Cách truy cập hồ sơ đăng ký doanh nghiệp Trung Quốc

Để lấy hồ sơ đăng ký của một doanh nghiệp tại Trung Quốc đại lục, trước hết hãy xác định xem bạn cần thông tin đăng ký công khai hay bản sao các tài liệu đã nộp cho Cơ quan đăng ký. Bất kỳ ai cũng có thể yêu cầu thông tin về các nội dung đã đăng ký. Việc tiếp cận kho lưu trữ hồ sơ đăng ký gốc tuân theo quy trình khác, bao gồm kiểm tra tư cách người nộp đơn và xác minh danh tính. Kết quả tra cứu doanh nghiệp không tự động cấp quyền truy cập vào điều lệ công ty hoặc các tài liệu gốc về thay đổi đăng ký.

Sự phân biệt này rất quan trọng khi nhà cung cấp đã vượt qua bước tra cứu doanh nghiệp cơ bản nhưng câu hỏi tiếp theo của bạn đòi hỏi một tài liệu cụ thể: phiên bản điều lệ nào đã được nộp lưu trữ, những gì đi kèm với một lần thay đổi cụ thể, hoặc nơi để lấy kết quả thông tin đăng ký có đóng dấu truy vấn lưu trữ của cơ quan. Hãy yêu cầu tài liệu trả lời đúng câu hỏi đó, thay vì đặt mua một “hồ sơ công ty đầy đủ” chung chung.

Lựa chọn tài liệu bạn cần

Cụm từ tiếng Trung 工商档案 thường được dùng để chỉ kho lưu trữ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Các quy định hiện hành sử dụng thuật ngữ 经营主体登记档案, bao quát các hồ sơ hình thành trong quá trình đăng ký. Cần phân biệt rõ ràng giữa loại hồ sơ này với hồ sơ công khai của doanh nghiệp và với các báo cáo thương mại được tổng hợp từ nhiều nguồn sẵn có.

Tài liệu	Hữu ích cho	Nơi bắt đầu
1. Hồ sơ công khai của doanh nghiệp	Xác định pháp nhân và đọc các thông tin đăng ký sẵn có	Tra cứu thông tin doanh nghiệp công khai
2. Kết quả thông tin đăng ký	Thu thập thông tin đăng ký được ghi nhận trong lưu trữ, kèm theo dấu truy vấn lưu trữ của cơ quan nếu được yêu cầu	Dịch vụ truy vấn thông tin đăng ký của Cơ quan đăng ký
3. Bản sao tài liệu đăng ký	Kiểm tra các đơn xin, tài liệu đã nộp hoặc thay đổi cụ thể	Dịch vụ truy vấn lưu trữ, tùy thuộc vào tư cách người nộp đơn và phạm vi cho phép

Đối với nhiệm vụ đầu tiên, hướng dẫn tra cứu đăng ký doanh nghiệp giải thích về việc tra cứu công khai. Giải thích chính thức bằng tiếng Anh về tiếp cận thị trường của Thượng Hải xác định Hệ thống công khai thông tin tín dụng doanh nghiệp quốc gia là kênh công khai cho thông tin đăng ký. Đây là điểm khởi đầu hữu ích, nhưng hồ sơ công khai không phải là kho lưu trữ gốc.

Đối với nhiệm vụ thứ hai, Điều 22 của các biện pháp quản lý lưu trữ đăng ký năm 2025 quy định rằng bất kỳ tổ chức hoặc cá nhân nào cũng có thể nộp đơn lên Cơ quan đăng ký để yêu cầu thông tin đăng ký. Quy định này cũng cho phép cơ quan thêm dấu truy vấn lưu trữ theo nhu cầu của người nộp đơn. Hãy chỉ định rõ loại kết quả này nếu đó là thứ người nhận cần; đừng mặc định rằng một báo cáo thương mại tải xuống sẽ cung cấp nó.

Quyền tiếp cận phụ thuộc vào người nộp đơn

Quy trình tiếp cận kho lưu trữ rộng hơn được điều chỉnh bởi Điều 20 và 21 của các biện pháp nêu trên. Một doanh nghiệp có thể truy vấn kho lưu trữ của chính mình. Một số người hiện đang giữ chức vụ hoặc có vốn góp đã đăng ký có thể truy vấn kho lưu trữ của doanh nghiệp đó. Các đối tượng bao gồm Người đại diện theo pháp luật của công ty và thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn và cổ đông của công ty cổ phần chưa niêm yết. Mối quan hệ khách hàng, tự thân nó, không phải là một trong những điều kiện đủ này.

Luật sư được một bên ủy thác có thể truy vấn các hồ sơ liên quan đến vụ việc được ủy quyền. Các quy định cũng xác định các cơ quan công chứng, trọng tài và giám định tư pháp cho các công việc liên quan, cũng như các quản trị viên phá sản đối với các doanh nghiệp trong các vụ án do họ quản lý. Đây là các kênh tiếp cận được xác định rõ, không phải là lời hứa chung rằng bất kỳ ai trả tiền cho trung gian đều có thể lấy được mọi trang tài liệu.

Do đó, người mua nước ngoài có một số hành động tiếp theo khác nhau. Nếu thông tin đăng ký là đủ, hãy yêu cầu thông tin đó. Nếu cần một tài liệu đã nộp lưu trữ, hãy yêu cầu nhà cung cấp sắp xếp quyền tiếp cận thông qua nhân sự được ủy quyền của chính họ hoặc cân nhắc thuê luật sư phù hợp nếu vụ việc đòi hỏi. Xác nhận việc sử dụng và chia sẻ tài liệu thu được. Quyền kiểm tra hồ sơ không loại bỏ các nghĩa vụ liên quan đến thông tin cá nhân, bí mật thương mại hoặc các hồ sơ bị hạn chế.

Một số tài liệu vẫn bị hạn chế nhiều hơn. Các biện pháp này riêng biệt hạn chế quyền tiếp cận các tài liệu phê duyệt nội bộ của Cơ quan đăng ký đối với các cơ quan nhà nước cụ thể đang xử lý các vụ việc liên quan đến cơ quan đó. Đừng mô tả “kho lưu trữ đầy đủ” như một quyền đương nhiên đối với các tài liệu đó. Thay vào đó, hãy nêu tên tài liệu do công ty nộp hoặc sự kiện đăng ký cụ thể mà bạn cần.

Xác định dịch vụ chịu trách nhiệm

Bắt đầu với tên đăng ký bằng tiếng Trung chính xác của công ty, Mã tín dụng xã hội thống nhất (USCC) và Cơ quan đăng ký hiện tại. Trường cơ quan thường được gắn nhãn 登记机关. Sử dụng giải thích về Cơ quan đăng ký nếu giấy phép kinh doanh cũ đề cập đến một văn phòng khác. Tên hoặc địa chỉ cũ trên tài liệu của bạn là lý do để kiểm tra việc lưu giữ hồ sơ, chứ không phải để gửi cùng một yêu cầu đến nhiều văn phòng không liên quan.

Hãy truy cập trang web dịch vụ công hoặc trang web của cơ quan quản lý thị trường để xem hướng dẫn tra cứu hồ sơ lưu trữ. Các nhãn hữu ích bao gồm 登记档案查询 và 企业登记档案查询. Hãy đọc kỹ danh mục người nộp đơn trước khi cố gắng đăng nhập. Một trang dành cho doanh nghiệp để truy xuất tài liệu của chính mình không nhất thiết phải là dịch vụ cung cấp thông tin đăng ký công khai.

Cổng thông tin đăng ký kinh doanh Thượng Hải, ví dụ, có mục “Tra cứu hồ sơ đăng ký” song ngữ bên cạnh các chức năng thành lập, thay đổi và báo cáo thường niên. Điều này xác lập một quy trình nhận diện được trên cổng thông tin đó; nó không xác lập tư cách hợp lệ của quý vị cũng như không có nghĩa là mọi cơ quan địa phương đều có giao diện giống nhau. Chúng tôi đã kiểm tra trang truy cập công khai, chứ không phải một lượt tải xuống hồ sơ lưu trữ riêng tư đã hoàn tất.

Nếu công ty đã chuyển đổi giữa các khu vực thẩm quyền đăng ký, hãy hỏi xem cơ quan nào hiện đang lưu giữ các hồ sơ liên quan và liệu khoảng thời gian được yêu cầu có sẵn thông qua dịch vụ trực tuyến của cơ quan đó hay không. Các biện pháp quản lý hồ sơ lưu trữ có quy định về việc di chuyển hồ sơ giữa các cơ quan. Do đó, một tài liệu lịch sử có thể ghi tên cơ quan trước đây ngay cả khi công ty hiện đang đăng ký ở nơi khác. Hãy giữ mã số tín dụng xã hội thống nhất (USCC) và ngày diễn ra sự kiện gắn liền với yêu cầu tra cứu của quý vị để cơ quan có thể xác định đúng chủ thể và hồ sơ.

Đưa ra yêu cầu cụ thể

Một yêu cầu hữu ích cần xác định rõ công ty, tài liệu và khoảng thời gian. Câu “Vui lòng gửi mọi thứ” khiến việc phân biệt giữa yêu cầu thông tin công khai và quyền truy cập vào các tài liệu đã lưu trữ trở nên khó khăn hơn. Nó cũng có thể tạo ra một bộ tài liệu lớn nhưng lại thiếu bản sửa đổi duy nhất mà quý vị thực sự cần.

Đối với một kịch bản rà soát nhà cung cấp giả định, giả sử bên mua cần tìm hiểu về một thay đổi trong điều lệ công ty. Bên mua có thể yêu cầu nhà cung cấp cung cấp phiên bản điều lệ liên quan đến thay đổi đó, bất kỳ văn bản sửa đổi kèm theo nào và hồ sơ xác định thời điểm tài liệu được nộp lưu. Đây là một ví dụ về yêu cầu, không phải là khẳng định rằng một công ty cụ thể có hồ sơ lưu như vậy hoặc rằng mọi kho lưu trữ đều sử dụng cùng một tên gọi tài liệu.

Vui lòng cung cấp điều lệ công ty và bất kỳ văn bản sửa đổi nào liên quan đến thay đổi đăng ký được chỉ định, đồng thời ghi rõ tên đầy đủ bằng tiếng Trung và mã số tín dụng xã hội thống nhất (USCC) của công ty. Bao gồm ngày nộp lưu hoặc ngày của tài liệu và giải thích xem bản sao có nguồn gốc từ kho lưu trữ đăng ký hay từ hồ sơ nội bộ của quý vị. Nếu việc lấy bản sao từ kho lưu trữ đòi hỏi phải nộp đơn, vui lòng sắp xếp thực hiện thông qua một người đủ điều kiện.

Sự phân biệt giữa bản sao do công ty tự lưu giữ và bản sao từ kho lưu trữ là rất hữu ích. Theo Điều 30 và Điều 35 của Luật Công ty, điều lệ công ty là một phần của hồ sơ xin thành lập, và các điều lệ đã sửa đổi phải được nộp khi việc thay đổi đăng ký liên quan đến sửa đổi. Tên tệp của một tài liệu không thể cho biết phiên bản nào đã được nộp lưu hoặc liệu có các bản sửa đổi sau đó hay không.

Nếu vấn đề chưa được giải quyết là việc thay đổi tên, hãy bắt đầu bằng cách xác định ngày thay đổi thông qua tra cứu tên cũ. Sau đó, hãy yêu cầu cung cấp tài liệu liên quan đến sự kiện đó. Nếu chỉ là địa chỉ đăng ký hiện tại, kết quả thông tin đăng ký công khai có thể trả lời câu hỏi mà không cần yêu cầu các hồ sơ xin đăng ký lịch sử và tài liệu hỗ trợ.

Chuẩn bị hồ sơ xin đúng quy định

Các yêu cầu tra cứu hồ sơ lưu trữ sử dụng định danh tên thật. Điều 21 quy định các giấy tờ hỗ trợ cho các nhóm người nộp đơn khác nhau. Đối với một doanh nghiệp tra cứu hồ sơ lưu trữ của chính mình thông qua người được ủy quyền, các giấy tờ này bao gồm giấy ủy quyền của doanh nghiệp hoặc giấy giới thiệu hợp lệ và các bằng chứng về giấy phép kinh doanh theo quy định. Cá nhân đã đăng ký dựa vào bằng chứng về vai trò hoặc khoản đầu tư liên quan. Hồ sơ của luật sư bao gồm thẻ hành nghề, văn bản của công ty luật mô tả vụ việc pháp lý được ủy thác và cam kết tra cứu.

Một danh mục dịch vụ công hiện hành của Bắc Kinh tái hiện các điểm phân biệt này cho dịch vụ tra cứu hồ sơ kinh doanh của họ. Hãy sử dụng hướng dẫn dành cho cơ quan có thẩm quyền và người nộp đơn thực tế, bao gồm các giấy tờ tùy thân được chấp nhận và quy trình xác thực trực tuyến. Danh sách tài liệu từ một thành phố không phải là bằng chứng cho thấy hệ thống của thành phố khác chấp nhận cùng định dạng tải lên hoặc giấy tờ tùy thân nước ngoài.

Hãy yêu cầu nhà cung cấp sử dụng quy trình được ủy quyền của chính họ. Họ không cần phải trao cho quý vị quyền kiểm soát giấy phép kinh doanh điện tử, mật khẩu đăng nhập hoặc phiên xác minh danh tính của họ. Ở những nơi dịch vụ hỗ trợ người vận hành được ủy quyền, nhà cung cấp nên hoàn tất thỏa thuận đó thông qua kênh chính thức. Nhiệm vụ của quý vị là thu được kết quả liên quan với nguồn gốc rõ ràng, chứ không phải mạo danh công ty.

Việc có sẵn trực tuyến không loại bỏ các yêu cầu về tư cách hợp lệ: Điều 23 quy định rõ rằng các yêu cầu về quyền truy cập và xác minh danh tính cũng áp dụng cho việc tự tra cứu qua internet. Nếu cổng thông tin không thể xác thực người nộp đơn dự kiến, hãy tham khảo hướng dẫn trợ giúp hoặc chỉ dẫn dịch vụ tại quầy do cơ quan công bố. Hãy coi đó là một vấn đề về quyền truy cập cần giải quyết, chứ không phải là bằng chứng cho thấy công ty không có hồ sơ lưu trữ.

Đọc kỹ bản sao được trả về

Kiểm tra tên công ty và mã số tín dụng xã hội thống nhất (USCC) trước khi diễn giải bất kỳ trang nào. Sau đó, kiểm tra mô tả tài liệu, ngày diễn ra sự kiện, trình tự trang và các tệp đính kèm. Một tài liệu từ thời kỳ thành lập và một bản sửa đổi sau đó đều có thể là chân thực trong khi trả lời các câu hỏi khác nhau. Hãy giữ chúng theo trình tự thời gian, và lưu giữ tên tệp nguồn cũng như ngày truy xuất mà không thay thế các ngày tháng được in bên trong tài liệu.

Điều 24 mô tả các bản sao lưu trữ số hóa có đóng dấu điện tử nhận diện hoặc tra cứu lưu trữ của cơ quan có thẩm quyền trên mỗi trang, kèm theo hình mờ xác định người thực hiện tra cứu. Các bản sao đã có sẵn dấu nhận diện hoặc dấu điện tử bắt buộc có thể được tải xuống và in mà không cần xin đóng dấu thêm. Hãy giữ nguyên các đặc điểm này và tệp gốc; một ảnh chụp màn hình bị cắt xén có thể làm mất thông tin cần thiết để xác định nguồn gốc của bản sao.

Chỉ riêng một dấu hiệu hiển thị không thay thế được việc chứng minh nguồn gốc. Cần ghi nhận ai là người đã lấy tài liệu, thông qua dịch vụ nào và vào thời điểm nào. Nếu bạn cần xác lập rằng tệp nhận được chính là kết quả do cơ quan có thẩm quyền cấp, hãy sử dụng kênh xác minh hoặc làm rõ mà dịch vụ cấp phát cung cấp. Không tự đặt ra một quy trình kiểm tra mã QR phổ quát, cũng không mô tả một tệp PDF gửi qua email là đã được xác thực độc lập chỉ vì nó có hình ảnh con dấu đỏ.

Cuối cùng, cần phân biệt giữa tuyên bố được lưu trữ và kết luận mà bạn muốn rút ra. Các tài liệu đã nộp lưu có thể phản ánh các điều khoản được nộp trong phiên bản đó. Tự thân chúng không chứng minh rằng khoản góp vốn đã cam kết đã được chuyển vào công ty, rằng không tồn tại tài liệu sau này, hoặc rằng nhân viên kinh doanh có thẩm quyền đối với hợp đồng của bạn. Hãy đọc từng tài liệu cụ thể theo mục đích riêng của nó, đồng thời nêu rõ mọi sửa đổi thiếu sót hoặc trang không khả dụng.

Nếu bộ hồ sơ trả về có vẻ không đầy đủ, hãy mô tả chính xác phần thiếu trước khi yêu cầu tìm kiếm lại. Ví dụ, danh mục nội dung có thể liệt kê một tài liệu đính kèm nhưng không được cung cấp, hoặc một tài liệu sau đó có thể viện dẫn một sửa đổi vắng mặt trong bộ hồ sơ. Hãy yêu cầu bên cung cấp bản sao làm rõ phạm vi đã cung cấp và liệu mục thiếu có thể được lấy thông qua cùng kênh ủy quyền hay không. Không lấp đầy trang thiếu bằng một biểu mẫu tải từ internet: một văn bản mẫu trống không phản ánh bất kỳ điều gì về những gì công ty này đã nộp.

Đối với tài liệu sẽ được gửi cho ngân hàng, luật sư hoặc bên nhận khác, hãy thỏa thuận về hình thức bắt buộc với bên nhận trước khi sắp xếp dịch thuật. Bản dịch thông thường giúp người đọc hiểu văn bản tiếng Trung; việc chấp nhận cho một thủ tục cụ thể có thể đòi hỏi các yêu cầu riêng biệt. Giữ lại bản gốc tiếng Trung cùng với bản dịch và bảo toàn các tham chiếu trang để bên nhận có thể xác định đoạn văn nào đã được dịch. Điều này tránh việc chi trả cho một bản dịch trau chuốt của sai tài liệu hoặc của một phiên bản lỗi thời.

Hãy bắt đầu với tra cứu doanh nghiệp ChinaValidate khi bạn cần xác định doanh nghiệp đại lục và xem xét thông tin đăng ký hiện có của doanh nghiệp đó. Sử dụng tên và mã đã được xác nhận trong mọi yêu cầu tra cứu lưu trữ tiếp theo. Báo cáo ChinaValidate giúp sắp xếp thông tin doanh nghiệp được trả về; đây không phải là bản sao lưu trữ do Cơ quan đăng ký cấp và không cấp quyền truy cập vào các hồ sơ hạn chế.