Fapiao và biên lai tại Trung Quốc

Ảnh bìa: minh họa cảnh giấy tờ du lịch và màn hình thanh toán.

Bạn rời khỏi một khách sạn tại Trung Quốc với hóa đơn in và xác nhận thanh toán trên điện thoại. Cả hai đều hiển thị số tiền như dự kiến. Khi trở lại văn phòng, ai đó yêu cầu fapiao. Đây là nguồn gốc phổ biến của sự nhầm lẫn: bạn có hồ sơ về khoản chi tiêu, nhưng có thể không có đúng loại giấy tờ họ cần.

Fapiao là hóa đơn thuế của Trung Quốc. Biên lai, hóa đơn khách sạn hoặc biên lai thanh toán không tự động được coi là fapiao. Điều ngược lại cũng đúng: một dải giấy hẹp có thể là một fapiao hợp lệ. Hãy bắt đầu từ mục đích và tiêu đề của tài liệu, thay vì hình dáng của nó.

Hướng dẫn này áp dụng cho Trung Quốc đại lục. Nó giúp bạn xác định những gì mình đang có, yêu cầu hóa đơn còn thiếu và lựa chọn phương thức kiểm tra phù hợp. Việc nhà tuyển dụng của bạn có chấp nhận một tài liệu để hoàn tiền hay không là vấn đề riêng thuộc về bộ phận tài chính của họ.

Biên lai, thanh toán và fapiao

Trong tiếng Anh, “receipt” (hóa đơn/biên lai) có thể ám chỉ hầu hết mọi loại ghi nhận bạn nhận được sau khi thanh toán. Sự linh hoạt này gây ra rắc rối khi thảo luận về giấy tờ Trung Quốc. Một đồng nghiệp có thể nói “receipt” trong khi thực chất đang yêu cầu hóa đơn thuế; nhân viên lễ tân khách sạn có thể hiểu cùng từ đó là yêu cầu một hóa đơn chi tiết các khoản mục.

Các nhãn gọi bằng tiếng Trung giúp thu hẹp ý nghĩa. 收据 thường có nghĩa là biên lai, trong khi 小票 thường được dùng cho phiếu tính tiền từ máy bán hàng. 发票, phát âm là fapiao, xác định khái niệm hóa đơn thuế. Những từ này là điểm khởi đầu hữu ích, mặc dù chỉ dựa vào nhãn gọi không thể xác thực một tài liệu.

Ba loại ghi nhận có thể liên quan đến cùng một giao dịch mua

Loại ghi nhận	Cần tìm	Mục đích
Biên lai thanh toán	Mã tham chiếu và trạng thái giao dịch từ ngân hàng, thẻ hoặc ứng dụng thanh toán.	Hoạt động thanh toán được ghi nhận bởi kênh đó. Đây không phải là kết quả xác minh hóa đơn.
Biên lai hoặc bảng sao kê	收据, 小票, bảng sao kê khách sạn chi tiết theo mục hoặc số biên lai riêng của merchant.	Những gì merchant đã ghi nhận về việc mua hàng, ghi nợ hoặc thanh toán.
Fapiao	Tiêu đề hóa đơn, các mã định danh hóa đơn và thông tin xuất hóa đơn của người bán.	Giao dịch đã được xuất hóa đơn. Có thể kiểm tra thông tin hóa đơn thông qua tra cứu phù hợp.

Những khác biệt này giải thích tại sao cùng một khoản chi tiêu có thể tạo ra nhiều loại ghi nhận hữu ích. Bảng sao kê khách sạn có thể liệt kê chi tiết phí phòng và bữa ăn. Giao dịch thẻ có thể xác định khoản phí được xử lý vào một ngày cụ thể. Fapiao có định danh hóa đơn riêng. Một tài liệu không nhất thiết phải thay thế tất cả các tài liệu khác.

Ví dụ, ảnh chụp màn hình thanh toán được đánh dấu “thành công” chỉ cho bạn biết những gì màn hình đó báo cáo. Không nên suy diễn rộng hơn thành khẳng định rằng một nhà cung cấp cụ thể đã nhận được tiền thanh toán dứt điểm, giao hàng hoặc xuất hóa đơn hợp lệ. Nếu bản thân việc thanh toán đang bị tranh chấp, hãy quay lại xem chi tiết giao dịch từ nhà cung cấp dịch vụ thanh toán và hồ sơ của merchant.

Tương tự, biên lai không vì thế mà vô giá trị hay giả mạo. Nó có thể hữu ích để đối chiếu khoản mua, truy vấn khoản ghi nợ hoặc tìm đơn hàng. Điểm hẹp hơn là nó không trở thành hóa đơn thuế chỉ vì nó ghi nhận một khoản thanh toán có thật.

Sự phân biệt này cũng xuất hiện trong hướng dẫn chính thức. Cơ quan thuế Thượng Hải nêu rõ rằng phiếu tính tiền thông thường, biên lai hoặc số đơn hàng không thể thay thế cho hóa đơn bắt buộc trong hướng dẫn xuất hóa đơn tháng 7 năm 2026. Điều này liên quan đến nghĩa vụ xuất hóa đơn; nó không giải quyết mọi chính sách chi tiêu của nhà tuyển dụng nước ngoài.

Một cái bẫy liên quan là coi ngày trên hóa đơn là xác nhận thanh toán. Fapiao và sao kê ngân hàng trả lời các câu hỏi khác nhau. Hướng dẫn chuyên nghiệp từ Covington về fapiao Trung Quốc thảo luận về sự tách biệt này, bao gồm cả các hóa đơn được xuất trước hoặc sau khi thanh toán. Khi các ngày khác nhau, hãy so sánh giao dịch cơ bản thay vì giả định rằng sự khác biệt chứng tỏ hóa đơn giả.

Đối với đơn hàng nhập khẩu, bạn cũng có thể nhận được hóa đơn thương mại hoặc hóa đơn chiếu lệ. Những tài liệu đó đưa ra một sự phân biệt khác, được đề cập trong Fapiao và Hóa đơn Thương mại. Ở đây, nhiệm vụ trước mắt đơn giản hơn: xác định xem tài liệu bạn đang cầm là hóa đơn dịch vụ, biên lai thanh toán hay hóa đơn thuế.

Đừng chỉ nhìn hình thức

Quy tắc nhanh thường được khuyên cho du khách cũng là một quy tắc gây hiểu lầm: “Hóa đơn giấy nhỏ không phải là fapiao.” Trung Quốc có loại hóa đơn giá trị gia tăng thông thường dạng cuộn, gọi là 增值税普通发票（卷票）. Nền tảng xác minh hóa đơn giá trị gia tăng quốc gia bao gồm loại này trong hướng dẫn phân loại hóa đơn của mình.

Hãy chú ý tiêu đề hóa đơn ở gần đầu trang, tiếp theo là các trường như 发票代码 (mã hóa đơn) và 发票号码 (số hóa đơn). Hai ví dụ có chiều rộng khác nhau, nhưng cả hai đều là mẫu hóa đơn. Định dạng giấy của chúng là lý do để xem xét kỹ lưỡng hơn, chứ không phải lý do để loại bỏ chúng.

Đây là các mẫu lịch sử thể hiện một định dạng được công nhận, không phải lời hứa rằng mọi hóa đơn phát hành ngày nay đều trông giống như vậy. Một tờ giấy trông tương tự cũng không chứng minh tính xác thực. Hình ảnh giúp bạn xác định một loại hóa đơn có thể có; một tài liệu thực tế vẫn cần được kiểm tra các chi tiết riêng của nó.

Ở cực đối diện, một tệp PDF trau chuốt vẫn có thể chỉ là một bảng kê tính tiền. Logo khách sạn, tổng tiền bao gồm thuế hoặc dòng chữ “ĐÃ THANH TOÁN” nổi bật có thể là thông tin hữu ích, nhưng không yếu tố nào biến tệp đó thành hóa đơn thuế Trung Quốc. Hãy đọc tiêu đề và các mã định danh trước khi chọn phương thức xác minh.

Mã QR cũng tương tự, không mang tính quyết định. Nó có thể mở ra trang thanh toán, biểu mẫu yêu cầu hoặc liên kết tải xuống. Nếu nó mở ra một biểu mẫu yêu cầu nhập tiêu đề hóa đơn và địa chỉ email của bạn, có thể bạn đang ở giai đoạn yêu cầu xuất hóa đơn. Nếu nó mở ra một tệp hóa đơn, hãy lưu tệp đó và đọc nội dung. Hướng dẫn về mã QR trên hóa đơn của chúng tôi giải thích các điểm đến khác nhau này.

Giấy không phải là yêu bắt buộc để đảm bảo tính hợp lệ. Biện pháp Quản lý Hóa đơn của Trung Quốc công nhận cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử, đồng thời trao cho chúng hiệu lực pháp lý ngang nhau. Do đó, việc yêu cầu bản gốc điện tử có thể hữu ích hơn là yêu cầu ai đó chụp ảnh một bản in.

Một bước kiểm tra đầu tiên khả thi rất ngắn gọn:

• Đọc tiêu đề tài liệu. Xác định đó là hóa đơn, bill, biên lai hay xác nhận thanh toán trước khi diễn giải các con số.
• Tìm các mã định danh hóa đơn. Số đơn hàng của nhà bán lẻ hoặc mã tham chiếu giao dịch thẻ thuộc về một hệ thống khác.
• Đọc tên người xuất hóa đơn. Giữ riêng tên thực tế trên hóa đơn với thương hiệu khách sạn, cửa hàng hoặc nhãn trên ứng dụng thanh toán.

Nếu các phần đó không thể đọc được, hãy yêu cầu tệp gốc hoặc một bản sao đầy đủ, rõ ràng. Việc đoán một chữ số bị thiếu sẽ làm giảm hiệu quả của việc tra cứu sau này. Để có giải thích chi tiết từng trường sau khi đã xác định được fapiao, hãy sử dụng hướng dẫn Đọc hóa đơn Trung Quốc.

Từ biên lai đến fapiao

Hãy xem xét một chuyến công tác giả định. Bạn thanh toán cho kỳ nghỉ tại khách sạn và rời đi với bảng kê phòng (folio) hiển thị các khoản phí phòng. Ứng dụng thanh toán ghi lại cùng một số tiền tổng cộng. Sau đó, bộ phận tài chính của bạn yêu cầu một fapiao đứng tên chủ lao động của bạn.

Bảng kê phòng có thể hoàn toàn chính xác. Phần thiếu sót là một loại tài liệu cụ thể, chứ không nhất thiết là một giao dịch đáng ngờ. Việc gửi lại cùng một ảnh chụp màn hình thanh toán sẽ không đáp ứng được yêu cầu. Hãy liên hệ với khách sạn, cung cấp đủ thông tin để xác định kỳ lưu trú và yêu cầu cụ thể 发票 (hóa đơn).

Trước hết, hãy xác nhận tên người mua mà bộ phận tài chính của bạn muốn ghi trên hóa đơn. Đừng mặc định rằng đó phải là tên cá nhân của bạn chỉ vì bạn là người lưu trú, hoặc sử dụng tên của một công ty liên kết tại Trung Quốc chỉ vì mã số thuế của họ có sẵn. Chi tiết người mua được yêu cầu phải phản ánh giao dịch thực tế và các yêu cầu của bên xử lý chi phí.

Yêu cầu xuất hóa đơn

Gửi mã đặt phòng hoặc đơn hàng, ngày giao dịch và số tiền liên quan để nhà bán hàng có thể xác định giao dịch mua. Sau đó, cung cấp tiêu đề hóa đơn đã thỏa thuận, gọi là 发票抬头, và một địa chỉ email để nhận hóa đơn. Chỉ chia sẻ bằng chứng thanh toán khi cần thiết để xác định giao dịch, thay vì gửi toàn bộ sao kê tài khoản.

Vui lòng xuất fapiao cho đặt phòng [mã tham chiếu], cho kỳ lưu trú từ [ngày nhận phòng] đến [ngày trả phòng]. Tiêu đề hóa đơn phải là [tên người mua]. Vui lòng gửi hóa đơn điện tử bản gốc đến [email]. Cho tôi biết nếu bạn cần thêm bất kỳ chi tiết nào về người mua.

请为订单［订单号］开具发票，入住日期为［入住日期］至［离店日期］。发票抬头为［购买方名称］，请将电子发票原文件发送至［邮箱］。如需其他购买方信息，请告知。

Cách diễn đạt bằng tiếng Trung là một tin nhắn bạn có thể điều chỉnh cho khách sạn, không phải là một mẫu hóa đơn riêng biệt. Đối với việc mua hàng từ nhà cung cấp, hãy thay thế ngày đặt phòng và ngày lưu trú bằng các chi tiết đơn hàng liên quan. Hãy yêu cầu hóa đơn cho hàng hóa hoặc dịch vụ thực tế; đừng yêu cầu một mô tả không liên quan chỉ để phù hợp với hạng mục chi phí.

Người mua nước ngoài đôi khi bị vướng ở trường mã số thuế. Hướng dẫn về hóa đơn năm 2024 của Thượng Hải nêu rõ rằng khách hàng nước ngoài nằm trong nhóm đối tượng có thể bỏ qua mã số định danh người mua hoặc Mã tín dụng xã hội thống nhất (USCC) trên hóa đơn thông thường. Không bịa ra một mã 18 ký tự của Trung Quốc hoặc mượn mã số của công ty khác chỉ để nộp biểu mẫu trực tuyến.

Nếu biểu mẫu của nhà bán hàng bắt buộc phải có số, hãy giải thích rằng người mua ở nước ngoài và hỏi bên xuất hóa đơn cách hoàn tất quy trình của họ. Quy tắc xác thực của biểu mẫu tự nó không phải là căn cứ xác định rằng doanh nghiệp nước ngoài của bạn cần có USCC Trung Quốc. Hãy giữ nguyên tên người mua chính xác đã thỏa thuận với bộ phận tài chính trong khi giải quyết trường thông tin bị thiếu.

Khi có sự tham gia của nền tảng đặt phòng, hãy cũng xác định rõ ai chịu trách nhiệm xuất hóa đơn cho giao dịch đó. Bắt đầu với các điều khoản đặt phòng và kênh hỗ trợ của khách sạn hoặc nền tảng. Tên thương hiệu trên phiếu đặt phòng không đủ để xác định pháp nhân sẽ xuất hiện trên hóa đơn.

Bước kiểm tra tiếp theo

Khi hóa đơn đến nơi, hãy đối chiếu tên người mua, người bán, mô tả và số tiền với khoản chi phí bạn đang ghi nhận. Nếu hóa đơn gộp các khoản phí hoặc tách các mục khác với bảng kê chi tiết (folio), hãy yêu cầu đối soát. Không sửa đổi tệp để khớp với hồ sơ của bạn.

Đối với các loại hóa đơn VAT thông thường, đặc biệt và hoàn toàn điện tử được hỗ trợ, công cụ xác minh hóa đơn của ChinaValidate cung cấp một cách để kiểm tra thông tin hóa đơn. Chọn phương thức nhập liệu phù hợp và sử dụng các trường được yêu cầu cho loại hóa đơn đó. Số in trên biên lai thẻ không thể thay thế cho số hóa đơn.

Mẫu hóa đơn cuộn ở trên minh họa một sự phân biệt cần được giữ nguyên: một loại hóa đơn chính hãng không nhất thiết được mọi công cụ xác minh hỗ trợ. Hiện tại, ChinaValidate không kiểm tra hóa đơn VAT dạng cuộn. Đối với loại này, hãy sử dụng kênh xác minh chính thức áp dụng hoặc yêu cầu bên phát hành hỗ trợ; không chọn một loại hóa đơn khác để cố gắng đưa qua hệ thống.

Cũng có một câu hỏi riêng về doanh nghiệp. Nếu tên người bán khác với tên thương hiệu khách sạn hoặc nhà cung cấp mà bạn biết, hãy hỏi xem các thực thể này liên kết với nhau như thế nào. Bạn có thể sử dụng tìm kiếm doanh nghiệp để tra cứu tên pháp lý tiếng Trung hoặc Mã số tín dụng xã hội thống nhất (USCC) của thực thể xuất hóa đơn. Thông tin đăng ký giúp xác định doanh nghiệp đó; bản thân nó không xác thực hóa đơn cũng không thiết lập mối quan hệ hợp đồng.

Lưu giữ kết quả của từng bước kiểm tra cùng với câu hỏi mà nó giải đáp. Việc khớp hóa đơn liên quan đến thông tin hóa đơn đã được kiểm tra. Bảng kê chi tiết (folio) giải thích các khoản phí khách sạn. Hồ sơ thanh toán liên quan đến việc thanh toán. Bộ phận tài chính của bạn sẽ quyết định những gì cần thiết cho yêu cầu hoàn trả chi phí.

Đối với khách du lịch trong ví dụ của chúng ta, nhiệm vụ kết thúc khi hóa đơn fapiao bị thiếu đã được lấy, các chi tiết đã được xem xét và mọi sai lệch đã được giải quyết. Bảng kê chi tiết (folio) gốc và hồ sơ thanh toán vẫn thuộc về khoản chi phí. Chúng vốn là những tài liệu hữu ích; chỉ là chúng chưa tạo thành một bộ hồ sơ đầy đủ.