Hóa đơn điện tử Trung Quốc không dấu

Ảnh bìa được tạo bằng AI để minh họa, không phải hóa đơn hay giao dịch thực tế.

Hóa đơn được gửi dưới dạng tệp điện tử rõ ràng. Có tên người bán, tổng tiền có vẻ đúng, nhưng lại thiếu con dấu đỏ mà bạn mong đợi. Trước khi gửi trả, hãy xác định loại hóa đơn. Hóa đơn điện tử Trung Quốc vẫn có thể hợp lệ dù không thấy dấu chuyên dùng cho hóa đơn của người bán.

Điều này đặc biệt đúng với hóa đơn số hóa toàn diện, gọi là 数电发票. Đây không phải bản quét hóa đơn giấy bị thiếu một chi tiết trang trí: việc lập và giao nhận đều thực hiện bằng phương thức số. Các loại hóa đơn điện tử trước đây cũng có quy định riêng. Vì vậy không thể kết luận rằng “mọi PDF đều phải đóng dấu” hoặc “tệp điện tử thì không cần kiểm tra”.

Với người mua nước ngoài, việc hữu ích là xác định tệp đã nhận, hiểu vì sao hình thức khác nhau và đối chiếu thông tin với giao dịch mua hàng. Bài viết đề cập các hóa đơn phổ biến của nhà cung cấp tại Trung Quốc đại lục, không gộp mọi chứng từ được gọi là hóa đơn trong thương mại quốc tế.

Xác định định dạng gốc

Đuôi PDF không cho biết loại hóa đơn. Tệp có thể chứa bản gốc điện tử, bản quét hóa đơn giấy hoặc ảnh được dán vào tệp mới. Một tờ giấy cũng có thể là hóa đơn được phát hành trên giấy hoặc bản in từ hóa đơn điện tử. Vật mang thông tin trước mắt không quyết định hình thức phát hành ban đầu.

Đọc tiêu đề tiếng Trung và hỏi bên phát hành đã giao hóa đơn bằng cách nào. Các tiêu đề thường gặp của hóa đơn số hóa toàn diện gồm 电子发票（增值税专用发票） và 电子发票（普通发票）. Phần trong ngoặc chỉ loại hóa đơn. Hãy giữ nguyên tiêu đề gốc khi trao đổi với kế toán.

Thông báo triển khai hóa đơn số trên toàn quốc của cơ quan thuế xác định đây là một loại hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý ngang với hóa đơn giấy. Thông báo quy định số hóa đơn gồm 20 chữ số và các cách chuyển giao qua nền tảng hóa đơn điện tử, email, mã QR cùng những phương thức được nêu.

Tiêu đề và cấu trúc số phù hợp giúp nhận diện chứng từ, nhưng không xác thực chứng từ đó. Vẫn cần đối chiếu thông tin bằng kênh tra cứu thích hợp. Bố cục trông chuyên nghiệp cũng không mang tính quyết định hơn việc thiếu một dấu đỏ.

Hai loại dấu khác nhau

Người mua thường gọi mọi dấu đỏ là dấu công ty. Thuật ngữ hóa đơn Trung Quốc phân biệt dấu giám chế hóa đơn thống nhất toàn quốc, 发票监制章, với dấu chuyên dùng cho hóa đơn của người bán, 发票专用章. Loại đầu liên quan đến quản lý hóa đơn; loại sau là dấu hóa đơn của bên phát hành.

Quy định quản lý hóa đơn đề cập riêng dấu giám chế quốc gia và yêu cầu đóng dấu chuyên dùng lên hóa đơn giấy. Dấu công ty thông thường trên chứng từ thương mại lại là một loại khác. Không nên dùng lẫn các thuật ngữ này khi yêu cầu nhà cung cấp sửa chứng từ.

Nếu đồng nghiệp nói thiếu dấu, hãy hỏi rõ dấu nào và trên loại hóa đơn nào. Người bán có thể đang giải thích vì sao không có dấu chuyên dùng của họ, còn đồng nghiệp lại chỉ một vị trí khác trên trang. Một ảnh chụp màn hình có chú thích ngắn có thể làm rõ câu hỏi, miễn là vẫn giữ tệp gốc.

Ảnh màu đỏ hay màu sắc của nó không chứng minh tính xác thực. Ảnh con dấu dán vào có thể rất giống thật, trong khi hóa đơn số được lập đúng quy định có thể không có dấu người mua mong đợi. Cần nhận diện định dạng và xác minh thông tin, thay vì yêu cầu nhà cung cấp sửa trang cho có vẻ chính thức hơn.

Chữ ký điện tử và hóa đơn đời trước

Việc không dùng dấu người bán nhìn thấy trên trang không chỉ bắt đầu với hóa đơn số hóa toàn diện. Giải thích về hóa đơn điện tử VAT chuyên dụng của cơ quan thuế, công bố tháng 12 năm 2020, nêu rằng loại này dùng chữ ký điện tử thay dấu chuyên dùng trước đây. Tài liệu cũng hướng dẫn xem bản gốc và xác minh chữ ký bằng trình đọc phù hợp.

Một trả lời của cơ quan thuế Thượng Hải giải thích cách xử lý tương tự đối với hóa đơn điện tử VAT thông thường được lập qua nền tảng dịch vụ công được chỉ định. Câu trả lời áp dụng cho hệ thống đó và định dạng OFD của nó, không có nghĩa mọi chứng từ mang tên điện tử đều có cùng cấu trúc kỹ thuật.

Những nguồn này giúp hiểu tệp đính kèm cũ. Chúng không phải hướng dẫn cài phần mềm lạ qua liên kết trong tin nhắn nhà cung cấp. Hãy dùng kênh chính thức của cơ quan thuế và hướng dẫn hiện hành cho định dạng liên quan. Nếu không mở được bản gốc, đề nghị bên phát hành cung cấp bản tải xuống dùng được, đồng thời giữ tệp đã nhận.

Hình ảnh chữ ký nhìn thấy được khác với chữ ký điện tử đã được kiểm tra bằng mật mã. Tương tự, trình đọc PDF báo không xác định được trạng thái chữ ký có thể do phần mềm hoặc cấu hình tin cậy. Điều đó không tự động chứng minh hóa đơn giả. Ghi lại thông báo thực tế và xử lý vấn đề tệp hoặc trình đọc trước khi kết luận về giao dịch.

Kết luận phải gắn với kiểm tra đã thực hiện. Kiểm tra chữ ký áp dụng cho tệp điện tử đã ký; tra cứu hóa đơn đối chiếu thông tin với bản ghi thuế; tìm doanh nghiệp xác định người bán đã đăng ký. Các bước này bổ trợ nhau, nhưng một bước thành công không đồng nghĩa đã hoàn thành những bước còn lại.

Sự phân biệt này quan trọng khi tệp bị chuyển đổi. Nếu bản gốc điện tử được in rồi quét lại thành PDF, tệp mới không giữ chữ ký điện tử gốc chỉ vì trang trông giống nhau. Khi cần kiểm tra chữ ký, hãy xin tệp điện tử đã phát hành. Bản quét vẫn giúp đọc trường thông tin, nhưng cần gọi đúng là bản sao.

Hóa đơn số trong thực tế

Một ví dụ từ bên phát hành thực tế là hướng dẫn fapiao số của AWS Trung Quốc. Hướng dẫn giải thích ô đóng dấu người bán đã bị bỏ và không cần đóng dấu. Các ô mã hóa đơn và số hóa đơn tách biệt trước đây được thay bằng số hóa đơn 20 chữ số; thông tin người mua, người bán cũng được đơn giản hóa.

Vì vậy, chứng từ thật theo mẫu mới có thể trông quá trống với người quen mẫu giấy cũ. Không có ô ngân hàng hoặc địa chỉ có thể là thay đổi định dạng, không phải trang bị cắt. Hãy đối chiếu những trường bắt buộc của chứng từ thực tế thay vì yêu cầu bên phát hành tái tạo bố cục cũ.

AWS nêu việc cung cấp PDF và XML mặc định, cùng kênh hỗ trợ riêng cho OFD. Hướng dẫn hóa đơn của Tencent Cloud, cập nhật tháng 3 năm 2026, cũng đề cập hóa đơn số, định dạng tải xuống và thắc mắc về bản in không dấu. Đây là ví dụ của từng bên phát hành; menu tài khoản và cách giao tệp của họ không áp dụng cho mọi người bán Trung Quốc.

Đặc biệt, không nên suy ra rằng tất cả hóa đơn giấy đều vô hiệu chỉ vì một bên phát hành chuyển sang giao hoàn toàn bằng tệp số. Hãy đọc chứng từ đã nhận và quy định áp dụng cho nó. Việc phổ cập định dạng số trên toàn quốc không chứng minh mọi hóa đơn cũ đều phải thay thế.

Bản in vẫn là bản in

Giả sử người mua in hóa đơn số hóa toàn diện để lưu hồ sơ phê duyệt nội bộ. Sau đó kế toán yêu cầu nhà cung cấp đóng dấu lên tờ giấy. Trong tình huống giả định này, bản in đang bị xem như hóa đơn được phát hành gốc trên giấy.

Giải thích của cơ quan thuế Thiên Tân trả lời trực tiếp: người bán không cần thêm dấu chuyên dùng lên bản in của hóa đơn số hóa toàn diện; đồng thời phải giữ tệp điện tử cho mục đích chứng từ thuế được nêu. Đây là quy tắc chứng từ của Trung Quốc, không quyết định quy trình thanh toán chi phí của mọi doanh nghiệp nước ngoài.

Gửi kế toán bản gốc điện tử cùng giải thích liên quan. Nếu nhóm cần bản in dễ đọc cho quy trình nội bộ, hãy duy trì liên kết với bản gốc. In lại, ký hoặc quét bản sao không nên âm thầm thay thế chứng từ nguồn.

Ở một tình huống giả định khác, nhà cung cấp nói bản gốc là hóa đơn VAT giấy nhưng chỉ gửi ảnh đã cắt. Dấu không xuất hiện có thể nằm ngoài khung hình hoặc thực sự thiếu trên giấy. Xin bản sao đầy đủ và làm rõ bản gốc. Giải thích về hóa đơn số không giải quyết được vấn đề của định dạng khác.

Đối chiếu đúng nội dung

Khi đã rõ định dạng, lấy tệp gốc đầy đủ nếu có. Số hóa đơn, ngày lập, thông tin người bán và người mua, cùng các trường cần tra cứu phải đọc được. Xem hướng dẫn xác minh hóa đơn VAT Trung Quốc để nhập đúng dữ liệu; loại số tiền cần nhập có thể phụ thuộc loại hóa đơn.

Đối chiếu kết quả trả về với tệp, thay vì dừng ở thông báo thành công. Người bán, người mua, mặt hàng và số tiền phải thuộc chứng từ và giao dịch đang kiểm tra. Một bản ghi thật của đơn hàng khác không giải đáp được câu hỏi về đơn hàng của bạn.

Ví dụ, người mua nhận hai tệp đính kèm cùng tên: một bản hóa đơn gốc và một bản dịch làm việc cho kế toán. Giữ cả hai, nhưng kiểm tra dựa trên bản gốc và đánh dấu riêng bản dịch. Tiêu đề dịch hoặc trường được sắp xếp lại không nên bị coi là bằng chứng bên phát hành đã sửa hóa đơn.

Tương tự, email giải thích rằng hóa đơn không cần dấu chỉ trả lời vấn đề hình thức. Nó không xác nhận số tiền trong tệp đính kèm là đúng. Hoàn tất các đối chiếu cần thiết trước khi ghi nhận đã kiểm tra chứng từ.

Nếu tra cứu thất bại, phân biệt thông tin thực sự không khớp với tệp không đọc được, lỗi chép dữ liệu hoặc dịch vụ không hoạt động. Thiếu dấu không giải thích mọi lỗi. Hướng dẫn hóa đơn PDF đề cập vấn đề xử lý tệp; nếu nguồn không đầy đủ, có thể phải hỏi thêm bên phát hành.

Dùng tên tiếng Trung hoặc USCC của người bán để thực hiện tra cứu doanh nghiệp riêng. Số hóa đơn thuộc bước kiểm tra hóa đơn, không dùng cho tìm doanh nghiệp. Ghép bên phát hành với doanh nghiệp đăng ký là hữu ích, nhưng không chứng minh mọi nhân viên bán hàng dùng tên đó đều được ủy quyền hoặc hàng đã được giao.

Công cụ xác minh hóa đơn ChinaValidate có thể kiểm tra các loại hóa đơn VAT Trung Quốc đại lục được hỗ trợ. Đọc kết quả cùng tệp gốc và thông tin giao dịch. Không cần thêm một con dấu tự tạo để hóa đơn điện tử trông giống mẫu cũ.

Yêu cầu rõ ràng với bên phát hành

Vui lòng xác nhận đây là hóa đơn điện tử gốc hay bản sao hóa đơn giấy. Nếu có, hãy gửi tệp gốc đầy đủ có thể tải xuống và cho biết loại hóa đơn. Chúng tôi đang hỏi về việc không thấy dấu chuyên dùng của người bán; không cần một bản đã chỉnh sửa để thêm ảnh con dấu.

Yêu cầu này giúp nhà cung cấp trả lời đúng vấn đề. Nếu xác nhận là hóa đơn số hóa toàn diện, tra cứu bằng kênh thích hợp. Nếu xác nhận bản gốc giấy, giải quyết câu hỏi về chứng từ giấy. Nếu trả lời vẫn chưa giải thích được tệp, giữ vấn đề ở trạng thái cần làm rõ, thay vì lấy sự có mặt hay vắng mặt của dấu làm kết luận cuối cùng.