Kaşesiz Çin Elektronik Faturaları

Kapak görseli yapay zekâyla oluşturulmuştur; gerçek bir faturayı veya işlemi göstermez.

Fatura, düzenli bir elektronik dosya olarak gelir. Satıcının adı yazılıdır, toplam tutar doğru görünür; ancak beklediğiniz kırmızı şirket kaşesi yoktur. Belgeyi geri göndermeden önce fatura biçimini belirleyin. Çin’de bir elektronik fatura, satıcının görünür fatura kaşesi olmadan da geçerli olabilir.

Bu durum özellikle 数电发票 olarak adlandırılan tamamen dijital faturalar için önemlidir. Bunlar, bir görsel öğesi eksik olan taranmış kâğıt faturalar değildir; düzenlenmeleri ve teslimleri dijitaldir. Daha eski elektronik fatura türlerinin de kendi kuralları vardır. Dolayısıyla “her PDF kaşeli olmalı” veya “elektronik dosyaları kontrol etmek gerekmez” gibi genellemeler doğru yaklaşım değildir.

Yurt dışındaki alıcının yapması gereken, dosyanın ne olduğunu, neden farklı göründüğünü ve bilgilerinin satın alma işlemiyle uyuşup uyuşmadığını belirlemektir. Bu rehber, uluslararası ticarette fatura denilen her belgeyi değil, Çin ana karasındaki tedarikçilerin yaygın faturalarını ele alır.

Belgenin asıl biçimini belirleyin

PDF uzantısı fatura türünü göstermez. Dosya, elektronik asıl belgeyi, kâğıt faturanın taramasını veya yeni bir dosyaya yapıştırılmış bir resmi içerebilir. Elinizdeki sayfa da kâğıt olarak düzenlenmiş bir fatura ya da elektronik faturanın çıktısı olabilir. Fiziksel veya dijital taşıyıcı, belgenin başlangıçtaki biçimini tek başına belirlemez.

Çince fatura başlığına bakın ve düzenleyenin belgeyi nasıl teslim ettiğini sorun. Tamamen dijital faturalarda yaygın başlıklar arasında 电子发票（增值税专用发票） ve 电子发票（普通发票） bulunur. Parantez içindeki ifade kategoriyi belirtir. Muhasebeyle görüşürken asıl başlığı koruyun.

Vergi idaresinin ülke genelindeki dijital fatura duyurusu, tamamen dijital faturaları kâğıt faturalarla aynı hukuki etkiye sahip bir elektronik fatura türü olarak tanımlar. Duyuruda 20 haneli fatura numarası ve elektronik fatura platformu, e-posta, QR kodları ile belirtilen diğer yollar üzerinden teslim öngörülür.

Başlığın ve numara biçiminin uygun olması belgeyi tanımaya yardımcı olur, fakat gerçekliğini kanıtlamaz. Bilgilerin uygun doğrulama kanalıyla karşılaştırılması gerekir. İkna edici bir sayfa düzeni, eksik kırmızı işaret kadar tek başına sonuç vermez.

İki farklı kırmızı işaret

Alıcılar çoğu zaman her kırmızı işarete şirket kaşesi der. Çin fatura terminolojisinde ulusal fatura denetim mührü, 发票监制章, ile satıcının faturaya özel kaşesi, 发票专用章, farklıdır. İlki faturaların idari denetimiyle ilgilidir; ikincisi düzenleyenin faturalarda kullandığı kaşedir.

Fatura yönetimi düzenlemeleri, ulusal denetim mührünü ve kâğıt faturalara faturaya özel kaşe vurulması şartını ayrı ele alır. Ticari belgedeki genel şirket kaşesi ise başka bir unsurdur. Tedarikçiden düzeltme isterken bu terimleri birbirinin yerine kullanmayın.

Bir çalışma arkadaşınız kaşe eksik dediğinde hangi işareti ve hangi fatura türünü kastettiğini sorun. Satıcı kendi fatura kaşesinin neden bulunmadığını açıklarken arkadaşınız sayfanın başka bir bölümünü kastediyor olabilir. Asıl dosya saklanmak kaydıyla kısa bir açıklama eklenmiş ekran görüntüsü soruyu netleştirebilir.

Kırmızı bir resim veya rengi, gerçeklik kanıtı değildir. Yapıştırılmış kaşe resmi inandırıcı görünebilir; usulüne uygun düzenlenmiş dijital faturada ise beklenen işaret olmayabilir. Doğru adım, tedarikçiden sayfayı daha resmî göstermesini istemek değil, biçimi belirleyip bilgileri doğrulamaktır.

Elektronik imzalar ve eski biçimler

Görünür satıcı kaşesinden vazgeçilmesi yalnızca tamamen dijital faturalarla başlamadı. Vergi idaresinin Aralık 2020’de yayımladığı elektronik özel KDV faturası açıklaması, bu faturaların eski fatura kaşesi yerine elektronik imza kullandığını belirtir. Asıl dosyanın görüntülenmesini ve uygun okuyucuyla elektronik imzanın doğrulanmasını da anlatır.

Şanghay vergi idaresinin bir yanıtı, belirtilen kamu hizmet platformundan düzenlenen elektronik normal KDV faturaları için benzer uygulamayı açıklar. Yanıt o fatura sistemi ve OFD biçimiyle sınırlıdır. Elektronik denilen her belgenin aynı teknik yapıya sahip olduğu şeklinde genişletilmemelidir.

Bu kaynaklar eski bir eki anlamaya yardımcı olur. Tedarikçinin mesajındaki bir bağlantıdan bilinmeyen program kurma talimatı değildir. Vergi idaresinin resmî kanallarını ve ilgili biçimin güncel yönergelerini kullanın. Asıl dosya açılmıyorsa düzenleyenden kullanılabilir bir indirme sürümü isteyin ve daha önce gelen dosyayı saklayın.

Görünür bir imza resmi ile kriptografik olarak doğrulanmış elektronik imza farklı şeylerdir. Benzer şekilde PDF okuyucusunun imza durumunu bilinmiyor göstermesi, yazılım veya güven ayarı sorunundan kaynaklanabilir. Bu, faturanın sahte olduğunu kendiliğinden kanıtlamaz. Gerçek hata mesajını kaydedin; işlem hakkında sonuç çıkarmadan önce dosya veya okuyucu sorununu çözün.

Sonucu yapılan kontrolle sınırlı tutun. İmza kontrolü imzalanmış elektronik dosyayla ilgilidir. Fatura sorgusu, bilgileri vergi sistemi kaydıyla karşılaştırır. Şirket araması kayıtlı satıcıyı belirler. Bu kontroller birbirini tamamlar; ancak birindeki başarılı sonuç diğerlerini tamamlamış sayılmaz.

Dosyalar dönüştürüldüğünde bu ayrım önemlidir. Elektronik asıl belge yazdırılıp yeniden PDF olarak taranırsa sayfa aynı görünse bile yeni dosya asıl elektronik imzayı korumaz. İmza önemliyse düzenlenen elektronik dosyayı isteyin. Tarama, fatura alanlarını okumaya yardımcı olabilir; ancak doğru biçimde kopya olarak tanımlanmalıdır.

Tamamen dijital faturaların görünümü

Somut bir düzenleyen örneği olarak AWS Çin’in dijital fapiao rehberi, satıcı kaşesi alanının kaldırıldığını ve kaşe gerekmediğini açıklar. Ayrı fatura kodu ve numarası alanlarının yerine 20 haneli fatura numarasının gelmesini, alıcı ve satıcı bilgilerinin sadeleştirilmesini de anlatır.

Bu nedenle yeni biçimdeki gerçek bir belge, eski kâğıt formlara alışkın kişiye alışılmadık derecede boş görünebilir. Banka veya adres kutularının bulunmaması, sayfanın kırpılmasından değil biçim değişikliğinden kaynaklanabilir. Düzenleyenden eski görünümü yeniden oluşturmasını istemek yerine gerçek belge için gereken alanları karşılaştırın.

AWS, varsayılan teslimin PDF ve XML olduğunu ve OFD için kendi destek yolunu kullandığını belirtir. Mart 2026’da güncellenen Tencent Cloud fatura rehberi de dijital faturaları, indirme biçimlerini ve kaşesiz çıktılara ilişkin soruları ele alır. Bunlar belirli düzenleyenlerin uygulama örnekleridir; hesap menüleri ve teslim yöntemleri tüm Çinli satıcılara uygulanmaz.

Özellikle bir düzenleyenin yalnızca dijital teslimata geçmesinden bütün kâğıt faturaların geçersiz olduğu sonucu çıkarılmamalıdır. Elinizdeki belgeyi ve ona uygulanan kuralları inceleyin. Dijital bir biçimin ülke genelinde kullanılması, her eski faturanın değiştirilmesi gerektiğini göstermez.

Çıktı, çıktı olarak kalır

Bir alıcı tamamen dijital faturayı iç onay dosyası için yazdırır. Muhasebe daha sonra tedarikçiden sayfayı kaşelemesini ister. Bu varsayımsal durumda istek, çıktıyı başlangıçta kâğıt üzerinde düzenlenmiş bir fatura gibi ele almaktadır.

Tianjin vergi idaresinin açıklaması bu duruma doğrudan yanıt verir: satıcının tamamen dijital faturanın çıktısına faturaya özel kaşe eklemesi gerekmez; belirtilen vergi belgesi kullanımında elektronik dosya da saklanmalıdır. Bu açıklama Çin’deki belge kuralını anlatır, her yabancı işverenin masraf sürecini belirlemez.

Muhasebeye elektronik asıl dosyayı ve ilgili açıklamayı iletin. Ekip iç iş akışı için okunabilir bir çıktı istiyorsa bunun asıl dosyayla bağlantısını koruyun. Kopyayı yeniden yazdırmak, imzalamak veya taramak kaynak belgenin sessizce yerini almamalıdır.

Başka bir varsayımsal örnekte tedarikçi aslın kâğıt KDV faturası olduğunu söyler, ancak yalnızca kırpılmış fotoğraf gönderir. Görünmeyen kaşe fotoğrafın dışında kalmış veya kâğıtta gerçekten eksik olabilir. Tam kopyayı isteyin ve asıl belgenin ne olduğunu netleştirin. Dijital fatura açıklaması başka bir biçime ilişkin sorunu çözmez.

Gerekli kontrolleri tamamlayın

Biçim anlaşıldıktan sonra mümkünse eksiksiz asıl eki alın. Fatura numarası, düzenlenme tarihi, satıcı ve alıcı bilgileri ile doğrulama alanları okunaklı olmalıdır. Doğru girdiler için Çin KDV faturası doğrulama rehberini kullanın; istenen tutar, fatura türüne göre değişebilir.

Başarı bildiriminde durmak yerine dönen bilgileri dosyayla karşılaştırın. Satıcı, alıcı, kalemler ve tutarlar incelenen belgeyle ve alışverişle ilgili olmalıdır. Başka bir siparişe ait gerçek kayıt sizin siparişinizin durumunu açıklamaz.

Örneğin alıcının aynı adlı iki ek aldığını düşünün. Biri asıl faturadır, diğeri muhasebe için hazırlanmış çalışma çevirisidir. İkisini de saklayın; ancak kontrolü asıl belge üzerinden yapın ve çeviriyi ayrı etiketleyin. Çevrilmiş başlık veya yeri değişen alan, düzenleyenin faturayı değiştirdiğine kanıt sayılmamalıdır.

Aynı şekilde faturanın kaşe gerektirmediğini açıklayan e-posta, biçim sorununa yanıt verir. Ekteki tutarın doğru olduğunu doğrulamaz. Belgeyi kontrol edildi olarak kaydetmeden önce ilgili karşılaştırmaları tamamlayın.

Sorgu başarısızsa gerçekten saptanmış bilgi uyuşmazlığını okunamayan dosyadan, kopyalama hatasından veya hizmet kesintisinden ayırın. Kaşe eksikliği her başarısızlığı açıklamaz. Fatura PDF rehberi dosya sorunlarını ele alır; kaynak eksikse düzenleyenin açıklaması gerekebilir.

Ayrı bir şirket araması için satıcının Çince adını veya USCC kodunu kullanın. Fatura numarası şirket aramasına değil, fatura kontrolüne girilir. Düzenleyeni kayıtlı bir şirketle eşleştirmek faydalıdır; fakat şirketin adını kullanan her satış görevlisinin yetkili olduğunu veya malların teslim edildiğini kanıtlamaz.

ChinaValidate Fatura Doğrulama, desteklenen Çin ana karası KDV faturalarını sorgulayabilir. Sonucu asıl dosya ve işlem ayrıntılarıyla birlikte okuyun. Elektronik faturayı eski bir görsel beklentiye uydurmak için uydurma kaşe eklemeye gerek yoktur.

Düzenleyene açık bir istek

Bu belgenin elektronik asıl fatura mı yoksa kâğıt faturanın kopyası mı olduğunu doğrulayın. Varsa indirilebilir eksiksiz asıl dosyayı gönderin ve fatura türünü belirtin. Sorumuz satıcının fatura kaşesinin görünmemesiyle ilgilidir; kaşe resmi eklenmiş düzenlenmiş bir kopyaya ihtiyacımız yoktur.

Bu istek tedarikçiye yanıtlayabileceği belirli bir konu verir. Tamamen dijital fatura olduğunu doğrularsa uygun kanalla kontrol edin. Kâğıt asıl belge olduğunu söylerse kâğıt belge sorununu çözün. Yanıt dosyayı açıklamıyorsa görünür kaşeyi veya yokluğunu nihai hüküm saymak yerine belirsizliği açık tutun.