Không tìm thấy hóa đơn Trung Quốc mới?

Việc một hóa đơn thuế Trung Quốc vừa được phát hành không đồng nghĩa với việc bắt buộc phải chờ qua đêm. Nền tảng xác thực quốc gia cho biết các hóa đơn được phát hành trong ngày có thể được kiểm tra ngay trong ngày đó. Điều này khác với cam kết rằng mọi hóa đơn đều có thể truy xuất tức thì. Nếu kết quả kiểm tra của bạn trả về “không tìm thấy bản ghi”, hãy xác định nguyên nhân trước khi quyết định chờ đợi hoặc gửi lại yêu cầu.

Câu hỏi hữu ích không chỉ nằm ở tuổi của hóa đơn. Vấn đề then chốt là bạn đã sở hữu tài liệu đã được phát hành hay chưa, liệu thao tác tra cứu đã thực sự hoàn tất hay không, và có yếu tố liên quan nào thay đổi kể từ lần thử không thành công trước đó hay không. Việc chờ đợi không thể sửa một mã số nhập sai hoặc biến một báo giá thành hóa đơn thuế.

Bắt đầu từ ngày phát hành

Kiểm tra ngày tháng được in trên hóa đơn. Một tệp đính kèm nhận được vào sáng nay có thể chứa một hóa đơn đã được phát hành từ trước đó; dấu thời gian của email không làm mới tuổi của hóa đơn. Tương tự, việc nhà cung cấp nói “chúng tôi đang sắp xếp hóa đơn” không có nghĩa là họ đã cung cấp tài liệu đã được phát hành chính thức. Hãy yêu cầu tệp hóa đơn gốc và mã định danh của nó, thay vì sử dụng xác nhận đơn hàng hoặc yêu cầu xuất hóa đơn.

Giao nhận và xác thực là hai sự kiện riêng biệt. Ví dụ, hướng dẫn về hóa đơn của AWS Trung Quốc mô tả việc giao hàng đến địa chỉ email của tài khoản và người liên hệ thanh toán, đồng thời xác định riêng các kênh xác thực chính thức. Đây là quy trình của bên phát hành đó, không phải lịch trình giao nhận áp dụng chung. Một email được chuyển tiếp hoặc bản sao vừa tải xuống chỉ cho bạn biết thời điểm tệp đến tay bạn, chứ không cho biết khi nào thông tin của nó trở nên khả dụng đối với một dịch vụ tra cứu cụ thể.

Đối với một hóa đơn thực sự được phát hành trong ngày, hướng dẫn hiện tại trên trang chủ của nền tảng quốc gia không yêu cầu bắt buộc phải chờ sang ngày hôm sau. Tuyên bố đó cũng không thiết lập một khoảng thời gian tính bằng phút phổ quát để dữ liệu sẵn sàng. Nếu ai đó yêu cầu bạn chờ đợi, hãy tìm hiểu vấn đề cụ thể mà họ mong đợi việc chờ đợi sẽ giải quyết.

Kết quả kiểm tra trả về gì?

Hãy xem xét thông báo chính xác, không chỉ dựa vào việc thiếu kết quả màu xanh lá cây. Phần giải thích kết quả của nền tảng quốc gia phân biệt giữa 查无此票 (nghĩa là thông tin đã nộp không thể tìm thấy trong cơ sở dữ liệu điện tử của cơ quan thuế) và 不一致 (nghĩa là có ít nhất một mục xác thực không khớp). Không thông báo nào trong số này cho biết hóa đơn chỉ đơn giản là “quá mới”.

Lỗi mạng, tệp không thể đọc hoặc thiếu mã CAPTCHA là một tình huống khác. Thao tác có thể chưa từng đạt đến giai đoạn tra cứu hóa đơn hoàn tất. Hãy ghi lại bước đã thất bại. Nếu tệp đính kèm không thể xử lý, hãy sử dụng hướng dẫn về PDF hóa đơn; nếu dịch vụ trả về kết quả không khớp, hãy làm theo hướng dẫn xử lý không khớp khi xác thực. Việc thay đổi thời gian chờ đợi tự thân nó không giải quyết được cả hai vấn đề này.

Đối với phản hồi “không tìm thấy bản ghi” thực tế, mục Hỏi đáp thường gặp hiện tại của nền tảng liệt kê một số nguyên nhân có thể xảy ra, bao gồm nhập liệu sai và việc phát hành ngoại tuyến mà dữ liệu chưa được tải lên. Nguyên nhân sau là một khả năng cần hỏi lại bên phát hành trong trường hợp áp dụng, chứ không phải là chẩn đoán cho mọi hóa đơn điện tử. Các nguyên nhân khác được liệt kê liên quan đến ngày tháng của dịch vụ và phạm vi bao phủ của hệ thống phát hành. Hóa đơn thương mại hoặc báo giá từ nhà cung cấp có thể cần một quy trình rà soát hoàn toàn khác.

So sánh các giá trị đã nộp với bản gốc một lần, dựa trên các yêu cầu dành cho loại hóa đơn đó. Hướng dẫn xác thực chính nêu rõ các tổ hợp thông tin liên quan. Nếu bạn phát hiện lỗi, hãy sửa trường đó. Nếu các giá trị khớp nhau, hãy giữ nguyên kết luận đó thay vì thử xoay vòng qua các số tiền hoặc ngày tháng khác để tìm kiếm sự trùng khớp.

Thử lại khi có thay đổi

Một lần thử khác sẽ hữu ích hơn khi nó diễn ra sau một sửa chữa cụ thể hoặc khi có thông tin mới. Bạn có thể đã khôi phục được một chữ số bị thiếu từ tệp gốc, chọn đúng kênh hóa đơn, hoặc nhận được xác nhận từ bên phát hành rằng vấn đề tải lên liên quan đã được giải quyết. Hãy lưu lại lý do cho lần thử tiếp theo cùng với kết quả của nó.

Hãy xem xét một trường hợp giả định. Người mua nhận được một hóa đơn và nhận phản hồi “không tìm thấy bản ghi”. Người mua kiểm tra lại các trường thông tin gốc và hỏi bên phát hành về hồ sơ phát hành. Bên phát hành xác định một vấn đề tải lên có thể áp dụng và sau đó xác nhận rằng vấn đề này đã được giải quyết. Sau đó, người mua lặp lại thao tác tra cứu và lưu lại phản hồi mới. Lý do để thử lại là báo cáo về việc vấn đề đã được giải quyết, chứ không phải một quy tắc bịa đặt rằng phải trôi qua một số giờ nhất định. Lần thử thứ hai vẫn cần có kết quả riêng; việc bên phát hành xác nhận đơn thuần không đồng nghĩa với việc hóa đơn đã được xác thực.

Nếu bên phát hành chỉ nói “hãy thử vào ngày mai”, hãy hỏi xem điều gì đang tồn đọng và liệu có cần hành động nào từ phía họ hay không. Việc thỏa thuận một thời điểm theo dõi có thể giúp phối hợp cuộc trao đổi, nhưng thời điểm đó không phải là bảo đảm đồng bộ hóa chính thức. Tránh ghi nhận “đã xác thực sau khi chờ đợi” trước khi bạn thực sự nhận được và so sánh thông tin trả về.

Nền tảng quốc gia hiện giới hạn mỗi hóa đơn năm lần kiểm tra mỗi ngày. Nếu hệ thống thông báo rõ ràng rằng hạn mức trong ngày đã vượt quá và yêu cầu bạn quay lại vào ngày hôm sau, hãy tuân theo thông báo đó. Đây là giới hạn về số lần thử, không phải bằng chứng cho thấy hóa đơn cần thời gian tải lên qua đêm. Các dịch vụ khác có giới hạn riêng; đừng giả định rằng cùng một hạn mức áp dụng cho mọi nơi.

Liên hệ bên phát hành hóa đơn

Gửi tệp đính kèm gốc, mã định danh hóa đơn, ngày phát hành, dịch vụ đã sử dụng, thời điểm tra cứu và phản hồi chính xác qua kênh liên lạc thông thường của bạn. Giữ yêu cầu tập trung vào hóa đơn này. Một tin nhắn hữu ích là:

Hóa đơn đính kèm trả về kết quả “không tìm thấy hóa đơn”. Chúng tôi đã đối chiếu các trường đã gửi với bản gốc. Vui lòng xác nhận hệ thống phát hành và hồ sơ của hóa đơn này, cũng như xem còn vấn đề tải lên dữ liệu nào chưa được giải quyết hay không. Nếu quý vị muốn chúng tôi thử lại sau, vui lòng giải thích những yếu tố cần thay đổi và thông báo khi vấn đề đã được khắc phục.

Nếu phản hồi bao gồm một tệp khác, hãy kiểm tra xem đó là bản sao rõ ràng hơn của cùng hóa đơn hay một chứng từ phát hành khác. Hãy duy trì mối liên hệ đó thay vì âm thầm thay thế tệp đính kèm ban đầu. Nếu bên phát hành không thể giải quyết việc thiếu hồ sơ, hãy sử dụng kênh liên hệ dịch vụ thuế do nền tảng quốc gia cung cấp và cung cấp tài liệu gốc cùng phản hồi trước đó. Không coi một lần tra cứu chưa có kết quả là bằng chứng gian lận hoặc là một lần kiểm tra thành công.

Khi tài liệu và các thông tin đầu vào liên quan đã sẵn sàng, bạn có thể sử dụng công cụ xác minh hóa đơn của ChinaValidate cho các hóa đơn được hỗ trợ. Đối chiếu thông tin trả về với bản gốc. Công cụ không làm xuất hiện một hồ sơ phát hành chưa được xác nhận chỉ vì tệp đã được tải lên thành công.

Việc bàn giao cho đồng nghiệp cần nêu rõ những gì đã thay đổi, kết quả của lần kiểm tra gần nhất và những vấn đề còn tồn đọng. Điều này giúp họ có cơ sở để thực hiện bước tiếp theo thay vì chỉ nhận được chỉ thị chờ đợi thêm.