Chinesische E-Rechnung ohne Stempel
Ordnen Sie ungestempelte chinesische Rechnungen ein, unterscheiden Sie elektronische Originale von Papierkopien und prüfen Sie die passenden Nachweise.
Suchen Sie nach dem chinesischen Firmennamen oder USCC und gleichen Sie das Unternehmen mit Ihrem Lieferanten ab.
Mit KI erstelltes Titelbild; es zeigt keine tatsächliche Rechnung oder Transaktion.
Die Rechnung kommt als sauber gestaltete elektronische Datei an. Der Verkäufer ist genannt, der Gesamtbetrag erscheint richtig, doch der erwartete rote Firmenstempel fehlt. Klären Sie zunächst das Rechnungsformat, bevor Sie das Dokument zurückweisen. Eine chinesische elektronische Rechnung kann auch ohne sichtbaren Rechnungsstempel des Verkäufers gültig sein.
Das gilt insbesondere für vollständig digitalisierte Rechnungen, auf Chinesisch 数电发票. Dabei handelt es sich nicht um eingescannte Papierrechnungen mit einem fehlenden Gestaltungselement: Ausstellung und Übermittlung erfolgen digital. Auch ältere elektronische Rechnungsarten unterliegen eigenen Regeln. Weder „Alle PDFs brauchen einen Stempel“ noch „Elektronische Dateien müssen nie geprüft werden“ ist daher eine brauchbare Schlussfolgerung.
Für ausländische Käufer geht es darum, die Datei einzuordnen, ihre Darstellung zu verstehen und ihre Angaben mit dem Einkauf abzugleichen. Dieser Leitfaden behandelt übliche Rechnungen von Lieferanten aus Festlandchina, nicht jedes im internationalen Handel als Rechnung bezeichnete Dokument.
Das ursprüngliche Format bestimmen
Die Dateiendung PDF sagt nichts über die Rechnungsart aus. Die Datei kann ein elektronisches Original, den Scan einer Papierrechnung oder ein in eine neue Datei eingefügtes Bild enthalten. Ebenso kann ein Blatt Papier eine ursprünglich auf Papier ausgestellte Rechnung oder der Ausdruck einer elektronischen Rechnung sein. Das vorliegende Medium bestimmt nicht das Ausgangsformat.
Lesen Sie den chinesischen Rechnungstitel und fragen Sie, wie der Aussteller das Dokument bereitgestellt hat. Gängige Titel vollständig digitalisierter Rechnungen sind 电子发票（增值税专用发票） und 电子发票（普通发票）. Die Angaben in Klammern bezeichnen die Kategorie. Behalten Sie den Originaltitel in der Abstimmung mit der Buchhaltung bei.
Die landesweite Bekanntmachung der Steuerverwaltung zu digitalisierten Rechnungen ordnet sie als elektronische Rechnungen mit derselben Rechtswirkung wie Papierrechnungen ein. Sie sieht eine 20-stellige Rechnungsnummer sowie die Übermittlung über die elektronische Rechnungsplattform, per E-Mail, QR-Code und über weitere genannte Wege vor.
Ein passender Titel und das richtige Nummernformat helfen bei der Einordnung, bestätigen aber nicht die Echtheit. Die Angaben müssen weiterhin über den passenden Prüfweg abgeglichen werden. Ein überzeugendes Layout ist ebenso wenig entscheidend wie das Fehlen einer roten Markierung.
Zwei unterschiedliche Stempel
Käufer bezeichnen häufig jede rote Markierung als Firmenstempel. Die chinesische Rechnungsterminologie unterscheidet das nationale Rechnungsaufsichtssiegel, 发票监制章, vom besonderen Rechnungsstempel des Verkäufers, 发票专用章. Ersteres betrifft die staatliche Rechnungsaufsicht; Letzterer ist der für Rechnungen verwendete Stempel des Ausstellers.
Die Vorschriften zur Rechnungsverwaltung behandeln das nationale Aufsichtssiegel getrennt von der Pflicht, Papierrechnungen mit einem Rechnungsstempel zu versehen. Der allgemeine Firmenstempel auf einem Geschäftsdokument ist wiederum etwas anderes. Verwenden Sie diese Begriffe bei einer Korrekturanfrage nicht austauschbar.
Wenn ein Kollege einen fehlenden Stempel meldet, fragen Sie nach dem konkreten Stempel und der Rechnungsart. Der Verkäufer erklärt möglicherweise das Fehlen seines Rechnungsstempels, während der Kollege eine andere Stelle meint. Ein kurz beschrifteter Screenshot kann die Frage klären, sofern die Originaldatei erhalten bleibt.
Weder ein rotes Bild noch dessen Farbe beweist die Echtheit. Eine eingefügte Stempelgrafik kann überzeugend wirken, während eine ordnungsgemäß ausgestellte digitale Rechnung ohne die erwartete Markierung auskommt. Bestimmen Sie das Format und prüfen Sie die Daten, statt den Lieferanten um eine „offizieller“ aussehende Seite zu bitten.
Elektronische Signaturen und ältere Formate
Der Verzicht auf einen sichtbaren Verkäuferstempel begann nicht erst mit vollständig digitalisierten Rechnungen. Die im Dezember 2020 veröffentlichte Erläuterung der Steuerverwaltung zu elektronischen speziellen Mehrwertsteuerrechnungen beschreibt elektronische Signaturen anstelle des bisherigen Rechnungsstempels. Sie erläutert außerdem das Öffnen der Originaldatei und die Signaturprüfung mit einem geeigneten Programm.
Eine Auskunft der Steuerverwaltung Shanghai erklärt eine entsprechende Behandlung gewöhnlicher elektronischer Mehrwertsteuerrechnungen, die über die dort genannte öffentliche Plattform ausgestellt werden. Diese Antwort bezieht sich auf das betreffende Rechnungssystem und dessen OFD-Format. Daraus folgt nicht, dass jedes als elektronisch bezeichnete Dokument technisch gleich aufgebaut ist.
Diese Quellen helfen, einen älteren Anhang zu verstehen. Sie sind keine Aufforderung, unbekannte Software über einen Link in einer Lieferantennachricht zu installieren. Nutzen Sie offizielle Zugänge der Steuerverwaltung und die aktuellen Hinweise zum jeweiligen Format. Lässt sich das Original nicht öffnen, bitten Sie um eine nutzbare Downloadversion und bewahren Sie die erhaltene Datei auf.
Ein sichtbares Unterschriftsbild ist etwas anderes als eine kryptografisch geprüfte elektronische Signatur. Auch ein unbekannter Signaturstatus im PDF-Programm kann auf Software oder Vertrauenseinstellungen zurückgehen. Er beweist nicht automatisch eine falsche Rechnung. Halten Sie die genaue Meldung fest und klären Sie zunächst das Datei- oder Programmproblem, bevor Sie daraus auf die Transaktion schließen.
Die Schlussfolgerung muss zur tatsächlich ausgeführten Prüfung passen. Eine Signaturprüfung betrifft die signierte elektronische Datei. Eine Rechnungsabfrage gleicht Informationen mit einem Datensatz im Steuersystem ab. Eine Unternehmenssuche identifiziert den registrierten Verkäufer. Diese Prüfungen ergänzen einander; ein positives Ergebnis erledigt die anderen jedoch nicht mit.
Das ist bei umgewandelten Dateien wichtig. Wer das elektronische Original ausdruckt und wieder als PDF einscannt, erhält dadurch keine Datei mit der ursprünglichen elektronischen Signatur, auch wenn die Seite unverändert aussieht. Fordern Sie die ausgestellte elektronische Datei an, wenn diese Signatur relevant ist. Der Scan kann zum Lesen der Rechnungsfelder dienen, muss aber als Kopie bezeichnet werden.
Vollständig digitale Rechnungen im Alltag
Als konkretes Ausstellerbeispiel erklärt der Leitfaden von AWS China zu digitalen Fapiao, dass das Feld für den Verkäuferstempel entfällt und kein Stempel erforderlich ist. Zudem ersetzt eine 20-stellige Rechnungsnummer die früher getrennten Felder für Rechnungscode und -nummer; die Angaben zu Käufer und Verkäufer werden vereinfacht.
Das erklärt, weshalb ein echtes Dokument im neuen Format für jemanden, der ältere Papiervordrucke kennt, ungewöhnlich leer wirken kann. Fehlende Bank- oder Adressfelder können eine Formatänderung sein, keine abgeschnittene Seite. Prüfen Sie die für das konkrete Dokument vorgeschriebenen Angaben, statt ein historisches Layout zu verlangen.
AWS beschreibt die standardmäßige Bereitstellung als PDF und XML sowie einen eigenen Supportweg für OFD. Auch die im März 2026 aktualisierten Rechnungshinweise von Tencent Cloud behandeln digitale Rechnungen, Downloadformate und Fragen zu ungestempelten Ausdrucken. Das sind praktische Beispiele einzelner Aussteller; deren Kontomenüs und Bereitstellungsverfahren gelten nicht für alle chinesischen Verkäufer.
Insbesondere macht die Umstellung eines Ausstellers auf ausschließlich digitale Bereitstellung nicht sämtliche Papierrechnungen ungültig. Prüfen Sie das tatsächlich erhaltene Dokument und die dafür geltenden Regeln. Die landesweite Einführung eines digitalen Formats belegt nicht, dass jede ältere Rechnung ersetzt werden muss.
Ein Ausdruck bleibt ein Ausdruck
Ein Käufer druckt eine vollständig digitalisierte Rechnung für seine interne Freigabeakte aus. Anschließend verlangt die Buchhaltung einen Stempel des Lieferanten auf dem Blatt. In diesem hypothetischen Fall wird der Ausdruck wie eine ursprünglich auf Papier ausgestellte Rechnung behandelt.
Die Erläuterung der Steuerverwaltung Tianjin geht direkt darauf ein: Der Verkäufer muss den Ausdruck einer vollständig digitalisierten Rechnung nicht zusätzlich mit seinem Rechnungsstempel versehen. Für die genannte steuerliche Belegverwendung muss auch die elektronische Datei aufbewahrt werden. Das erklärt die chinesische Dokumentenregel, bestimmt aber nicht die Spesenprozesse jedes ausländischen Arbeitgebers.
Geben Sie der Buchhaltung die elektronische Originaldatei und die passende Erläuterung. Benötigt sie einen gut lesbaren Ausdruck für ihren Ablauf, halten Sie dessen Bezug zum Original fest. Erneutes Drucken, Unterschreiben oder Einscannen einer Kopie sollte das Quelldokument nicht unbemerkt ersetzen.
Ein anderer hypothetischer Fall: Der Lieferant erklärt, ursprünglich sei eine Mehrwertsteuerrechnung auf Papier ausgestellt worden, liefert aber nur ein beschnittenes Foto. Der Stempel könnte außerhalb des Bildausschnitts liegen oder tatsächlich auf dem Papier fehlen. Fordern Sie eine vollständige Kopie an und klären Sie das Original. Die Erklärung zu digitalen Rechnungen löst kein Problem mit einem anderen Format.
Die entscheidenden Prüfungen
Sobald das Format feststeht, beschaffen Sie nach Möglichkeit den vollständigen Originalanhang. Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Verkäufer- und Käuferangaben sowie erforderliche Prüffelder müssen lesbar bleiben. Der Leitfaden zur Prüfung chinesischer Mehrwertsteuerrechnungen erklärt die richtigen Eingaben; welcher Betrag benötigt wird, kann von der Rechnungsart abhängen.
Vergleichen Sie die zurückgegebenen Angaben mit der Datei, statt bei einer Erfolgsmeldung aufzuhören. Verkäufer, Käufer, Positionen und Beträge müssen zum geprüften Dokument und Einkauf gehören. Ein echter Datensatz zu einer anderen Bestellung beantwortet nicht die Frage nach Ihrer Bestellung.
Beispielsweise erhält ein Käufer zwei Anhänge mit demselben Dateinamen: die Originalrechnung und eine übersetzte Arbeitskopie für die Buchhaltung. Bewahren Sie beide auf, prüfen Sie jedoch anhand des Originals und kennzeichnen Sie die Übersetzung gesondert. Ein übersetzter Titel oder ein umgestelltes Feld ist kein Beleg für eine Änderung durch den Aussteller.
Ebenso beantwortet eine E-Mail, wonach kein Stempel erforderlich sei, nur die Formatfrage. Sie bestätigt nicht den Betrag im Anhang. Schließen Sie die relevanten Vergleiche ab, bevor Sie das Dokument als geprüft vermerken.
Bei einer fehlgeschlagenen Abfrage unterscheiden Sie eine tatsächlich festgestellte Abweichung von einer unlesbaren Datei, einem Übertragungsfehler oder einem nicht verfügbaren Dienst. Der fehlende Stempel erklärt nicht jeden Fehler. Der Leitfaden zu Rechnungs-PDFs behandelt Dateiprobleme; bei einer unvollständigen Quelle kann eine Rückfrage beim Aussteller erforderlich sein.
Verwenden Sie den chinesischen Namen oder USCC des Verkäufers für eine getrennte Unternehmenssuche. Die Rechnungsnummer gehört in die Rechnungsprüfung, nicht in die Unternehmenssuche. Den Aussteller einem registrierten Unternehmen zuzuordnen ist hilfreich. Es beweist jedoch weder die Vollmacht jeder unter dessen Namen auftretenden Verkaufsperson noch die Lieferung der Ware.
Die Rechnungsprüfung von ChinaValidate kann unterstützte Mehrwertsteuerrechnungen aus Festlandchina abfragen. Lesen Sie das Ergebnis zusammen mit der Originaldatei und den Transaktionsdaten. Eine elektronische Rechnung braucht keinen erfundenen Stempel, nur um einer älteren Gestaltungserwartung zu entsprechen.
Eine klare Anfrage an den Aussteller
Bitte bestätigen Sie, ob es sich um eine elektronische Originalrechnung oder die Kopie einer Papierrechnung handelt. Senden Sie nach Möglichkeit die vollständige herunterladbare Originaldatei und nennen Sie die Rechnungsart. Unsere Frage betrifft den fehlenden Rechnungsstempel des Verkäufers; wir benötigen keine bearbeitete Kopie mit einer eingefügten Stempelgrafik.
Damit erhält der Lieferant eine konkrete Frage. Bestätigt er eine vollständig digitalisierte Rechnung, prüfen Sie sie über den passenden Weg. Nennt er ein Papieroriginal, klären Sie diese Dokumentenfrage. Erklärt seine Antwort die Datei nicht, halten Sie den Punkt offen, statt einen sichtbaren oder fehlenden Stempel als abschließendes Urteil zu behandeln.