan oleh penerima. Salinan izin mengidentifikasi perusahaan yang terdaftar; pencarian data perusahaan terkini menambahkan informasi tentang catatan saat ini. Dokumen pemegang saham, akta pendirian yang diajukan, dan terjemahan tersertifikasi menjawab permintaan lainnya. Memilih materi yang tepat sejak awal mencegah pemasok mengejar sertifikat berjudul bahasa Inggris yang mungkin sebenarnya tidak dibutuhkan oleh pemeriksa Anda.

1. Identifikasi dokumen yang diminta

Baca instruksi di samping kotak unggahan, bukan hanya labelnya. “Bukti pendaftaran perusahaan” adalah tujuan. “Certificate of Incorporation” mungkin merupakan nama generik platform untuk dokumen dari berbagai yurisdiksi. Sebelum menolak izin usaha Tiongkok karena perbedaan judul, periksa instruksi untuk perusahaan Tiongkok Daratan.

Dasar hukumnya cukup jelas. Pasal 33 Undang-Undang Perusahaan Tiongkok menetapkan penerbitan izin usaha bagi perusahaan yang didirikan secara sah. Undang-undang ini juga mengakui bahwa izin elektronik dan kertas memiliki kekuatan hukum yang sama. Hal ini menjelaskan peran dokumen tersebut; namun tidak menentukan setiap persyaratan pengajuan dari penerima di luar negeri.

Terdapat contoh praktis dalam instruksi onboarding WorldFirst. Di bawah kategori Certificate of Incorporation, bagian Tiongkok Daratan meminta gambar berwarna dari izin usaha. Itu adalah kebijakan dokumen aktual dari satu penyedia, bukan jaminan bahwa bank, pasar, atau tim pengadaan lain akan menerima pengajuan yang sama.

Untuk tinjauan pemasok, gabungkan tiga pertanyaan: entitas hukum mana yang sedang didaftarkan dalam sistem Anda, informasi apa yang diperlukan oleh penerima, dan bentuk bukti apa yang mereka terima. Jika instruksi meminta dokumen yang diterbitkan pemerintah, profil perusahaan yang menarik yang disiapkan oleh pemasok bukanlah lampiran yang setara.

Panduan ini berkaitan dengan perusahaan di Tiongkok Daratan. Periksa jenis entitas sebelum menerapkan terminologi perusahaan: cabang atau bentuk bisnis lain tidak boleh otomatis digambarkan sebagai perusahaan terpisah yang berbadan hukum. Panduan jenis perusahaan menjelaskan perbedaan tersebut. Di sini, tugas segera adalah memilih bukti untuk pemasok yang sudah ada, daripada mengajukan permohonan untuk mendirikan bisnis baru.

2. Sesuaikan bukti dengan permintaan

Beberapa file dapat memuat nama perusahaan yang sama sambil membuktikan hal yang berbeda. Dokumen pendaftaran, hasil pencarian publik, dan laporan komersial harus mempertahankan deskripsinya masing-masing dalam catatan Anda. Menamai ketiganya sebagai “sertifikat pendaftaran” menyulitkan pemeriksa berikutnya untuk memahami apa yang sebenarnya diperoleh.

Materi	Berguna untuk	Simpan terpisah
Izin usaha	Mengidentifikasi perusahaan dan detail izin yang tercatatnya.	Salinan yang disediakan dan status pendaftaran perusahaan saat ini.
Informasi pendaftaran publik	Memeriksa perusahaan yang teridentifikasi terhadap catatan publik yang tersedia.	Hasil daring dan dokumen yang diterbitkan untuk prosedur resmi tertentu.
Akta atau salinan arsip pendaftaran	Memeriksa dokumen tertentu yang diajukan atau peristiwa pendaftaran.	Versi yang diminta, asal-usulnya, dan persyaratan akses.
Laporan perusahaan komersial	Mengorganisir informasi perusahaan yang tersedia untuk tinjauan.	Laporan dari penyedia dan sertifikat yang diterbitkan pemerintah.

Sebagai contoh, formulir pemasok internal mungkin memerlukan lampiran izin dan nomor pendaftaran. Tinjauan kepemilikan terpisah mungkin memerlukan informasi pemegang saham. Mengunggah izin yang lebih jelas dapat membantu tugas pertama, tetapi tidak menambahkan daftar pemegang saham ke dokumen tersebut. Identifikasi informasi yang hilang sebelum meminta pemasok mengirim ulang file yang sama.

Demikian pula, penerima yang meminta ekstrak pendaftaran resmi mungkin menginginkan sesuatu yang lebih spesifik daripada tangkapan layar. Pasal 22 peraturan arsip pendaftaran tahun 2025 memungkinkan pemohon memperoleh informasi pendaftaran dan, sesuai kebutuhannya, hasil pencarian yang dibubuhi cap resmi layanan arsip. Akses arsip yang lebih luas memiliki aturan kelayakan tersendiri. Konfirmasikan hasil yang diminta daripada berasumsi bahwa setiap pencarian perusahaan menghasilkannya.

Gunakan panduan berkas pendaftaran jika perbedaan tersebut memengaruhi pengajuan Anda. Untuk informasi perusahaan yang tersedia bagi publik, panduan penelusuran pendaftaran menyediakan langkah-langkah pencarian. Anda tidak perlu meminta berkas permohonan terdahulu hanya untuk mengidentifikasi bisnis pada lisensi saat ini.

3. Mengaitkan formulir dengan perusahaan

Formulir yang dirancang untuk pemasok internasional mungkin menggunakan label yang tidak muncul kata demi kata pada lisensi Tiongkok. Perlakukan tugas ini sebagai korespondensi terdokumentasi antar kolom. Pertahankan nilai asli, jelaskan label bahasa Inggris bila diperlukan, dan simpan lampiran sumber agar tersedia bagi pihak yang menyetujui entri.

Kode Kredit Sosial Terpadu (USCC) sangat berguna dalam konteks ini. Penjelasan resmi berbahasa Inggris mengenai akses pasar dari Shanghai mengidentifikasinya sebagai pengenal usaha yang tercatat pada izin usaha. Untuk lisensi perusahaan modern yang mencantumkan kode ini, gunakan kode lengkap ketika penerima meminta pengenal pendaftaran tersebut; jangan menggantikan dengan nama file dokumen, nomor vendor internal, atau nomor faktur.

Label formulir	Referensi dokumen	Pemeriksaan entri
Nama perusahaan legal	名称	Pertahankan nama lengkap dalam bahasa Tionghoa. Catat terjemahan bahasa Inggris secara terpisah jika diperlukan.
Nomor pendaftaran perusahaan	统一社会信用代码	Salin pengenal lengkap dan ikuti instruksi formulir khusus Tiongkok Daratan.
Tanggal pendirian atau pembentukan	成立日期	Gunakan bidang tanggal pendirian perusahaan, bukan tanggal penerimaan lampiran.
Alamat terdaftar	住所	Pertahankan lokasi terdaftar; catat alamat pengiriman atau pabrik yang berbeda secara terpisah.
Jenis dokumen	营业执照	Jelaskan lampiran aktual sebagai izin usaha Tiongkok.

Pertimbangkan skenario hipotetis di mana pembeli menyiapkan pemasok di bawah nama penjualan bahasa Inggris. Kotak unggahan bertuliskan Certificate of Incorporation, sedangkan lampiran berjudul 营业执照. Pembeli sebaiknya terlebih dahulu menghubungkan nama penjualan dengan perusahaan pada lisensi. Menyalin begitu saja nama penjualan ke dalam “nama perusahaan legal” membuat hubungan tersebut tidak teruji.

Dalam contoh yang sama, misalkan lisensi menunjukkan tahun pendirian 2018, tetapi email tiba pada tahun 2026. Tanggal email menggambarkan waktu penerimaan bukti; itu bukan tanggal pendirian. Jika tanggal lain muncul di samping otoritas penerbit, pertahankan labelnya daripada memilih tanggal yang paling baru. Panduan tanggal pendirian membahas perbandingan spesifik tersebut.

Jika formulir hanya mengizinkan karakter Latin, tanyakan kepada penerima bagaimana mereka ingin nama legal dicatat dan lampirkan versi asli bahasa Tionghoa melalui jalur yang mereka terima. Jangan secara diam-diam menganggap terjemahan Anda sendiri sebagai nama bahasa Inggris yang terdaftar secara resmi. Catatan singkat yang menghubungkan terjemahan bahasa Inggris dengan nama dan kode bahasa Tionghoa yang tepat lebih bermanfaat daripada beberapa nama terjemahan yang tidak konsisten di seluruh lampiran.

Input dengan panjang tetap juga dapat mengindikasikan bahwa formulir dikonfigurasi untuk yurisdiksi lain. Jika sistem menolak pengenal perusahaan lengkap, jangan memotong karakter agar pengajuan berhasil lolos. Periksa negara dan jenis entitas yang dipilih, lalu tanyakan kepada penerima bidang atau dokumen pendukung mana yang harus memuat nilai lengkap. Simpan instruksi tertulis bersama pengajuan.

4. Menyelesaikan persyaratan dokumen tambahan

Setelah bukti pendaftaran dasar diidentifikasi, pisahkan sisa permintaan menjadi item konkret. Permintaan “lebih banyak dokumen perusahaan” sulit ditindaklanjuti. Permintaan “catatan pemegang saham terkini untuk perusahaan yang diidentifikasi oleh kode ini” memberikan pemasok dan pemeriksa sesuatu yang dapat mereka selesaikan tanpa mengubah makna lisensi.

Permintaan tambahan	Klarifikasi yang perlu diperoleh	Materi berikutnya
Informasi kepemilikan	Tingkat kepemilikan, tanggal, dan sumber bukti mana yang diperlukan?	Informasi pemegang saham yang relevan atau catatan pendukung yang ditentukan.
Hasil resmi yang dibubuhi cap	Hasil yang diterbitkan otoritas atau dokumen arsip mana yang dapat diterima?	Output dari layanan resmi yang telah diidentifikasi.
Versi bahasa Inggris	Apakah terjemahan bacaan sudah cukup, atau sertifikasi tertentu diperlukan?	Asli bahasa Tionghoa ditambah bentuk terjemahan yang diminta.
Dokumen yang lebih baru	Apakah kekhawatiran berkaitan dengan perubahan bidang, tanggal salinan, atau status perusahaan saat ini?	Salinan terkini, bukti perubahan, atau pemeriksaan registri bertanggal, sesuai kebutuhan.

Untuk kepemilikan, mulailah dengan panduan pencarian pemegang saham. Jangan mengisi bagian kepemilikan dengan nama perwakilan hukum hanya karena namanya mudah ditemukan pada izin usaha. Orang yang memegang peran terdaftar tersebut dan pemilik perusahaan adalah dua hal yang berbeda, meskipun orang tertentu muncul di kedua catatan.

Untuk penerjemahan, tetapkan persyaratan penerima sebelum memesan pekerjaan. Laporan perusahaan yang diterjemahkan mungkin membuat informasi dalam bahasa Tionghoa lebih mudah dibaca, namun hal itu tidak menjadikannya terjemahan tersertifikasi dari izin usaha yang diberikan. Simpan dokumen sumber bersama terjemahannya agar peninjau dapat menghubungkan kalimat dengan bidang data yang sebenarnya. Hindari membayar untuk menerjemahkan versi yang salah atau lampiran milik entitas lain.

Untuk permintaan dokumen terbaru, identifikasi apa yang sudah kedaluwarsa. Pemindaian baru atas izin usaha lama hanya mengubah tanggal pemindaian, bukan isinya. Perusahaan mungkin telah mengubah nama terdaftar atau alamat sejak salinan tersebut diterbitkan. Simpan kedua versi jika tersedia dan selidiki perbedaan khususnya, alih-alih mengedit lampiran agar menyerupai profil perusahaan saat ini.

Pertanyaan-pertanyaan ini sangat berguna ketika formulir memberikan sedikit penjelasan. Anda dapat meminta penerima untuk mengonfirmasi apakah mereka memerlukan kredensial pendaftaran, rincian publik terkini, dokumen yang telah diajukan, atau terjemahan tertentu. Tanggapan tersebut menetapkan target penyerahan; hal ini tidak boleh digantikan oleh klaim umum di internet bahwa satu file diterima di mana saja.

5. Periksa perusahaan di balik dokumen

Setelah memilih lampiran yang tepat, verifikasi bahwa lampiran tersebut milik pemasok yang ingin Anda catat. Pemeriksaan izin usaha ChinaValidate menerima gambar izin yang dapat dibaca atau PDF yang didukung, mengekstrak informasi, dan membandingkan bidang yang tersedia dengan data perusahaan yang diambil. Fitur ini berguna ketika nama dan kode terjebak dalam foto dan perlu dihubungkan ke catatan perusahaan.

1. Tinjau identitas yang diekstrak. Bandingkan nama dalam bahasa Tionghoa dan kode lengkap dengan dokumen yang diberikan sebelum menggunakan hasil tersebut dalam formulir Anda.
2. Baca perbedaan individual. Bedakan antara kesalahan pengenalan, bidang yang berubah, dan informasi yang tidak tersedia. Perbandingan parsial harus tetap dijelaskan sebagai parsial.
3. Lanjutkan dengan perusahaan yang sama. Buka informasi perusahaan yang tersedia dan pertahankan identitas yang digunakan untuk pencarian.
4. Simpan deskripsi bukti. Simpan izin usaha, hasil pencarian, dan dokumen tambahan lainnya dengan nama dan tanggal aslinya.

Perbandingan ini tidak menerbitkan sertifikat pendaftaran pemerintah, mensertifikasi terjemahan, atau mengautentikasi setiap piksel dari gambar yang diunggah. Jika penerima memerlukan validasi kredensial elektronik resmi atau dokumen tertentu yang dikeluarkan oleh otoritas, gunakan jalur yang disyaratkan tersebut. Panduan unggah izin usaha menjelaskan alur kerja perbandingan dan status hasilnya.

Berkas pemasok menjadi lebih jelas jika membedakan antara apa yang diterima dan apa yang diperiksa. Contohnya: “Izin usaha Tiongkok disediakan oleh perusahaan; nama dan kode cocok dengan catatan perusahaan yang dipilih; permintaan dokumen kepemilikan dari penerima masih tertunda.” Ini adalah catatan serah terima hipotetis, bukan verifikasi selesai dari pemasok nyata.

Ketika nama dan kode sudah tersedia sebagai teks, Anda dapat memulai langsung dengan pencarian perusahaan. Pertahankan keterkaitan hasil dengan permintaan awal: dokumen pendaftaran yang tepat, perusahaan yang tepat, dan bukti spesifik yang diminta yang masih harus diperoleh. Judul berbahasa Inggris yang berbeda pada formulir tidak boleh menghalangi pekerjaan tersebut—atau menggantikannya.