เลขภาษีจีนและ VIES

ซัพพลายเออร์ส่งเลขภาษีจีนมาให้ คุณนำไปกรอกใน VIES แต่เลือกประเทศจีนไม่ได้ จึงเริ่มสงสัยว่าบริษัทจดทะเบียนจริงหรือไม่ หรือระบบจัดซื้อยอมรับเฉพาะรูปแบบเลข VAT ของยุโรป ทำให้บันทึกข้อมูลซัพพลายเออร์ไม่ได้

ปัญหาทั้งสองไม่ได้พิสูจน์ว่าบริษัทจีนเป็นบริษัทปลอม ก่อนอื่นต้องทราบว่า ประเทศใดเป็นผู้ออกเลข เลขนั้นเป็นของบริษัทใด และการตรวจครั้งนี้ต้องการยืนยันอะไร เลขภาษีภายในประเทศของบริษัทจีนแผ่นดินใหญ่กับทะเบียน VAT ที่ออกในประเทศสมาชิกสหภาพยุโรปเป็นคนละรายการ บริษัทอาจมีทั้งสองอย่าง แต่แปลงเลขหนึ่งเป็นอีกเลขหนึ่งไม่ได้

บทความนี้อธิบายสามสถานการณ์จัดซื้อที่พบบ่อย ได้แก่ ซัพพลายเออร์ให้เฉพาะเลขจีน อ้างว่ามีทะเบียน VAT ในยุโรปด้วย หรือใบแจ้งหนี้มาจากอีกบริษัทหนึ่ง แต่ละกรณีต้องตรวจต่างกัน

แยกประเภทเลขที่ได้รับ

นิติบุคคลและองค์กรอื่นในจีนที่ได้รับรหัสเครดิตทางสังคมแบบรวมแล้ว ใช้ USCC จำนวน 18 ตัวอักษรเป็นเลขประจำตัวผู้เสียภาษีด้วย ตามประกาศสำนักงานบริหารภาษีแห่งรัฐฉบับที่ 66 ปี 2015 ประกาศยังครอบคลุมผู้เสียภาษีประเภทอื่น จึงไม่ได้หมายความว่าเลขภาษีจีนทุกชนิดเป็นรหัสบริษัท 18 ตัวอักษร

ส่วนเลขประจำตัว VAT ของสหภาพยุโรปออกภายใต้ระบบของหน่วยงานภาษีแต่ละประเทศสมาชิก รูปแบบต่างกันไปตามประเทศ บริษัทที่ทำธุรกิจในหลายประเทศอาจต้องมีหลายทะเบียน คำอธิบายเลข VAT ของคณะกรรมาธิการยุโรป ระบุลักษณะและวัตถุประสงค์ของเลขระดับประเทศเหล่านี้

ข้อมูลที่ได้รับ	การตรวจที่เหมาะสม	สิ่งที่ยังต้องยืนยัน
ชื่อจดทะเบียนภาษาจีนและ USCC	เทียบรหัสกับทะเบียนของบริษัทจีนแผ่นดินใหญ่	บริษัทนี้เป็นผู้ขายสินค้าตามคำสั่งซื้อของคุณจริงหรือไม่
เลข VAT ที่ประเทศสมาชิกสหภาพยุโรปออกให้	ตรวจประเทศและเลขที่ถูกต้องผ่าน VIES หรือหน่วยงานภาษีที่เกี่ยวข้อง	ทะเบียนเป็นของใคร และบุคคลนั้นมีบทบาทใดในการขาย
ใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับสินค้าเชิงพาณิชย์	ระบุผู้ออกและประเภทเอกสารก่อนเลือกช่องทางตรวจ	เอกสารตรงกับธุรกรรมที่ตกลงไว้หรือไม่

การตรวจเหล่านี้ช่วยเสริมกัน ไม่มีรายการใดเป็นการรับรองซัพพลายเออร์ ผลิตภัณฑ์ หรือวิธีปฏิบัติด้าน VAT ของการซื้อทั้งหมด

มีเฉพาะเลขจีน

สมมติผู้ซื้อกำลังเพิ่มผู้ผลิตจีนแผ่นดินใหญ่ในระบบจัดซื้อยุโรป แบบฟอร์มกำหนดให้กรอก ‘เลข VAT’ และเรียก VIES อัตโนมัติ ผู้ผลิตส่งใบอนุญาตประกอบธุรกิจและ USCC มาให้ แต่แบบฟอร์มปฏิเสธข้อมูลก่อนผู้ซื้อจะกรอกเสร็จ

ปัญหาแรกคือขอบเขตของแบบฟอร์ม VIES ดึงข้อมูลทะเบียนยุโรปที่เกี่ยวข้องจากระบบ VAT ของแต่ละประเทศ ไม่ใช่สารบบบริษัทหรือเลขภาษีทั่วโลก ไม่มีตัวเลือกจีนที่เปลี่ยน USCC ให้เป็นเลข VAT ยุโรป การเพิ่มรหัสประเทศหรือลบตัวอักษรก็ไม่เปลี่ยนประเภทของเลข

แก้แบบฟอร์ม แล้วตรวจบริษัท

1. เก็บเลขต้นฉบับไว้ บันทึก USCC ตรงตามที่ได้รับ พร้อมชื่อจดทะเบียนภาษาจีนและสำเนาใบอนุญาตที่อ่านได้ชัด หากชื่อการค้าภาษาอังกฤษช่วยให้พนักงานจำซัพพลายเออร์ได้ ให้เก็บแยกอีกช่องหนึ่ง
2. ใช้ขั้นตอนสำหรับซัพพลายเออร์ต่างประเทศ ถามผู้ดูแลระบบว่าเลขภาษีนอกสหภาพยุโรปต้องกรอกที่ใด อาจใช้ตัวเลือกซัพพลายเออร์นอก EU ช่องเลขภาษีเฉพาะ หรือขั้นตอนบันทึกด้วยมือที่ได้รับอนุมัติ อย่าสร้างเลขขึ้นมาเพื่อให้ผ่านข้อความผิดพลาด
3. ตรวจทะเบียนจีนแผ่นดินใหญ่ ค้นชื่อจดทะเบียนหรือ USCC ในทะเบียนธุรกิจจีนหรือบริการข้อมูลบริษัท แล้วเทียบบุคคลที่พบกับใบอนุญาตและผู้ขายที่ตั้งใจทำสัญญา

ชื่อช่องภาษาจีนที่ควรรู้คือ 统一社会信用代码 สำหรับ USCC และ 纳税人识别号 สำหรับเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ป้ายเหล่านี้ช่วยระบุข้อมูลต้นทาง การแปลต้องไม่เปลี่ยนความหมายเป็นว่าซัพพลายเออร์จดทะเบียน VAT ในสหภาพยุโรปแล้ว

ใช้เครื่องมือตรวจ USCC ดูโครงสร้างรหัส แล้วใช้ค้นหาบริษัท เพื่อค้นตัวบริษัท รหัสที่ถูกต้องทางคณิตศาสตร์ไม่ได้พิสูจน์ว่าบริษัทมีอยู่จริงหรือผู้ส่งอีเมลมีอำนาจเป็นตัวแทน การเทียบกับทะเบียนเป็นอีกขั้นตอนหนึ่ง

ในบันทึกรับซัพพลายเออร์ให้เขียนผลที่ชัดเจน เช่น ‘เทียบตัวตนบริษัทจีนแล้ว เก็บเลขภาษีภายในประเทศแล้ว ยังไม่ได้รับทะเบียน VAT ของ EU’ ชัดกว่าคำว่า ‘VAT ไม่ผ่าน’ ซึ่งทำให้ข้อจำกัดของแบบฟอร์มดูเหมือนเป็นข้อบกพร่องของบริษัท

ถ้าชื่อบริษัทไม่ตรง อย่ามองว่าเป็นเพียงปัญหารูปแบบอีกต่อไป ให้ซัพพลายเออร์อธิบายความต่าง เลขที่คัดลอกจากใบอนุญาตของบริษัทอื่นยังคงเป็นของบริษัทนั้น แม้รูปแบบจะดูถูกต้องก็ตาม วิธีค้นเอกสารต้นทางดูได้จากคู่มือเลขภาษีบริษัทจีนของเรา

มีทะเบียนยุโรปแยกต่างหาก

ซัพพลายเออร์จีนแผ่นดินใหญ่อาจแจ้งว่าจดทะเบียน VAT ในประเทศสมาชิกสหภาพยุโรปด้วย เช่น เนื่องจากกิจกรรมการค้าในพื้นที่ อย่าปฏิเสธคำอ้างเพียงเพราะสำนักงานใหญ่ตั้งอยู่ในจีน กฎของแต่ละประเทศอาจกำหนดให้ธุรกิจที่ไม่มีสถานประกอบการในประเทศต้องจดทะเบียน คำแนะนำของหน่วยงานภาษีไอร์แลนด์ เป็นตัวอย่างทางการหนึ่งกรณี หน้าที่จริงขึ้นอยู่กับประเทศและกิจกรรม

ขอประเทศผู้ออก เลข VAT ที่ครบถ้วน และชื่อจดทะเบียนของผู้ถือเลข ถามด้วยว่าผู้ถือเป็นบริษัทจีนเอง บริษัทลูกในยุโรป หรือธุรกิจอื่นที่ร่วมขาย ชื่อกลุ่มบริษัท ที่อยู่คลังสินค้า หรือลายเซ็นพนักงานขายไม่ตอบคำถามเรื่องตัวตนนี้

อาจขอสั้น ๆ ว่า ‘กรุณาส่งเลข VAT และประเทศผู้ออก ชื่อจดทะเบียนและที่อยู่ในทะเบียนนั้น พร้อมข้อมูลบริษัทที่ขายคำสั่งซื้อนี้’ หากยังไม่ชัดว่าเลขเป็นของใคร ให้ขอหลักฐานทะเบียน ไม่จำเป็นต้องเข้าถึงบัญชีภาษีหรือขอรหัสผ่านของซัพพลายเออร์เพื่อยืนยันข้อเท็จจริงพื้นฐานเหล่านี้

อ่านผลให้ตรงความหมาย

กรอกเลขยุโรปจริงในระบบตรวจ VIES ทางการ โดยเลือกประเทศให้ถูกต้อง คงเลขตามที่ออกและทำตามคำแนะนำเรื่องรหัสประเทศของหน้าจอ เก็บคำตอบและวันที่ไว้เพื่อให้เพื่อนร่วมงานเห็นว่าตรวจอะไรแล้ว

ผล	การดำเนินการ
ใช้ได้	เก็บผล เทียบผู้ถือกับชื่อและที่อยู่ที่ได้รับ และระบุบทบาทในการขาย
ใช้ไม่ได้	ตรวจการคัดลอกเลขและประเทศก่อน ให้ซัพพลายเออร์แก้ปัญหาทะเบียนหรือการเปิดใช้งานกับหน่วยงานภาษี
บริการไม่พร้อมใช้งาน	บันทึกข้อผิดพลาดทางเทคนิคแล้วลองใหม่ภายหลัง อย่าบันทึกระบบขัดข้องว่าเป็นทะเบียนใช้ไม่ได้
ยังยืนยันชื่อหรือที่อยู่ไม่ได้	ขอการยืนยันจากหน่วยงานของประเทศที่เกี่ยวข้องโดยใช้ข้อมูลที่บริษัทให้มา

ผลใช้ไม่ได้อาจเกิดจากไม่มีเลขนั้น ทะเบียนยังไม่เสร็จ หรือยังไม่เปิดใช้สำหรับธุรกรรมภายใน EU ข้อมูลอัปเดตอาจแสดงล่าช้าด้วย คู่มือ VIES ของสหภาพยุโรป อธิบายกรณีเหล่านี้และช่องทางยืนยันระดับประเทศ ผลที่ยังไม่คลี่คลายต้องคงสถานะรอคำตอบ คำรับรองของซัพพลายเออร์ไม่แทนการยืนยัน

เช่นเดียวกัน ผลใช้ได้ไม่ได้ทำให้บริษัทลูกในยุโรปกลายเป็นผู้ผลิตในจีนแผ่นดินใหญ่ ผลนั้นตอบเรื่องทะเบียนของผู้ถือที่ระบุ เก็บ USCC จีนและทะเบียน VAT ยุโรปเป็นคนละรายการ แม้บริษัทจะใช้แบรนด์หรือมีเจ้าของร่วมกัน

ยืนยันรูปแบบการขาย

สมมติซัพพลายเออร์มีบริษัทผลิตในจีนและบริษัทลูกจัดจำหน่ายในยุโรป เลข VAT ของบริษัทลูกใช้ได้ แต่ใบเสนอราคาระบุบริษัทจีน ก่อนอนุมัติคำสั่งซื้อให้ถามว่าใครลงนามสัญญา ใครออกใบแจ้งหนี้ และใครรับเงิน

อาจเป็นการขายโดยบริษัทลูก หรือบริษัทจีนขายโดยมีผู้ให้บริการโลจิสติกส์แยกต่างหาก ทั้งสองเป็นคนละรูปแบบ ผล VIES ที่เป็นบวกของบุคคลหนึ่งไม่ได้กำหนดว่าคู่สัญญาตกลงรูปแบบใด ขอเอกสารให้สอดคล้องกันแทนการเลือกบริษัทที่ตรวจเลขได้ง่ายที่สุด

ใบแจ้งหนี้เป็นชื่อบริษัทอื่น

สถานการณ์ที่สามเริ่มหลังการตรวจที่ดูเหมือนสำเร็จ ผู้ซื้อเทียบ USCC หรือยืนยันทะเบียนยุโรปแล้ว แต่ได้รับใบแจ้งหนี้ที่เป็นอีกชื่อหนึ่ง เมื่อพนักงานขายและสินค้าเหมือนเดิม จึงอาจอยากใช้ผลเดิมต่อทันที

ให้วางเอกสารเทียบกัน ตรวจผู้ขายในสัญญา ผู้ออกใบแจ้งหนี้ ผู้ถือเลขภาษี และผู้รับเงิน ใช้ชื่อจดทะเบียนเต็มกับเลขประจำตัว ไม่ใช่โลโก้ ชื่อภาษาอังกฤษสองชื่ออาจแปลมาจากชื่อจีนเดียวกัน ส่วนแบรนด์ที่คล้ายกันก็อาจเป็นคนละนิติบุคคลโดยสิ้นเชิง

ชื่อที่ต่างอาจมีเหตุผลถูกต้อง เช่น ผู้จัดจำหน่าย ตัวแทน หรือบริษัทในกลุ่มที่ได้แจ้งไว้ ขอคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรและประเมินว่าเอกสารรองรับหรือไม่ คำว่า ‘อยู่ในกลุ่มบริษัทเรา’ เป็นเบาะแสที่ต้องตรวจ ไม่ได้แทนการระบุผู้มีหน้าที่ส่งมอบหรือคืนเงินให้คุณ

ต้องแยกประเภทเอกสารด้วย ใบกำกับภาษีจีน ใบกำกับสินค้าเชิงพาณิชย์สำหรับส่งออก และใบกำกับ VAT ยุโรปมีหน้าที่ต่างกัน ผลตรวจเอกสารจีนไม่ยืนยันทะเบียน VAT ของ EU ใบกำกับสินค้าเชิงพาณิชย์อาจเป็นหลักฐานการขายส่งออกโดยไม่ใช่ใบกำกับภาษีที่ตรวจในระบบฟาเพี่ยวจีนได้

สำหรับใบกำกับภาษีจีนชนิดที่รองรับ การตรวจสอบใบกำกับภาษี ช่วยเทียบข้อมูลที่บันทึกไว้ได้ เปรียบเทียบผู้ออกกับบริษัทที่ค้นคว้า หากมีเพียงใบกำกับสินค้าเชิงพาณิชย์ ให้เน้นผู้ออก รายละเอียดคำสั่งซื้อ และเอกสารธุรกรรม แทนการฝืนนำเข้าระบบตรวจที่ไม่ตรงประเภท

คำสั่งชำระเงินต้องเทียบแยกต่างหากด้วย การเปลี่ยนผู้รับเงินโดยไม่อธิบายยังเป็นประเด็นค้าง แม้เลขทุกตัวในใบแจ้งหนี้จะผ่านการตรวจ ยืนยันการเปลี่ยนผ่านช่องทางติดต่อที่สร้างขึ้นอย่างเป็นอิสระ และขอเอกสารตามกระบวนการจัดซื้อและธนาคารของคุณ

จัดบันทึกซัพพลายเออร์ให้ใช้ได้จริง

เก็บบันทึกสั้นที่แยกหลักฐานออกจากข้อสงสัยที่ยังเปิดอยู่ ช่องข้อมูลต่อไปนี้มักมีประโยชน์กว่าป้ายสีเขียวว่า ‘ตรวจแล้ว’ เพียงป้ายเดียว

• ตัวตนในจีนแผ่นดินใหญ่: ชื่อจดทะเบียนภาษาจีน USCC แหล่งข้อมูลและวันที่เทียบทะเบียนบริษัท
• ทะเบียนยุโรป หากมีการอ้างถึง: ประเทศผู้ออก เลขครบถ้วน ผู้ถือ และผลตรวจที่บันทึกไว้
• ผู้เกี่ยวข้องในธุรกรรม: ผู้ขายตามสัญญา ผู้ออกใบแจ้งหนี้ ผู้รับเงิน และความสัมพันธ์ที่มีเอกสารรองรับ
• เรื่องที่ยังค้าง: หลักฐานใดที่ยังขาดและใครรับผิดชอบติดตาม

ตัวอย่างเช่น ‘เทียบบริษัทจีนแล้ว เลขยุโรปเป็นของผู้จัดจำหน่ายที่ระบุ ผู้ขายในสัญญาฉบับแก้ไขยังต้องยืนยัน’ บันทึกนี้บอกผู้ตรวจคนต่อไปว่าต้องทำอะไร คำว่า ‘ซัพพลายเออร์ผ่านการตรวจ’ ซ่อนความต่างและอาจทำให้เพื่อนร่วมงานอนุมัติอีกใบแจ้งหนี้ด้วยหลักฐานของข้อตกลงก่อนหน้า

เมื่อสั่งซื้อซ้ำ ให้ดูการเปลี่ยนผู้ขาย ประเทศผู้ออกเลข ผู้ออกใบแจ้งหนี้ หรือผู้รับเงินธนาคาร การใช้ทะเบียนบริษัทเดิมที่ไม่เปลี่ยนช่วยลดงานได้ แต่เอาไปใช้กับนิติบุคคลใหม่ไม่ได้ ระบุวันที่ตรวจไว้ข้างข้อเท็จจริงที่รองรับ แทนการใช้วันที่เดียวกับทุกเอกสารในแฟ้ม

ท้ายที่สุด การตรวจเลขเพียงอย่างเดียวไม่ตัดสิน VAT นำเข้า กลไกให้ผู้ซื้อรับภาระชำระภาษีแทน การยกเว้น หรือสิทธิหักภาษีซื้อ ผลเหล่านี้ขึ้นอยู่กับธุรกรรมและกฎที่ใช้ ส่งข้อมูลคู่สัญญาจริงและเอกสารให้ที่ปรึกษาการเงิน เครื่องมือบริษัทและใบกำกับภาษีของ ChinaValidate ช่วยตรวจหลักฐานจีนแผ่นดินใหญ่ ส่วนทะเบียนยุโรปให้ใช้ VIES และหน่วยงานภาษีของแต่ละประเทศ