Neue chinesische Rechnung nicht auffindbar?
Erfahren Sie, wann eine neu ausgestellte chinesische Steuerrechnung geprüft werden kann, was ein fehlendes Ergebnis bedeutet und wann Sie es erneut versuchen oder den Aussteller um Hilfe bitten sollten.
Suchen Sie nach dem chinesischen Firmennamen oder USCC und gleichen Sie das Unternehmen mit Ihrem Lieferanten ab.
Bei einer neu ausgestellten chinesischen Steuerrechnung ist nicht automatisch eine Wartezeit über Nacht erforderlich. Die nationale Verifizierungsplattform gibt an, dass an einem bestimmten Tag ausgestellte Rechnungen noch am selben Tag geprüft werden können. Das ist etwas anderes als die Zusage, dass jede Rechnung sofort abrufbar ist. Wenn bei Ihrer Prüfung kein Datensatz gefunden wird, klären Sie zunächst die Umstände, bevor Sie sich für Warten oder einen erneuten Versuch entscheiden.
Die entscheidende Frage ist nicht einfach, wie alt die Rechnung ist. Es kommt darauf an, ob Sie das ausgestellte Dokument vorliegen haben, ob eine Suche tatsächlich abgeschlossen wurde und ob sich seit dem fehlgeschlagenen Versuch relevante Änderungen ergeben haben. Warten kann weder einen falsch eingegebenen Zahlenwert korrigieren noch aus einem Angebot eine Steuerrechnung machen.
Beginnen Sie mit dem Ausstellungsdatum
Lesen Sie das auf der Rechnung gedruckte Datum. Ein heute Morgen erhaltener Anhang kann eine früher ausgestellte Rechnung enthalten; der Zeitstempel der E-Mail setzt das Alter der Rechnung nicht zurück. Ebenso hat ein Lieferant, der sagt „wir bereiten die Rechnung vor“, das ausgestellte Dokument nicht unbedingt bereits geliefert. Fordern Sie die originale Rechnungsdatei und ihre Kennung an, statt sich auf eine Auftragsbestätigung oder eine Rechnungsanforderung zu stützen.
Zustellung und Verifizierung sind separate Vorgänge. So beschreibt beispielsweise der Leitfaden von AWS China zu Rechnungen die Zustellung an Konto- und Abrechnungskontakt-E-Mail-Adressen und nennt separat die offiziellen Verifizierungswege. Dies sind die Regelungen dieses spezifischen Ausstellers, kein allgemeingültiger Zustellplan. Eine weitergeleitete E-Mail oder eine frisch heruntergeladene Kopie zeigt Ihnen, wann die Datei bei Ihnen eingegangen ist, nicht jedoch, wann ihre Informationen für einen bestimmten Suchdienst verfügbar wurden.
Für eine tatsächlich heute ausgestellte Rechnung besteht nach den aktuellen Hinweisen auf der Startseite der nationalen Plattform keine pauschale Verpflichtung, bis zum nächsten Tag zu warten. Diese Aussage legt auch keine universelle Minutenanzahl für die Verfügbarkeit fest. Wenn jemand Sie zum Warten auffordert, fragen Sie nach, welches Problem durch das Warten gelöst werden soll.
Was hat die Prüfung ergeben?
Achten Sie auf die genaue Meldung, nicht nur auf das Fehlen eines grünen Ergebnisses. Die Ergebniserläuterung der nationalen Plattform unterscheidet 查无此票, was bedeutet, dass die eingegebenen Informationen in den elektronischen Daten der Steuerbehörde nicht gefunden wurden, von 不一致, was bedeutet, dass mindestens ein Prüffeld abweicht. Keine dieser Meldungen besagt, dass die Rechnung einfach nur „zu neu“ ist.
Ein Netzwerkfehler, eine unlesbare Datei oder ein fehlendes CAPTCHA stellen eine andere Situation dar. Möglicherweise wurde die Operation gar nicht bis zu einer abgeschlossenen Rechnungssuche durchgeführt. Notieren Sie den Schritt, der fehlgeschlagen ist. Wenn der Anhang nicht verarbeitet werden kann, nutzen Sie den Leitfaden für PDF-Rechnungen; wenn der Dienst eine Unstimmigkeit meldet, folgen Sie dem Leitfaden bei Verifizierungsunstimmigkeiten. Eine Änderung der Wartezeit löst keines dieser Probleme von selbst.
Bei einer tatsächlichen Meldung „kein Datensatz gefunden“ listet die aktuelle FAQ der Plattform mehrere mögliche Ursachen auf, darunter falsche Eingaben und offline ausgestellte Rechnungen, deren Daten noch nicht hochgeladen wurden. Letzteres ist eine Möglichkeit, die Sie gegebenenfalls beim Aussteller erfragen sollten, aber keine Diagnose für jede digitale Rechnung. Andere aufgeführte Ursachen betreffen das Datumsformat des Dienstes und die Abdeckung durch das Ausstellungssystem. Eine kommerzielle Rechnung oder ein Angebot eines Lieferanten erfordert möglicherweise eine ganz andere Prüfung.
Vergleichen Sie die eingegebenen Werte einmal mit dem Original, unter Berücksichtigung der Anforderungen für den jeweiligen Rechnungstyp. Der Hauptleitfaden zur Verifizierung führt die relevanten Kombinationen auf. Wenn Sie einen Fehler identifizieren, korrigieren Sie dieses Feld. Wenn die Werte übereinstimmen, behalten Sie dieses Ergebnis bei, statt andere Beträge oder Daten durchzuprobieren, um eine Übereinstimmung zu finden.
Erneut versuchen, wenn sich etwas ändert
Ein weiterer Versuch ist sinnvoller, wenn er auf einer konkreten Korrektur oder neuen Informationen beruht. Vielleicht haben Sie eine fehlende Ziffer aus der Originaldatei ergänzt, den korrekten Rechnungsweg gewählt oder vom Aussteller die Bestätigung erhalten, dass ein relevantes Upload-Problem behoben wurde. Dokumentieren Sie den Grund für den nächsten Versuch zusammen mit dessen Ergebnis.
Betrachten wir einen hypothetischen Fall. Ein Käufer erhält eine Rechnung und erhält die Meldung „kein Datensatz gefunden“. Der Käufer prüft die Originalfelder und erkundigt sich beim Aussteller nach dem Ausstellungsdatensatz. Der Aussteller identifiziert ein zutreffendes Upload-Problem und bestätigt später, dass es behoben wurde. Der Käufer wiederholt daraufhin die Suche und speichert die neue Antwort. Der Grund für den erneuten Versuch ist die gemeldete Problemlösung, nicht eine erfundene Regel, dass eine bestimmte Anzahl von Stunden vergangen sein muss. Auch der zweite Versuch benötigt sein eigenes Ergebnis; die Bestätigung des Ausstellers allein verifiziert die Rechnung nicht.
Wenn der Aussteller nur sagt „versuchen Sie es morgen“, fragen Sie nach, was noch aussteht und ob auf seiner Seite Maßnahmen erforderlich sind. Die Vereinbarung eines Follow-up-Termins kann die Koordination des Gesprächs erleichtern, doch dieser Zeitpunkt ist keine offizielle Synchronisationsgarantie. Vermeiden Sie es, „nach Warten verifiziert“ zu dokumentieren, bevor Sie die zurückgegebenen Informationen tatsächlich erhalten und verglichen haben.
Die nationale Plattform begrenzt derzeit die Prüfungen pro Rechnung auf fünf pro Tag. Wenn sie explizit mitteilt, dass das tägliche Kontingent überschritten wurde, und Sie bittet, am nächsten Tag wiederzukommen, befolgen Sie diese Meldung. Dies ist eine Begrenzung der Versuche, kein Beleg dafür, dass die Rechnung ein Upload über Nacht erfordert. Andere Dienste haben eigene Limits; gehen Sie nicht davon aus, dass dasselbe Kontingent überall gilt.
Den Aussteller kontaktieren
Senden Sie den Originalanhang, die Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, den genutzten Dienst, den Prüfzeitpunkt und die exakte Antwort über Ihren üblichen Kommunikationskanal. Beschränken Sie die Anfrage auf diese Rechnung. Eine hilfreiche Nachricht lautet:
Die beigefügte Rechnung lieferte die Meldung „keine Rechnung gefunden“. Wir haben die übermittelten Felder mit dem Original abgeglichen. Bitte bestätigen Sie das ausstellende System und den Datensatz zu dieser Rechnung sowie ob ein relevantes Upload-Problem weiterhin ungelöst ist. Wenn Sie erwarten, dass wir später erneut prüfen, erläutern Sie bitte, was sich ändern muss, und teilen Sie uns mit, wann das Problem behoben wurde.
Wenn die Antwort eine weitere Datei enthält, prüfen Sie, ob es sich um eine klarere Kopie derselben Rechnung oder um ein anderes ausgestelltes Dokument handelt. Bewahren Sie diesen Zusammenhang, statt den ersten Anhang stillschweigend zu ersetzen. Kann der Aussteller den fehlenden Datensatz nicht klären, nutzen Sie den von der nationalen Plattform angezeigten Kontaktweg zum Steuerservice und übermitteln Sie das Originalmaterial sowie die vorherige Antwort. Bezeichnen Sie eine nicht aufgelöste Suche weder als Betrugsnachweis noch als erfolgreiche Prüfung.
Sobald das Dokument und die erforderlichen Eingaben vorliegen, können Sie für unterstützte Rechnungen das Rechnungsprüfungstool von ChinaValidate nutzen. Lesen Sie die zurückgegebenen Informationen im Abgleich mit dem Original. Das Tool macht einen nicht bestätigten Ausstellungsdatensatz nicht allein deshalb verfügbar, weil die Datei erfolgreich hochgeladen wurde.
Die Übergabe an eine Kollegin oder einen Kollegen sollte darlegen, was sich geändert hat, was die letzte Prüfung ergab und welche Punkte offen sind. So erhält sie oder er eine begründete nächste Handlungsoption statt einer weiteren Anweisung, abzuwarten.