Invoice Pemasok Tiongkok untuk Amazon

Anda membeli barang asli dari pemasok Tiongkok, menyimpan invoice, tetapi Amazon tetap meminta bukti asal pembelian tambahan. Hubungan yang belum jelas mungkin identitas pemasok, uraian produk, atau kaitan pembelian dengan stok yang diperiksa.

Mulailah dari permintaan yang diterima, bukan templat invoice umum. Pemeriksaan registrasi perusahaan Tiongkok membantu mengenali pemasok pada dokumen. Pemeriksaan itu tidak menentukan penerimaan Amazon, mengautentikasi barang bermerek, atau menggantikan bukti transaksi.

Panduan ini berfokus pada catatan pemasok Tiongkok daratan dalam peninjauan bukti pembelian. Contohnya merupakan catatan kerja untuk memeriksa berkas, bukan dokumen untuk diajukan sebagai invoice.

Periksa permintaan yang tepat

Simpan pemberitahuan kinerja dan identifikasi marketplace, produk, periode, serta jenis dokumen yang diminta. Registrasi akun, persetujuan kategori, keluhan keaslian, dan peninjauan pengadaan bertanggung jawab adalah proses berbeda. Jangan memindahkan rentang tanggal atau daftar persyaratan tanpa memeriksanya.

Misalnya, panduan invoice pelanggaran kebijakan Amazon AS meminta kontak pemasok, produk yang dapat dikenali, jumlah relevan, dan transaksi selesai. Panduan menjelaskan periode 365 hari terkait pemberitahuan kinerja, format berkas yang diterima, dan batas 10 MB. Periksa halaman terkini dan pemberitahuan Anda sebelum menerapkannya.

Buat daftar kerja dari pemberitahuan tersebut. Letakkan ASIN terkait di satu kolom dan catatan pembelian di kolom lain. Sisakan tempat untuk pertanyaan, seperti nama pemasok yang hanya disingkat dalam bahasa Inggris atau uraian yang tidak mengidentifikasi variasi produk yang diperiksa.

Persiapan itu membuat permintaan kepada pemasok lebih berguna. “Kirim invoice yang lebih baik” bisa menghasilkan versi baru dengan kekurangan sama. “Sebutkan perusahaan terdaftar penerbit INV-024 dan jelaskan model pada baris ini” memberi pemasok catatan spesifik untuk ditelusuri.

Susun catatan identitas pemasok

Invoice mungkin memakai merek penjualan, nama dagang Inggris, atau singkatan perusahaan. Untuk pemasok Tiongkok daratan, minta nama terdaftar lengkap dalam bahasa Mandarin dan Unified Social Credit Code. Simpan persis sebagaimana diberikan; jangan mengarang terjemahan Mandarin agar cocok dengan hasil pencarian.

Salinan izin usaha dapat menyediakan identitas tersebut. Aturan registrasi Tiongkok mencantumkan nama resmi, alamat, tanggal pendirian, lingkup usaha, dan kode dalam izin. Nama diberi label 名称, sedangkan kode 统一社会信用代码.

Gunakan pencarian perusahaan untuk membandingkan nama dan kode dengan perusahaan terdaftar. Jika menerima gambar, verifikasi izin usaha merupakan titik awal lain untuk membaca dan membandingkan informasi. Cocokkan karakter yang diekstrak dengan dokumen asli.

Simpan catatan ringkas dengan entri berikut:

• Nama pemasok yang tercetak pada invoice pembelian asli.
• Nama resmi Mandarin dan kode dari penerbit.
• Hasil registrasi yang cocok beserta tanggal pemeriksaan.
• Penjelasan penerbit tentang nama dagang atau nama sebelumnya.
• Kontak yang dapat mengenali transaksi dan menjawab pertanyaan verifikasi.

Perusahaan yang ditemukan hanyalah satu bagian bukti. Hal itu tidak membuktikan pengirim izin bekerja di sana, perusahaan menerbitkan invoice Anda, atau perusahaan merupakan distributor resmi suatu merek. Kontak dan catatan transaksi harus menghubungkan bisnis dengan pembelian.

Perbedaan alamat memerlukan penjelasan tepat. Alamat gudang dapat berbeda dari alamat terdaftar, dan eksportir belum tentu produsen. Catat fungsi setiap alamat. Jangan diam-diam mengganti alamat invoice dengan alamat yang ditemukan dalam laporan perusahaan.

Pisahkan jenis bukti

Tiga dokumen dapat sama-sama asli tetapi menjawab pertanyaan berbeda. Invoice komersial mencatat penjualan, faktur pajak Tiongkok berkaitan dengan catatan perpajakan, dan laporan perusahaan menggambarkan bisnis terdaftar. Menggabungkannya tidak mengubah satu menjadi yang lain.

Bukti	Hubungan yang berguna	Batas
Invoice final pemasok	Penjual, pembeli, barang, dan transaksi yang dicatat.	Kesesuaiannya bergantung pada permintaan nyata dan fakta pendukung.
Faktur PPN Tiongkok, atau fapiao	Penerbit dan data pajak yang dapat diperiksa melalui layanan sesuai.	Kecocokan catatan pajak tidak membuktikan keaslian barang atau penerimaan Amazon.
Catatan registrasi perusahaan	Identitas terdaftar perusahaan daratan dan informasi yang tersedia.	Tidak menggantikan invoice, membuktikan pengiriman, atau memberikan otorisasi merek.
Catatan pembelian hulu atau produsen	Hubungan tambahan dalam rantai pasok.	Harus berkaitan dengan barang dan pihak yang diperiksa.

Trade.gov menjelaskan fungsi invoice komersial dalam kepabeanan. Fungsi itu tidak berarti semua invoice bea cukai otomatis memenuhi tinjauan marketplace. Baca isi dokumen sebenarnya, jangan menganggap judulnya menyelesaikan persoalan.

Untuk faktur pajak Tiongkok, otoritas pajak Shanghai menjelaskan saluran verifikasi resmi. Gunakan verifikasi faktur jika memang memiliki faktur pajak yang didukung. Invoice komersial Inggris biasa atau penawaran harga tidak menjadi faktur pajak hanya karena penjualnya dari Tiongkok.

Jika memiliki keduanya, bandingkan penerbit dan rincian transaksi terkait sambil menyimpan setiap dokumen asli. Panduan fapiao dan invoice komersial menguraikan perbedaannya. Pemeriksaan faktur yang berhasil maupun catatan perusahaan bersih bukan sertifikat persetujuan Amazon.

Telusuri baris produk

Setelah pemasok dapat dikenali, ikuti barang dari catatan pembelian ke halaman penjualan dan stok. Gunakan model, variasi, isi kemasan, dan tanggal yang sebenarnya. Uraian umum seperti “aksesori dapur” mungkin sulit dihubungkan ke satu listing tertentu tanpa bukti tambahan.

Ambil contoh rekonsiliasi stok fiktif. Catatan pembelian menyebut 1.200 botol hitam satuan, model B500-BK. Listing menjual paket dua botol. Catatan stok menunjukkan 540 paket terjual dan 60 tersisa. Jumlah baru terhubung setelah satuannya jelas.

Hitungannya 1.200 ÷ 2 = 600 paket dan 540 + 60 = 600 paket. Itu tidak membuktikan barang asli. Perhitungan hanya menghindari perbandingan satuan dengan paket seolah-olah keduanya unit yang sama.

Periksa deskripsi secermat jumlahnya. Invoice botol perak tidak mendokumentasikan variasi hitam hanya karena model dasarnya mirip. Jika bundel berisi botol dan sikat, bukti yang hanya mencakup botol menyisakan komponen lain untuk dijelaskan.

Tampilkan retur, stok rusak, kanal penjualan lain, dan pembelian berikutnya dalam rekonsiliasi internal. Semua itu bisa menjelaskan mengapa pembelian dikurangi penjualan tidak sama dengan stok saat ini. Jangan mengubah jumlah invoice agar hitungannya tampak rapi.

Untuk permintaan dokumen pengadaan bertanggung jawab, Amazon menjelaskan secara terpisah bukti penelusuran hingga produsen asal, meskipun pembelian melalui perantara. Catatan pemasok dari pemasok Anda mungkin diperlukan. Jangan menyederhanakannya menjadi pemeriksaan keberadaan perusahaan.

Perbaiki kekurangan di sumbernya

Jika invoice asli memuat kesalahan atau bagian yang hilang, minta pemasok penerbit menanganinya melalui proses pencatatan normal. Jelaskan yang belum jelas dan simpan versi asli beserta korespondensi. Jangan menambahkan sendiri nama resmi, menempel logo, atau membuat dokumen seolah diterbitkan pemasok.

Panduan staf Amazon tentang invoice menekankan catatan autentik, transaksi selesai, dan kemungkinan menghubungi pemasok. Penawaran, invoice pro forma, serta catatan yang dimanipulasi termasuk materi yang tidak memenuhi persyaratan yang dijelaskan.

Koreksi dari pemasok juga harus benar. Dokumen belakangan tidak mengubah penawaran yang belum dipenuhi menjadi pembelian selesai atau perusahaan tak terkait menjadi penjual. Jika bukti mendasar tidak ada, catat kekurangannya dan cari dokumen yang benar-benar menetapkan transaksi.

Terjemahan juga harus mempertahankan pembedaan itu. Simpan dokumen asli. Terjemahan terpisah atau catatan penjelasan membantu membaca nama Mandarin, tetapi tidak boleh menyamar sebagai invoice Inggris dari pemasok. Bantuan AS yang dikutip menyatakan invoice tidak wajib diajukan dalam bahasa Inggris.

Saat meminta kerja sama, kirim referensi invoice dan hal yang perlu dijelaskan. Minta kontak bisnis yang sesuai, bukan janji umum bahwa “perusahaannya nyata”. Jika penjelasan terkait agen, produsen, atau eksportir, minta identitas dan peran yang relevan, bukan kumpulan izin yang tidak berkaitan.

Siapkan berkas yang terbaca

Sebelum mengirim, buka persis berkas yang hendak diajukan. Periksa setiap halaman untuk nama terpotong, total hilang, teks tak terbaca, atau lampiran tidak lengkap. Nama berkas “final” tidak membuktikan isinya versi yang benar.

Pisahkan catatan rekonsiliasi Anda dari dokumen pemasok. Indeks singkat dapat menghubungkan invoice asli dengan barang tanpa mengubah invoice. Ikuti aturan permintaan terkini tentang penjelasan, penyamaran data, dan penandaan, bukan resep penyuntingan umum.

Gunakan jalur pengajuan dalam pemberitahuan kinerja dan simpan salinannya. Halaman kebijakan AS yang dikutip mengarahkan banding melalui Seller Central. Jika jawaban menyebut masalah tersisa, tangani masalah itu; mengirim ulang kumpulan yang sama tanpa penjelasan hampir tidak menambah bukti.

Pemeriksaan perusahaan paling berguna lebih awal, saat pemasok masih responsif dan rincian pembelian mudah diambil. Minta nama resmi Mandarin dan kode penerbit daratan, periksa catatan perusahaannya, lalu simpan kecocokan bersama invoice asli. Anda memiliki titik awal jelas untuk pertanyaan lanjutan tentang asal barang.