Faktury chińskich dostawców dla Amazon

Kupujesz oryginalne towary od chińskiego dostawcy, zachowujesz fakturę, a Amazon nadal prosi o dodatkowe dowody pochodzenia. Brakującym ogniwem może być tożsamość dostawcy, opis produktu albo powiązanie zakupu ze sprawdzanym zapasem.

Zacznij od otrzymanej prośby, nie od ogólnego wzoru faktury. Sprawdzenie chińskiej rejestracji pomaga ustalić dostawcę wymienionego w dokumencie. Nie rozstrzyga, czy Amazon przyjmie dokument, nie potwierdza autentyczności markowych towarów i nie zastępuje dowodów transakcji.

Ten poradnik dotyczy zapisów o dostawcach z Chin kontynentalnych przy ocenie dokumentacji zakupu. Przykłady są notatkami roboczymi do kontroli akt, a nie dokumentami do składania jako faktury.

Sprawdź dokładne żądanie

Zachowaj powiadomienie o wynikach sprzedaży i ustal rynek, produkty, wymagany okres oraz rodzaj dokumentu. Rejestracja konta, zgoda na kategorię, skarga na autentyczność i kontrola odpowiedzialnego zaopatrzenia to różne sprawy. Nie przenoś między nimi okresów ani list bez sprawdzenia.

Na przykład amerykańskie wytyczne dotyczące faktur przy naruszeniu zasad wymagają kontaktów dostawcy, rozpoznawalnych produktów, odpowiednich ilości i zakończonych transakcji. Opisują okres 365 dni powiązany z powiadomieniem, dopuszczalne formaty i limit 10 MB. Przed zastosowaniem sprawdź aktualną stronę oraz własne powiadomienie.

Zbuduj na tej podstawie listę roboczą. W jednej kolumnie umieść wskazane ASIN-y, w drugiej odpowiednie zakupy. Oddzielnie zapisz niewyjaśnione kwestie: skróconą angielską nazwę dostawcy czy opis nieokreślający ocenianego wariantu.

Tak przygotowana prośba do dostawcy będzie użyteczniejsza. „Proszę o lepszą fakturę” może przynieść nową wersję z tym samym brakiem. „Proszę wskazać zarejestrowaną firmę, która wystawiła INV-024, i model z tej pozycji” odnosi się do konkretnego zapisu do sprawdzenia.

Udokumentuj tożsamość dostawcy

Faktura może zawierać markę, angielską nazwę handlową albo skrót firmy. Od dostawcy z Chin kontynentalnych uzyskaj pełną zarejestrowaną nazwę chińską i jednolity kod kredytu społecznego. Zachowaj je dokładnie w otrzymanej postaci; nie wymyślaj chińskiego tłumaczenia, aby dopasować wynik wyszukiwania.

Te identyfikatory może zawierać kopia licencji biznesowej. Chińskie przepisy rejestrowe wymieniają m.in. nazwę prawną, adres, datę powstania, zakres działalności i kod. Nazwa jest oznaczona 名称, a kod 统一社会信用代码.

W wyszukiwarce firm porównaj nazwę i kod z rejestrem. Gdy otrzymasz zdjęcie, weryfikacja licencji biznesowej pozwala rozpocząć odczyt i porównanie danych. Sprawdź odczytane znaki na oryginale.

Zachowaj krótką kartę zawierającą:

• Nazwę dostawcy wydrukowaną na oryginalnej fakturze zakupu.
• Chińską nazwę prawną i kod przekazane przez wystawcę.
• Pasujący wynik rejestrowy oraz datę sprawdzenia.
• Wyjaśnienie nazwy handlowej lub wcześniejszej.
• Kontakt potrafiący zidentyfikować transakcję i odpowiedzieć na zapytanie weryfikacyjne.

Znaleziona firma to tylko jeden dowód. Nie potwierdza, że nadawca licencji w niej pracuje, że wystawiła Twoją fakturę ani że jest autoryzowanym dystrybutorem marki. Dane kontaktowe i dokumenty transakcyjne muszą powiązać przedsiębiorstwo z zakupem.

Różnice adresów wymagają precyzyjnego wyjaśnienia. Magazyn może mieć inny adres niż rejestr, a eksporter nie być producentem. Zapisz funkcję każdego adresu. Nie podmieniaj po cichu adresu faktury na znaleziony w raporcie firmowym.

Rozdziel rodzaje dowodów

Trzy dokumenty mogą być autentyczne, lecz odpowiadać na inne pytania. Faktura handlowa opisuje sprzedaż, chińska faktura podatkowa dotyczy zapisu podatkowego, a raport firmowy przedstawia zarejestrowany podmiot. Połączenie ich nie zmienia jednego w drugi.

Dowód	Przydatne powiązanie	Ograniczenie
Ostateczna faktura dostawcy	Sprzedawca, nabywca, towary i zapisana transakcja.	Znaczenie zależy od konkretnego żądania i potwierdzających faktów.
Chińska faktura VAT, czyli fapiao	Wystawca i dane podatkowe sprawdzalne właściwą usługą.	Zgodność podatkowa nie dowodzi autentyczności produktu ani akceptacji Amazon.
Wpis rejestrowy przedsiębiorstwa	Zarejestrowana tożsamość firmy kontynentalnej i dostępne informacje.	Nie zastępuje faktury, nie dowodzi dostawy i nie nadaje upoważnienia marki.
Wcześniejszy zapis zakupu lub dokument producenta	Kolejne ogniwo w łańcuchu dostaw.	Musi dotyczyć sprawdzanych towarów i stron.

Trade.gov wyjaśnia rolę faktury handlowej w odprawie celnej. Nie oznacza to automatycznej zgodności każdej faktury celnej z kontrolą platformy. Czytaj rzeczywistą treść, nie zakładając, że sam tytuł rozstrzyga sprawę.

Dla chińskich faktur podatkowych szanghajski urząd podatkowy opisuje oficjalne kanały kontroli. Użyj weryfikacji faktur, gdy rzeczywiście masz obsługiwany dokument podatkowy. Zwykła angielska faktura handlowa lub oferta nie staje się fapiao tylko dlatego, że sprzedawca jest chiński.

Jeśli masz oba dokumenty, porównaj wystawców i istotne dane, zachowując każdy oryginał. Poradnik o fapiao i fakturze handlowej opisuje różnicę szerzej. Ani pozytywna kontrola faktury, ani czysty wpis firmy nie są zaświadczeniem o zatwierdzeniu przez Amazon.

Prześledź pozycję produktu

Po ustaleniu dostawcy prześledź towar od zakupu do oferty i zapisów magazynowych. Używaj faktycznego modelu, wariantu, wielkości opakowania i dat. Ogólne „akcesoria kuchenne” może być trudno powiązać z konkretną ofertą bez dodatkowych dowodów.

Rozważmy fikcyjne uzgodnienie zapasu. Zakup opisuje 1 200 pojedynczych czarnych butelek modelu B500-BK. Oferta sprzedaje je po dwie. Ewidencja pokazuje 540 sprzedanych opakowań i 60 pozostałych. Ilości łączą się dopiero po sprecyzowaniu jednostek.

Działania to 1 200 ÷ 2 = 600 opakowań oraz 540 + 60 = 600 opakowań. Nie dowodzą oryginalności towaru. Zapobiegają jedynie traktowaniu pojedynczych sztuk i opakowań jako tej samej jednostki.

Opis sprawdzaj równie uważnie jak liczbę. Faktura srebrnej butelki nie dokumentuje czarnego wariantu tylko dlatego, że model podstawowy jest podobny. Jeśli zestaw zawiera butelkę i szczotkę, dowód samej butelki pozostawia drugi element do wyjaśnienia.

W wewnętrznym uzgodnieniu uwzględnij zwroty, uszkodzenia, inne kanały sprzedaży i późniejsze zakupy. Mogą wyjaśniać, dlaczego zakupy minus sprzedaż nie równają się obecnemu stanowi. Nie zmieniaj ilości na fakturze, by rachunek wyglądał lepiej.

W żądaniu dokumentacji odpowiedzialnego zaopatrzenia Amazon osobno opisuje dowody prowadzące do pierwotnego producenta, również po zakupie przez pośrednika. Mogą być potrzebne dokumenty dostawcy Twojego dostawcy. Nie sprowadzaj tego do ustalenia, czy firma istnieje.

Uzupełnij braki u wystawcy

Jeśli prawdziwa faktura ma błąd lub pominięcie, poproś wystawcę o obsługę w zwykłym procesie dokumentacyjnym. Wyjaśnij niejasność i zachowaj oryginalną wersję oraz korespondencję. Nie dopisuj sam nazwy prawnej, nie wklejaj logo i nie twórz dokumentu wyglądającego na wystawiony przez dostawcę.

Wskazówki pracowników Amazon dotyczące faktur podkreślają autentyczne zapisy, zakończoną transakcję i możliwość kontaktu z dostawcą. Oferty, pro formy i zmanipulowane dokumenty należą do materiałów niespełniających opisanych wymagań.

Korekta dostawcy również musi być zgodna z prawdą. Późniejszy dokument nie zmieni niewykonanej oferty w zakup ani obcej firmy w sprzedawcę. Jeśli brakuje podstawowych dowodów, odnotuj lukę i szukaj dokumentów faktycznie potwierdzających transakcję.

Tłumaczenie też musi zachować tę granicę. Przechowuj oryginał. Oddzielny przekład lub objaśnienie pomaga zespołowi odczytać chińską nazwę, ale nie może udawać angielskiej faktury wystawionej przez dostawcę. Cytowana pomoc amerykańska mówi, że faktura nie musi być składana po angielsku.

Prosząc o współpracę, wyślij numer faktury i kwestie do wyjaśnienia. Poproś o właściwy kontakt biznesowy, nie o ogólne zapewnienie, że „firma jest prawdziwa”. Jeśli chodzi o agenta, producenta lub eksportera, ustal jego tożsamość i rolę, zamiast zbierać niepowiązane licencje.

Przygotuj czytelne zgłoszenie

Przed wysłaniem otwórz dokładnie te pliki, które zamierzasz przekazać. Na każdej stronie sprawdź ucięte nazwy, brakujące sumy, nieczytelny tekst i niepełne załączniki. Nazwa pliku „finalny” nie dowodzi, że w środku jest właściwa wersja.

Oddziel własne notatki uzgodnieniowe od dokumentów dostawcy. Krótki indeks może powiązać oryginalne faktury z produktami bez zmian w fakturach. Stosuj aktualne wymagania dotyczące objaśnień, zasłaniania danych i wyróżnień, a nie ogólny przepis na edycję.

Użyj kanału podanego w powiadomieniu i zachowaj kopię zgłoszenia. Cytowana polityka USA kieruje odwołania przez Seller Central. Jeśli odpowiedź wskazuje pozostały problem, zajmij się nim; wielokrotne wysyłanie tego samego niewyjaśnionego zestawu raczej nie wnosi dowodów.

Sprawdzenie firmy jest najbardziej użyteczne wcześniej, gdy dostawca odpowiada, a dane zakupu łatwo odzyskać. Uzyskaj chińską nazwę prawną i kod wystawcy z kontynentu, sprawdź jego wpis i zachowaj dopasowanie wraz z oryginalną fakturą. To jasny punkt wyjścia dla późniejszych pytań o źródło towarów.