Chinesische Steuernummern und VIES

Ihr Lieferant schickt eine chinesische Steuernummer. Sie geben sie in VIES ein, können China nicht auswählen und fragen sich, ob das Unternehmen überhaupt registriert ist. Oder Ihr Einkaufssystem akzeptiert nur europäische Umsatzsteuerformate und lässt den Lieferanten nicht speichern.

Beides beweist nicht, dass das chinesische Unternehmen erfunden ist. Klären Sie zuerst, welches Land die Nummer vergeben hat, welchem Unternehmen sie gehört und was die Prüfung belegen soll. Die inländische Steuerkennung eines Unternehmens auf dem chinesischen Festland und eine Umsatzsteuerregistrierung in einem EU-Land sind unterschiedliche Datensätze. Ein Unternehmen kann beides besitzen; die eine Nummer lässt sich jedoch nicht in die andere umwandeln.

Dieser Leitfaden behandelt drei häufige Einkaufssituationen: Der Lieferant nennt nur eine chinesische Nummer, behauptet zusätzlich eine europäische Umsatzsteuerregistrierung oder lässt eine andere Firma die Rechnung ausstellen. Jeder Fall erfordert eine andere Prüfung.

Die erhaltene Nummer einordnen

Bei chinesischen juristischen Personen und anderen Organisationen, die einen Unified Social Credit Code erhalten haben, dient der 18-stellige USCC zugleich als steuerliche Identifikationsnummer. Das bestimmt die Bekanntmachung Nr. 66 von 2015 der staatlichen Steuerverwaltung. Sie regelt auch andere Steuerpflichtigengruppen; nicht jede chinesische Steuerkennung ist deshalb ein 18-stelliger Unternehmenscode.

Eine EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird dagegen im Zuständigkeitsbereich der Steuerverwaltung eines Mitgliedstaats vergeben. Die Formate unterscheiden sich nach Land. Wer in mehreren Ländern tätig ist, kann mehrere Registrierungen benötigen. Die Erläuterung der Europäischen Kommission zu Umsatzsteuernummern beschreibt diese nationalen Kennungen und ihren Zweck.

Vorliegende Angabe	Sinnvolle Prüfung	Noch offene Frage
Chinesischer rechtlicher Name und USCC	Den Code mit dem Registereintrag des Festlandunternehmens abgleichen.	Verkauft dieses Unternehmen tatsächlich Ihre Bestellung?
Umsatzsteuer-ID eines EU-Landes	Das richtige Land und die Nummer über VIES oder die zuständige Steuerbehörde prüfen.	Wem gehört die Registrierung, und welche Rolle spielt diese Einheit?
Rechnung oder Handelsrechnung	Aussteller und Dokumentart bestimmen, dann den passenden Prüfweg wählen.	Bildet das Dokument die vereinbarte Transaktion ab?

Diese Prüfungen ergänzen sich. Keine davon ist eine allgemeine Freigabe des Lieferanten, seiner Produkte oder der umsatzsteuerlichen Behandlung Ihres Einkaufs.

Nur eine chinesische Nummer

Stellen Sie sich vor, ein Einkäufer legt einen Hersteller aus Festlandchina in einem europäischen Einkaufssystem an. Das Pflichtfeld heißt „Umsatzsteuer-ID“ und fragt automatisch VIES ab. Der Hersteller liefert seine Geschäftslizenz und seinen USCC. Das Formular weist die Eingabe zurück, bevor der Einkäufer fertig ist.

Das unmittelbare Problem ist der Anwendungsbereich des Formulars. VIES ruft Informationen zu den betreffenden europäischen Registrierungen aus nationalen Umsatzsteuersystemen ab. Es ist kein weltweites Firmen- oder Steuernummernverzeichnis. Es gibt keine China-Auswahl, die einen USCC in eine europäische Umsatzsteuer-ID verwandelt. Ein Länderpräfix hinzuzufügen oder Zeichen zu löschen macht daraus nicht die richtige Kennung.

Formular klären, Identität prüfen

1. Die Originalkennung behalten. Speichern Sie den USCC unverändert zusammen mit dem chinesischen rechtlichen Namen und einer lesbaren Lizenzkopie. Einen englischen Handelsnamen können Sie getrennt ergänzen, damit Mitarbeiter den Lieferanten leichter erkennen.
2. Den Weg für ausländische Lieferanten nutzen. Fragen Sie den Systemverantwortlichen, wo Steuerkennungen aus Nicht-EU-Ländern einzutragen sind. Geeignet können eine Drittlandsoption, ein eigenes Steuer-ID-Feld oder eine freigegebene manuelle Anlage sein. Erfinden Sie keine Nummer, um die Fehlermeldung zu umgehen.
3. Den chinesischen Registereintrag prüfen. Suchen Sie nach dem rechtlichen Namen oder USCC im chinesischen Unternehmensregister oder einem Firmeninformationsdienst. Vergleichen Sie die gefundene Identität mit der Lizenz und dem vorgesehenen Verkäufer.

Wichtige chinesische Feldbezeichnungen sind 统一社会信用代码 für den USCC und 纳税人识别号 für die steuerliche Identifikationsnummer. Sie helfen, die Originalangabe zu erkennen. Eine Übersetzung darf daraus nicht die Aussage machen, der Lieferant verfüge über eine EU-Umsatzsteuerregistrierung.

Mit dem USCC-Prüfer lässt sich die Codestruktur untersuchen; über die Unternehmenssuche finden Sie anschließend die Firma. Ein rechnerisch korrekter Code beweist weder die Existenz des Unternehmens noch die Vertretungsbefugnis Ihres E-Mail-Kontakts. Der Registerabgleich ist ein eigener Schritt.

Notieren Sie bei der Lieferantenanlage ein konkretes Ergebnis: „Chinesische Unternehmensidentität abgeglichen; inländische Steuerkennung gespeichert; EU-Umsatzsteuerregistrierung nicht vorgelegt.“ Das ist klarer als „Umsatzsteuerprüfung fehlgeschlagen“, was eine Formulargrenze wie einen Befund über das Unternehmen erscheinen lässt.

Stimmt der Firmenname nicht überein, behandeln Sie das nicht länger als Formatproblem. Bitten Sie den Lieferanten um eine Erklärung. Eine korrekt aussehende Nummer, die von der Lizenz einer anderen Firma kopiert wurde, bezeichnet weiterhin diese andere Firma. Zur Suche nach dem zugrunde liegenden Dokument dient unser Leitfaden zu chinesischen Steuernummern.

Eine eigene europäische Registrierung

Ein Lieferant aus Festlandchina kann angeben, zusätzlich in einem EU-Land umsatzsteuerlich registriert zu sein, etwa aufgrund seiner dortigen Geschäfte. Verwerfen Sie das nicht allein deshalb, weil der Hauptsitz in China liegt. Nationale Regeln können nicht ansässige Unternehmen zur Registrierung verpflichten. Die Hinweise der irischen Steuerverwaltung liefern ein amtliches Beispiel; die konkreten Pflichten hängen von Land und Tätigkeit ab.

Fragen Sie nach dem ausstellenden Land, der exakten Umsatzsteuer-ID und dem rechtlichen Namen des registrierten Inhabers. Klären Sie auch, ob dies das chinesische Unternehmen selbst, eine europäische Tochtergesellschaft oder ein anderer Beteiligter ist. Konzernname, Lageranschrift oder E-Mail-Signatur des Vertriebs beantworten diese Identitätsfrage nicht.

Eine praktische Anfrage lautet: „Bitte senden Sie uns die Umsatzsteuer-ID samt ausstellendem Land, den dazu registrierten rechtlichen Namen und die Anschrift sowie die Identität des Verkäufers dieser Bestellung.“ Bleibt die Zuordnung unklar, fordern Sie einen Registrierungsnachweis an. Dafür benötigen Sie weder Zugang zum Steuerkonto des Lieferanten noch dessen Passwort.

Das Ergebnis genau lesen

Geben Sie die tatsächliche europäische Nummer im offiziellen VIES-Prüfportal mit der richtigen Länderauswahl ein. Behalten Sie die vergebene Nummer bei und beachten Sie die Hinweise zum Länderpräfix. Speichern Sie Antwort und Datum, damit Kollegen nachvollziehen können, was geprüft wurde.

Ergebnis	Weiteres Vorgehen
Gültig	Ergebnis speichern, Inhaber mit dem angegebenen Namen und der Anschrift abgleichen und dessen Rolle im Verkauf klären.
Ungültig	Zunächst Übertragungsfehler und Länderauswahl prüfen. Den Lieferanten bitten, Registrierung oder Freischaltung mit seiner Steuerbehörde zu klären.
Dienst nicht verfügbar	Technischen Fehler dokumentieren und später erneut versuchen. Eine Störung nicht als ungültige Registrierung erfassen.
Name oder Anschrift unbestätigt	Mit den Angaben des Unternehmens eine Bestätigung bei der zuständigen nationalen Behörde einholen.

Ein ungültiges Ergebnis kann auf eine nicht vorhandene Nummer, eine noch nicht abgeschlossene Registrierung oder eine fehlende Freischaltung für innergemeinschaftliche Geschäfte zurückgehen. Aktualisierungen erscheinen mitunter verzögert. Der VIES-Leitfaden der EU erläutert diese Möglichkeiten und nationale Bestätigungswege. Ein ungeklärtes Ergebnis bleibt offen; eine Zusicherung des Lieferanten ersetzt keine Bestätigung.

Ebenso macht ein gültiges Ergebnis aus einer europäischen Tochtergesellschaft nicht den chinesischen Hersteller. Es beantwortet eine Registrierungsfrage zum identifizierten Inhaber. Führen Sie den Festland-USCC und die europäische Umsatzsteuerregistrierung getrennt, auch bei gemeinsamer Marke oder Eigentümerschaft.

Die Geschäftsbeziehung klären

Ein hypothetischer Lieferant hat eine chinesische Produktionsgesellschaft und eine europäische Vertriebsgesellschaft. Die Umsatzsteuer-ID der Tochter ist gültig, im Angebot steht aber die chinesische Firma. Fragen Sie vor der Auftragsfreigabe, wer den Vertrag unterzeichnet, die Rechnung ausstellt und die Zahlung erhält.

Es könnte sich um einen Verkauf durch die Tochter oder einen Verkauf durch das chinesische Unternehmen mit gesonderter Logistikunterstützung handeln. Das sind unterschiedliche Vereinbarungen. Ein positives VIES-Ergebnis für eine Einheit bestimmt nicht, was die Parteien vereinbart haben. Sorgen Sie für übereinstimmende Unterlagen, statt die Firma mit dem einfachsten Prüfergebnis auszuwählen.

Eine andere Firma auf der Rechnung

Der dritte Fall beginnt nach einer scheinbar erfolgreichen Prüfung. Der Käufer hat den USCC oder eine europäische Registrierung geprüft und erhält dann eine Rechnung mit einem anderen Namen. Weil Ansprechpartner und Produkte unverändert sind, liegt es nahe, das frühere Ergebnis wiederzuverwenden.

Legen Sie stattdessen die Unterlagen nebeneinander. Vergleichen Sie Vertragsverkäufer, Rechnungsaussteller, Inhaber der Steuerkennung und Zahlungsempfänger. Verwenden Sie vollständige rechtliche Namen und Kennungen, nicht Logos. Zwei englische Namen können Übersetzungen desselben chinesischen Namens sein; zwei ähnliche Marken können dagegen völlig verschiedene Rechtsträger bezeichnen.

Ein anderer Name kann einen legitimen Grund haben, etwa einen offengelegten Händler, Vermittler oder eine Konzerngesellschaft. Lassen Sie sich die Vereinbarung schriftlich erläutern und prüfen Sie, ob die Unterlagen sie stützen. „Gehört zu unserer Gruppe“ ist ein zu prüfender Hinweis, kein Ersatz dafür festzustellen, wer Lieferung oder Rückzahlung schuldet.

Unterscheiden Sie außerdem die Dokumentarten. Eine chinesische Steuerrechnung, eine Export-Handelsrechnung und eine europäische Umsatzsteuerrechnung erfüllen unterschiedliche Zwecke. Ein positives chinesisches Rechnungsprüfergebnis bestätigt keine EU-Umsatzsteuerregistrierung. Eine Handelsrechnung kann einen Export dokumentieren, ohne eine im chinesischen Fapiao-System prüfbare Steuerrechnung zu sein.

Bei einer unterstützten chinesischen Steuerrechnung kann die Rechnungsprüfung helfen, die erfassten Angaben abzugleichen. Vergleichen Sie den Aussteller mit dem untersuchten Unternehmen. Liegt nur eine Handelsrechnung vor, prüfen Sie Aussteller, Auftrag und Transaktionsunterlagen, statt sie in ein unpassendes Prüfsystem einzugeben.

Zahlungsanweisungen brauchen einen eigenen Abgleich. Ein unerklärter Empfängerwechsel bleibt offen, selbst wenn jede Nummer auf der Rechnung eine Prüfung besteht. Bestätigen Sie Änderungen über einen unabhängig etablierten Kontaktweg und beschaffen Sie die von Ihren Einkaufs- und Bankprozessen verlangten Unterlagen.

Eine brauchbare Lieferantenakte

Führen Sie eine kurze Übersicht, die Belege von offenen Fragen trennt. Diese Felder helfen meist mehr als ein einzelnes grünes „Geprüft“-Symbol:

• Identität in Festlandchina: chinesischer rechtlicher Name, USCC, Quelle und Datum des Registerabgleichs.
• Europäische Registrierung, falls angegeben: ausstellendes Land, exakte Nummer, Inhaber und gespeicherte Prüfantwort.
• Transaktionsparteien: Vertragsverkäufer, Rechnungsaussteller, Empfänger und dokumentierte Beziehungen zwischen ihnen.
• Offener Punkt: konkret fehlender Nachweis und zuständiger Bearbeiter.

Zum Beispiel: „Festlandunternehmen abgeglichen; europäische Nummer gehört dem angegebenen Händler; Verkäufer im überarbeiteten Vertrag noch zu bestätigen.“ Das zeigt dem nächsten Prüfer, was fehlt. „Lieferant geprüft“ verschleiert die Unterschiede und kann dazu führen, dass ein Kollege eine andere Rechnung mit Belegen aus einer früheren Vereinbarung freigibt.

Bei Folgeaufträgen achten Sie auf Änderungen bei Verkäufer, ausstellendem Land, Rechnungsaussteller oder Bankempfänger. Unveränderte Firmendaten wiederzuverwenden spart Arbeit; sie auf eine neue Einheit zu übertragen ist etwas anderes. Ordnen Sie jedes Prüfdatum dem belegten Sachverhalt zu, statt allen Dokumenten im Ordner ein gemeinsames Datum zu geben.

Die Nummernprüfung entscheidet schließlich nicht allein über Einfuhrumsatzsteuer, Reverse Charge, Steuerbefreiung oder Vorsteuerabzug. Maßgeblich sind Transaktion und geltende Regeln. Geben Sie Ihrer Steuerberatung die tatsächlichen Parteien und Unterlagen. Die Unternehmens- und Rechnungstools von ChinaValidate helfen bei den Festlandbelegen; für europäische Registrierungen nutzen Sie VIES und nationale Steuerbehörden.