Cara Mengakses Arsip Pendaftaran Perusahaan Tiongkok

Untuk memperoleh arsip pendaftaran perusahaan di Daratan Tiongkok, tentukan terlebih dahulu apakah Anda memerlukan rincian pendaftaran yang tersedia secara publik atau salinan dokumen yang diajukan ke otoritas pendaftaran. Siapa pun dapat meminta informasi tentang rincian yang terdaftar. Akses ke arsip pendaftaran dasar mengikuti proses yang berbeda, dengan kualifikasi pemohon dan pemeriksaan identitas. Hasil pencarian perusahaan tidak serta merta memberikan Anda akses terhadap anggaran dasar perusahaan atau materi asli perubahan pendaftaran.

Pembedaan ini penting ketika pemasok telah lulus pengecekan perusahaan dasar, tetapi pertanyaan berikutnya memerlukan dokumen: versi anggaran dasar mana yang diarsipkan, apa yang menyertai perubahan tertentu, atau di mana memperoleh hasil informasi pendaftaran yang memuat stempel kueri arsip dari otoritas. Mintalah materi yang menjawab pertanyaan tersebut, daripada memesan “berkas perusahaan lengkap” yang tidak terdefinisi.

Pilih materi yang Anda butuhkan

Frasa Tiongkok 工商档案 umum digunakan untuk arsip pendaftaran perusahaan. Aturan saat ini menggunakan istilah 经营主体登记档案, yang mencakup catatan yang terbentuk selama proses pendaftaran. Pisahkan hal ini dari profil publik perusahaan dan dari laporan komersial yang disusun dari sumber-sumber yang tersedia.

Materi	Berguna untuk	Tempat memulai
1. Profil perusahaan publik	Menemukan entitas dan membaca rincian pendaftaran yang tersedia	Pencarian informasi perusahaan publik
2. Hasil rincian pendaftaran	Memperoleh informasi pendaftaran yang tercatat dalam arsip, dengan stempel kueri dari otoritas jika diminta	Layanan otoritas pendaftaran untuk kueri rincian pendaftaran
3. Salinan dokumen pendaftaran	Memeriksa aplikasi tertentu, dokumen yang diarsipkan, atau perubahan	Layanan kueri arsip, tunduk pada kualifikasi pemohon dan ruang lingkup yang diizinkan

Untuk tugas pertama, panduan pencarian pendaftaran perusahaan menjelaskan pengecekan publik. Penjelasan resmi akses pasar dalam bahasa Inggris dari Shanghai mengidentifikasi Sistem Publikasi Informasi Kredit Perusahaan Nasional sebagai saluran publik untuk informasi pendaftaran. Ini adalah titik awal yang berguna, namun profil publik bukanlah arsip dasar.

Untuk tugas kedua, Pasal 22 dari aturan arsip pendaftaran tahun 2025 menyatakan bahwa organisasi atau individu mana pun dapat mengajukan permohonan kepada otoritas pendaftaran untuk informasi rincian pendaftaran. Aturan ini juga menyediakan ketentuan bagi otoritas untuk menambahkan stempel kueri arsip sesuai kebutuhan pemohon. Spesifikasikan hasil tersebut jika itulah yang diperlukan oleh penerima; jangan berasumsi bahwa laporan komersial yang diunduh menyediakannya.

Akses bergantung pada pemohon

Jalur arsip yang lebih luas diatur oleh Pasal 20 dan 21 dari aturan tersebut. Sebuah bisnis dapat mengakses arsipnya sendiri. Orang-orang tertentu yang saat ini terdaftar memegang posisi atau investasi dapat mengakses arsip bisnis tersebut. Kategori ini mencakup perwakilan hukum perusahaan dan pemegang saham dari perseroan terbatas serta perseroan terbatas tertutup. Hubungan pelanggan, dengan sendirinya, bukan merupakan salah satu kualifikasi ini.

Pengacara yang ditunjuk oleh suatu pihak dapat mengakses arsip yang relevan dengan perkara yang dipercayakan. Aturan tersebut juga mengidentifikasi badan notaris, arbitrase, dan penilaian kehakiman untuk pekerjaan terkait, serta kurator kepailitan untuk bisnis dalam kasus yang mereka tangani. Ini adalah jalur akses yang terdefinisi, bukan janji umum bahwa siapa pun yang membayar perantara dapat memperoleh setiap halaman.

Oleh karena itu, pembeli luar negeri memiliki beberapa tindakan lanjutan yang berbeda. Jika rincian pendaftaran sudah memadai, mintalah informasi tersebut. Jika dokumen yang diarsipkan diperlukan, minta pemasok untuk mengatur akses melalui personel berwenang mereka sendiri atau pertimbangkan pengacara yang diberi instruksi sesuai jika masalah tersebut membutuhkannya. Konfirmasikan penggunaan dan pembagian materi yang dihasilkan. Hak untuk memeriksa berkas tidak menghilangkan kewajiban terkait informasi pribadi, rahasia dagang, atau catatan yang dibatasi.

Beberapa dokumen tetap lebih dibatasi. Aturan tersebut secara terpisah membatasi akses terhadap dokumen persetujuan internal otoritas pendaftaran hanya untuk badan-badan negara tertentu yang menangani kasus yang melibatkan otoritas tersebut. Jangan menggambarkan “arsip lengkap” sebagai hak atas dokumen-dokumen tersebut. Sebutkan dokumen yang diserahkan perusahaan atau peristiwa pendaftaran yang Anda butuhkan sebagai gantinya.

Temukan layanan yang bertanggung jawab

Mulailah dengan nama terdaftar Tiongkok yang tepat dari perusahaan, Kode Kredit Sosial Terpadu (USCC), dan otoritas pendaftaran saat ini. Bidang otoritas biasanya berlabel 登记机关. Gunakan penjelasan otoritas pendaftaran jika izin usaha lama menyebutkan kantor yang berbeda. Nama atau alamat lama pada dokumen Anda adalah alasan untuk memeriksa kustodi, bukan untuk mengirim permintaan yang sama ke beberapa kantor yang tidak terkait.

Ikuti panduan kueri arsip pada situs web layanan pemerintah atau regulasi pasar dari otoritas yang berwenang. Label yang berguna meliputi 登记档案查询 dan 企业登记档案查询. Baca kategori pemohon sebelum mencoba masuk. Halaman bagi perusahaan untuk mengambil dokumen miliknya sendiri belum tentu merupakan layanan data pendaftaran publik.

Portal pendaftaran bisnis Shanghai, misalnya, memiliki entri “Kueri Arsip Pendaftaran” dwibahasa di samping fungsi pendirian, perubahan, dan laporan tahunan. Hal ini menetapkan jalur yang dapat diidentifikasi pada portal tersebut; hal ini tidak menetapkan kelayakan Anda atau berarti setiap otoritas lokal memiliki layar yang sama. Kami memeriksa halaman entri publik, bukan unduhan arsip pribadi yang telah selesai.

Jika perusahaan pindah antar yurisdiksi pendaftaran, tanyakan otoritas mana yang saat ini memegang catatan terkait dan apakah periode yang diminta tersedia melalui layanan onlinenya. Peraturan arsip menyediakan mekanisme migrasi antar otoritas. Akibatnya, dokumen historis dapat menyebutkan otoritas sebelumnya meskipun perusahaan kini terdaftar di tempat lain. Sertakan Kode Kredit Sosial Terpadu (USCC) dan tanggal peristiwa dalam permintaan Anda agar kantor dapat mengidentifikasi subjek dan berkas yang tepat.

Buat permintaan yang spesifik

Permintaan yang efektif mengidentifikasi perusahaan, materi, dan periode. Pernyataan “Kirimkan semuanya” menyulitkan pembedaan antara permintaan informasi publik dengan akses ke dokumen yang diarsipkan. Hal ini juga dapat menghasilkan bundel besar yang justru melewatkan satu amendemen yang sebenarnya Anda butuhkan.

Untuk tinjauan pemasok hipotetis, misalkan pembeli perlu memahami perubahan pada anggaran dasar. Pembeli dapat meminta pemasok untuk memberikan versi yang relevan dengan perubahan tersebut, setiap amendemen terkait, serta catatan yang mengidentifikasi kapan materi tersebut diajukan. Ini adalah contoh permintaan, bukan klaim bahwa perusahaan tertentu memiliki pengajuan seperti itu atau bahwa setiap arsip menggunakan satu judul dokumen.

Mohon berikan anggaran dasar dan setiap amendemen yang relevan dengan perubahan pendaftaran yang ditentukan, dengan mencantumkan nama lengkap Tiongkok perusahaan dan USCC-nya. Sertakan tanggal pengajuan atau tanggal dokumen, dan jelaskan apakah salinan tersebut berasal dari arsip pendaftaran atau dari catatan internal Anda. Jika memperoleh salinan arsip memerlukan permohonan, mohon atur melalui orang yang memenuhi syarat.

Perbedaan antara salinan milik perusahaan dan salinan arsip sangat penting. Berdasarkan Pasal 30 dan 35 Undang-Undang Perseroan, anggaran dasar merupakan bagian dari aplikasi pendirian, dan anggaran dasar yang telah diamendemen harus diserahkan ketika perubahan pendaftaran melibatkan amendemen. Nama file dokumen saja tidak dapat memberi tahu Anda versi mana yang diajukan atau apakah ada amendemen berikutnya.

Jika masalah yang belum terselesaikan adalah perubahan nama, mulailah dengan menemukan tanggalnya melalui pencarian nama lama. Kemudian mintalah materi yang berkaitan dengan peristiwa tersebut. Jika hanya berupa alamat terdaftar saat ini, hasil data pendaftaran mungkin dapat menjawab pertanyaan tanpa perlu meminta aplikasi historis dan dokumen pendukung.

Siapkan aplikasi yang benar

Kueri arsip menggunakan identifikasi nama asli. Pasal 21 menguraikan dokumen pendukung untuk berbagai kategori pemohon. Untuk bisnis yang mengakses arsipnya sendiri melalui orang yang ditunjuk, dokumen tersebut mencakup surat kuasa bisnis atau surat pengantar yang valid serta bukti izin usaha yang ditentukan. Individu terdaftar mengandalkan bukti peran atau investasi yang relevan. Materi pengacara mencakup sertifikat praktik, dokumen firma hukum yang menjelaskan perkara hukum yang diamanatkan, dan pernyataan kueri.

Daftar layanan pemerintah Beijing saat ini mereproduksi perbedaan-perbedaan ini untuk layanan kueri arsip bisnisnya. Gunakan panduan untuk otoritas yang kompeten dan pemohon aktual, termasuk dokumen identitas yang diterima dan proses autentikasi onlinenya. Daftar dokumen dari satu kota bukan bukti bahwa sistem kota lain menerima format unggahan atau kredensial identitas asing yang sama.

Minta pemasok menggunakan proses resmi mereka sendiri. Mereka tidak perlu memberikan Anda kendali atas lisensi bisnis elektronik, kata sandi masuk, atau sesi verifikasi identitas mereka. Jika layanan mendukung operator yang diberi wewenang, pemasok harus menyelesaikan pengaturan tersebut melalui jalur resmi. Tugas Anda adalah memperoleh hasil yang relevan dengan sumber yang jelas, bukan menyamar sebagai perusahaan.

Ketersediaan online tidak menghapus persyaratan kelayakan: Pasal 23 secara tegas menerapkan aturan akses dan identitas yang relevan ke dalam kueri layanan mandiri internet. Jika portal tidak dapat mengautentikasi calon pemohon, konsultasikan bantuan yang diterbitkan oleh otoritas atau instruksi layanan konter. Anggaplah hal ini sebagai masalah akses yang harus diselesaikan, bukan bukti bahwa perusahaan tidak memiliki arsip.

Baca salinan yang dikembalikan dengan cermat

Periksa nama perusahaan dan USCC sebelum menafsirkan halaman apa pun. Kemudian periksa deskripsi dokumen, tanggal peristiwa, urutan halaman, dan lampiran. Dokumen masa pendirian dan amendemen berikutnya keduanya dapat sah sambil menjawab pertanyaan yang berbeda. Simpanlah dalam urutan kronologis, dan pertahankan nama file sumber serta tanggal pengambilan tanpa mengganti tanggal yang dicetak di dalam dokumen.

Pasal 24 menjelaskan salinan arsip terdigitalisasi yang memuat identifikasi relevan dari otoritas atau cap elektronik kueri arsip pada setiap halaman, bersama dengan watermark yang mengidentifikasi pihak yang melakukan kueri. Salinan yang telah memiliki identifikasi atau cap elektronik yang diperlukan dapat diunduh dan dicetak tanpa perlu memperoleh cap tambahan. Pertahankan fitur-fitur tersebut serta file aslinya; tangkapan layar yang dipotong dapat menghilangkan informasi yang diperlukan untuk memahami asal-usul salinan.

Tanda yang terlihat saja tidak menggantikan bukti provenansi. Catat siapa yang memperoleh dokumen tersebut, melalui layanan mana, dan kapan. Jika Anda perlu memastikan bahwa file yang diterima adalah keluaran resmi dari otoritas, gunakan jalur verifikasi atau klarifikasi yang tersedia dari layanan penerbit. Jangan mengada-adakan pemeriksaan kode QR universal atau menggambarkan PDF yang dikirim melalui email sebagai terautentikasi secara independen hanya karena memiliki gambar berwarna merah.

Terakhir, bedakan antara pernyataan yang diarsipkan dengan kesimpulan yang ingin Anda tarik. Dokumen yang diajukan dapat menunjukkan ketentuan yang diserahkan dalam versi tersebut. Dokumen-dokumen ini sendiri tidak membuktikan bahwa kontribusi modal yang dijanjikan telah disetorkan ke perusahaan, bahwa tidak ada dokumen berikutnya yang ada, atau bahwa seorang tenaga penjualan memiliki wewenang untuk kontrak Anda. Bacalah dokumen tertentu sesuai tujuannya, dengan secara eksplisit mencatat adanya amandemen yang hilang atau halaman yang tidak tersedia.

Jika bundel dokumen yang dikembalikan tampak tidak lengkap, jelaskan kekurangan tersebut secara tepat sebelum meminta pencarian ulang. Misalnya, daftar isi mungkin menyebutkan lampiran yang tidak disertakan, atau dokumen berikutnya mungkin merujuk pada amandemen yang tidak ada dalam bundel. Mintalah penyedia salinan untuk mengklarifikasi cakupan yang disediakan dan apakah item yang hilang dapat diperoleh melalui jalur resmi yang sama. Jangan mengisi halaman yang hilang dengan templat yang diunduh dari internet: dokumen model kosong tidak memberikan informasi apa pun tentang apa yang diserahkan oleh perusahaan ini.

Untuk dokumen yang akan diserahkan kepada bank, pengacara, atau penerima lain, sepakati format yang diperlukan dengan penerima tersebut sebelum mengatur penerjemahan. Terjemahan biasa membantu seseorang membaca teks bahasa Mandarin; penerimaan untuk prosedur tertentu mungkin melibatkan persyaratan terpisah. Simpan asli bahasa Mandarin bersama terjemahan dan pertahankan referensi halaman agar penerima dapat mengidentifikasi bagian mana yang diterjemahkan. Hal ini menghindari pembayaran untuk terjemahan yang dipoles dari dokumen yang salah atau versi yang kedaluwarsa.

Mulailah dengan pencarian perusahaan ChinaValidate ketika Anda perlu mengidentifikasi bisnis di Daratan Tiongkok dan meninjau informasi pendaftaran yang tersedia untuknya. Gunakan nama dan kode yang telah dikonfirmasi dalam setiap permintaan arsip berikutnya. Laporan ChinaValidate membantu mengorganisir informasi perusahaan yang dikembalikan; laporan ini bukan merupakan salinan arsip dari otoritas pendaftaran dan tidak memberikan akses terhadap pengajuan yang bersifat terbatas.