วิธีการเข้าถึงไฟล์จดทะเบียนบริษัทจีน
ค้นหาช่องทางที่เหมาะสมสำหรับรายละเอียดการจดทะเบียนที่เปิดเผยต่อสาธารณะ ผลลัพธ์การสอบถามที่มีตราประทับของหน่วยงาน และเอกสารบริษัทที่ยื่นเก็บรักษาไว้ โดยอธิบายข้อกำหนดในการเข้าถึงอย่างชัดเจน
ค้นหาด้วยชื่อจดทะเบียนภาษาจีนหรือ USCC แล้วเลือกบริษัทที่ตรงกับคู่ค้าของคุณ
ในการขอรับไฟล์จดทะเบียนของบริษัทในจีนแผ่นดินใหญ่ ขั้นแรกต้องตัดสินใจว่าท่านต้องการรายละเอียดการจดทะเบียนที่เปิดเผยต่อสาธารณะ หรือสำเนาของเอกสารที่ยื่นต่อหน่วยงานจดทะเบียน บุคคลใด ๆ สามารถขอข้อมูลเกี่ยวกับรายการจดทะเบียนที่เปิดเผยได้ อย่างไรก็ตาม การเข้าถึงหอจดหมายเหตุการจดทะเบียนต้นฉบับนั้นเป็นกระบวนการที่แตกต่างกัน ซึ่งมีการตรวจสอบคุณสมบัติและตัวตนของผู้ยื่นคำขอ ผลการค้นหาบริษัทไม่ได้ให้สิทธิ์เข้าถึงข้อบังคับของบริษัท หรือเอกสารต้นฉบับที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงการจดทะเบียนโดยอัตโนมัติ
ความแตกต่างนี้มีความสำคัญเมื่อผู้จำหน่ายผ่านการตรวจสอบพื้นฐานของบริษัทแล้ว แต่คำถามถัดไปของท่านต้องการเอกสารเฉพาะ เช่น ข้อบังคับฉบับใดที่ถูกยื่นเก็บรักษาไว้ เอกสารใดที่แนบมาพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงเฉพาะรายการ หรือจะขอรับผลลัพธ์ข้อมูลการจดทะเบียนที่มีตราประทับการสอบถามจากหอจดหมายเหตุของหน่วยงานได้อย่างไร ควรขอเอกสารที่ตอบคำถามดังกล่าว แทนที่จะสั่งขอ "ไฟล์บริษัทแบบเต็ม" ที่ไม่ได้นิยามขอบเขตชัดเจน
เลือกเอกสารที่ท่านต้องการ
คำว่า 工商档案 ในภาษาจีนมักใช้หมายถึงหอจดหมายเหตุการจดทะเบียนบริษัท กฎระเบียบปัจจุบันใช้คำว่า 经营主体登记档案 ซึ่งครอบคลุมบันทึกที่เกิดขึ้นระหว่างกระบวนการจดทะเบียน โปรดแยกแยะสิ่งนี้ออกจากโปรไฟล์สาธารณะของบริษัท และจากรายงานเชิงพาณิชย์ที่รวบรวมจากแหล่งข้อมูลที่มีอยู่

| เอกสาร | มีประโยชน์สำหรับ | จุดเริ่มต้น |
|---|---|---|
| 1. โปรไฟล์บริษัทสาธารณะ | การค้นหานิติบุคคลและการอ่านรายละเอียดการจดทะเบียนที่มีอยู่ | การค้นหาข้อมูลบริษัทสาธารณะ |
| 2. ผลลัพธ์รายการจดทะเบียน | การรับข้อมูลการจดทะเบียนที่บันทึกไว้ในหอจดหมายเหตุ พร้อมตราประทับการสอบถามของหน่วยงานหากมีการร้องขอ | บริการสอบถามรายการจดทะเบียนของหน่วยงานจดทะเบียน |
| 3. สำเนาเอกสารการจดทะเบียน | การตรวจสอบคำขอเฉพาะ เอกสารที่ยื่นเก็บรักษาไว้ หรือการเปลี่ยนแปลง | บริการสอบถามหอจดหมายเหตุ โดยขึ้นอยู่กับคุณสมบัติของผู้ยื่นคำขอและขอบเขตที่ได้รับอนุญาต |
สำหรับงานแรก คู่มือการค้นหาการจดทะเบียนบริษัท อธิบายขั้นตอนการค้นหาสาธารณะ คำอธิบายอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับการเข้าสู่ตลาดของเซี่ยงไฮ้ฉบับภาษาอังกฤษ ระบุให้ระบบเผยแพร่ข้อมูลเครดิตองค์กรแห่งชาติเป็นช่องทางสาธารณะสำหรับข้อมูลการจดทะเบียน นี่เป็นจุดเริ่มต้นที่มีประโยชน์ แต่โปรไฟล์สาธารณะไม่ใช่หอจดหมายเหตุต้นฉบับ
สำหรับงานที่สอง มาตรา 22 ของ มาตรการจัดการหอจดหมายเหตุการจดทะเบียนปี 2025 ระบุว่าองค์กรหรือบุคคลใด ๆ สามารถยื่นคำขอต่อหน่วยงานจดทะเบียนเพื่อขอข้อมูลรายการจดทะเบียนได้ นอกจากนี้ยังกำหนดให้หน่วยงานสามารถเพิ่มตราประทับการสอบถามจากหอจดหมายเหตุตามความต้องการของผู้ยื่นคำขอ หากผู้รับต้องการผลลัพธ์ดังกล่าว กรุณาระบุให้ชัดเจน อย่าสันนิษฐานว่ารายงานเชิงพาณิชย์ที่ดาวน์โหลดมาจะมีสิ่งนี้
การเข้าถึงขึ้นอยู่กับผู้ยื่นคำขอ
เส้นทางการเข้าถึงหอจดหมายเหตุวงกว้างกว่าอยู่ภายใต้การกำกับของมาตรา 20 และ 21 ของมาตรการดังกล่าว ธุรกิจสามารถสอบถามหอจดหมายเหตุของตนเองได้ บุคคลบางกลุ่มที่ปัจจุบันจดทะเบียนว่าดำรงตำแหน่งหรือมีการลงทุนสามารถสอบถามหอจดหมายเหตุของธุรกิจนั้นได้ หมวดหมู่รวมถึงผู้แทนโดยชอบด้วยกฎหมายของบริษัท และผู้ถือหุ้นของบริษัทจำกัดและบริษัทมหาชนจำกัดที่ไม่ได้จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ ความสัมพันธ์ในฐานะลูกค้าเพียงอย่างเดียว ไม่ถือเป็นคุณสมบัติหนึ่งในเหล่านี้
ทนายความที่ได้รับมอบหมายจากคู่กรณีสามารถสอบถามหอจดหมายเหตุที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่ได้รับมอบหมายได้ กฎระเบียบยังระบุถึงหน่วยงานรับรองเอกสาร, อนุญาโตตุลาการ และการประเมินทางศาล สำหรับงานที่เกี่ยวข้อง รวมถึงผู้บริหารล้มละลายสำหรับธุรกิจที่อยู่ในคดีที่พวกเขาดูแล นี่คือเส้นทางการเข้าถึงที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน ไม่ใช่คำสัญญาทั่วไปว่าใครก็ตามที่จ่ายค่าตอบแทนให้คนกลางจะสามารถได้รับทุกหน้าเอกสาร
ดังนั้น ผู้ซื้อจากต่างประเทศจึงมีขั้นตอนถัดไปหลายทางเลือก หากรายการจดทะเบียนเพียงพอ ให้ขอข้อมูลนั้น หากจำเป็นต้องใช้เอกสารที่ยื่นเก็บรักษาไว้ ขอให้ผู้จำหน่ายจัดเตรียมการเข้าถึงผ่านบุคลากรที่ได้รับอนุญาตของตนเอง หรือพิจารณาจ้างทนายความที่ได้รับมอบหมายอย่างเหมาะสมหากเรื่องราวนั้นสมควรแก่เหตุ ยืนยันการใช้งานและการแบ่งปันเอกสารที่ได้มาอย่างถูกต้อง สิทธิ์ในการตรวจสอบไฟล์ไม่ได้ยกเว้นภาระผูกพันเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล ความลับทางการค้า หรือบันทึกที่ถูกจำกัดการเข้าถึง
เอกสารบางฉบับยังคงมีการจำกัดการเข้าถึงมากกว่าเดิม มาตรการดังกล่าวจำกัดการเข้าถึงเอกสารอนุมัติภายในของหน่วยงานจดทะเบียนไว้เฉพาะสำหรับหน่วยงานของรัฐที่กำหนดซึ่งจัดการคดีที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานนั้น อย่าอธิบายว่า "หอจดหมายเหตุฉบับสมบูรณ์" เป็นสิทธิ์ในการได้รับเอกสารเหล่านั้น แต่ให้ระบุชื่อเอกสารที่บริษัทยื่นหรือเหตุการณ์การจดทะเบียนที่ท่านต้องการแทน
ค้นหาบริการที่รับผิดชอบ
เริ่มต้นด้วยชื่อจดทะเบียนภาษาจีนที่ถูกต้องของบริษัท รหัสเครดิตสังคมแบบรวม (USCC) และหน่วยงานจดทะเบียนปัจจุบัน ช่องข้อมูลหน่วยงานมักจะติดป้ายกำกับว่า 登记机关 ใช้ คำอธิบายหน่วยงานจดทะเบียน หากใบอนุญาตประกอบธุรกิจฉบับเก่าระบุสำนักงานที่ต่างกัน ชื่อหรือที่อยู่เก่าในเอกสารของท่านเป็นเหตุผลให้ตรวจสอบผู้ดูแลรักษาเอกสาร ไม่ใช่ส่งคำขอเดียวกันไปยังสำนักงานที่ไม่เกี่ยวข้องหลายแห่ง
ติดตามคำแนะนำในการสืบค้นเอกสารจากเว็บไซต์บริการภาครัฐหรือเว็บไซต์กำกับดูแลตลาดของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ป้ายกำกับที่เป็นประโยชน์ ได้แก่ 登记档案查询 และ 企业登记档案查询 โปรดตรวจสอบประเภทของผู้ยื่นคำขอก่อนพยายามเข้าสู่ระบบ หน้าเว็บสำหรับองค์กรเพื่อดึงเอกสารของตนเองไม่จำเป็นต้องเป็นบริการข้อมูลการจดทะเบียนสาธารณะ
พอร์ทัลการจดทะเบียนธุรกิจของเซี่ยงไฮ้ ตัวอย่างเช่น มีเมนู “สืบค้นไฟล์การจดทะเบียน” แบบสองภาษาควบคู่ไปกับฟังก์ชันการจัดตั้ง การเปลี่ยนแปลง และการรายงานประจำปี ซึ่งแสดงเส้นทางที่ระบุได้บนพอร์ทัลดังกล่าว แต่ไม่ได้ยืนยันสิทธิ์ของคุณ หรือหมายความว่าหน่วยงานท้องถิ่นทุกแห่งมีหน้าจอเดียวกัน เราได้ตรวจสอบหน้าเข้าใช้งานสาธารณะ ไม่ใช่การดาวน์โหลดเอกสารสำคัญจากคลังเอกสารส่วนตัวที่เสร็จสมบูรณ์
หากบริษัทมีการย้ายเขตอำนาจการจดทะเบียน ให้สอบถามว่าหน่วยงานใดถือครองบันทึกที่เกี่ยวข้องในปัจจุบัน และช่วงเวลาที่ร้องขอสามารถเข้าถึงได้ผ่านบริการออนไลน์หรือไม่ มาตรการด้านเอกสารสำคัญอนุญาตให้มีการโอนย้ายระหว่างหน่วยงาน ดังนั้น เอกสารทางประวัติศาสตร์อาจระบุชื่อหน่วยงานเดิม แม้ว่าปัจจุบันบริษัทจะจดทะเบียนในที่อื่นแล้วก็ตาม กรุณาแนบรหัสเครดิตสังคมแบบรวม (USCC) และวันที่เกิดเหตุไปกับคำสอบถามของท่าน เพื่อให้สำนักงานสามารถระบุเรื่องและแฟ้มเอกสารที่ถูกต้องได้
ยื่นคำขอที่เจาะจง
คำขอที่ชัดเจนควรระบุบริษัท เอกสารที่ต้องการ และช่วงเวลา การขอว่า “กรุณาส่งทุกอย่างมา” ทำให้แยกได้ยากว่าต้องการข้อมูลสาธารณะหรือเอกสารที่ยื่นไว้ และอาจได้เอกสารจำนวนมากที่ยังขาดเอกสารแก้ไขเพิ่มเติมฉบับที่ต้องการจริง ๆ
สำหรับการสมมติสถานการณ์ตรวจสอบซัพพลายเออร์ หากผู้ซื้อต้องการเข้าใจการเปลี่ยนแปลงข้อบังคับของบริษัท ผู้ซื้อสามารถขอให้ซัพพลายเออร์ส่งฉบับที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงนั้น พร้อมเอกสารแก้ไขเพิ่มเติมใดๆ และบันทึกที่ระบุวันที่มีการยื่นวัสดุนี้ นี่เป็นเพียงตัวอย่างคำขอ มิได้เป็นการอ้างว่าบริษัทเฉพาะแห่งมีเอกสารดังกล่าว หรือว่าคลังเอกสารทุกแห่งใช้ชื่อเอกสารเดียวกัน
กรุณาจัดหาข้อบังคับของบริษัทและเอกสารแก้ไขเพิ่มเติมใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงการจดทะเบียนที่ระบุ โดยระบุชื่อเต็มเป็นภาษาจีนและรหัส USCC ของบริษัท รวมถึงวันที่ยื่นหรือวันที่ในเอกสาร และอธิบายว่าสำเนามาจากคลังเอกสารการจดทะเบียนหรือจากบันทึกของท่านเอง หากการรับสำเนาจากคลังเอกสารจำเป็นต้องยื่นคำขอ กรุณาดำเนินการผ่านบุคคลที่มีสิทธิ์
ความแตกต่างระหว่างสำเนาที่บริษัทถือครองกับสำเนาจากคลังเอกสารนั้นมีประโยชน์ ภายใต้มาตรา 30 และ 35 ของ กฎหมายบริษัท ข้อบังคับของบริษัทเป็นส่วนหนึ่งของการขอจัดตั้ง และต้องยื่นข้อบังคับที่แก้ไขแล้วเมื่อการเปลี่ยนแปลงการจดทะเบียนเกี่ยวข้องกับการแก้ไข ชื่อไฟล์ของเอกสารเพียงอย่างเดียวไม่สามารถบอกได้ว่าเวอร์ชันใดถูกยื่น หรือมีการแก้ไขเพิ่มเติมในภายหลังหรือไม่
หากปัญหาที่ยังไม่คลี่คลายคือการเปลี่ยนชื่อ ให้เริ่มต้นโดยการค้นหาวันที่ผ่านการ ค้นหาชื่อเดิม จากนั้นขอให้ส่งวัสดุที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์นั้น หากเป็นเพียงที่อยู่จดทะเบียนในปัจจุบัน ผลลัพธ์ข้อมูลการจดทะเบียนอาจตอบคำถามได้โดยไม่ต้องร้องขอใบสมัครทางประวัติศาสตร์และเอกสารสนับสนุน
เตรียมคำขอที่ถูกต้อง
การสอบถามเอกสารสำคัญต้องใช้การระบุตัวตนด้วยชื่อจริง มาตรา 21 กำหนดเอกสารสนับสนุนสำหรับประเภทผู้ยื่นคำขอต่างๆ สำหรับธุรกิจที่สอบถามเอกสารสำคัญของตนเองผ่านบุคคลที่ได้รับมอบหมาย เอกสารเหล่านี้รวมถึงหนังสือมอบอำนาจหรือหนังสือแนะนำที่ถูกต้องจากธุรกิจ และหลักฐานใบอนุญาตประกอบธุรกิจตามที่กำหนด บุคคลธรรมดาที่จดทะเบียนอาศัยหลักฐานบทบาทหรือการลงทุนที่เกี่ยวข้อง ส่วนเอกสารของทนายความรวมถึงใบรับรองการประกอบวิชาชีพ เอกสารจากสำนักกฎหมายที่อธิบายเรื่องกฎหมายที่ได้รับมอบหมาย และหนังสือรับรองการสอบถาม
รายการบริการภาครัฐของปักกิ่ง ปัจจุบันสะท้อนความแตกต่างเหล่านี้สำหรับบริการสอบถามเอกสารสำคัญทางธุรกิจของตน โปรดใช้แนวทางสำหรับหน่วยงานที่มีอำนาจและผู้ยื่นคำขอจริง รวมถึงเอกสารระบุตัวตนที่ยอมรับและกระบวนการพิสูจน์ตัวตนออนไลน์ รายการเอกสารจากเมืองหนึ่งไม่ใช่ข้อพิสูจน์ว่าระบบของอีกเมืองหนึ่งยอมรับรูปแบบการอัปโหลดหรือเอกสารระบุตัวตนจากต่างประเทศแบบเดียวกัน
ขอให้ซัพพลายเออร์ใช้กระบวนการที่ได้รับอนุญาตของตนเอง ไม่จำเป็นต้องมอบสิทธิ์ควบคุมใบอนุญาตธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ รหัสผ่านเข้าสู่ระบบ หรือเซสชันการยืนยันตัวตนให้แก่ท่าน หากบริการรองรับผู้ดำเนินการที่ได้รับอนุญาต ซัพพลายเออร์ควรดำเนินการจัดเตรียมดังกล่าวผ่านช่องทางทางการ หน้าที่ของท่านคือรับผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องโดยมีแหล่งที่มาชัดเจน มิใช่การปลอมแปลงเป็นบริษัท
ความพร้อมใช้งานออนไลน์ไม่ได้ยกเลิกข้อกำหนดด้านสิทธิ์: มาตรา 23 ระบุอย่างชัดเจนให้นำกฎการเข้าถึงและระบุตัวตนที่เกี่ยวข้องมาใช้กับการสอบถามบริการตนเองทางอินเทอร์เน็ต หากพอร์ทัลไม่สามารถยืนยันตัวตนผู้ยื่นคำขอที่เสนอได้ ให้ปรึกษาคำแนะนำที่เผยแพร่โดยหน่วยงานหรือคำแนะนำบริการที่เคาน์เตอร์ ถือว่าเป็นปัญหาการเข้าถึงที่ต้องแก้ไข มิใช่หลักฐานว่าบริษัทไม่มีเอกสารสำคัญ
อ่านสำเนาที่ได้รับกลับอย่างละเอียด
ตรวจสอบชื่อบริษัทและรหัส USCC ก่อนตีความหน้าใดๆ จากนั้นตรวจสอบคำอธิบายเอกสาร วันที่เกิดเหตุ ลำดับหน้า และเอกสารแนบ เอกสารยุคก่อตั้งและการแก้ไขเพิ่มเติมในภายหลังอาจเป็นของแท้ทั้งคู่ แต่ตอบคำถามคนละเรื่อง เก็บรักษาตามลำดับเวลา และคงชื่อไฟล์ต้นทางและวันที่ดึงข้อมูลไว้ โดยไม่แทนที่วันที่พิมพ์อยู่ภายในเอกสาร
มาตรา 24 อธิบายถึงสำเนาเอกสารจดหมายเหตุในรูปแบบดิจิทัล ซึ่งแต่ละหน้าต้องมีเครื่องหมายระบุตัวตนที่เกี่ยวข้องของหน่วยงานหรือตราประทับอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการสอบถามข้อมูลจากฐานข้อมูลจดหมายเหตุ พร้อมด้วยลายน้ำที่ระบุตัวผู้ทำการสอบถาม สำเนาที่มีเครื่องหมายระบุตัวตนหรือตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ตามที่กำหนดอยู่แล้ว สามารถดาวน์โหลดและพิมพ์ได้โดยไม่ต้องขอตราประทับเพิ่มเติม โปรดรักษาลักษณะเหล่านี้และไฟล์ต้นฉบับไว้ การจับภาพหน้าจอแบบตัดส่วนอาจทำให้ข้อมูลซึ่งจำเป็นต่อการเข้าใจที่มาของสำเนาสูญหายได้
เพียงมีเครื่องหมายที่มองเห็นได้อย่างเดียวไม่สามารถใช้แทนการพิสูจน์แหล่งที่มาได้ ควรบันทึกว่าผู้ใดเป็นผู้ได้รับเอกสาร ผ่านบริการใด และเมื่อใด หากจำเป็นต้องยืนยันว่าไฟล์ที่ได้รับเป็นผลลัพธ์จริงจากหน่วยงาน ให้ใช้ช่องทางการตรวจสอบหรือชี้แจงที่มีอยู่ของบริการผู้ออกเอกสาร อย่าสมมติให้มีการตรวจสอบผ่านคิวอาร์โค้ดสากล หรืออธิบายว่าไฟล์ PDF ที่ส่งทางอีเมลได้รับการรับรองความถูกต้องโดยอิสระเพียงเพราะมีภาพตราสีแดง
สุดท้าย แยกแยะระหว่างถ้อยคำในเอกสารที่เก็บเข้าจดหมายเหตุกับข้อสรุปที่คุณต้องการดึงออกมา เอกสารที่ยื่นต่อหน่วยงานสามารถแสดงเงื่อนไขที่ถูกยื่นในเวอร์ชันนั้น แต่เอกสารดังกล่าวเพียงอย่างเดียวไม่ได้พิสูจน์ว่าการลงเงินทุนตามสัญญาได้มาถึงบริษัทแล้ว ว่าไม่มีเอกสารฉบับภายหลัง หรือว่าพนักงานขายมีอำนาจกระทำการแทนสำหรับสัญญาของคุณ อ่านเอกสารเฉพาะฉบับโดยคำนึงถึงวัตถุประสงค์เฉพาะของเอกสารนั้น และระบุให้ชัดเจนหากมีการแก้ไขเพิ่มเติมที่ขาดหายหรือหน้าที่ไม่พร้อมใช้งาน
หากชุดเอกสารที่ได้รับกลับมาดูไม่สมบูรณ์ ให้บรรยายช่องว่างนั้นอย่างละเอียดก่อนร้องขอให้ค้นหาอีกครั้ง ตัวอย่างเช่น รายการเนื้อหาอาจระบุชื่อเอกสารแนบที่ไม่ได้ถูกจัดส่งมา หรือเอกสารฉบับภายหลังอาจอ้างถึงการแก้ไขเพิ่มเติมที่ไม่มีอยู่ในชุดเอกสาร ขอให้ผู้ออกสำเนาชี้แจงขอบเขตของที่จัดส่ง และถามว่ารายการที่ขาดหายสามารถจัดหาได้ผ่านช่องทางที่ได้รับอนุญาตเดียวกันหรือไม่ อย่าเติมหน้าที่ขาดด้วยเทมเพลตที่ดาวน์โหลดจากอินเทอร์เน็ต เนื่องจากเอกสารรูปแบบเปล่าไม่ได้ให้ข้อมูลใดๆ เกี่ยวกับสิ่งที่บริษัทนี้ได้ยื่นไว้
สำหรับเอกสารที่จะส่งไปยังธนาคาร ทนายความ หรือผู้รับรายอื่น ให้ตกลงรูปแบบที่จำเป็นกับผู้รับนั้นก่อนจัดเตรียมการแปล การแปลทั่วไปช่วยให้ผู้อื่นอ่านข้อความภาษาจีนได้ แต่การยอมรับเพื่อใช้ในขั้นตอนเฉพาะอาจมีข้อกำหนดแยกต่างหาก เก็บรักษาต้นฉบับภาษาจีนไว้คู่กับฉบับแปล และรักษาการอ้างอิงหน้าไว้เพื่อให้ผู้รับสามารถระบุได้ว่าข้อความส่วนใดได้รับการแปล วิธีนี้ช่วยหลีกเลี่ยงการจ่ายเงินสำหรับการแปลที่ประณีตของเอกสารผิดฉบับหรือเวอร์ชันที่ล้าสมัย
เริ่มต้นด้วย การค้นหาบริษัทผ่าน ChinaValidate เมื่อคุณจำเป็นต้องระบุตัวตนธุรกิจจีนแผ่นดินใหญ่และทบทวนข้อมูลการจดทะเบียนที่มีอยู่สำหรับกิจการนั้น ใช้ชื่อและรหัสที่ยืนยันแล้วในการร้องขอข้อมูลจากจดหมายเหตุในขั้นตอนถัดไป รายงานจาก ChinaValidate ช่วยจัดระเบียบข้อมูลบริษัทที่ได้รับกลับมา แต่รายงานดังกล่าวไม่ใช่สำเนาจากฐานข้อมูลจดหมายเหตุของหน่วยงานจดทะเบียน และไม่ได้ให้สิทธิเข้าถึงเอกสารที่ยื่นไว้ซึ่งมีการจำกัดการเข้าถึง