Китайська електронна фактура без печатки

Обкладинку створено за допомогою ШІ; це ілюстрація, а не справжня фактура чи операція.

Фап’яо надходить охайним електронним файлом. Продавця зазначено, загальна сума здається правильною, але очікуваної червоної печатки немає. Перш ніж повертати документ, визначте його формат. Китайська електронна фактура може бути чинною без видимої спеціальної печатки продавця для фактур.

Це особливо актуально для повністю цифрових фактур, або 数电发票. Вони не є сканами паперових документів, у яких бракує декоративного елемента: їх випускають і передають у цифровій формі. Старіші види електронних фактур також мають окремі правила. Тому не можна зводити відповідь до «всі PDF потребують печатки» або «електронні файли не треба перевіряти».

Іноземному покупцю важливо з’ясувати, який файл він отримав, чому його вигляд відрізняється та чи відповідають дані закупівлі. Цей посібник стосується поширених фактур постачальників материкового Китаю, а не кожного документа, який називають інвойсом у міжнародній торгівлі.

Визначте початковий формат

Розширення PDF не визначає тип фактури. Файл може містити електронний оригінал, скан паперової фактури або зображення, вставлене в новий документ. Аркуш також може бути фактурою, виданою на папері, чи роздруківкою електронної. Носій у ваших руках не встановлює початкового формату.

Перегляньте китайський заголовок і запитайте, як емітент передав документ. Поширені назви повністю цифрових фактур — 电子发票（增值税专用发票） та 电子发票（普通发票）. Слова в дужках означають категорію. Зберігайте оригінальну назву під час обговорення з бухгалтерією.

Загальнонаціональне оголошення податкової адміністрації про цифрові фактури визначає їх як різновид електронних фактур із такою самою юридичною силою, як у паперових. Воно передбачає 20-значний номер і передання через платформу електронних фактур, електронну пошту, QR-коди та інші зазначені способи.

Відповідні заголовок і формат номера допомагають упізнати документ, але не підтверджують справжність. Дані все одно потрібно зіставити через належний канал перевірки. Переконливе оформлення так само не є остаточним доказом, як і відсутність червоного знака.

Два різні червоні знаки

Покупці часто називають будь-який червоний знак печаткою компанії. Китайська термінологія розрізняє загальнонаціональний знак нагляду за фактурами, 发票监制章, та спеціальну печатку продавця для фактур, 发票专用章. Перший стосується адміністративного контролю, друга є фактурною печаткою сторони, що видала документ.

Правила управління фактурами окремо регулюють національний знак нагляду та вимогу ставити спеціальну печатку на паперових фактурах. Загальна печатка підприємства на комерційному документі — ще інший елемент. Не використовуйте ці назви як взаємозамінні, просячи виправлення.

Якщо колега каже, що печатки бракує, запитайте якої саме та на якому типі фактури. Продавець може пояснювати відсутність своєї спеціальної печатки, а колега — вказувати на іншу частину сторінки. Коротка позначка на знімку екрана допоможе уточнити питання, якщо оригінальний файл збережено.

Червоне зображення чи його колір не доводять справжності. Вставлена картинка печатки може виглядати правдоподібно, тоді як правильно випущена цифрова фактура може не мати очікуваної позначки. Потрібно визначити формат і перевірити дані, а не просити постачальника зробити сторінку більш офіційною на вигляд.

Електронні підписи та старіші формати

Відмова від видимої печатки продавця почалася не лише з повністю цифрових фактур. У роз’ясненні щодо спеціальних електронних фактур із ПДВ, опублікованому в грудні 2020 року, податкова адміністрація вказує на електронний підпис замість попередньої спеціальної печатки. Там також описано перегляд оригіналу та перевірку підпису відповідною програмою.

Окрема відповідь податкового органу Шанхая пояснює аналогічний підхід до звичайних електронних фактур із ПДВ, випущених через зазначену платформу публічних послуг. Відповідь стосується цієї системи та її формату OFD. Не слід поширювати її на всі документи з позначкою «електронний», ніби вони мають однакову технічну будову.

Ці джерела допомагають зрозуміти старіше вкладення. Вони не закликають встановлювати невідому програму за посиланням із повідомлення постачальника. Користуйтеся офіційними каналами податкової адміністрації та чинними інструкціями для відповідного формату. Якщо оригінал не відкривається, попросіть придатну для завантаження версію та збережіть уже отриманий файл.

Видиме зображення підпису та електронний підпис, перевірений криптографічно, — різні речі. Так само невідомий статус підпису в PDF-програмі може вказувати на програмне забезпечення або налаштування довіри. Це не доводить автоматично підроблення фактури. Запишіть точне повідомлення й розв’яжіть питання файлу або програми, перш ніж робити висновок про операцію.

Висновок має відповідати виконаній перевірці. Перевірка підпису стосується підписаного електронного файлу. Пошук фактури зіставляє дані із записом податкової системи. Пошук компанії визначає зареєстрованого продавця. Ці дії доповнюють одна одну, але успіх однієї не означає завершення решти.

Ця відмінність важлива після перетворення файлів. Якщо електронний оригінал роздрукували й знову відсканували у PDF, новий файл не зберігає початкового електронного підпису лише тому, що сторінка виглядає незмінною. Коли підпис потрібен для перевірки, запитуйте виданий електронний файл. Скан може допомогти прочитати поля, але його слід правильно позначити як копію.

Цифрові фактури на практиці

Конкретний приклад видавця наводить посібник AWS China з цифрових фап’яо: поле печатки продавця видалено, і ставити печатку не потрібно. Також пояснено заміну окремих полів коду й номера на 20-значний номер фактури та спрощення даних покупця і продавця.

Тому справжній документ нового формату може здаватися незвично порожнім людині, яка звикла до старих паперових бланків. Відсутність банківських чи адресних полів може бути зміною форми, а не обрізаною сторінкою. Перевіряйте обов’язкові поля фактичного документа, замість вимагати відтворення давнього макета.

AWS описує стандартне надання PDF та XML і власний канал підтримки для OFD. Інструкція Tencent Cloud щодо фактур, оновлена в березні 2026 року, також розглядає цифрові фактури, формати завантаження та питання про роздруківки без печатки. Це практичні приклади окремих видавців; їхні меню облікового запису та способи передання не поширюються на всіх китайських продавців.

Зокрема, перехід одного видавця на виключно цифрове надання не означає недійсності всіх паперових фактур. Перегляньте отриманий документ і застосовні до нього правила. Загальнонаціональне впровадження цифрового формату не доводить, що кожну старішу фактуру слід замінити.

Роздруківка залишається роздруківкою

Покупець друкує повністю цифрову фактуру для внутрішнього погодження. Потім бухгалтерія просить постачальника поставити печатку на аркуші. У цьому умовному випадку роздруківку сприймають як фактуру, спочатку видану на папері.

Роз’яснення податкового органу Тяньцзіня прямо відповідає на це: продавець не зобов’язаний додавати спеціальну печатку до роздруківки повністю цифрової фактури, а для зазначеного використання як податкового підтвердного документа необхідно зберегти також електронний файл. Це пояснення китайської документальної вимоги, а не визначення правил відшкодування витрат кожного іноземного роботодавця.

Передайте бухгалтерії електронний оригінал і відповідне пояснення. Якщо команді потрібна читабельна роздруківка для внутрішньої процедури, збережіть її зв’язок з оригіналом. Повторний друк, підписання чи сканування копії не повинні непомітно замінювати вихідний документ.

Інший умовний випадок: постачальник каже, що оригінал був паперовою фактурою з ПДВ, але надає лише обрізане фото. Печатка може бути поза кадром або справді відсутня на папері. Попросіть повну копію та з’ясуйте характер оригіналу. Пояснення про цифрові фактури не розв’язує питання іншого формату.

Перевірки по суті

Коли формат зрозумілий, за можливості отримайте повне оригінальне вкладення. Номер, дата випуску, дані продавця й покупця та необхідні поля перевірки мають бути читабельними. Посібник із перевірки китайських фактур із ПДВ допоможе правильно ввести дані; потрібна сума може залежати від типу фактури.

Порівнюйте повернуті дані з файлом, а не зупиняйтеся на позначці успіху. Продавець, покупець, позиції та суми повинні стосуватися документа й закупівлі, які ви перевіряєте. Справжній запис іншого замовлення не відповідає на питання про ваше.

Наприклад, покупець отримує два вкладення з однаковою назвою. Одне — оригінальна фактура, друге — робочий переклад для бухгалтерії. Збережіть обидва, але перевіряйте за оригіналом і позначте переклад окремо. Перекладений заголовок або переміщене поле не слід вважати доказом зміни фактури видавцем.

Так само лист із поясненням, що печатка не потрібна, стосується формату. Він не підтверджує правильності суми у вкладенні. Завершіть відповідні зіставлення, перш ніж позначати документ як перевірений.

Якщо запит не вдався, розрізняйте встановлену невідповідність, нечитабельний файл, помилку переписування та недоступний сервіс. Відсутність печатки не пояснює кожну невдачу. Посібник із фактур у PDF розглядає проблеми з файлами; якщо джерело неповне, може знадобитися уточнення видавця.

Використовуйте китайську назву продавця або USCC для окремого пошуку компанії. Номер фактури вводять у перевірку фактур, а не в пошук підприємств. Пов’язати видавця із зареєстрованою компанією корисно, але це не доводить повноваження кожного продавця, який використовує її назву, або доставлення товару.

Перевірка фактур ChinaValidate дозволяє перевіряти підтримувані фактури з ПДВ материкового Китаю. Читайте результат разом з оригінальним файлом і деталями операції. Не потрібно додавати вигадану печатку, щоб електронна фактура відповідала зовнішньому вигляду старого бланка.

Чіткий запит видавцю

Просимо підтвердити, чи є це електронним оригіналом фактури або копією паперової. За наявності надішліть повний оригінальний файл для завантаження та вкажіть тип фактури. Наше питання стосується відсутньої спеціальної печатки продавця для фактур; нам не потрібна відредагована копія з доданим зображенням печатки.

Такий запит дає постачальнику конкретне питання. Якщо він підтверджує повністю цифрову фактуру, перевірте її належним способом. Якщо йдеться про паперовий оригінал, з’ясуйте питання паперового документа. Якщо відповідь не пояснює файл, залиште питання відкритим, а не вважайте наявність чи відсутність печатки остаточним висновком.