Çin Vergi Numarası ve VIES

Tedarikçiniz Çin vergi numarasını gönderir. VIES'e girdiğinizde Çin'i seçemez ve şirketin kayıtlı olup olmadığını düşünmeye başlarsınız. Ya da satın alma sisteminiz yalnızca Avrupa KDV formatını kabul eder ve tedarikçiyi kaydetmenize izin vermez.

Bu sorunların hiçbiri Çinli şirketin sahte olduğunu göstermez. Önce numarayı hangi ülkenin verdiğini, hangi şirkete ait olduğunu ve kontrolün neyi kanıtlaması gerektiğini belirleyin. Çin ana karasındaki bir şirketin yerel vergi kimliği ile bir AB ülkesinde yapılan KDV kaydı farklı kayıtlardır. Bir işletme ikisine de sahip olabilir, ancak biri diğerine dönüştürülemez.

Bu rehber üç yaygın satın alma durumunu ele alır: tedarikçi yalnızca Çin numarası verir, ayrıca Avrupa KDV kaydı olduğunu belirtir veya faturayı başka bir şirket düzenler. Her durumda farklı bir kontrol gerekir.

Elinizdeki numarayı tanıyın

Birleşik Sosyal Kredi Kodu almış Çin tüzel kişileri ve diğer kuruluşlar için 18 karakterli USCC, vergi mükellefi kimlik numarası olarak da kullanılır. Bu kural Devlet Vergi İdaresinin 2015 tarihli 66 sayılı duyurusunda yer alır. Duyuru diğer mükellef türlerini de düzenler; dolayısıyla her Çin vergi kimliği 18 karakterli bir şirket kodu değildir.

AB KDV kimlik numarası ise bir üye ülkenin vergi idaresi sistemi kapsamında verilir. Biçimler ülkeye göre değişir. Birkaç ülkede faaliyet gösteren işletmenin birden fazla kayda ihtiyacı olabilir. Avrupa Komisyonunun KDV numaraları açıklaması bu ulusal kimlikleri ve kullanım amaçlarını anlatır.

Sunulan bilgi	Yararlı kontrol	Yanıtlanması gereken konu
Çince yasal unvan ve USCC	Kodu Çin ana karasındaki şirket sicil kaydıyla eşleştirin.	Siparişinizi gerçekten bu şirket mi satıyor?
Bir AB ülkesinin verdiği KDV numarası	Doğru ülke ve numarayı VIES veya ilgili vergi idaresi üzerinden kontrol edin.	Kayıt kime ait ve bu tüzel kişi satışa nasıl katılıyor?
Fatura veya ticari fatura	Düzenleyeni ve belge türünü belirleyip uygun doğrulama yolunu seçin.	Belge kararlaştırılan işlemi yansıtıyor mu?

Bu kontroller birbirini tamamlar. Hiçbiri tedarikçinin, ürünlerin veya satın almanın KDV uygulamasının bütünüyle onaylandığı anlamına gelmez.

Yalnızca Çin numarası varsa

Bir alıcının Çin ana karasındaki üreticiyi Avrupa satın alma sistemine eklediğini düşünün. Formdaki zorunlu alan ‘KDV numarası’ olarak adlandırılmıştır ve otomatik VIES sorgusu yapar. Üretici işletme ruhsatını ve USCC'sini sunar; ancak form kayıt tamamlanmadan veriyi reddeder.

İlk sorun formun kapsamıdır. VIES, ilgili Avrupa kayıtları için ulusal KDV sistemlerinden bilgi alır; dünya çapında şirket veya vergi numarası dizini değildir. USCC'yi Avrupa KDV numarasına çeviren bir Çin seçeneği yoktur. Ülke öneki eklemek ya da karakter silmek de numaranın türünü değiştirmez.

Formu çözün, şirketi doğrulayın

1. Asıl kimlik numarasını koruyun. USCC'yi verildiği biçimde, Çince yasal unvan ve okunaklı ruhsat kopyasıyla saklayın. Personelin tedarikçiyi tanımasını kolaylaştırıyorsa İngilizce ticari adı ayrı bir alana ekleyebilirsiniz.
2. Yabancı tedarikçi yolunu kullanın. AB dışı vergi kimliklerinin nereye girileceğini sistem sorumlusuna sorun. AB dışı tedarikçi seçeneği, ayrı vergi kimliği alanı veya onaylı manuel kayıt süreci uygun olabilir. Doğrulama hatasını aşmak için numara uydurmayın.
3. Ana kara sicilini kontrol edin. Yasal unvanı veya USCC'yi Çin şirket sicilinde ya da şirket bilgisi hizmetinde arayın. Bulunan tüzel kişiyi ruhsat ve planlanan satıcıyla karşılaştırın.

Tanımakta yarar olan Çince alan adları, USCC için 统一社会信用代码 ve vergi mükellefi kimliği için 纳税人识别号 ifadeleridir. Bunlar kaynak alanı bulmanızı sağlar. Çeviri, bu ifadeleri tedarikçinin AB'de KDV kaydı bulunduğu iddiasına dönüştürmemelidir.

Kod yapısını incelemek için USCC doğrulayıcısını, ardından şirketi bulmak için Şirket Arama aracını kullanın. Matematiksel olarak doğru bir kod, işletmenin varlığını veya e-posta gönderen kişinin onu temsil yetkisini kanıtlamaz. Sicille eşleştirme ayrı bir adımdır.

Tedarikçi kabul notuna somut sonuç yazın: ‘Çin şirket kimliği eşleştirildi; yerel vergi kimliği kaydedildi; AB KDV kaydı sunulmadı.’ Bu ifade, form sınırlamasını şirket hakkında bulgu gibi gösteren ‘KDV başarısız’ notundan daha açıktır.

Şirket adı uyuşmuyorsa bunu yalnızca biçim sorunu olarak görmeyin. Tedarikçiden farkı açıklamasını isteyin. Başka şirketin ruhsatından kopyalanan numara, biçimi doğru görünse bile o şirkete aittir. Kaynak belgeyi bulmak için Çin şirket vergi numarası rehberimize bakın.

Ayrı bir Avrupa kaydı varsa

Çin ana karasındaki tedarikçi, örneğin yerel ticari faaliyetleri nedeniyle bir AB ülkesinde de KDV kaydı olduğunu söyleyebilir. Merkezi Çin'de diye bu iddiayı reddetmeyin. Ulusal kurallar, ülkede yerleşik olmayan işletmelere kayıt yükümlülüğü getirebilir. İrlanda vergi idaresinin rehberi resmî bir örnek sunar; yükümlülükler ülkeye ve faaliyete bağlıdır.

Numarayı veren ülkeyi, tam KDV numarasını ve kayıt sahibinin yasal unvanını isteyin. Sahibin Çin şirketinin kendisi mi, Avrupa iştiraki mi yoksa satışta yer alan başka bir işletme mi olduğunu da sorun. Grup adı, depo adresi veya satış görevlisinin imzası bu kimlik sorusunu yanıtlamaz.

Pratik bir talep şöyle olabilir: ‘KDV numarası ve veren ülkeyi, kayıttaki yasal unvan ve adresi, ayrıca bu siparişi satan şirketin kimlik bilgilerini gönderir misiniz?’ Numaranın kime ait olduğu belirsizse kayıt belgesi isteyin. Bu temel gerçekleri belirlemek için tedarikçinin vergi hesabına veya şifresine ihtiyacınız yoktur.

Sonucu doğru yorumlayın

Gerçek Avrupa numarasını resmî VIES doğrulayıcısına doğru ülkeyi seçerek girin. Verilen numarayı koruyun ve ülke öneki için arayüz talimatlarını izleyin. İş arkadaşlarınızın neyin kontrol edildiğini görmesi için yanıtı ve tarihi saklayın.

Sonuç	Yapılacak işlem
Geçerli	Sonucu kaydedin; sahibi verilen unvan ve adresle eşleştirip satıştaki rolünü belirleyin.
Geçersiz	Önce aktarım hatasını ve ülkeyi kontrol edin. Tedarikçiden kayıt veya etkinleştirme durumunu vergi idaresiyle çözmesini isteyin.
Hizmet kullanılamıyor	Teknik hatayı kaydedip sonra tekrar deneyin. Sistem arızasını geçersiz kayıt olarak yazmayın.
Unvan veya adres doğrulanmadı	Şirketin sağladığı bilgilerle ilgili ulusal makamdan teyit isteyin.

Geçersiz sonuç, bulunmayan numara, tamamlanmamış kayıt veya AB içi işlemler için etkinleştirme eksikliğinden kaynaklanabilir. Güncellemelerin görünmesi de zaman alabilir. AB'nin VIES rehberi bu olasılıkları ve ulusal teyit yollarını açıklar. Çözülmeyen sonuç açık kalmalıdır; tedarikçinin güvencesi teyidin yerini tutmaz.

Aynı şekilde, geçerli sonuç Avrupa iştirakini Çin ana karasındaki üreticiye dönüştürmez. Belirlenen kayıt sahibinin vergi kaydıyla ilgili bir soruyu yanıtlar. Şirketler marka veya ortak sahipliği paylaşsa bile ana kara USCC'sini ve Avrupa KDV kaydını ayrı tutun.

Ticari düzenlemeyi netleştirin

Çin'de üretim şirketi ve Avrupa'da dağıtım iştiraki bulunan varsayımsal bir tedarikçiyi düşünün. İştirakin KDV numarası geçerlidir, fakat teklifte Çin şirketi yazmaktadır. Siparişi onaylamadan önce sözleşmeyi kimin imzalayacağını, faturayı kimin düzenleyeceğini ve ödemeyi kimin alacağını sorun.

Satışı iştirak yapıyor olabilir veya Çin şirketi ayrı lojistik desteğiyle satıyor olabilir. Bunlar farklı düzenlemelerdir. Bir tüzel kişi için olumlu VIES sonucu, tarafların hangi düzenlemeyi amaçladığını belirlemez. Numarası en kolay doğrulanan şirketi seçmek yerine tutarlı belgeler alın.

Faturada başka şirket varsa

Üçüncü durum, görünüşte başarılı bir kontrolün ardından ortaya çıkar. Alıcı tedarikçinin USCC'sini veya Avrupa kaydını doğrulamışken farklı adlı bir fatura alır. Satış görevlisi ve ürünler değişmediği için eski sonucu yeniden kullanmak cazip gelebilir.

Bunun yerine belgeleri yan yana koyun. Sözleşmedeki satıcıyı, fatura düzenleyeni, vergi numarası sahibini ve ödeme alıcısını karşılaştırın. Logoları değil, tam yasal unvanları ve kimlik numaralarını kullanın. İki İngilizce ad aynı Çince unvanın çevirisi olabilir; benzer iki marka da bütünüyle farklı tüzel kişileri gösterebilir.

Farklı adın, önceden açıklanmış distribütör, acente veya grup şirketi gibi meşru bir gerekçesi olabilir. Düzenlemeyi yazılı isteyin ve belgelerin bunu destekleyip desteklemediğini değerlendirin. ‘Grubumuzun parçası’ ifadesi araştırılacak bir ipucudur; teslimat veya iade borcunu taşıyan tarafın belirlenmesinin yerini tutmaz.

Belge türlerini de ayırın. Çin vergi faturası, ihracat ticari faturası ve Avrupa KDV faturası farklı amaçlara hizmet eder. Çin faturası doğrulama sonucu AB KDV kaydını doğrulamaz. Ticari fatura, Çin fapiao sisteminde sorgulanabilen bir vergi faturası olmadan da ihracat satışını belgeleyebilir.

Desteklenen bir Çin vergi faturasında fatura doğrulama, kayıtlı bilgileri kontrol etmeye yardımcı olabilir. Düzenleyeni araştırdığınız şirketle karşılaştırın. Yalnızca ticari faturanız varsa onu uygun olmayan araca zorlamak yerine düzenleyene, siparişe ve işlem belgelerine odaklanın.

Ödeme talimatları ayrıca karşılaştırılmalıdır. Faturadaki tüm numaralar kontrolü geçse bile açıklanmayan alıcı değişikliği çözülmemiştir. Değişikliği bağımsız biçimde kurulmuş iletişim kanalıyla doğrulayın ve satın alma ile banka prosedürlerinizin gerektirdiği belgeleri alın.

İşe yarayan tedarikçi kaydı

Kanıtları açık sorulardan ayıran kısa bir kayıt tutun. Aşağıdaki alanlar genellikle tek bir yeşil ‘doğrulandı’ etiketinden daha yararlıdır:

• Ana kara kimliği: Çince yasal unvan, USCC, şirket eşleştirmesinin kaynağı ve tarihi.
• İddia ediliyorsa Avrupa kaydı: veren ülke, tam numara, kayıt sahibi ve saklanan doğrulama yanıtı.
• İşlem tarafları: sözleşmedeki satıcı, fatura düzenleyen, ödeme alıcısı ve aralarındaki belgelenmiş ilişkiler.
• Açık konu: eksik olan somut kanıt ve bunu tamamlayacak kişi.

Örneğin: ‘Ana kara şirketi eşleştirildi; Avrupa numarası belirtilen distribütöre ait; revize sözleşmedeki satıcı henüz teyit edilecek.’ Bu not sonraki inceleyene kalan işi gösterir. ‘Tedarikçi doğrulandı’ ayrımları gizler ve bir iş arkadaşının farklı faturayı eski düzenlemenin kanıtlarıyla onaylamasına yol açabilir.

Tekrar siparişlerde satıcı, veren ülke, fatura düzenleyen veya banka alıcısı değişikliklerini inceleyin. Değişmeyen şirket kaydını yeniden kullanmak iş yükünü azaltır; bunu yeni bir tüzel kişiye uygulamak doğru değildir. Her kontrol tarihini desteklediği bilginin yanına yazın; klasördeki tüm belgelere tek tarih vermeyin.

Son olarak, numara doğrulaması tek başına ithalat KDV'sini, tersine vergilendirmeyi, istisnayı veya girdi KDV'sinin indirim hakkını belirlemez. Sonuçlar işleme ve geçerli kurallara bağlıdır. Mali danışmanınıza gerçek tarafları ve belgeleri sunun. ChinaValidate'in şirket ve fatura araçları ana kara kanıtlarını incelemeye yardımcı olur; Avrupa kayıtları için VIES'i ve ulusal vergi idarelerini kullanın.