Hóa đơn nhà cung cấp Trung Quốc cho Amazon

Bạn mua hàng chính hãng từ nhà cung cấp Trung Quốc, giữ hóa đơn nhưng Amazon vẫn yêu cầu thêm bằng chứng về nguồn mua. Mắt xích còn thiếu có thể là danh tính nhà cung cấp, mô tả sản phẩm hoặc mối liên hệ giữa giao dịch mua và hàng tồn đang được xét.

Hãy bắt đầu từ yêu cầu đã nhận, không phải mẫu hóa đơn chung. Tra cứu đăng ký doanh nghiệp Trung Quốc giúp nhận diện nhà cung cấp trên chứng từ. Việc này không quyết định Amazon có chấp nhận tài liệu hay không, không xác thực hàng mang thương hiệu và không thay thế bằng chứng giao dịch.

Bài này tập trung vào hồ sơ nhà cung cấp Trung Quốc đại lục khi xem xét chứng từ mua hàng. Các ví dụ là ghi chú làm việc để kiểm tra hồ sơ, không phải tài liệu dùng nộp như hóa đơn.

Đọc đúng yêu cầu nhận được

Lưu thông báo hiệu suất và xác định thị trường, sản phẩm liên quan, khoảng thời gian cùng loại tài liệu được yêu cầu. Đăng ký tài khoản, duyệt ngành hàng, khiếu nại về tính xác thực và rà soát tìm nguồn có trách nhiệm là những việc khác nhau. Đừng chuyển thời hạn hay danh sách giấy tờ từ việc này sang việc khác mà không kiểm tra.

Ví dụ, hướng dẫn hóa đơn khi vi phạm chính sách của Amazon Hoa Kỳ yêu cầu thông tin liên hệ nhà cung cấp, sản phẩm nhận diện được, số lượng liên quan và giao dịch đã hoàn tất. Hướng dẫn nêu khoảng 365 ngày gắn với thông báo hiệu suất, định dạng được chấp nhận và giới hạn 10 MB. Kiểm tra trang hiện hành và thông báo của bạn trước khi áp dụng.

Lập danh sách làm việc từ thông báo đó. Một cột ghi ASIN bị ảnh hưởng, cột kia ghi hồ sơ mua tương ứng. Để riêng những câu hỏi chưa rõ, như tên nhà cung cấp chỉ viết tắt bằng tiếng Anh hoặc mô tả không chỉ ra biến thể đang được xét.

Nhờ vậy, yêu cầu gửi nhà cung cấp sẽ cụ thể hơn. “Hãy gửi hóa đơn tốt hơn” có thể chỉ tạo ra phiên bản khác vẫn thiếu cùng thông tin. “Hãy xác định doanh nghiệp đăng ký đã phát hành INV-024 và giải thích dòng này thuộc mẫu nào” cho họ một hồ sơ rõ ràng để tra.

Lập hồ sơ danh tính nhà cung cấp

Hóa đơn có thể ghi thương hiệu bán hàng, tên thương mại tiếng Anh hoặc tên công ty rút gọn. Với nhà cung cấp Trung Quốc đại lục, hãy xin tên đăng ký đầy đủ bằng tiếng Trung và Mã tín dụng xã hội thống nhất. Giữ nguyên như được cung cấp; đừng tự dịch tên tiếng Anh sang tiếng Trung để ép khớp kết quả tìm kiếm.

Bản sao giấy phép kinh doanh có thể cung cấp các mã nhận diện này. Quy định đăng ký của Trung Quốc liệt kê tên pháp lý, địa chỉ, ngày thành lập, phạm vi kinh doanh và mã trong các trường giấy phép. Tên được ghi là 名称, còn mã là 统一社会信用代码.

Dùng tìm kiếm công ty để đối chiếu tên và mã với doanh nghiệp đăng ký. Nếu nhận được ảnh, xác minh giấy phép kinh doanh là cách khác để bắt đầu đọc và so sánh dữ liệu. Kiểm tra ký tự trích xuất với bản gốc.

Lưu một hồ sơ ngắn gọn gồm:

• Tên nhà cung cấp in trên hóa đơn mua gốc.
• Tên pháp lý tiếng Trung và mã do bên phát hành cung cấp.
• Kết quả đăng ký khớp và ngày kiểm tra.
• Giải thích của bên phát hành về tên thương mại hoặc tên cũ.
• Đầu mối có thể nhận diện giao dịch và trả lời yêu cầu xác minh.

Tìm thấy công ty chỉ là một phần bằng chứng. Điều đó không chứng minh người gửi giấy phép làm việc ở đó, công ty đã phát hành hóa đơn của bạn hay là đại lý được thương hiệu ủy quyền. Thông tin liên hệ và chứng từ giao dịch phải nối doanh nghiệp với lần mua.

Khác địa chỉ cần giải thích chính xác. Kho có thể khác địa chỉ đăng ký, và nhà xuất khẩu có thể không phải nhà sản xuất. Ghi rõ chức năng của từng địa chỉ. Không âm thầm thay địa chỉ trên hóa đơn bằng địa chỉ trong báo cáo doanh nghiệp.

Tách riêng các loại bằng chứng

Ba tài liệu đều có thể thật nhưng trả lời các câu hỏi khác nhau. Hóa đơn thương mại ghi nhận việc bán, hóa đơn thuế Trung Quốc liên quan đến hồ sơ thuế, còn báo cáo doanh nghiệp mô tả một chủ thể đăng ký. Gom chúng lại không biến loại này thành loại khác.

Bằng chứng	Mối liên hệ hữu ích	Giới hạn
Hóa đơn chính thức sau cùng của nhà cung cấp	Bên bán, bên mua, hàng hóa và giao dịch đã ghi nhận.	Mức phù hợp tùy yêu cầu thực tế và các sự kiện hỗ trợ.
Hóa đơn VAT Trung Quốc, hay fapiao	Bên phát hành và dữ liệu thuế có thể kiểm tra qua dịch vụ phù hợp.	Khớp dữ liệu thuế không chứng minh hàng chính hãng hoặc Amazon chấp nhận.
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp	Danh tính đăng ký của doanh nghiệp đại lục và thông tin có sẵn.	Không thay hóa đơn, chứng minh giao hàng hoặc cấp quyền phân phối thương hiệu.
Hồ sơ mua ở khâu trước hoặc của nhà sản xuất	Một mắt xích bổ sung trong chuỗi cung ứng.	Phải liên quan đến hàng hóa và các bên đang được xét.

Trade.gov giải thích vai trò hóa đơn thương mại trong thông quan. Vai trò ấy không có nghĩa mọi hóa đơn hải quan đều tự động đáp ứng xét duyệt của sàn. Hãy đọc nội dung thực tế, không cho rằng tiêu đề đã quyết định vấn đề.

Đối với hóa đơn thuế Trung Quốc, cơ quan thuế Thượng Hải giới thiệu các kênh xác minh chính thức. Dùng xác minh hóa đơn khi thực sự có hóa đơn thuế thuộc loại được hỗ trợ. Hóa đơn thương mại tiếng Anh hoặc báo giá thông thường không trở thành hóa đơn thuế chỉ vì người bán ở Trung Quốc.

Nếu có cả hai, so sánh bên phát hành và chi tiết giao dịch liên quan, đồng thời giữ mỗi bản gốc. Hướng dẫn phân biệt fapiao và hóa đơn thương mại trình bày sâu hơn. Kết quả kiểm hóa đơn thành công hay hồ sơ công ty không có bất thường đều không phải giấy chứng nhận Amazon đã duyệt.

Theo dõi dòng sản phẩm

Khi đã xác định nhà cung cấp, lần theo mặt hàng từ hồ sơ mua đến trang bán và sổ tồn kho. Dùng đúng mẫu, biến thể, số lượng trong gói và ngày giao dịch. Mô tả rộng như “phụ kiện nhà bếp” có thể khó gắn với một trang bán cụ thể nếu thiếu bằng chứng thêm.

Xem một ví dụ đối chiếu tồn kho giả định. Hồ sơ mua ghi 1.200 bình màu đen riêng lẻ, mẫu B500-BK. Trang bán cung cấp gói hai bình. Sổ kho ghi đã bán 540 gói, còn 60 gói. Số lượng chỉ nối được khi đơn vị được làm rõ.

Phép tính là 1.200 ÷ 2 = 600 gói và 540 + 60 = 600 gói. Nó không chứng minh hàng chính hãng, chỉ tránh so sánh từng chiếc ở tài liệu này với gói ở tài liệu kia như thể cùng đơn vị.

Kiểm tra mô tả kỹ như số lượng. Hóa đơn bình màu bạc không chứng minh biến thể đen chỉ vì mẫu cơ bản giống nhau. Nếu bộ gồm bình và bàn chải, bằng chứng chỉ cho bình vẫn để lại một thành phần cần giải thích.

Ghi rõ hàng trả, hàng hỏng, kênh bán khác và lần mua sau trong đối chiếu nội bộ. Chúng có thể giải thích vì sao phép tính mua trừ bán không bằng tồn kho hiện tại. Không sửa số lượng trên hóa đơn để phép tính trông gọn hơn.

Với yêu cầu chứng từ tìm nguồn có trách nhiệm, Amazon mô tả riêng bằng chứng truy ngược chuỗi cung ứng đến nhà sản xuất ban đầu, kể cả khi mua qua trung gian. Có thể cần hồ sơ của nhà cung cấp cấp trên. Không nên rút gọn yêu cầu này thành việc công ty có tồn tại hay không.

Bổ sung từ bên phát hành

Nếu hóa đơn thật có thiếu sót hoặc lỗi, yêu cầu nhà cung cấp phát hành xử lý bằng quy trình hồ sơ thông thường. Giải thích điểm chưa rõ và giữ bản ban đầu cùng trao đổi. Không tự thêm tên pháp lý, dán logo hoặc tạo tài liệu trông như do nhà cung cấp phát hành.

Hướng dẫn hóa đơn của nhân viên Amazon nhấn mạnh hồ sơ xác thực, giao dịch hoàn tất và khả năng liên hệ nhà cung cấp. Báo giá, hóa đơn chiếu lệ và hồ sơ bị chỉnh sửa sai lệch nằm trong các tài liệu không đáp ứng yêu cầu được mô tả.

Bản sửa của nhà cung cấp cũng phải đúng sự thật. Giấy tờ lập sau không biến chào hàng chưa thực hiện thành mua hàng hoàn tất hoặc công ty không liên quan thành bên bán. Nếu thiếu chứng cứ nền tảng, ghi nhận khoảng trống và tìm hồ sơ thực sự xác lập giao dịch.

Bản dịch cũng cần giữ ranh giới này. Giữ tài liệu gốc. Bản dịch riêng hoặc chú thích giúp nhóm đọc tên tiếng Trung, nhưng không được giả làm hóa đơn tiếng Anh do nhà cung cấp phát hành. Trang Hoa Kỳ đã dẫn nói rằng hóa đơn không bắt buộc nộp bằng tiếng Anh.

Khi nhờ nhà cung cấp hợp tác, gửi mã hóa đơn và các điểm cần làm rõ. Xin đầu mối nghiệp vụ phù hợp, không chỉ lời hứa “công ty có thật”. Nếu liên quan đến đại lý, nhà sản xuất hoặc nhà xuất khẩu, hỏi danh tính và vai trò của chủ thể đó, không thu thập giấy phép không liên quan.

Chuẩn bị bộ hồ sơ dễ đọc

Trước khi nộp, mở đúng các tệp sẽ gửi. Kiểm tra từng trang xem tên có bị cắt, thiếu tổng tiền, chữ khó đọc hoặc thiếu phụ lục không. Tên tệp có chữ “cuối cùng” không chứng minh bên trong là phiên bản đúng.

Tách ghi chú đối chiếu của bạn khỏi hồ sơ do nhà cung cấp phát hành. Một chỉ mục ngắn có thể nối hóa đơn gốc với mặt hàng mà không sửa hóa đơn. Làm theo quy định hiện tại về giải thích, che thông tin và tô nổi bật, thay vì áp dụng công thức chỉnh sửa chung.

Nộp theo đường dẫn được chỉ định trong thông báo và giữ bản sao đã gửi. Trang chính sách Hoa Kỳ được dẫn hướng dẫn kháng nghị qua Seller Central. Nếu phản hồi nêu vấn đề còn lại, hãy giải quyết đúng vấn đề đó; gửi đi gửi lại cùng bộ hồ sơ không giải thích khó tạo thêm bằng chứng.

Kiểm tra doanh nghiệp hữu ích nhất trước giai đoạn này, khi nhà cung cấp còn phản hồi và chi tiết mua dễ lấy lại. Xin tên pháp lý tiếng Trung cùng mã của bên phát hành đại lục, kiểm tra hồ sơ công ty và lưu kết quả khớp với hóa đơn gốc. Bạn sẽ có điểm bắt đầu rõ ràng cho yêu cầu về nguồn hàng sau này.