Nie można znaleźć nowej chińskiej faktury?
Dowiedz się, kiedy można zweryfikować nowo wystawioną chińską fakturę, co oznacza brak wyniku oraz kiedy należy ponowić próbę lub poprosić wystawcę o pomoc.
Zacznij od chińskiej nazwy prawnej lub USCC. Potwierdź pasującą firmę przed otwarciem jej profilu.
W przypadku nowo wystawionej chińskiej faktury podatkowej nie ma automatycznego wymogu oczekiwania do następnego dnia. Krajowa platforma weryfikacyjna informuje, że faktury wystawione danego dnia można sprawdzać tego samego dnia. Nie oznacza to jednak gwarancji, że każda faktura będzie dostępna natychmiast. Jeśli wyszukiwanie nie zwraca rekordu, ustal przyczynę przed podjęciem decyzji o oczekiwaniu lub ponownym przesłaniu danych.
Kluczowe pytanie nie dotyczy jedynie tego, jak stara jest faktura. Istotne jest, czy posiadasz wystawiony dokument, czy wyszukiwanie faktycznie zostało zakończone oraz czy od czasu nieudanej próby zmieniły się jakieś istotne okoliczności. Oczekiwanie nie naprawi błędnie wpisanego numeru ani nie przekształci oferty cenowej w fakturę podatkową.
Rozpocznij od daty wystawienia
Sprawdź datę wydrukowaną na fakturze. Załącznik otrzymany dziś rano może zawierać fakturę wystawioną wcześniej; znacznik czasu e-maila nie resetuje jej wieku. Podobnie, jeśli dostawca informuje, że „organizuje wystawienie faktury”, nie oznacza to koniecznie, że dostarczył już gotowy dokument. Poproś o oryginalny plik faktury i jej identyfikator, zamiast polegać na potwierdzeniu zamówienia lub wniosku o fakturę.
Dostarczenie i weryfikacja to odrębne zdarzenia. Na przykład przewodnik po fakturach AWS China opisuje dostarczanie na adresy e-mail konta oraz kontaktów billingowych, a osobno wskazuje oficjalne ścieżki weryfikacji. Są to procedury tego konkretnego wystawcy, a nie uniwersalny harmonogram dostarczania. Przekazany dalej e-mail lub świeżo pobrana kopia informują o tym, kiedy plik dotarł do Ciebie, a nie o tym, kiedy jego dane stały się dostępne dla konkretnej usługi wyszukiwania.
W przypadku faktury rzeczywiście wystawionej dzisiaj, obecne instrukcje na stronie głównej krajowej platformy nie nakładają ogólnego wymogu oczekiwania do następnego dnia. Stwierdzenie to nie ustanawia również uniwersalnej liczby minut potrzebnych na udostępnienie danych. Jeśli ktoś prosi Cię o oczekiwanie, dowiedz się, jaki problem ma według niego rozwiązać ta przerwa.
Co zwróciła weryfikacja?
Zwróć uwagę na dokładną treść komunikatu, a nie tylko na brak pozytywnego wyniku. Objaśnienie wyników krajowej platformy rozróżnia 查无此票, co oznacza, że przesłane informacje nie zostały znalezione w elektronicznych rejestrach organów podatkowych, od 不一致, co oznacza, że co najmniej jeden element weryfikacyjny jest niezgodny. Żaden z tych komunikatów nie sugeruje, że faktura jest po prostu „zbyt świeża”.
Błąd sieciowy, nieczytelny plik lub brakująca weryfikacja CAPTCHA to inne możliwe sytuacje. Operacja mogła w ogóle nie doprowadzić do zakończenia wyszukiwania faktury. Zanotuj krok, który zakończył się niepowodzeniem. Jeśli załącznika nie można przetworzyć, skorzystaj z przewodnika po fakturach PDF; jeśli usługa zwraca niezgodność, postępuj zgodnie z przewodnikiem dotyczącym niezgodności w weryfikacji. Zmiana okresu oczekiwania sama w sobie nie rozwiąże żadnego z tych problemów.
W przypadku rzeczywistej odpowiedzi „brak rekordu” aktualny dział FAQ platformy wymienia kilka możliwych przyczyn, w tym błędne wprowadzenie danych oraz wystawienie offline, którego dane nie zostały jeszcze przesłane. To ostatnie jest możliwością, o którą warto zapytać wystawcę, jeśli ma to zastosowanie, a nie diagnozą dla każdej faktury cyfrowej. Inne wymienione przyczyny dotyczą daty działania usługi oraz zakresu systemu wystawiającego. Faktura handlowa lub oferta cenowa dostawcy może wymagać zupełnie innej recenzji.
Porównaj przesłane wartości z oryginałem raz, stosując wymagania odpowiednie dla danego typu faktury. Główny przewodnik weryfikacyjny określa właściwe kombinacje danych. Jeśli zidentyfikujesz błąd, popraw odpowiednie pole. Jeśli wartości są zgodne, zachowaj ten wniosek, zamiast przeglądać inne kwoty lub daty w poszukiwaniu dopasowania.
Ponów próbę, gdy coś się zmieni
Kolejna próba jest bardziej skuteczna, gdy wynika z konkretnej korekty lub nowych informacji. Mogłeś odzyskać brakującą cyfrę z oryginalnego pliku, wybrać właściwą ścieżkę faktury lub otrzymać od wystawcy potwierdzenie, że istotny problem z przesyłaniem danych został rozwiązany. Zachowaj informację o przyczynie kolejnej próby wraz z jej wynikiem.
Rozważmy hipotetyczny przypadek. Kupujący otrzymuje fakturę i uzyskuje odpowiedź „brak rekordu”. Kupujący sprawdza pierwotne pola i pyta wystawcę o rekord wystawienia. Wystawca identyfikuje mający zastosowanie problem z przesyłaniem danych, a później potwierdza jego rozwiązanie. Kupujący powtarza następnie wyszukiwanie i zapisuje nową odpowiedź. Powodem ponowienia próby jest zgłoszone rozwiązanie problemu, a nie wymyślona zasada, według której musi upłynąć określona liczba godzin. Druga próba nadal wymaga własnego wyniku; samo potwierdzenie od wystawcy nie weryfikuje faktury.
Jeśli wystawca mówi tylko „spróbuj jutro”, zapytaj, co jest w toku i czy po jego stronie konieczne są jakieś działania. Uzgodnienie terminu follow-upu może pomóc w koordynacji rozmowy, ale termin ten nie stanowi oficjalnej gwarancji synchronizacji. Unikaj odnotowywania statusu „zweryfikowano po oczekiwaniu”, zanim faktycznie uzyskasz i porównasz zwrócone informacje.
Krajowa platforma ogranicza obecnie liczbę sprawdzeń dla każdej faktury do pięciu na dobę. Jeśli system wyraźnie informuje, że dzienny limit został przekroczony i prosi o powrót następnego dnia, zastosuj się do tego komunikatu. Jest to limit prób, a nie dowód na to, że faktura wymaga przesłania danych w trybie overnight. Inne usługi mają własne limity; nie zakładaj, że ten sam przydział obowiązuje wszędzie.
Skontaktuj się z wystawcą
Prześlij oryginalny załącznik, identyfikator faktury, datę wystawienia, użytą usługę, czas sprawdzenia oraz dokładną treść odpowiedzi, korzystając ze swojego zwykłego kanału kontaktowego. Skup wniosek wyłącznie na tej fakturze. Przykładowa wiadomość może brzmieć następująco:
Załączona faktura zwróciła wynik „nie znaleziono faktury”. Porównaliśmy przesłane pola z oryginałem. Prosimy o potwierdzenie systemu wystawiającego oraz istnienia rekordu dla tej faktury, a także o informację, czy jakikolwiek problem z przesyłaniem danych pozostaje nierozwiązany. Jeśli oczekują Państwo, że ponowimy próbę później, prosimy wyjaśnić, co musi ulec zmianie, i powiadomić nas, gdy sytuacja zostanie uregulowana.
Jeśli odpowiedź zawiera inny plik, sprawdź, czy jest to wyraźniejsza kopia tej samej faktury, czy też inny wystawiony dokument. Zachowaj tę relację zamiast cicho zastępować pierwszy załącznik. Jeśli wystawca nie może rozwiązać problemu brakującego rekordu, skorzystaj ze ścieżki kontaktowej usługi podatkowej wskazanej przez platformę krajową i przedłóż oryginalne materiały wraz z wcześniejszą odpowiedzią. Nie oznaczaj nierozstrzygniętego wyszukiwania jako dowodu oszustwa ani jako pomyślnego sprawdzenia.
Gdy dokument i odpowiednie dane wejściowe są gotowe, możesz skorzystać z narzędzia do weryfikacji faktur ChinaValidate dla obsługiwanych faktur. Przeanalizuj zwrócone informacje w kontekście oryginału. Narzędzie nie udostępnia niepotwierdzonego rekordu wystawienia jedynie dlatego, że plik został pomyślnie przesłany.
Przekazanie sprawy koledze powinno zawierać informację o tym, co się zmieniło, jaki był wynik ostatniego sprawdzenia oraz co pozostaje otwarte. Dzięki temu osoba przejmująca zadanie będzie mogła podjąć uzasadnione kolejne kroki, zamiast otrzymywać kolejny nakaz oczekiwania.