Nomor Pajak Tiongkok dan VIES

Pemasok mengirim nomor pajak Tiongkok. Anda memasukkannya ke VIES, tidak menemukan pilihan Tiongkok, lalu bertanya-tanya apakah perusahaannya terdaftar. Atau sistem pembelian hanya menerima format VAT Eropa sehingga data pemasok tidak bisa disimpan.

Kedua masalah itu tidak membuktikan bahwa perusahaan Tiongkok tersebut palsu. Tentukan dahulu negara penerbit nomor, perusahaan pemiliknya, dan hal yang ingin dibuktikan melalui pemeriksaan. Identitas pajak domestik perusahaan di Tiongkok daratan dan registrasi VAT yang diterbitkan negara Uni Eropa merupakan catatan berbeda. Perusahaan dapat memiliki keduanya, tetapi satu nomor tidak bisa diubah menjadi nomor lainnya.

Panduan ini membahas tiga situasi pembelian yang umum: pemasok hanya memberikan nomor Tiongkok, mengaku juga memiliki registrasi VAT Eropa, atau faktur diterbitkan perusahaan lain. Setiap situasi membutuhkan pemeriksaan berbeda.

Kenali nomor yang diterima

Bagi badan hukum dan organisasi lain di Tiongkok yang telah memperoleh Kode Kredit Sosial Terpadu, USCC sepanjang 18 karakter juga digunakan sebagai identitas wajib pajak. Ketentuan ini tercantum dalam Pengumuman 66 Tahun 2015 Administrasi Perpajakan Negara. Pengumuman itu juga mengatur kategori wajib pajak lain; bukan berarti setiap nomor pajak Tiongkok adalah kode perusahaan 18 karakter.

Sebaliknya, nomor identifikasi VAT Uni Eropa diterbitkan berdasarkan sistem otoritas pajak negara anggota. Formatnya berbeda antarnegara. Perusahaan yang beroperasi di beberapa negara mungkin membutuhkan beberapa registrasi. Penjelasan Komisi Eropa tentang nomor VAT menguraikan identitas nasional tersebut dan kegunaannya.

Informasi yang diberikan	Pemeriksaan yang berguna	Hal yang masih perlu dipastikan
Nama resmi berbahasa Mandarin dan USCC	Cocokkan kode dengan catatan registrasi perusahaan di Tiongkok daratan.	Apakah perusahaan ini benar-benar menjual pesanan Anda?
Nomor VAT terbitan negara Uni Eropa	Periksa negara dan nomor yang benar melalui VIES atau otoritas pajak terkait.	Siapa pemilik registrasi dan bagaimana entitas tersebut terlibat?
Faktur atau faktur komersial	Identifikasi penerbit dan jenis dokumen, lalu pilih jalur verifikasi yang sesuai.	Apakah dokumen menjelaskan transaksi yang disepakati?

Pemeriksaan ini saling melengkapi. Tidak satu pun merupakan persetujuan menyeluruh atas pemasok, produknya, atau perlakuan VAT dalam pembelian Anda.

Hanya memiliki nomor Tiongkok

Bayangkan pembeli memasukkan produsen Tiongkok daratan ke sistem pembelian Eropa. Formulir mewajibkan kolom ‘nomor VAT’ dan otomatis menghubungi VIES. Produsen menyerahkan izin usaha dan USCC, tetapi formulir menolak data sebelum pendaftaran selesai.

Masalah awalnya adalah cakupan formulir. VIES mengambil informasi registrasi Eropa yang relevan dari sistem VAT nasional; bukan direktori perusahaan atau nomor pajak seluruh dunia. Tidak ada pilihan Tiongkok yang mengubah USCC menjadi nomor VAT Eropa. Menambahkan awalan negara atau menghapus karakter tidak membuatnya menjadi jenis nomor yang tepat.

Atasi formulir, lalu periksa identitas

1. Simpan identitas asli. Catat USCC persis seperti yang diberikan, bersama nama resmi Mandarin dan salinan izin usaha yang terbaca. Nama dagang berbahasa Inggris boleh disimpan terpisah agar staf mudah mengenali pemasok.
2. Gunakan prosedur pemasok asing. Tanyakan kepada penanggung jawab sistem tempat memasukkan nomor pajak non-UE. Pilihan pemasok non-UE, kolom identitas pajak khusus, atau prosedur manual yang disetujui mungkin sesuai. Jangan mengarang nomor untuk melewati pesan kesalahan.
3. Periksa catatan Tiongkok daratan. Cari nama resmi atau USCC di registri perusahaan Tiongkok atau layanan informasi perusahaan. Bandingkan identitas hasil pencarian dengan izin usaha dan calon penjual.

Label Mandarin yang perlu dikenali adalah 统一社会信用代码 untuk USCC dan 纳税人识别号 untuk identitas wajib pajak. Label tersebut membantu menemukan kolom asal. Terjemahannya tidak boleh berubah menjadi pernyataan bahwa pemasok telah terdaftar untuk VAT di Uni Eropa.

Gunakan validator USCC untuk memeriksa struktur kode, kemudian pencarian perusahaan untuk mencari badan usahanya. Kode yang benar secara matematis tidak membuktikan bahwa perusahaan itu ada atau pengirim surel berwenang mewakilinya. Pencocokan dengan registri merupakan langkah tersendiri.

Dalam catatan penerimaan pemasok, tuliskan hasil yang spesifik: ‘Identitas perusahaan Tiongkok cocok; nomor pajak domestik disimpan; registrasi VAT Uni Eropa belum diberikan.’ Ini lebih jelas daripada ‘VAT gagal’, yang membuat keterbatasan formulir terdengar seperti temuan tentang perusahaan.

Jika nama perusahaan tidak cocok, jangan lagi menganggapnya sekadar masalah format. Minta pemasok menjelaskan perbedaan tersebut. Nomor yang disalin dari izin usaha perusahaan lain tetap mengidentifikasi perusahaan lain itu, meskipun formatnya benar. Untuk menemukan dokumen asal, lihat panduan nomor pajak perusahaan Tiongkok kami.

Registrasi Eropa yang terpisah

Pemasok Tiongkok daratan dapat menyatakan bahwa ia juga memiliki registrasi VAT di negara Uni Eropa, misalnya karena kegiatan perdagangan setempat. Jangan menolak klaim hanya karena kantor pusatnya berada di Tiongkok. Aturan nasional dapat mewajibkan usaha yang tidak memiliki tempat usaha tetap di negara tersebut untuk mendaftar. Panduan otoritas pajak Irlandia merupakan salah satu contoh resmi; kewajiban bergantung pada negara dan kegiatannya.

Minta negara penerbit, nomor VAT yang tepat, serta nama resmi pemegang registrasi. Tanyakan apakah pemegangnya perusahaan Tiongkok itu sendiri, anak perusahaan Eropa, atau perusahaan lain yang terlibat dalam penjualan. Nama grup, alamat gudang, atau tanda tangan staf penjualan tidak menjawab persoalan identitas ini.

Permintaan praktisnya: ‘Mohon kirim nomor VAT dan negara penerbit, nama resmi serta alamat dalam registrasi tersebut, dan identitas perusahaan yang menjual pesanan ini.’ Minta bukti registrasi bila kepemilikan nomor masih tidak jelas. Anda tidak memerlukan akses ke akun pajak atau kata sandi pemasok untuk memastikan fakta dasar tersebut.

Baca hasil dengan tepat

Masukkan nomor Eropa yang sebenarnya pada pemeriksa resmi VIES, dengan memilih negara yang benar. Pertahankan nomor sesuai penerbitannya dan ikuti petunjuk antarmuka mengenai awalan negara. Simpan jawaban serta tanggalnya agar rekan kerja mengetahui apa yang diperiksa.

Hasil	Tindakan
Valid	Simpan hasil, cocokkan pemegang dengan nama dan alamat yang diberikan, lalu pastikan perannya dalam penjualan.
Tidak valid	Periksa dahulu penyalinan nomor dan pilihan negara. Minta pemasok menyelesaikan persoalan registrasi atau aktivasi dengan otoritas pajaknya.
Layanan tidak tersedia	Catat kesalahan teknis dan coba lagi nanti. Jangan mencatat gangguan sistem sebagai registrasi tidak valid.
Nama atau alamat belum dikonfirmasi	Mintalah konfirmasi kepada otoritas nasional terkait dengan menggunakan data yang diberikan perusahaan.

Hasil tidak valid dapat berarti nomor tidak ada, registrasi belum selesai, atau nomor belum diaktifkan untuk transaksi intra-UE. Pembaruan juga dapat terlambat ditampilkan. Panduan VIES dari UE menjelaskan kemungkinan tersebut dan jalur konfirmasi nasional. Hasil yang belum jelas harus tetap berstatus terbuka; jaminan lisan pemasok bukan pengganti konfirmasi.

Sebaliknya, hasil valid juga tidak menjadikan anak perusahaan Eropa sebagai produsen Tiongkok daratan. Hasil itu menjawab persoalan registrasi pemegang yang diidentifikasi. Simpan USCC Tiongkok daratan dan registrasi VAT Eropa sebagai data terpisah meskipun perusahaan berbagi merek atau pemilik.

Pastikan hubungan komersial

Misalkan pemasok memiliki perusahaan manufaktur Tiongkok dan anak perusahaan distribusi Eropa. Nomor VAT anak perusahaan valid, tetapi penawaran menyebut perusahaan Tiongkok. Sebelum menyetujui pesanan, tanyakan entitas yang akan menandatangani kontrak, menerbitkan faktur, dan menerima pembayaran.

Bisa jadi penjualan dilakukan anak perusahaan, atau perusahaan Tiongkok menjual dengan dukungan logistik terpisah. Keduanya adalah pengaturan berbeda. Hasil positif VIES untuk satu entitas tidak menentukan pengaturan yang dimaksud para pihak. Dapatkan dokumen yang konsisten, bukan memilih perusahaan dengan hasil validasi paling mudah.

Faktur menyebut perusahaan lain

Situasi ketiga muncul setelah pemeriksaan yang tampaknya berhasil. Pembeli telah mencocokkan USCC atau memverifikasi registrasi Eropa, lalu menerima faktur dengan nama berbeda. Karena staf penjualan dan produknya tetap sama, hasil sebelumnya mungkin terasa cukup untuk digunakan kembali.

Sebaliknya, bandingkan dokumen secara berdampingan. Cocokkan penjual dalam kontrak, penerbit faktur, pemegang nomor pajak, dan penerima pembayaran. Gunakan nama resmi lengkap dan identitas, bukan logo. Dua nama Inggris bisa menjadi terjemahan satu nama Mandarin, sementara dua merek serupa bisa merujuk badan hukum yang sama sekali berbeda.

Nama berbeda bisa memiliki alasan yang sah, seperti distributor, agen, atau perusahaan grup yang keterlibatannya telah dijelaskan. Minta pengaturan secara tertulis dan nilai apakah dokumen mendukungnya. ‘Bagian dari grup kami’ adalah petunjuk untuk diperiksa, bukan pengganti identifikasi pihak yang wajib mengirim barang atau mengembalikan uang.

Bedakan juga jenis faktur. Faktur pajak Tiongkok, faktur komersial ekspor, dan faktur VAT Eropa memiliki tujuan berbeda. Hasil verifikasi faktur Tiongkok tidak memvalidasi registrasi VAT Uni Eropa. Faktur komersial dapat mendokumentasikan penjualan ekspor tanpa menjadi faktur pajak yang bisa diperiksa dalam sistem fapiao Tiongkok.

Untuk faktur pajak Tiongkok yang didukung, verifikasi faktur dapat membantu memeriksa informasi yang tercatat. Bandingkan penerbit dengan perusahaan yang diteliti. Jika hanya memiliki faktur komersial, fokuskan pemeriksaan pada penerbit, pesanan, dan dokumen pendukung transaksi, bukan memaksakannya ke alat yang tidak sesuai.

Instruksi pembayaran juga perlu dibandingkan tersendiri. Perubahan penerima tanpa penjelasan tetap belum terselesaikan meskipun semua nomor faktur lolos pemeriksaan. Konfirmasikan perubahan melalui saluran kontak yang ditetapkan secara independen, lalu dapatkan dokumen yang diwajibkan prosedur pembelian dan perbankan Anda.

Berkas pemasok yang berguna

Buat satu catatan singkat yang membedakan bukti dari pertanyaan terbuka. Kolom berikut biasanya lebih berguna daripada satu label hijau ‘terverifikasi’:

• Identitas Tiongkok daratan: nama resmi Mandarin, USCC, sumber, dan tanggal pencocokan perusahaan.
• Registrasi Eropa jika diklaim: negara penerbit, nomor tepat, pemegang, dan jawaban verifikasi yang disimpan.
• Para pihak dalam transaksi: penjual kontraktual, penerbit faktur, penerima pembayaran, dan hubungan yang didukung dokumen.
• Hal yang belum selesai: bukti spesifik yang masih kurang dan orang yang bertanggung jawab mencarinya.

Contohnya: ‘Perusahaan daratan cocok; nomor Eropa milik distributor yang disebut pemasok; penjual pada revisi kontrak masih perlu dikonfirmasi.’ Catatan itu memberi tahu pemeriksa berikutnya apa yang tersisa. ‘Pemasok terverifikasi’ menyembunyikan perbedaannya dan dapat membuat rekan menyetujui faktur lain berdasarkan bukti pengaturan sebelumnya.

Untuk pesanan ulang, periksa perubahan penjual, negara penerbit, penerbit faktur, atau penerima rekening bank. Memakai kembali catatan perusahaan yang tidak berubah menghemat kerja, tetapi menerapkannya pada entitas baru tidak tepat. Letakkan tanggal tiap pemeriksaan di samping fakta yang didukung, bukan memberikan satu tanggal tinjauan untuk seluruh dokumen.

Terakhir, validasi nomor saja tidak menentukan VAT impor, mekanisme reverse charge, pembebasan, atau hak pengkreditan pajak masukan. Hasilnya bergantung pada transaksi dan aturan yang berlaku. Berikan identitas pihak sebenarnya dan dokumen kepada penasihat keuangan. Alat perusahaan dan faktur ChinaValidate membantu memeriksa bukti Tiongkok daratan; gunakan VIES dan otoritas pajak nasional untuk pertanyaan registrasi Eropa.