เอกสารบัญชีธนาคารของบริษัทจีน

ซัพพลายเออร์แจ้งว่าไม่สามารถส่งใบอนุญาตเปิดบัญชีธนาคารฉบับใหม่ให้ได้ แต่ส่งเอกสารภาษาจีนสั้น ๆ ที่มีหัวข้อ 基本存款账户信息 มาแทน การเปลี่ยนประเภทเอกสารเพียงอย่างเดียวยังไม่ใช่สัญญาณผิดปกติ เพราะการปฏิรูปบัญชีธนาคารของกิจการในจีนได้ยกเลิกข้อกำหนดเรื่องใบอนุญาตแบบเดิมแล้ว

สิ่งที่ควรทำคือระบุว่าได้รับเอกสารอะไรและเอกสารนั้นเกี่ยวกับบัญชีใด ใบอนุญาตเปิดบัญชีแบบเดิม ข้อมูลบัญชีเงินฝากพื้นฐาน และหนังสือที่ธนาคารออกให้ เป็นเอกสารคนละประเภท ไม่มีฉบับใดตอบได้ครบถ้วนด้วยตัวเองว่าการชำระเงินที่เสนอได้รับอนุญาตอย่างถูกต้องหรือไม่

คู่มือนี้กล่าวถึงเอกสารบัญชีของกิจการในจีนแผ่นดินใหญ่ โดยอธิบายชื่อช่องภาษาจีน ความแตกต่างระหว่างเลขบัญชีกับเลขอ้างอิง และข้อมูลบริษัทที่นำมาเปรียบเทียบได้ ไม่ใช่บริการค้นหาเจ้าของบัญชีธนาคารส่วนบุคคลจากฐานข้อมูลสาธารณะ

การเปลี่ยนแปลงใบอนุญาต

ธนาคารประชาชนจีนเริ่มปฏิรูปบัญชีธนาคารของกิจการในปี 2019 สำหรับกิจการที่อยู่ในขอบเขต ขั้นตอนของบัญชีพื้นฐานและบัญชีชั่วคราวเปลี่ยนจากการขออนุมัติเป็นการแจ้งบันทึกข้อมูล และธนาคารกลางหยุดออกใบอนุญาตเปิดบัญชีตามการปฏิรูปนี้ รายละเอียดอยู่ใน ประกาศและหลักเกณฑ์การจัดการบัญชีอย่างเป็นทางการปี 2019

การดำเนินการแบ่งเป็นระยะ ประกาศของ Bank of China เดือนกุมภาพันธ์ 2019 อธิบายการขยายไปยังเจียงซูและเจ้อเจียง พร้อมแผนขยายไปพื้นที่อื่นภายในปีเดียวกัน อย่านำวันเริ่มใช้ในพื้นที่หนึ่งจากบทความเก่ามาอ้างว่าเป็นวันเริ่มใช้พร้อมกันทั่วประเทศจีน

คำอธิบายภาษาอังกฤษในช่วงนั้นยังมีประโยชน์เมื่ออ่านเป็นข้อมูลย้อนหลัง เช่น บทความ China Briefing เดือนพฤษภาคม 2019 อธิบายการเริ่มใช้ในปักกิ่งและเซี่ยงไฮ้ บริบทนี้ช่วยให้เข้าใจว่าทำไมรายการเอกสารรับซัพพลายเออร์แบบเก่ายังขอใบอนุญาตที่บริษัทตั้งใหม่ไม่สามารถขอได้แล้ว

การปฏิรูปไม่ได้ยกเลิกการตรวจสอบตัวตนของธนาคาร หลักเกณฑ์ยังให้ธนาคารพิจารณาเอกสารของกิจการและเจตนาในการเปิดบัญชี คำชี้แจงว่า “ยกเลิกใบอนุญาตแล้ว” ตอบเรื่องประเภทเอกสาร แต่ไม่ได้ยืนยันบัญชีหรือคำสั่งชำระเงินนั้นโดยอัตโนมัติ

เอกสารสามประเภท

อ่านชื่อเอกสารก่อนขอฉบับทดแทน

เอกสาร	สิ่งที่เอกสารระบุ	เรื่องที่ควรตรวจต่อ
开户许可证 — ใบอนุญาตเปิดบัญชี	เอกสารตามระบบอนุมัติเดิม หรือของผู้ถือบัญชีที่อยู่นอกขอบเขตการปฏิรูปกิจการ	ระบุว่าเป็นสำเนาของนิติบุคคลใด บัญชีใด และออกเมื่อใด
基本存款账户信息 — ข้อมูลบัญชีเงินฝากพื้นฐาน	ข้อมูลระบุตัวบัญชีเงินฝากพื้นฐานของกิจการ	ตรวจว่าเกี่ยวกับบัญชีสำหรับธุรกรรมที่เสนอหรือไม่
หนังสือหรือคำยืนยันบัญชีจากธนาคาร	รายละเอียดและข้อความที่ธนาคารซึ่งระบุชื่อไว้ยืนยันจริง	ชี้ให้ชัดว่าธนาคารยืนยันเรื่องใด ณ วันที่ใด และตรวจเอกสารอย่างไร

ประเภทที่สามไม่มีชื่อภาษาอังกฤษหรือรูปแบบเดียวสำหรับทุกธนาคาร คำว่า “หนังสือรับรองธนาคาร” อาจหมายถึงหนังสือแจ้งรายละเอียดบัญชี หนังสือรับรองยอดคงเหลือ หรือเอกสารธนาคารอื่น ควรถามวัตถุประสงค์และอ่านข้อความยืนยันจริง เอกสารรับรองยอดเงินไม่ใช่คำสั่งชำระเงินโดยอัตโนมัติ

สำหรับใบอนุญาตเก่า ให้เก็บวันที่ออกและชื่อผู้ถือบัญชีตามต้นฉบับ สำเนาเก่าอาจอธิบายข้อมูลบัญชีในอดีต แต่ไม่ใช่เหตุให้ข้ามการยืนยันปัจจุบัน ในทางกลับกัน ไม่ควรปฏิเสธซัพพลายเออร์ที่จัดตั้งหลังการปฏิรูปที่เกี่ยวข้อง เพียงเพราะไม่สามารถส่งใบอนุญาตแบบเดิมที่ออกใหม่ได้

สำหรับองค์กรประเภทอื่นต้องพิจารณาขอบเขตด้วย คำตอบสาธารณะของธนาคารประชาชนจีนปี 2021 เรื่องการตั้งรหัสผ่านสำหรับสอบถามข้อมูลใหม่ แยกกิจการออกจากองค์กรอื่น คำตอบนี้ไม่ใช่คำแนะนำให้ผู้ซื้อรีเซ็ตรหัสผ่านของซัพพลายเออร์ แต่แสดงว่ากฎสำหรับบัญชีกิจการไม่ควรถูกนำไปใช้กับผู้ถือบัญชีทุกประเภทโดยไม่ตรวจขอบเขต

ช่องข้อมูลบัญชีพื้นฐาน

แบบฟอร์มทางการที่ยังไม่ได้กรอกด้านล่างมีเนื้อหาสั้น ความเรียบง่ายช่วยแยกผู้ถือบัญชี บัญชีธนาคาร ธนาคาร ผู้แทน และเลขอ้างอิงบัญชีพื้นฐานได้ชัดเจน ไม่จำเป็นต้องสร้างเลขบัญชีสมมติเพื่อแสดงรูปแบบ

แยกความหมายของแต่ละช่อง

ช่องภาษาจีน	ความหมาย	สิ่งที่ใช้เปรียบเทียบ
账户名称	ชื่อบัญชี	นิติบุคคลที่ระบุเป็นผู้ถือบัญชี เทียบกับเอกสารบริษัทและธุรกรรม
账户号码	เลขบัญชีธนาคาร	ข้อมูลบัญชีที่ได้รับผ่านกระบวนการชำระเงินที่มีการควบคุม
开户银行	ธนาคารที่เปิดบัญชี	ธนาคารและสาขาที่เกี่ยวข้องกับบัญชีนั้น
法定代表人（单位负责人）	ผู้แทนโดยชอบด้วยกฎหมายหรือผู้รับผิดชอบ	ตำแหน่งและชื่อในเอกสาร โดยคำนึงถึงวันที่ของเอกสาร
基本存款账户编号	เลขอ้างอิงบัญชีเงินฝากพื้นฐาน	เลขสำหรับการจัดการบัญชี แยกจากเลขบัญชีรับเงิน

เลขอ้างอิงบัญชีพื้นฐานไม่ใช่เลขที่ควรนำไปกรอกเป็นบัญชีผู้รับเงินโดยอัตโนมัติ แบบฟอร์มตั้งใจแยกช่องนี้ออกมา หลักเกณฑ์ระบุว่าเลขอ้างอิงใหม่ใช้แทนเลขอ้างอิงการอนุมัติเดิม ไม่ได้ระบุว่าใช้แทนเลขบัญชีธนาคารสำหรับโอนเงิน

USCC ของบริษัทก็เป็นรหัสระบุตัวอีกประเภทหนึ่ง ใช้จับคู่กิจการที่จดทะเบียน ไม่ใช่แทนช่องข้อมูลธนาคาร คอลัมน์ “เลขทะเบียน/เลขบัญชี” ในตารางทำให้คัดลอกผิดได้ง่าย เพราะรวมรหัสที่ใช้คนละวัตถุประสงค์ ในบันทึกการทำงานควรตั้งชื่อแยกรหัสบริษัท เลขบัญชี และเลขอ้างอิงเอกสาร

อ่านวันที่แม้เอกสารจะดูคุ้นเคย การเปลี่ยนชื่อบริษัทหรือผู้แทนอาจทำให้สำเนาเก่าไม่ครบถ้วนสำหรับการตรวจปัจจุบัน ตามหลักเกณฑ์ การเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องต้องดำเนินการกับธนาคารที่เปิดบัญชี และอาจทำให้มีการออกข้อมูลบัญชีพื้นฐานใหม่ ขอให้ซัพพลายเออร์จัดหาเอกสารปัจจุบันที่เหมาะสม แทนการแก้ไขภาพสแกนเก่าด้วยตัวเอง

บัญชีสำหรับการชำระครั้งนี้

เอกสารบัญชีเงินฝากพื้นฐานไม่ได้แสดงบัญชีทุกบัญชีที่บริษัทใช้เสมอไป กรอบของธนาคารประชาชนจีนยังมีบัญชีชำระเงินประเภทอื่น ดังนั้น “บริษัทมีบัญชีพื้นฐานเพียงบัญชีเดียว” ไม่ได้แปลว่า “บริษัทมีบัญชีธนาคารเพียงบัญชีเดียว”

สมมติซัพพลายเออร์ส่งข้อมูลบัญชีพื้นฐานในประเทศ แต่คำสั่งชำระเงินระบุบัญชีรับเงินอีกบัญชีหนึ่ง อย่าตัดสินว่าบัญชีที่สองปลอมเพียงเพราะไม่อยู่ในเอกสารแรก ควรขอหลักฐานที่ครอบคลุมบัญชีที่เสนอรับเงินครั้งนี้จริง และให้ทีมงานด้านธนาคารช่วยตีความเส้นทางโอนเงิน

เช่นเดียวกัน อย่ารับเอกสารของบัญชีหนึ่งเป็นคำยืนยันให้อีกบัญชี เปรียบเทียบผู้ถือบัญชี เลขบัญชี ธนาคาร และข้อมูลสกุลเงินที่เกี่ยวข้องกับคำสั่งที่กำลังตรวจ หากเอกสารไม่ครอบคลุมช่องที่จำเป็น ให้บันทึกสิ่งที่ขาด แทนการตีความว่าไม่ระบุจึงตรงกัน

ชื่อธนาคารเองอาจแสดงเด่นบนหนังสือหรือคำสั่งโอนเงิน ต้องระบุว่าบรรทัดนั้นหมายถึงผู้รับเงิน ธนาคารของผู้รับเงิน หรือธนาคารตัวกลาง ธนาคารไม่ใช่บริษัทที่ขายสินค้าให้คุณ หากแบบฟอร์มไม่ชัดหรือชื่อถูกตัดทอน ให้สอบถามธนาคารของคุณก่อนกรอกรายละเอียดการชำระเงิน

เทียบบริษัทกับเอกสาร

เริ่มเปรียบเทียบบริษัทจากชื่อจดทะเบียนภาษาจีนและ USCC ของซัพพลายเออร์ การค้นหาบริษัท ช่วยระบุกิจการในจีนแผ่นดินใหญ่และอ่านข้อมูลทะเบียนที่มีอยู่ หากรหัสอยู่ในภาพใบอนุญาต การตรวจสอบใบอนุญาตธุรกิจ ช่วยเริ่มต้นการเทียบข้อมูลได้

สรุปผลให้ตรงขอบเขต การจับคู่กับบริษัทที่จดทะเบียนไม่ได้พิสูจน์ความแท้ของหนังสือธนาคาร สถานะบัญชีปัจจุบัน หรือว่าผู้ส่งอีเมลควบคุมบัญชีอยู่ ผลดังกล่าวตอบเรื่องตัวตนบริษัทที่จำเป็นก่อนตีความเอกสารการเงินอย่างเหมาะสม

ตัวอย่างเช่น ชื่อภาษาจีนของผู้ถือบัญชีอาจตรงกับผู้ขาย แต่คำสั่งชำระเงินที่ใช้ตัวอักษรละตินกลับเป็นชื่อย่อ ให้ขอหลักฐานเชื่อมโยงชื่อเหล่านั้น ชื่อแบรนด์ภาษาอังกฤษที่คล้ายกันโดยรวมยังไม่เพียงพอ แต่ความต่างของเครื่องหมายวรรคตอนหรือลำดับคำเพียงอย่างเดียวก็ไม่ได้พิสูจน์ว่าเป็นคนละบริษัท

หากผู้ถือบัญชีเป็นนิติบุคคลอื่น ให้ดำเนินการตาม การตรวจสอบผู้รับเงินในบัญชีธนาคาร คู่มือนั้นกล่าวถึงความสัมพันธ์ระหว่างผู้รับเงินกับการขาย การแยกประเภทเอกสารในบทความนี้ไม่สามารถยืนยันว่าการจ่ายให้อีกบริษัทหนึ่งจะทำให้คุณพ้นภาระต่อผู้ขาย

ขอหลักฐานให้ตรงเรื่อง

อธิบายว่าต้องการให้เอกสารครอบคลุมบัญชีใดและเพื่ออะไร การขอเพียง “หนังสือรับรองธนาคาร” ทำให้ซัพพลายเออร์ต้องเดาว่าคุณต้องการข้อมูลบัญชีพื้นฐาน หนังสือธนาคาร หรือคำสั่งชำระเงิน คำขอที่ชัดเจนกว่าคือ:

กรุณาส่งเอกสารปัจจุบันที่มีแหล่งที่มาจากธนาคาร โดยระบุผู้ถือบัญชีและบัญชีที่เสนอสำหรับชำระ [เลขอ้างอิงคำสั่งซื้อ] โปรดอธิบายว่าเป็นบัญชีเงินฝากพื้นฐานของบริษัทหรือการรับเงินรูปแบบอื่น หากคำสั่งชำระเงินใช้ชื่อภาษาอังกฤษ ขอหลักฐานว่าชื่อนั้นตรงกับนิติบุคคลภาษาจีนอย่างไร เราจะยืนยันคำสั่งผ่านช่องทางติดต่อที่ใช้อยู่เดิม

ปรับคำขอร่วมกับฝ่ายการเงินและธนาคารผู้รับ ธนาคารอาจต้องได้รับอนุญาตจากลูกค้าก่อนให้ข้อมูล และประเภทเอกสารที่ออกได้ขึ้นอยู่กับบริการ อย่าขอให้ซัพพลายเออร์ส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบธนาคารออนไลน์ รหัสผ่านสำหรับสอบถามข้อมูล หรือเอกสารส่วนบุคคลที่ไม่จำเป็นให้ฝ่ายจัดซื้อ

หากใบอนุญาตเก่าสูญหาย หลักเกณฑ์ปี 2019 ระบุว่ากิจการสามารถขอเอกสารข้อมูลบัญชีพื้นฐานฉบับพิมพ์จากธนาคารที่เปิดบัญชี แทนการขอใบอนุญาตแบบเดิมทดแทนได้ นี่เป็นขั้นตอนที่ชัดเจนเมื่อปัญหามีเพียงการขอเอกสารตามรายการที่ล้าสมัย

เก็บรายละเอียดธนาคารครบถ้วนในแฟ้มชำระเงินที่จำกัดสิทธิ์เข้าถึง บันทึกตรวจซัพพลายเออร์ทั่วไปอาจอ้างถึงเอกสารที่ควบคุมไว้หรือเลขบัญชีที่ปิดบังบางส่วน การส่งต่อรายการเดินบัญชีทั้งฉบับในวงกว้างไม่ได้ทำให้การตรวจตัวตนดีขึ้น และประวัติธุรกรรมอาจมีข้อมูลลับที่ไม่เกี่ยวข้อง

บันทึกผลอย่างแม่นยำ

บันทึกที่มีประโยชน์ควรระบุเอกสาร ผู้ออก วันที่ บริษัทที่นำมาเทียบ และบัญชีที่ครอบคลุม จากนั้นแยกข้อมูลที่ตรงกันออกจากเรื่องที่ยังไม่ได้ยืนยัน ข้อความว่า “ชื่อบริษัทตรงกับทะเบียน เอกสารครอบคลุมบัญชีรับเงินที่เสนอ รอยืนยันคำสั่งอย่างอิสระ” ชัดเจนกว่า “ตรวจธนาคารแล้ว”

ดำเนินการยืนยันบัญชีและการชำระเงินที่จำเป็นผ่านช่องทางที่กำหนด หากคำสั่งเปลี่ยน ให้ใช้ ขั้นตอนตรวจการเปลี่ยนรายละเอียดธนาคาร แยกต่างหาก PDF ที่ใหม่กว่าไม่ได้แทนบัญชีที่อนุมัติแล้วโดยอัตโนมัติ เพียงเพราะมีโลโก้หรือตราประทับที่คุ้นเคย

การรู้จักเอกสารเหล่านี้มีไว้เพื่อขอหลักฐานให้ถูกประเภท อย่าปฏิเสธซัพพลายเออร์เพราะไม่มีใบอนุญาตที่ยกเลิกแล้ว และอย่าให้เอกสารข้อมูลบัญชีสมัยใหม่ยืนยันเกินกว่าที่ช่องข้อมูลและแหล่งที่มารองรับ