Faktur Elektronik Tiongkok Tanpa Cap

Ilustrasi sampul dibuat dengan AI; bukan faktur atau transaksi nyata.

Faktur tiba sebagai berkas elektronik yang rapi. Nama penjual tercantum dan totalnya tampak benar, tetapi cap merah yang Anda harapkan tidak terlihat. Sebelum mengembalikannya, kenali format faktur tersebut. Faktur elektronik Tiongkok dapat tetap sah tanpa cap khusus faktur milik penjual yang tampak pada halaman.

Hal ini terutama berlaku untuk faktur yang sepenuhnya terdigitalisasi, atau 数电发票. Dokumen tersebut bukan hasil pindai faktur kertas yang kehilangan unsur hiasan: penerbitan dan penyerahannya memang digital. Jenis faktur elektronik terdahulu juga memiliki aturan tersendiri. Karena itu, jawabannya bukan “semua PDF wajib dicap” atau “berkas elektronik tidak perlu diperiksa”.

Bagi pembeli luar negeri, yang penting adalah mengenali berkas, memahami perbedaan tampilannya, dan memastikan informasinya sesuai dengan pembelian. Panduan ini membahas faktur yang umum diterbitkan pemasok di Tiongkok daratan, bukan semua dokumen yang disebut faktur dalam perdagangan internasional.

Kenali bentuk asal dokumen

Ekstensi PDF tidak menunjukkan jenis faktur. Isinya bisa berupa dokumen elektronik asli, hasil pindai faktur kertas, atau gambar yang ditempelkan ke berkas baru. Selembar kertas juga bisa merupakan faktur yang diterbitkan di atas kertas atau cetakan faktur elektronik. Media di tangan Anda tidak menentukan format awalnya.

Lihat judul faktur dalam bahasa Mandarin dan tanyakan cara penerbit menyerahkannya. Judul umum faktur yang sepenuhnya terdigitalisasi mencakup 电子发票（增值税专用发票） dan 电子发票（普通发票）. Tulisan dalam kurung menunjukkan kategori. Pertahankan judul asli ketika membahas berkas dengan bagian keuangan.

Pengumuman nasional otoritas pajak tentang faktur digital menetapkannya sebagai jenis faktur elektronik yang memiliki kekuatan hukum sama dengan faktur kertas. Pengumuman itu menentukan nomor faktur 20 digit dan penyerahan melalui platform faktur elektronik, surel, kode QR, serta cara lain yang disebutkan.

Judul dan format nomor yang sesuai membantu mengenali dokumen, tetapi tidak membuktikan keasliannya. Informasi tetap harus dibandingkan melalui jalur pemeriksaan yang tepat. Tata letak yang meyakinkan tidak lebih menentukan daripada hilangnya tanda merah.

Dua tanda merah yang berbeda

Pembeli sering menyebut semua tanda merah sebagai cap perusahaan. Istilah faktur Tiongkok membedakan tanda pengawasan faktur nasional, 发票监制章, dari cap khusus faktur penjual, 发票专用章. Yang pertama berkaitan dengan administrasi faktur; yang kedua adalah cap faktur milik penerbit.

Ketentuan administrasi faktur membahas tanda pengawasan nasional secara terpisah dari kewajiban membubuhkan cap khusus pada faktur kertas. Cap umum perusahaan pada dokumen komersial adalah hal lain lagi. Jangan memakai istilah tersebut secara bergantian saat meminta koreksi.

Jika rekan kerja mengatakan capnya hilang, tanyakan cap mana dan pada jenis faktur apa. Penjual mungkin menjelaskan tidak adanya cap faktur miliknya, sementara rekan Anda menunjuk bagian lain. Tangkapan layar dengan keterangan singkat dapat memperjelas pertanyaan, selama berkas aslinya disimpan.

Gambar merah maupun warnanya tidak membuktikan keaslian. Gambar cap yang ditempelkan dapat terlihat meyakinkan, sedangkan faktur digital yang diterbitkan dengan benar mungkin tidak memiliki tanda yang diharapkan. Langkah yang tepat adalah mengenali format dan memeriksa informasi, bukan meminta pemasok membuat halaman terlihat lebih resmi.

Tanda tangan elektronik dan format lama

Penggantian cap penjual yang terlihat tidak baru dimulai pada faktur yang sepenuhnya terdigitalisasi. Penjelasan otoritas pajak tentang faktur PPN khusus elektronik, terbit pada Desember 2020, menyatakan bahwa tanda tangan elektronik menggantikan cap khusus faktur sebelumnya. Sumber itu juga menjelaskan cara melihat berkas asli dan memverifikasi tanda tangan dengan aplikasi pembaca yang sesuai.

Jawaban otoritas pajak Shanghai menjelaskan perlakuan serupa untuk faktur PPN biasa elektronik yang diterbitkan melalui platform layanan publik yang disebutkan. Jawabannya berlaku untuk sistem tersebut dan format OFD-nya. Jangan memperluasnya menjadi aturan bahwa semua dokumen berlabel elektronik memiliki struktur teknis yang sama.

Sumber ini membantu memahami lampiran lama. Itu bukan arahan untuk memasang program asing dari tautan dalam pesan pemasok. Gunakan jalur resmi otoritas pajak dan petunjuk terkini untuk format terkait. Jika berkas asli tidak dapat dibuka, mintalah versi unduhan yang dapat digunakan dan simpan berkas yang sudah diterima.

Gambar tanda tangan yang terlihat berbeda dari tanda tangan elektronik yang diverifikasi secara kriptografis. Demikian pula, status tanda tangan tidak dikenal pada pembaca PDF dapat disebabkan masalah perangkat lunak atau pengaturan kepercayaan. Hal itu tidak otomatis membuktikan faktur palsu. Catat pesan sebenarnya dan selesaikan persoalan berkas atau pembaca sebelum menyimpulkan sesuatu tentang transaksi.

Batasi kesimpulan pada pemeriksaan yang dilakukan. Pemeriksaan tanda tangan menyangkut berkas elektronik bertanda tangan. Pencarian faktur membandingkan informasi dengan catatan sistem pajak. Pencarian perusahaan mengidentifikasi penjual terdaftar. Ketiganya saling melengkapi, tetapi keberhasilan satu pemeriksaan tidak berarti yang lain sudah selesai.

Perbedaan ini penting ketika berkas dikonversi. Mencetak dokumen elektronik asli lalu memindainya kembali menjadi PDF tidak mempertahankan tanda tangan elektronik awal hanya karena halaman tampak sama. Mintalah berkas elektronik yang diterbitkan jika tanda tangan itu relevan. Hasil pindai masih dapat membantu membaca kolom faktur, tetapi harus disebut sebagai salinan.

Faktur digital dalam praktik

Sebagai contoh penerbit nyata, panduan fapiao digital AWS Tiongkok menjelaskan bahwa kolom cap penjual dihapus dan cap tidak diperlukan. Panduan itu juga menjelaskan penggantian kode serta nomor faktur terpisah dengan nomor faktur 20 digit dan penyederhanaan informasi pembeli serta penjual.

Inilah sebabnya dokumen asli dengan format baru dapat terlihat terlalu sederhana bagi orang yang terbiasa dengan formulir kertas lama. Tidak adanya kolom bank atau alamat mungkin merupakan perubahan format, bukan halaman yang terpotong. Bandingkan kolom wajib untuk dokumen yang diterima, alih-alih meminta penerbit membuat ulang tata letak lama.

AWS menjelaskan penyerahan PDF dan XML secara standar, dengan jalur dukungan tersendiri untuk OFD. Panduan faktur Tencent Cloud, diperbarui pada Maret 2026, juga membahas faktur digital, format unduhan, dan pertanyaan tentang cetakan tanpa cap. Ini adalah contoh praktik penerbit tertentu; menu akun dan pengaturan penyerahannya tidak berlaku untuk semua penjual Tiongkok.

Jangan menyimpulkan bahwa semua faktur kertas menjadi tidak sah hanya karena satu penerbit beralih ke penyerahan digital saja. Periksa dokumen yang benar-benar diterima dan aturan yang berlaku baginya. Penerapan format digital secara nasional bukan bukti bahwa setiap faktur lama harus diganti.

Cetakan tetap merupakan cetakan

Seorang pembeli mencetak faktur yang sepenuhnya terdigitalisasi untuk berkas persetujuan internal. Bagian keuangan kemudian meminta pemasok memberi cap pada lembar itu. Dalam situasi hipotetis ini, cetakan diperlakukan seolah-olah merupakan faktur yang awalnya diterbitkan di atas kertas.

Penjelasan otoritas pajak Tianjin membahas situasi ini secara langsung: penjual tidak perlu menambahkan cap khusus faktur pada cetakan faktur yang sepenuhnya terdigitalisasi, sementara berkas elektronik juga harus disimpan untuk penggunaan sebagai bukti pajak yang dijelaskan. Ini menerangkan aturan dokumen Tiongkok, bukan menentukan prosedur penggantian biaya setiap pemberi kerja di luar negeri.

Kirimkan berkas elektronik asli dan penjelasan terkait kepada bagian keuangan. Jika mereka membutuhkan cetakan yang mudah dibaca untuk alur internal, pertahankan kaitannya dengan berkas asli. Mencetak, menandatangani, atau memindai ulang salinan tidak boleh diam-diam menggantikan dokumen sumber.

Pertimbangkan contoh hipotetis lain. Pemasok menyatakan dokumen awalnya adalah faktur PPN kertas, tetapi hanya mengirim foto yang dipotong. Cap yang tidak terlihat mungkin berada di luar potongan atau memang tidak ada pada kertas asli. Mintalah salinan lengkap dan klarifikasi dokumen awal. Penjelasan faktur digital tidak menyelesaikan persoalan format yang berbeda.

Pemeriksaan yang diperlukan

Setelah format dipahami, dapatkan lampiran asli lengkap bila tersedia. Nomor faktur, tanggal penerbitan, data penjual dan pembeli, serta kolom verifikasi harus terbaca. Gunakan panduan verifikasi faktur PPN Tiongkok untuk memasukkan data yang benar; nilai yang diminta dapat bergantung pada jenis faktur.

Bandingkan informasi hasil pemeriksaan dengan berkas, jangan berhenti pada label berhasil. Penjual, pembeli, barang dan jumlah harus berkaitan dengan dokumen serta pembelian yang ditinjau. Catatan asli untuk pesanan lain tidak menjawab pertanyaan tentang pesanan Anda.

Misalnya, pembeli menerima dua lampiran dengan nama berkas yang sama. Satu adalah faktur asli, lainnya terjemahan kerja untuk bagian keuangan. Simpan keduanya, tetapi gunakan dokumen asli untuk pemeriksaan dan beri label terpisah pada terjemahan. Judul yang diterjemahkan atau kolom yang dipindah tidak boleh dianggap bukti bahwa penerbit mengubah faktur.

Demikian pula, surel yang menyatakan bahwa faktur tidak memerlukan cap hanya menjelaskan formatnya. Surel itu tidak memastikan jumlah dalam lampiran benar. Selesaikan perbandingan yang relevan sebelum mencatat bahwa dokumen telah diperiksa.

Jika pencarian gagal, bedakan ketidakcocokan yang benar-benar ditemukan dari berkas yang tidak terbaca, kesalahan penyalinan, atau layanan yang tidak tersedia. Cap yang hilang tidak menjelaskan semua kegagalan. Panduan faktur PDF membahas masalah penanganan berkas; jika sumbernya tidak lengkap, klarifikasi penerbit mungkin diperlukan.

Gunakan nama Mandarin atau USCC penjual untuk pencarian perusahaan yang terpisah. Nomor faktur dipakai dalam pemeriksaan faktur, bukan pencarian perusahaan. Menghubungkan penerbit dengan perusahaan terdaftar memang berguna, tetapi tidak membuktikan bahwa setiap tenaga penjualan yang memakai namanya memiliki wewenang atau bahwa barang telah diserahkan.

Verifikasi Faktur ChinaValidate dapat memeriksa faktur PPN Tiongkok daratan yang didukung. Baca hasilnya bersama berkas asli dan rincian transaksi. Tidak perlu menambahkan cap rekaan agar faktur elektronik menyerupai tampilan lama.

Permintaan yang jelas kepada penerbit

Mohon konfirmasikan apakah ini faktur elektronik asli atau salinan faktur kertas. Kirimkan berkas asli lengkap yang dapat diunduh jika tersedia dan sebutkan jenis faktur. Pertanyaan kami menyangkut tidak terlihatnya cap khusus faktur penjual; kami tidak membutuhkan salinan yang diedit dengan tambahan gambar cap.

Permintaan ini memberi pemasok pertanyaan yang spesifik. Jika dikonfirmasi sebagai faktur yang sepenuhnya terdigitalisasi, periksa melalui jalur yang sesuai. Jika aslinya kertas, selesaikan persoalan dokumen kertas. Jika jawaban belum menjelaskan berkas tersebut, biarkan hal itu tetap perlu diklarifikasi dan jangan menjadikan ada atau tidak adanya cap sebagai putusan akhir.