Китайський податковий номер і VIES

Постачальник надсилає китайський податковий номер. Ви вводите його у VIES, не можете вибрати Китай і сумніваєтеся, чи зареєстрована компанія. Або закупівельна система приймає лише європейський формат номера ПДВ та не дозволяє зберегти постачальника.

Жодна з цих проблем не доводить, що китайська компанія фіктивна. Спочатку з'ясуйте, яка країна видала номер, якій компанії він належить і що саме має підтвердити перевірка. Внутрішній податковий ідентифікатор компанії материкового Китаю та реєстрація ПДВ у країні ЄС — різні записи. Компанія може мати обидва, але перетворити один номер на інший неможливо.

Посібник розглядає три поширені закупівельні ситуації: постачальник надає лише китайський номер, заявляє також про європейську реєстрацію ПДВ або рахунок виставляє інша компанія. Кожна потребує окремого підходу.

Визначте тип номера

Для китайських юридичних осіб та інших організацій, які отримали Єдиний код суспільної кредитоспроможності, 18-символьний USCC також є ідентифікатором платника податків. Це встановлено оголошенням Державного податкового управління № 66 за 2015 рік. Документ регулює й інші категорії платників, тому не кожний китайський податковий ідентифікатор є 18-символьним кодом компанії.

Натомість ідентифікаційний номер ПДВ ЄС видають у межах податкової системи держави-члена. Формат залежить від країни. Компанії, що працює в кількох державах, може знадобитися кілька реєстрацій. Пояснення Європейської комісії щодо номерів ПДВ описує ці національні ідентифікатори та їх призначення.

Отримані відомості	Корисна перевірка	Що ще треба встановити
Китайська юридична назва та USCC	Зіставте код із реєстраційним записом компанії материкового Китаю.	Чи саме ця компанія продає ваше замовлення?
Номер ПДВ, виданий країною ЄС	Перевірте правильну країну й номер через VIES або відповідний податковий орган.	Кому належить реєстрація та як ця особа бере участь у продажу?
Рахунок або комерційний інвойс	Визначте видавця й тип документа, потім оберіть відповідний спосіб перевірки.	Чи відображає документ погоджену операцію?

Ці перевірки доповнюють одна одну. Жодна не є загальним схваленням постачальника, його товарів або податкового режиму вашої покупки.

Лише китайський номер

Уявімо покупця, який додає виробника з материкового Китаю до європейської закупівельної системи. Обов'язкове поле називається «номер ПДВ» і автоматично звертається до VIES. Виробник надає бізнес-ліцензію та USCC, але форма відхиляє запис ще до завершення введення.

Першочергова проблема — сфера застосування форми. VIES отримує відомості про відповідні європейські реєстрації з національних систем ПДВ; це не всесвітній каталог компаній або податкових номерів. Немає опції «Китай», яка перетворить USCC на європейський номер ПДВ. Додавання префікса країни чи видалення символів не змінює тип ідентифікатора.

Налаштуйте введення та перевірте особу

1. Збережіть початковий ідентифікатор. Запишіть USCC без змін разом із китайською юридичною назвою та читабельною копією ліцензії. Англійську комерційну назву можна залишити окремо, якщо так співробітникам легше впізнавати постачальника.
2. Скористайтеся процедурою для іноземних постачальників. Запитайте відповідального за систему, куди вносити податкові ідентифікатори з-поза ЄС. Може підійти окрема опція, спеціальне поле або затверджена ручна процедура. Не вигадуйте номер для обходу помилки.
3. Перевірте китайський реєстр. Знайдіть юридичну назву або USCC у китайському реєстрі підприємств чи інформаційному сервісі. Порівняйте знайденого суб'єкта з ліцензією та запланованим продавцем.

Корисно впізнавати китайські назви полів: 统一社会信用代码 позначає USCC, а 纳税人识别号 — ідентифікатор платника податків. Вони допомагають знайти вихідні відомості. Переклад не повинен перетворювати ці написи на заяву про реєстрацію постачальника як платника ПДВ в ЄС.

Скористайтеся валідатором USCC для перевірки структури коду, а потім пошуком компаній для пошуку підприємства. Математично правильний код не доводить існування компанії або повноважень автора листа представляти її. Зіставлення з реєстром є окремим кроком.

У картці постачальника запишіть конкретний результат: «Китайську компанію ідентифіковано; внутрішній податковий номер збережено; реєстрацію ПДВ ЄС не надано». Це ясніше за «ПДВ не пройшов перевірку», що подає обмеження форми як висновок про підприємство.

Якщо назва не збігається, більше не розглядайте це як проблему формату. Попросіть постачальника пояснити розбіжність. Номер, скопійований із ліцензії іншої компанії, усе одно належить їй, навіть якщо виглядає правильно. Пошук вихідного документа описаний у нашому посібнику з китайських податкових номерів.

Окрема європейська реєстрація

Постачальник із материкового Китаю може повідомити, що також має реєстрацію ПДВ у країні ЄС, наприклад через місцеві торговельні операції. Не відкидайте це лише тому, що головний офіс у Китаї. Національні правила можуть вимагати реєстрації від підприємств без постійного місця діяльності в країні. Роз'яснення податкової служби Ірландії є офіційним прикладом; обов'язки залежать від держави та діяльності.

Запитайте країну видачі, точний номер ПДВ і юридичну назву зареєстрованого власника. Уточніть, чи ним є сама китайська компанія, європейська дочірня структура або інший учасник продажу. Назва групи, адреса складу чи підпис менеджера не визначають цю особу.

Практичний запит: «Надішліть номер ПДВ та країну видачі, назву й адресу в цій реєстрації, а також дані компанії, яка продає це замовлення». Якщо належність номера залишається незрозумілою, попросіть підтвердження реєстрації. Для встановлення цих базових фактів не потрібні доступ до податкового кабінету постачальника чи його пароль.

Точно прочитайте результат

Введіть справжній європейський номер в офіційному сервісі VIES, обравши правильну країну. Зберігайте виданий номер і дотримуйтеся інструкцій інтерфейсу щодо префікса. Збережіть відповідь і дату, щоб колеги бачили, що саме перевірено.

Результат	Дія
Чинний	Збережіть відповідь, порівняйте власника з наданими назвою й адресою та встановіть його роль у продажу.
Нечинний	Спочатку перевірте перенесення номера й країну. Попросіть постачальника з'ясувати реєстрацію або активацію у своєму податковому органі.
Сервіс недоступний	Зафіксуйте технічну помилку та спробуйте пізніше. Не записуйте збій як нечинну реєстрацію.
Назву чи адресу не підтверджено	Зверніться по підтвердження до відповідного національного органу, використовуючи дані компанії.

Негативний результат може означати неіснуючий номер, незавершену реєстрацію або відсутність активації для операцій усередині ЄС. Оновлення також можуть відображатися із затримкою. Посібник ЄС щодо VIES пояснює ці випадки та національні шляхи підтвердження. Невирішений результат залишається відкритим; запевнення постачальника не замінює підтвердження.

Так само позитивний результат не перетворює європейську дочірню компанію на китайського виробника. Він відповідає на питання про реєстрацію визначеного власника. Зберігайте USCC материкової компанії та європейську реєстрацію ПДВ окремо, навіть за спільної марки або власників.

З'ясуйте схему продажу

Розгляньмо умовного постачальника з китайською виробничою компанією та європейською збутовою дочірньою структурою. Номер ПДВ останньої підтверджений, але пропозиція називає китайську фірму. До погодження замовлення запитайте, хто підпише договір, виставить рахунок і отримає платіж.

Продавцем може бути дочірня компанія або китайська фірма з окремою логістичною підтримкою. Це різні домовленості. Позитивний результат VIES для однієї особи не визначає, що погодили сторони. Отримайте узгоджені документи, а не обирайте компанію, номер якої найпростіше перевірити.

Інша компанія в рахунку

Третя ситуація виникає після начебто успішної перевірки. Покупець зіставив USCC постачальника чи підтвердив європейську реєстрацію, а потім отримав рахунок з іншою назвою. Оскільки менеджер і товари не змінилися, виникає спокуса повторно використати попередній результат.

Натомість розкладіть документи поруч. Порівняйте продавця за договором, видавця рахунку, власника податкового номера та отримувача платежу. Використовуйте повні юридичні назви й ідентифікатори, а не логотипи. Дві англійські назви можуть бути перекладами однієї китайської, а дві схожі марки — позначати зовсім різні юридичні особи.

Інша назва може мати законне пояснення: розкритий дистриб'ютор, агент або компанія групи. Попросіть письмово описати домовленість і оцініть, чи підтверджують її документи. «Це частина нашої групи» — підказка для перевірки, а не заміна визначенню особи, яка зобов'язана поставити товар чи повернути кошти.

Розрізняйте також типи документів. Китайський податковий рахунок-фапяо, експортний комерційний інвойс та європейський рахунок із ПДВ мають різні цілі. Перевірка китайського рахунку не підтверджує реєстрацію ПДВ ЄС. Комерційний інвойс може документувати експорт, не будучи податковим рахунком, який можна перевірити в китайській системі фапяо.

Для підтримуваного китайського податкового рахунку перевірка рахунків допомагає зіставити зареєстровані відомості. Порівняйте видавця з дослідженою компанією. Якщо маєте лише комерційний інвойс, перевіряйте його видавця, замовлення та документи операції, а не вводьте його в невідповідний сервіс.

Платіжні інструкції також треба порівнювати окремо. Непояснена зміна отримувача залишається проблемою, навіть якщо всі номери в рахунку пройшли перевірку. Підтвердьте зміну через незалежно встановлений канал зв'язку й отримайте документи, передбачені вашими закупівельними та банківськими процедурами.

Корисне досьє постачальника

Ведіть короткий запис, що відокремлює докази від відкритих питань. Ці поля зазвичай корисніші за один зелений напис «перевірено»:

• Материкова компанія: китайська юридична назва, USCC, джерело й дата зіставлення з реєстром.
• Європейська реєстрація, якщо заявлена: країна видачі, точний номер, власник і збережена відповідь перевірки.
• Сторони операції: продавець за договором, видавець рахунку, отримувач платежу та підтверджені документами зв'язки між ними.
• Відкрите питання: конкретний відсутній доказ і відповідальний за його отримання.

Наприклад: «Материкову компанію ідентифіковано; європейський номер належить заявленому дистриб'ютору; продавця в зміненому договорі ще не підтверджено». Такий запис показує наступному перевіряльнику, що лишилося зробити. «Постачальника перевірено» приховує відмінності й може спричинити погодження іншого рахунку на підставі матеріалів попередньої домовленості.

Для повторних замовлень відстежуйте зміни продавця, країни видачі номера, видавця рахунку або банківського отримувача. Повторне використання незміненого запису економить роботу, але не дозволяє переносити його на нову особу. Дату кожної перевірки ставте біля факту, який вона підтверджує, а не призначайте одну дату всім документам.

Нарешті, сама перевірка номера не визначає імпортний ПДВ, зворотне нарахування податку, звільнення чи право на відрахування вхідного ПДВ. Це залежить від операції та застосовних правил. Передайте фінансовому консультанту фактичні дані сторін і документи. Інструменти ChinaValidate для компаній та рахунків допомагають із материковими доказами; європейські реєстрації перевіряйте через VIES і національні податкові органи.