Fapiao vs. Tanda Terima di Tiongkok

Sampul: ilustrasi dokumen perjalanan dan layar pembayaran.

Anda meninggalkan sebuah hotel di Tiongkok dengan membawa tagihan cetak dan konfirmasi pembayaran di ponsel. Keduanya menunjukkan jumlah yang Anda harapkan. Kembali ke kantor, seseorang meminta fapiao. Ini adalah sumber kebingungan yang umum: Anda memiliki catatan pengeluaran, tetapi mungkin bukan dokumen yang mereka butuhkan.

Fapiao adalah faktur pajak Tiongkok. Tanda terima biasa, tagihan hotel, atau bukti pembayaran tidak serta-merta memenuhi syarat sebagai fapiao. Hal sebaliknya juga penting: selembar kertas sempit bisa berupa fapiao asli. Mulailah dengan tujuan dan judul dokumen, bukan bentuknya.

Panduan ini mencakup Tiongkok Daratan. Panduan ini membantu Anda mengidentifikasi apa yang Anda miliki, meminta faktur yang hilang, dan memilih pemeriksaan yang sesuai. Apakah pemberi kerja Anda menerima dokumen tersebut untuk penggantian biaya adalah pertanyaan terpisah bagi tim keuangan mereka.

Tanda terima, pembayaran, dan fapiao

Dalam bahasa Inggris, “receipt” (tanda terima) dapat berarti hampir semua catatan yang Anda terima setelah membayar. Fleksibilitas ini menimbulkan masalah saat membahas dokumen Tiongkok. Seorang rekan kerja mungkin mengatakan “receipt” sambil meminta faktur pajak; resepsionis hotel mungkin memahami kata yang sama sebagai permintaan untuk tagihan terperinci.

Label dalam bahasa Tiongkok membantu mempersempit makna. 收据 biasanya berarti tanda terima, sedangkan 小票 umumnya digunakan untuk struk kasir. 发票, dilafalkan fapiao, mengidentifikasi konsep faktur pajak. Kata-kata tersebut merupakan titik awal yang berguna, meskipun label saja tidak dapat mengautentikasi dokumen.

Tiga catatan yang dapat terkait dengan pembelian yang sama

Catatan	Perhatikan	Tujuan
Bukti pembayaran	Referensi dan status transaksi bank, kartu, atau aplikasi pembayaran.	Aktivitas pembayaran yang dicatat oleh saluran tersebut. Ini bukan hasil verifikasi faktur.
Tanda terima atau tagihan biasa	收据, 小票, folio hotel terperinci, atau nomor tanda terima milik pedagang.	Apa yang dicatat pedagang tentang pembelian, tagihan, atau pembayaran.
Fapiao	Judul faktur, pengenal faktur, dan detail penagihan penjual.	Transaksi yang difakturkan. Pencarian yang sesuai dapat memeriksa informasi faktur.

Perbedaan-perbedaan ini menjelaskan mengapa pengeluaran yang sama dapat menghasilkan beberapa catatan yang berguna. Folio hotel dapat merinci biaya kamar dan makanan. Transaksi kartu dapat mengidentifikasi tagihan yang diproses pada hari tertentu. Fapiao memiliki identitas fakturnya sendiri. Satu dokumen tidak perlu menggantikan semua dokumen lainnya.

Sebagai contoh, tangkapan layar pembayaran yang ditandai “berhasil” memberi tahu Anda apa yang dilaporkan oleh layar tersebut. Hal ini tidak boleh dipaksakan menjadi klaim bahwa pemasok tertentu telah menerima dana yang diselesaikan, mengirimkan barang, atau menerbitkan faktur yang valid. Jika pembayaran itu sendiri disengketakan, kembalilah ke detail transaksi penyedia pembayaran dan catatan pedagang.

Demikian pula, tanda terima biasa tidak serta-merta tidak bernilai atau palsu. Tanda terima tersebut dapat berguna untuk merekonsiliasi pembelian, menanyakan tagihan, atau menemukan pesanan. Poin yang lebih sempit adalah bahwa tanda terima tersebut tidak menjadi faktur pajak hanya karena mencatat pembayaran yang nyata.

Perbedaan tersebut juga muncul dalam panduan resmi. Otoritas pajak Shanghai menyatakan bahwa struk kasir biasa, tanda terima, atau nomor pesanan tidak dapat menggantikan faktur yang diperlukan dalam panduan penagihan Juli 2026 mereka. Hal ini berkaitan dengan kewajiban penerbitan faktur; hal ini tidak menyelesaikan setiap kebijakan pengeluaran pemberi kerja asing.

Jebakan terkait adalah menganggap tanggal faktur sebagai konfirmasi pembayaran. Fapiao dan catatan bank menjawab pertanyaan yang berbeda. Panduan profesional dari Covington mengenai fapiao Tiongkok membahas pemisahan ini, termasuk faktur yang diterbitkan sebelum atau setelah pembayaran. Ketika tanggal berbeda, bandingkan transaksi yang mendasarinya daripada berasumsi bahwa perbedaan tersebut membuktikan adanya faktur palsu.

Untuk pesanan impor, Anda mungkin juga menerima faktur komersial atau faktur proforma. Dokumen-dokumen tersebut memperkenalkan perbedaan lain, yang dibahas dalam Fapiao vs. Faktur Komersial. Untuk saat ini, tugasnya lebih sederhana: menentukan apakah dokumen di tangan Anda adalah tagihan, bukti pembayaran, atau faktur pajak.

Penampilan dapat menyesatkan

Aturan paling cepat yang sering disarankan kepada pengunjung juga menyesatkan: “Struk kertas kecil, bukan fapiao.” Tiongkok memiliki faktur PPN biasa dalam bentuk gulungan, yang disebut 增值税普通发票（卷票）. Platform verifikasi faktur PPN nasional mencantumkannya dalam panduan klasifikasi faktur.

Perhatikan judul faktur di bagian atas, diikuti oleh kolom seperti 发票代码 (kode faktur) dan 发票号码 (nomor faktur). Kedua contoh tersebut memiliki lebar yang berbeda, namun keduanya adalah contoh faktur. Format kertasnya menjadi alasan untuk memeriksa lebih teliti, bukan alasan untuk mengabaikannya.

Ini adalah contoh historis yang menunjukkan format yang diakui, bukan jaminan bahwa setiap faktur yang diterbitkan hari ini terlihat seperti itu. Slip yang tampak serupa juga tidak membuktikan keasliannya. Gambar ini membantu Anda mengidentifikasi kategori faktur yang mungkin; dokumen aktual tetap memerlukan pemeriksaan detailnya sendiri.

Di sisi lain spektrum, PDF yang rapi masih bisa berupa tagihan biasa. Logo hotel, total termasuk pajak, atau tanda “LUNAS” yang menonjol mungkin merupakan informasi yang berguna, tetapi tidak ada satu pun dari elemen tersebut yang mengubah file menjadi faktur pajak Tiongkok. Baca judul dan pengenal sebelum memilih jalur verifikasi.

Kode QR juga sama-sama tidak memberikan kesimpulan pasti. Kode tersebut mungkin membuka halaman pembayaran, formulir permintaan, atau unduhan. Jika kode tersebut membuka formulir yang meminta judul faktur dan alamat email Anda, kemungkinan Anda berada pada tahap permintaan faktur. Jika kode tersebut membuka file faktur, simpan file tersebut dan bacalah. Panduan kode QR faktur kami menjelaskan berbagai tujuan tersebut.

Kertas bukan persyaratan untuk validitas. Undang-Undang Administrasi Faktur Tiongkok mengakui faktur kertas maupun elektronik dan memberikan efek hukum yang sama bagi keduanya. Oleh karena itu, meminta asli elektronik bisa lebih bermanfaat daripada meminta seseorang memotret salinan cetak.

Pemeriksaan awal yang dapat diterapkan bersifat singkat:

• Baca judul dokumen. Identifikasi apakah dokumen tersebut merupakan faktur, tagihan, struk, atau konfirmasi pembayaran sebelum menafsirkan angka-angkanya.
• Temukan pengenal faktur. Nomor pesanan pedagang atau referensi transaksi kartu berasal dari sistem yang berbeda.
• Baca penerbit. Pisahkan nama penagihan aktual dari merek hotel, toko, atau label aplikasi pembayaran.

Jika bagian-bagian tersebut tidak dapat dibaca, mintalah file asli atau salinan lengkap yang jelas. Menebak digit yang hilang membuat pencarian lanjutan menjadi kurang bermanfaat. Untuk penjelasan per kolom setelah Anda mengidentifikasi sebuah fapiao, gunakan panduan Membaca Faktur Tiongkok.

Dari struk ke fapiao

Pertimbangkan sebuah perjalanan bisnis hipotetis. Anda membayar untuk menginap di hotel dan pergi dengan membawa folio yang menampilkan biaya kamar. Aplikasi pembayaran mencatat total yang sama. Tim keuangan Anda kemudian meminta fapiao yang ditujukan kepada pemberi kerja Anda.

Folio tersebut mungkin sepenuhnya akurat. Bagian yang hilang adalah dokumen tertentu, bukan berarti transaksinya mencurigakan. Mengirimkan tangkapan layar pembayaran yang sama lagi tidak akan menjawab permintaan tersebut. Hubungi hotel dengan informasi yang cukup untuk melacak masa menginap dan minta secara spesifik 发票.

Pertama, konfirmasikan nama pembeli yang diinginkan tim keuangan Anda pada faktur. Jangan berasumsi bahwa nama pribadi Anda harus digunakan hanya karena Anda yang menginap di kamar, atau menggunakan nama afiliasi Tiongkok semata-mata karena nomor pajaknya tersedia. Detail pembeli yang diminta harus mencerminkan transaksi aktual dan persyaratan pihak yang menangani pengeluaran tersebut.

Meminta faktur

Kirimkan referensi pemesanan atau pesanan, tanggal transaksi, dan jumlah yang relevan agar pedagang dapat mengidentifikasi pembelian. Kemudian berikan judul faktur yang telah disepakati, yang disebut 发票抬头, serta alamat email untuk pengiriman. Bagikan bukti pembayaran hanya seperlunya untuk melacak transaksi, daripada mengirimkan seluruh rekening koran.

Mohon terbitkan fapiao untuk pemesanan [referensi], untuk masa menginap dari [tanggal kedatangan] hingga [tanggal keberangkatan]. Judul faktur haruslah [nama pembeli]. Mohon kirimkan faktur elektronik asli ke [email]. Beri tahu saya jika Anda memerlukan detail pembeli tambahan.

请为订单［订单号］开具发票，入住日期为［入住日期］至［离店日期］。发票抬头为［购买方名称］，请将电子发票原文件发送至［邮箱］。如需其他购买方信息，请告知。

Kalimat dalam bahasa Tiongkok tersebut adalah pesan yang dapat Anda sesuaikan untuk hotel, bukan templat faktur terpisah. Untuk pembelian dari pemasok, gantilah tanggal pemesanan dan masa menginap dengan detail pesanan yang relevan. Mintalah faktur untuk barang atau jasa yang sebenarnya; jangan meminta deskripsi yang tidak terkait semata-mata agar sesuai dengan kategori pengeluaran.

Pembeli asing terkadang terhambat pada kolom nomor pajak. Panduan faktur Shanghai tahun 2024 menyatakan bahwa pelanggan asing termasuk pihak yang nomor identifikasi pajak pembeli atau USCC-nya boleh dikosongkan pada faktur biasa. Jangan mengarang kode Tiongkok 18 karakter atau meminjam nomor perusahaan lain hanya agar formulir daring dapat dikirim.

Jika formulir pedagang mewajibkan adanya nomor, jelaskan bahwa pembeli berada di luar negeri dan tanyakan kepada penerbit cara menyelesaikan prosesnya. Aturan validasi formulir itu sendiri bukanlah penentu bahwa bisnis asing Anda memerlukan USCC Tiongkok. Pertahankan nama pembeli yang tepat sesuai kesepakatan dengan tim keuangan sambil menyelesaikan kolom yang kosong tersebut.

Ketika platform pemesanan terlibat, pastikan juga siapa yang bertanggung jawab untuk menerbitkan faktur untuk transaksi tersebut. Mulailah dengan syarat pemesanan dan saluran dukungan hotel atau platform. Nama merek pada reservasi tidak cukup untuk mengidentifikasi entitas hukum yang akan muncul pada faktur.

Pemeriksaan berikutnya

Setelah faktur diterima, bandingkan nama pembeli, penjual, deskripsi, dan jumlah dengan biaya yang sedang Anda dokumentasikan. Jika faktur menggabungkan tagihan atau memisahkan item secara berbeda dari folio, mintalah rekonsiliasi. Jangan mengubah file agar sesuai dengan catatan Anda.

Untuk faktur PPN biasa, khusus, dan sepenuhnya digital yang didukung, alat verifikasi faktur ChinaValidate menyediakan cara untuk memeriksa informasi faktur. Pilih metode input yang sesuai dan gunakan kolom yang diminta untuk jenis faktur tersebut. Nomor yang dicetak pada slip kartu bukan pengganti nomor faktur.

Contoh formulir gulungan di atas mengilustrasikan perbedaan yang perlu dipertahankan: kategori faktur asli tidak selalu didukung oleh setiap alat verifikasi. ChinaValidate saat ini tidak memeriksa faktur PPN formulir gulungan. Untuk jenis tersebut, gunakan jalur verifikasi resmi yang berlaku atau minta bantuan kepada penerbit; jangan memilih jenis faktur lain hanya agar dapat diproses.

Ada juga pertanyaan terpisah mengenai perusahaan. Jika nama penjual berbeda dari merek hotel atau nama pemasok yang Anda kenal, tanyakan bagaimana keterkaitan entitas tersebut. Anda dapat menggunakan pencarian perusahaan untuk mencari nama hukum Tiongkok atau USCC dari entitas penerbit faktur. Informasi registrasi membantu mengidentifikasi bisnis tersebut; namun, informasi itu sendiri tidak mengautentikasi faktur atau menetapkan hubungan kontrak.

Simpan hasil setiap pemeriksaan bersama dengan pertanyaan yang dijawabnya. Kecocokan faktur berkaitan dengan informasi faktur yang diperiksa. Folio menjelaskan biaya hotel. Catatan pembayaran berkaitan dengan pembayaran. Tim keuangan Anda menentukan apa yang diperlukan untuk klaim pengeluaran.

Bagi pelancong dalam contoh kami, tugas berakhir ketika fapiao yang hilang telah diperoleh, detailnya ditinjau, dan setiap ketidaksesuaian diselesaikan. Folio asli dan catatan pembayaran tetap menjadi bagian dari pengeluaran. Dokumen-dokumen tersebut berguna sejak awal; mereka hanya bukan satu set lengkap.