Kiểm tra các tài liệu CE của nhà cung cấp Trung Quốc

Một tệp PDF có tên “Giấy chứng nhận CE” không phải là kết luận về sự tuân thủ. Nó có thể là một Tuyên bố phù hợp, báo cáo phòng thí nghiệm, giấy chứng nhận tự nguyện, tài liệu của Cơ quan được chỉ định, hoặc một tài liệu tiếp thị đơn giản. Nó có thể là thật nhưng vẫn chỉ bao gồm bộ chuyển đổi, linh kiện, mẫu mã cũ hơn, thương hiệu khác hoặc nhà sản xuất khác.

Bắt đầu với sản phẩm hoàn chỉnh chính xác mà bạn sẽ đưa vào thị trường EU. Sau đó, thiết lập một đường dẫn từ sản phẩm đó đến lộ trình pháp lý áp dụng, tuyên bố của nhà sản xuất, bằng chứng kỹ thuật, bất kỳ sự tham gia bắt buộc nào của bên thứ ba, và các nhãn mác cùng hướng dẫn trên hàng hóa sản xuất. Tiêu đề tài liệu ít quan trọng hơn việc liệu mọi lớp thông tin có mô tả cùng một đối tượng hay không.

Trước tiên, loại bỏ ý niệm về một giấy chứng nhận CE phổ quát

Dấu CE chỉ áp dụng cho các danh mục sản phẩm được quy định bởi luật EU yêu cầu điều này. Nhà sản xuất xác định các yêu cầu áp dụng, xác định lộ trình đánh giá sự phù hợp, chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật, ký Tuyên bố phù hợp của EU và dán dấu. Tùy thuộc vào luật sản phẩm và lộ trình, nhà sản xuất có thể tự đánh giá hoặc cần một Cơ quan được chỉ định cho các nhiệm vụ cụ thể. Không có cơ quan trung tâm nào của EU cấp một giấy chứng nhận CE duy nhất cho mọi sản phẩm.

Quy trình dán dấu CE chính thức của Ủy ban Châu Âu là điểm khởi đầu chính. Cục Quản lý Chứng nhận và Công nhận Trung Quốc cũng nêu rõ ranh giới tương tự cho các nhà xuất khẩu: Dấu CE là tuyên bố pháp lý của nhà sản xuất; nó không có nghĩa là một cơ quan chính thức của EU hoặc cơ quan khác đã phê duyệt an toàn của sản phẩm và cũng không nêu rõ nguồn gốc.

Đó là lý do tại sao người mua không nên chỉ hỏi, “Giấy chứng nhận CE này có thật không?” Các câu hỏi tốt hơn là: Sản phẩm hoàn chỉnh nào đang được đánh giá? Các đạo luật EU nào áp dụng? Ai chịu trách nhiệm tư cách nhà sản xuất? Lộ trình đánh giá nào đã được sử dụng? Bằng chứng nào hỗ trợ cho tuyên bố? Hàng hóa sản xuất có giữ nguyên cấu hình đã được đánh giá hay không?

Tạo thẻ định danh sản phẩm trước khi đọc các tệp PDF

Sự tuân thủ đi kèm với một sản phẩm xác định, không phải trang danh mục của nhà cung cấp. Tạo một thẻ định danh một trang cho cấu hình mua hàng và gán cho nó một phiên bản. Ít nhất, hãy ghi lại:

• tên sản phẩm bán được, model chính xác, thương hiệu hoặc nhãn riêng, và bản sửa đổi phần cứng;
• các thông số điện, chức năng vô tuyến, bộ chuyển đổi nguồn, pin, bộ sạc, phụ kiện và các mô-đun quan trọng;
• phiên bản phần mềm hoặc firmware khi nó có thể ảnh hưởng đến hành vi được quy định;
• vật liệu, người dùng dự kiến, mục đích sử dụng, điều kiện sử dụng có thể dự đoán và các quốc gia đích;
• trang trại sản xuất, nhà sản xuất pháp lý, nhà nhập khẩu hoặc nhà kinh tế liên quan khác, và thực thể được hiển thị trên nhãn;
• ID mẫu đã phê duyệt, bản vẽ hoặc phiên bản thông số kỹ thuật, thiết kế nghệ thuật, bao bì và phiên bản hướng dẫn.

Không chuẩn hóa bỏ qua các hậu tố model. WL-240, WL-240R, và WL-240-EU có thể liên quan đến thương mại trong khi chứa các mô-đun vô tuyến, bộ chuyển đổi, pin hoặc nhãn khác nhau. Nếu nhà cung cấp nói rằng nhiều biến thể là một dòng sản phẩm, hãy yêu cầu so sánh kỹ thuật, lý do chọn mẫu đại diện và các thay đổi sẽ kích hoạt đánh giá lại. “Vỏ giống nhau” không phải là lý do để biện minh cho việc phân loại vào cùng một dòng sản phẩm.

Giữ thẻ căn cước phù hợp với quy trình phê duyệt mẫu trong Đặt hàng Mẫu Sản phẩm từ Trung Quốc. Ảnh báo cáo nên được so sánh với mẫu kiểm soát và thông tin hóa đơn vật liệu cuối cùng hoặc cấu hình có sẵn, chứ không phải dựa trên trí nhớ từ cuộc gọi video.

Lập bản đồ năm lớp bằng chứng

Một cuộc xem xét toàn diện diễn ra theo cả hai chiều. Bắt đầu với đơn đặt hàng vật lý và tìm thấy nó trong tài liệu; sau đó bắt đầu với từng tuyên bố hoặc báo cáo và xác định đối tượng chính xác được bao phủ trong đơn đặt hàng. Một khoảng trống ở bất kỳ chiều nào sẽ được ghi nhận, không được lấp đầy một cách âm thầm bởi tên thương hiệu của nhà cung cấp.

Xác định tuyến đường pháp lý trước khi đánh giá bằng chứng

Xác định luật pháp sản phẩm EU áp dụng cho chức năng và mục đích sử dụng dự kiến của sản phẩm. Một sản phẩm có thể thuộc về nhiều hành động. Điện áp, khả năng vô tuyến, chức năng máy móc, mục đích bảo vệ, nhóm tuổi, mục đích y tế, vật liệu hoặc đặc điểm khác có thể thay đổi cả yêu cầu và tuyến đường đánh giá. Tiêu chuẩn là công cụ trong quá trình phân tích đó; một danh sách sao chép từ sản phẩm khác không xác định phạm vi pháp lý.

Ghi nhận hành động pháp lý, phạm vi sản phẩm, thủ tục đánh giá sự phù hợp, tiêu chuẩn hoặc các thông số kỹ thuật kỹ thuật khác được sử dụng, câu hỏi về chuyển tiếp hoặc phiên bản và liệu một cơ quan độc lập có được yêu cầu hay không. Nếu điều này không thể được trả lời một cách tự tin, hãy chuyển hồ sơ đến chuyên gia tuân thủ sản phẩm hoặc pháp lý có trình độ. Không tái tạo ngược tuyến đường từ bất kỳ chứng chỉ nào mà nhà cung cấp tình cờ gửi.

Ủy ban Châu Âu mô tả 2022 Hướng dẫn Xanh như hướng dẫn liên ngành về quy tắc sản phẩm, đánh giá sự phù hợp, công nhận, dán nhãn CE và giám sát thị trường. Các bản xuất bản của Văn phòng Xuất bản chính thức có ngữ cảnh hữu ích, nhưng luật pháp sản phẩm áp dụng vẫn là yếu tố chi phối.

Đọc Tuyên bố Phù hợp của EU như một hồ sơ trách nhiệm

Tuyên bố phải xác định nhà sản xuất chịu trách nhiệm và một sản phẩm cụ thể, chứ không chỉ đơn thuần hiển thị logo CE. So sánh tên công ty và địa chỉ, mô tả sản phẩm, mã model hoặc các định danh khác, luật pháp Liên minh châu Âu áp dụng, các tiêu chuẩn hoặc thông số kỹ thuật liên quan, bất kỳ tham chiếu nào đến Cơ quan được Chỉ định bắt buộc, nơi/ngày phát hành, tên và chức vụ người ký, cùng chữ ký với thẻ căn cước.

Của Ủy ban hướng dẫn về Tuyên bố Phù hợp của EU giải thích rằng nhà sản xuất ký kết dưới trách nhiệm của mình. Nó cũng lưu ý một quy tắc quan trọng đối với thành phẩm: khi một doanh nghiệp đưa một sản phẩm hoàn chỉnh ra thị trường EU, các tuyên bố về linh kiện không loại bỏ nhu cầu có một tuyên bố bao trùm toàn bộ sản phẩm.

Một tuyên bố có thể được ký mới nhất nhưng vẫn là bằng chứng sai lệch. Hãy kiểm tra xem model được nêu có phải là model bán ra hay chỉ là một linh kiện nội bộ; thương hiệu có khớp không; luật pháp có phù hợp với sản phẩm không; người ký có vai trò xác định rõ ràng không; và liệu những thay đổi sau này về thiết kế, linh kiện, nhà máy, firmware, tiêu chuẩn hoặc pháp lý có làm cho hồ sơ lỗi thời hay không. Không tự tạo ra ngày hết hạn phổ quát cho tài liệu. Tính liên quan và độ cập nhật phụ thuộc vào luật pháp sản phẩm và các thay đổi.

Đọc báo cáo thử nghiệm vượt quá phần bìa và dòng PASS

Ghi lại cơ quan phát hành báo cáo, người nộp đơn, nhà sản xuất, nhà máy (nếu có), số báo cáo, ngày phát hành và sửa đổi, tiêu chuẩn thử nghiệm và ấn bản, ngày nhận/thử nghiệm mẫu, danh sách model, thông số định mức, mô tả mẫu, ảnh chụp, danh sách linh kiện, kết quả, sai lệch, sửa đổi, công việc thuê ngoài, và các điều khoản được đánh dấu là không áp dụng. Tên một phòng thí nghiệm nổi tiếng hoặc số báo cáo có thể xác minh không mở rộng phạm vi đã nêu của tài liệu.

Sử dụng kênh xác minh chính thức của báo cáo khi có sẵn, hoặc liên hệ với cơ quan phát hành qua các thông tin thu thập độc lập. Xác nhận danh tính và trạng thái tài liệu mà không tải lên tài liệu nhà cung cấp bí mật lên một “công cụ kiểm tra chứng chỉ” không rõ nguồn gốc. Tính xác thực chỉ là quyết định đầu tiên. Người mua vẫn phải đặt câu hỏi liệu mặt hàng được thử nghiệm có đại diện cho model thành phẩm hay không và liệu phạm vi thử nghiệm có hỗ trợ lộ trình áp dụng hay không.

Ảnh trong báo cáo thường phơi bày sự không khớp nhanh hơn trang kết luận. So sánh vỏ bọc, bảng thông số kỹ thuật, bộ chuyển đổi, phích cắm, pin, mô-đun radio, nút điều khiển, phụ kiện và nhãn với mẫu được kiểm soát. Nếu họ model bao gồm các biến thể, hãy xác định các điểm khác biệt và cơ sở kỹ thuật cho việc lựa chọn đại diện hoặc trường hợp xấu nhất. Một bảng liệt kê hai mươi hậu tố không tự nó là lý do biện minh.

Sử dụng NANDO cho cơ quan và thủ tục được tuyên bố

Không phải mọi lộ trình CE đều yêu cầu Cơ quan được Chỉ định. Nếu nhà cung cấp tuyên bố có một cơ quan như vậy, trước tiên hãy xác nhận rằng luật pháp và thủ tục áp dụng đòi hỏi vai trò của cơ quan đó. Sau đó, tìm kiếm trên European Commission's NANDO / Không gian Tuân thủ Thị trường Chung. Khớp tên cơ quan và số bốn chữ số, luật pháp áp dụng, phạm vi sản phẩm và thủ tục đánh giá sự phù hợp.

Hồ sơ NANDO thiết lập việc chỉ định. Nó không thiết lập rằng chứng chỉ của nhà cung cấp là thật, còn hạn, chưa bị thay đổi hoặc nằm trong phạm vi. Hãy xác nhận tài liệu cụ thể và trạng thái với cơ quan phát hành thông qua tên miền chính thức hoặc kênh liên hệ của họ. Đồng thời kiểm tra xem việc xuất hiện số định danh bên cạnh dấu CE có hợp lý đối với vai trò thực tế của cơ quan theo thủ tục đó hay không, đặc biệt là liệu nó có tham gia vào giai đoạn kiểm soát sản xuất hay không.

Không từ chối lộ trình tự đánh giá chỉ vì không xuất hiện Cơ quan được Chỉ định. Không chấp nhận một số bốn chữ số không cần thiết như một bảo đảm chất lượng bổ sung. Cả hai lỗi này đều xuất phát từ việc đánh giá thẩm quyền trực quan của một dấu hiệu thay vì dựa vào lộ trình áp dụng.

Tham chiếu chéo mọi định danh sản phẩm

Thêm kết quả bên cạnh mỗi dòng: phù hợp, khoảng trống, bằng chứng sai, hoặc quyết định của chuyên gia. Việc thiếu dấu gạch nối không tự động làm sản phẩm bị loại, nhưng phải được giải quyết khi mã định danh có thể ám chỉ một cấu hình khác. Giữ nguyên giải thích kỹ thuật của nhà cung cấp, người xem xét, ngày tháng và mọi ánh xạ nhóm sản phẩm đã được phê duyệt.

Kiểm tra sản phẩm, bao bì và hướng dẫn

Hồ sơ tài liệu phải kết nối lại với hàng hóa thực tế. Trong quá trình phê duyệt mẫu và kiểm tra sản xuất, hãy kiểm tra mẫu mã và ký hiệu loại, thông số kỹ thuật, khả năng truy xuất lô hoặc số seri, chi tiết nhà sản xuất và nhà nhập khẩu hoặc nhà khai thác khác theo yêu cầu của luật áp dụng, dấu CE, bất kỳ số Tổ chức Thông báo nào bắt buộc, cảnh báo, bao bì và hướng dẫn. Xác nhận các yêu cầu về ngôn ngữ cho các quốc gia điểm đến.

Không chỉ kiểm tra thiết kế đồ họa trước sản xuất. So sánh các đơn vị sản xuất, bao bì bán lẻ cuối cùng và sách hướng dẫn đi kèm trong thùng carton. Bộ chuyển đổi đã xem xét có thể bị thay thế; nhà cung cấp pin có thể thay đổi; chức năng vô tuyến có thể được kích hoạt bởi phần mềm; tệp thiết kế đồ họa nhãn riêng có thể xóa bỏ danh tính nhà sản xuất gốc. Đưa các thay đổi có kiểm soát về linh kiện và thiết kế đồ họa vào đơn đặt hàng và hồ sơ chất lượng, sau đó xác minh chúng trong kiểm tra trước khi giao hàng.

Việc xem xét ký hiệu trực quan không thể thiết lập sự phù hợp về mặt kỹ thuật. Nó xác định xem sản phẩm được vận chuyển có trình bày các mã định danh và thông tin gắn liền với bằng chứng đã xem xét hay không. Một dấu CE rõ nét trên một cấu hình không liên quan vẫn là kết quả sai.

Đảm bảo các thay đổi sản phẩm mở lại bằng chứng phù hợp

Hồ sơ CE không phải là một thư mục một lần duy nhất vẫn còn hiệu lực bất kể các thay đổi sản phẩm. Cấu hình đã đánh giá phải luôn có thể nhận dạng được. Nguồn điện mới, cell pin, mô-đun vô tuyến, thành phần an toàn, vật liệu vỏ, hành vi phần mềm, địa điểm nhà máy, quy trình thuê ngoài, nhãn, mục đích sử dụng dự kiến hoặc điểm đến có thể ảnh hưởng đến một hoặc nhiều kết luận. Kết quả không tự động là “tất cả tài liệu không hợp lệ”, nhưng cũng không được là “không cần xem xét”.

Yêu cầu nhà cung cấp phát hành thông báo thay đổi trước khi triển khai. Thông báo phải xác định bộ phận hoặc quy trình cũ và mới, lý do, các mẫu mã bị ảnh hưởng, lô sản xuất đầu tiên, tham chiếu bản vẽ hoặc danh sách nguyên vật liệu, tác động đến chức năng và an toàn, bằng chứng đã xem xét và người ủy quyền phát hành. Liên kết thông báo với thẻ nhận dạng sản phẩm và với mọi báo cáo, đánh giá rủi ro, tuyên bố, nhãn hoặc hướng dẫn đã được xem xét lại.

Sử dụng một bản ghi quyết định nhỏ cho mỗi thay đổi:

• Không xác định được tác động tuân thủ: nêu rõ cơ sở kỹ thuật và người xem xét; không sử dụng nhãn này chỉ vì nhà cung cấp gọi bộ phận là tương đương.
• Cập nhật tài liệu: xác định tuyên bố, bản vẽ, hồ sơ rủi ro, hướng dẫn, nhãn hoặc phần hồ sơ kỹ thuật cần thay đổi trước khi phát hành.
• Bằng chứng kỹ thuật yêu cầu: chỉ rõ phép tính, bằng chứng linh kiện, so sánh hoặc thử nghiệm mục tiêu cần thiết để giải quyết vấn đề.
• Đánh giá lại hoặc quy trình chuyên gia: tạm dừng triển khai trong khi chủ sở hữu có thẩm quyền xác định xem có cần kiểm tra rộng hơn, liên hệ với Cơ quan Thông báo hay một bước tuân thủ mới không.

Không để bộ phận mua hàng chấp nhận việc thay thế trước và hỏi về tuân thủ sau. Đưa các nghĩa vụ thông báo và phê duyệt vào đơn đặt hàng hoặc thỏa thuận chất lượng, duy trì cơ sở dữ liệu linh kiện đã được phê duyệt, và lấy mẫu kiểm tra từ lô mới khi một mặt hàng được kiểm soát thay đổi. Mục đích là khả năng truy xuất nguồn gốc: người xem xét phải có thể giải thích tại sao bằng chứng cho phiên bản C vẫn hỗ trợ phiên bản D, hoặc chính xác bằng chứng nào đã được thay thế.

Hồ sơ trường hợp: báo cáo thực tế chỉ dành cho bộ chuyển đổi

Nhà nhập khẩu giả định North Quay Tools đặt hàng đèn làm việc di động nhãn riêng WL-240 với bộ chuyển đổi nguồn và chức năng điều khiển không dây. Nhà cung cấp gửi một báo cáo từ một phòng thí nghiệm có thể nhận dạng. Số báo cáo và đường dẫn người phát hành là thật. Tuy nhiên, mặt hàng được thử nghiệm là bộ chuyển đổi AD-18. Báo cáo nêu tên nhà sản xuất bộ chuyển đổi và chụp ảnh bộ chuyển đổi; nó không mô tả vỏ đèn, chức năng không dây, điện tử bên trong, pin, nhãn thành phẩm hoặc thương hiệu nhãn riêng.

Nhà cung cấp cũng gửi Tuyên bố Tuân thủ (DoC) một trang nêu WL-240, nhưng danh sách bằng chứng của nó chỉ trích dẫn báo cáo bộ chuyển đổi. Người mua ghi nhận bằng chứng sai cho kết luận thành phẩm, chứ không phải "giấy tờ giả". Báo cáo bộ chuyển đổi vẫn là bằng chứng linh kiện hữu ích.

Danh sách tạm giữ yêu cầu:

1. sơ đồ lộ trình pháp lý cho cấu hình đèn làm việc hoàn chỉnh và thị trường đích;
2. Tuyên bố Tuân Thủ (DoC) đã ký xác định thương hiệu cuối cùng, mã sản phẩm, nhà sản xuất, các quy định áp dụng và cơ sở bằng chứng;
3. mục lục hồ sơ kỹ thuật và bộ rủi ro/bằng chứng cụ thể cho sản phẩm hoàn chỉnh;
4. lý do họ mẫu và các báo cáo liên quan, bao gồm bất kỳ tài liệu nào từ cơ quan độc lập bắt buộc;
5. nhãn sản phẩm/bao bì cuối cùng và hướng dẫn, cộng với xác nhận rằng các linh kiện đã đánh giá vẫn đang được sản xuất.

Thanh toán số dư vẫn chịu sự điều chỉnh và xem xét chuyên gia. Người mua không suy diễn gian lận từ sự không khớp, và không để báo cáo bộ chuyển đổi thật thay thế cho đánh giá thành phẩm. Tính xác thực và tính liên quan là hai phát hiện riêng biệt.

Vai trò nhãn riêng và nhà nhập khẩu thay đổi hồ sơ

Một người mua tiếp thị sản phẩm dưới tên hoặc Nhãn hiệu của mình, hoặc sửa đổi nó theo cách có thể ảnh hưởng đến sự phù hợp, có thể đảm nhận trách nhiệm của nhà sản xuất theo khung pháp lý EU liên quan. Đây không phải là quyết định dán nhãn mang tính hình thức. Bên chịu trách nhiệm cần có đủ thông tin thiết kế và sản xuất, tuyên bố và hồ sơ kỹ thuật phù hợp, kiểm soát thay đổi, khả năng truy xuất nguồn gốc và khả năng phản hồi với cơ quan quản lý và nhu cầu hành động khắc phục.

Các nhà nhập khẩu đưa hàng hóa thuộc diện kiểm soát từ bên ngoài EU cũng có nghĩa vụ cụ thể cho từng sản phẩm. Hướng dẫn của Ủy ban về nhà nhập khẩu và nhà phân phối nhấn mạnh việc kiểm tra các bước của nhà sản xuất, tính sẵn có của tài liệu, đánh dấu/khả năng truy xuất nguồn gốc và liên lạc liên tục. Các nghĩa vụ chính xác và thời gian lưu trữ phải được đọc từ luật pháp áp dụng cho sản phẩm.

Hỏi ai sẽ ký DoC, tên ai xuất hiện trên sản phẩm, ai nắm giữ toàn bộ tài liệu kỹ thuật, ai ủy quyền thay đổi linh kiện hoặc firmware, nhà kinh tế nào của EU là bắt buộc, và ai phản hồi yêu cầu giám sát hoặc điều chỉnh sản phẩm. Một nhà cung cấp nói "sử dụng tài liệu của chúng tôi dưới thương hiệu của bạn" là lời nhắc để phân tích vai trò, chứ không phải sự phê duyệt.

Kết thúc đánh giá bằng quyết định cụ thể cho mô hình

Tiếp tục chỉ khi danh tính sản phẩm, lộ trình pháp lý, nhà sản xuất chịu trách nhiệm, tuyên bố, hỗ trợ kỹ thuật, các tài liệu liên quan của bên thứ ba, nhãn mác và cấu hình sản xuất tạo thành một hồ sơ thống nhất. Tạm giữ khi có sự không khớp hoặc thiếu sót có thể khắc phục với chủ sở hữu được chỉ định và hạn chót. Đánh dấu bằng chứng sai khi một tài liệu thuộc về một mô hình, thành phần, công ty hoặc phạm vi khác. Sử dụng quyết định của chuyên gia khi luật pháp, lộ trình, lý do theo nhóm hoặc bằng chứng rủi ro cao yêu cầu tư vấn từ người có đủ năng lực.

Đặt các tài liệu chưa giải quyết vào hồ sơ bằng chứng trước thanh toán trước khi khả năng gây ảnh hưởng biến mất. Một dòng kết thúc ngắn gọn có thể chính xác như sau: “WL-240 phần cứng rev C/nghệ thuật nhãn riêng 07 phù hợp với PO, mẫu PP-03, DoC đã ký, chỉ mục bằng chứng sản phẩm hoàn thiện, báo cáo ảnh chụp và nhãn cuối cùng; báo cáo AD-18 được lưu trữ chỉ làm bằng chứng thành phần; phạm vi NANDO đã kiểm tra cho thân máy được tuyên bố; kiểm tra thành phần/nhãn sản xuất vẫn còn trong PSI.”

ChinaValidate có thể giúp xác định thực thể pháp nhân tại Đại lục được ghi nhận là nhà sản xuất thông qua tìm kiếm công ty, kiểm tra giấy phép kinh doanh, và xác minh nhà sản xuất. Nó không xác định luật EU áp dụng, thử nghiệm sản phẩm, xác thực kết quả phòng thí nghiệm, hay thay thế Cơ quan được chỉ định, phòng thí nghiệm, cố vấn pháp lý, chuyên gia tuân thủ, cơ quan giám sát thị trường hoặc việc xem xét của nhà nhập khẩu. Danh tính công ty chỉ là một cột trong bảng đối chiếu, không phải là quyết định CE.