चीनी इनवॉइस का अंग्रेज़ी अनुवाद

कवर चित्र AI से बनाया गया है। उसमें दिखाया गया दस्तावेज़ वास्तविक इनवॉइस नहीं है।

आपका सप्लायर चीनी भाषा में इनवॉइस भेजता है। खरीद की समीक्षा करने से पहले आपके सहकर्मी को उसका अंग्रेज़ी रूप चाहिए। काम आसान लगता है, लेकिन अनुवाद में कंपनी का नाम बदल जाए, ऋण चिह्न छूट जाए या कर सहित कुल राशि को कर से पहले की राशि बता दिया जाए तो अर्थ बदल जाता है।

उपयोगी अनुवाद में हर महत्वपूर्ण जानकारी का मूल दस्तावेज़ से मिलान किया जा सकता है। उसका उद्देश्य दस्तावेज़ समझना आसान बनाना है, नया इनवॉइस बनाना या अनिश्चितता छिपाना नहीं। मूल फ़ाइल सुरक्षित रखें, काम के लिए तैयार अनुवाद को स्पष्ट नाम दें और आवश्यकता होने पर इनवॉइस का सत्यापन अलग से करें।

यह लेख मुख्यभूमि चीन के व्यवसायों द्वारा जारी इनवॉइस, विशेष रूप से fapiao कहलाने वाले चीनी कर इनवॉइस, के बारे में है। एक छोटे शैक्षिक उदाहरण से अनुवाद की प्रक्रिया समझाई गई है। उद्देश्य विदेशी खरीदार या वित्त विभाग के सहकर्मी को पढ़ने योग्य दस्तावेज़ देना है। यह कर दस्तावेज़ का विकल्प या किसी अकाउंटेंट, मार्केटप्लेस अथवा अधिकारी द्वारा स्वीकार किए जाने का आश्वासन नहीं है।

मूल दस्तावेज़ और अनुवाद

सबसे पहले पहचानें कि आपको क्या मिला है। चीनी fapiao, अंग्रेज़ी वाणिज्यिक इनवॉइस और सप्लायर का मूल्य प्रस्ताव अलग-अलग काम करते हैं। “Invoice” शीर्षक वाली अंग्रेज़ी फ़ाइल ज़रूरी नहीं कि साथ भेजे गए चीनी दस्तावेज़ का अनुवाद हो। उसी ऑर्डर के लिए जारी अलग दस्तावेज़ में जारीकर्ता, मुद्रा या शामिल मदें अलग हो सकती हैं।

चीन के इनवॉइस संबंधी कार्यान्वयन नियम इनवॉइस चीनी में जारी करने की व्यवस्था करते हैं। इनवॉइस प्रशासन उपाय व्यावहारिक आवश्यकता होने पर चीनी और विदेशी भाषा में छपाई की अनुमति भी देते हैं। इन दोनों में से कोई प्रावधान खरीदार द्वारा किए गए अनुवाद को सप्लायर का नया जारी किया हुआ इनवॉइस नहीं बनाता।

पूरा अटैचमेंट उसी रूप में सहेजें जिसमें मिला था। यदि स्क्रीनशॉट में विक्रेता, कुल राशि या टिप्पणियाँ कट गई हैं तो डाउनलोड की जा सकने वाली मूल इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल माँगें। टिप्पणियाँ और अनुवाद अलग फ़ाइल में रखें। दो भाषाओं वाला कार्य दस्तावेज़ अक्सर ऐसे संपादित PDF से बेहतर तुलना देता है जिसमें पता न चले कि कौन-से शब्द जारीकर्ता के हैं।

प्रतिलिपि का नाम साफ रखें, जैसे “[मूल फ़ाइल का नाम] का कार्य हेतु अंग्रेज़ी अनुवाद।” इनवॉइस का संदर्भ और तारीख मूल के अनुसार शामिल करें। यदि सप्लायर अपना अंग्रेज़ी संस्करण देता है तो पूछें कि वह अनुवाद है या अलग वाणिज्यिक इनवॉइस। उसके बाद ही तय करें कि दोनों दस्तावेज़ों की कुल राशि मिलनी चाहिए या नहीं।

हर कंपनी की पहचान सुरक्षित रखें

अंग्रेज़ी अनुवाद के साथ मूल चीनी कानूनी नाम भी रखें। परिचित स्टोर का नाम बातचीत में उपयोगी हो सकता है, लेकिन उसे विक्रेता वाले खंड में दर्ज कंपनी के स्थान पर न लिखें। खरीदार का नाम खरीदार वाले खंड में ही रहेगा, भले ही आपकी टीम उसी कंपनी को पहचानती हो।

काल्पनिक मूल प्रविष्टि 销售方：示例甲公司（虚构） को अंग्रेज़ी में “Seller: Example Company A (fictional).” लिखा जा सकता है। चीनी शब्द मिलान के लिए साथ रहते हैं। वास्तविक फ़ाइल में अपने किए हुए नाम के अनुवाद को अनुवाद ही बताएँ; उसे कंपनी का पुष्ट अंग्रेज़ी व्यापारिक नाम न प्रस्तुत करें।

करदाता पहचान संख्या और इनवॉइस नंबर ज्यों के त्यों कॉपी करें। वे पहचान के कोड हैं, अनुवाद योग्य वाक्यांश नहीं। अक्षर, शुरुआत के शून्य और सही पक्ष से उनका संबंध बनाए रखें। स्प्रेडशीट लंबे नंबर को छोटा कर सकती है या वैज्ञानिक संकेतन में दिखा सकती है। ऐसे फ़ील्ड टेक्स्ट के रूप में रखें और सहेजी गई फ़ाइल का मूल से मिलान करें।

विक्रेता की पंजीकृत पहचान जानने के लिए उसका चीनी नाम या कंपनी पहचान कोड कंपनी खोज में डालें। इनवॉइस नंबर को कंपनी कोड समझकर न खोजें। पंजीकरण का परिणाम पहचान संबंधी प्रश्न सुलझा सकता है, लेकिन अनुवाद की हर जानकारी सही होने की पुष्टि नहीं करता।

अनुवाद का एक उदाहरण

धातु के क्लिप की एक काल्पनिक खरीद लें। नीचे दिए गए शैक्षिक अंश में उपयोग योग्य इनवॉइस पहचान संख्या, मुहर या वास्तविक कंपनी का विवरण नहीं है। इससे समझना है कि छोटा अनुवाद भी वस्तु-विवरण, इकाई, मात्रा, कीमत और कुल राशि का संबंध कैसे बनाए रखता है।

मूल चीनी प्रविष्टि	कार्य हेतु अंग्रेज़ी अनुवाद	बनाए रखने वाली जानकारी
金属夹；规格：每盒20个	Metal clips; 20 clips per box	पैक का विवरण उसी वस्तु से जुड़ा रहे।
单位：盒；数量：10	Unit: box; quantity: 10	इनवॉइस की मात्रा डिब्बों में है, अलग-अलग क्लिप में नहीं।
单价：40；金额：400	Unit price: CNY 40; amount excluding tax: CNY 400	मान ली गई कीमत प्रति डिब्बा है और कर से पहले की है।
税率：13%；税额：52	Tax rate: 13%; tax amount: CNY 52	यह उदाहरण में मानी गई दर है, लागू कर दर की सलाह नहीं।
价税合计：452	Total including tax: CNY 452	कुल राशि में बताया गया कर पहले से शामिल है।

वस्तु की मात्रा 10 डिब्बे है। विवरण में हर डिब्बे में 20 क्लिप बताए गए हैं, इसलिए समीक्षक अलग से 200 क्लिप की गणना कर सकता है। यह गणना स्पष्टीकरण है, मूल मात्रा के स्थान पर 200 लिखने का आधार नहीं। इकाई बदलकर प्रति इकाई कीमत वही रखने से इनवॉइस का अर्थ बदल जाएगा।

राशि भी मूल मुद्रा में ही रहती है। उदाहरण में कर से पहले CNY 400, कर CNY 52 और कर सहित CNY 452 हैं। विदेशी वित्त टीम बाद में खातों के लिए मुद्रा बदल सकती है, लेकिन अनूदित इनवॉइस में CNY 452 को बिना बताए डॉलर या यूरो की राशि से नहीं बदलना चाहिए।

वास्तविक दस्तावेज़ में कीमत का अर्थ उसके लेबल और लेआउट से समझना होगा। यह न मानें कि हर सप्लायर का वाणिज्यिक इनवॉइस इस कर इनवॉइस वाले उदाहरण का अनुसरण करता है। फ़ील्ड अपरिचित हों तो चीनी इनवॉइस पढ़ने की गाइड देखें।

जो विवरण दिया गया है उसी का अनुवाद करें, ऑर्डर से याद अधिक विस्तृत उत्पाद नाम का नहीं। यदि मूल में केवल “धातु के क्लिप” है तो उसमें सामग्री का ग्रेड, ब्रांड या उपयोग जोड़ना नई जानकारी डालना होगा। ऑर्डर और इनवॉइस का संबंध अलग टिप्पणी में उसके समर्थन वाले ऑर्डर संदर्भ के साथ समझाएँ। इससे खरीद का संदर्भ मिलता है, पर यह भ्रम नहीं होता कि अतिरिक्त विवरण जारीकर्ता ने दिया था।

अर्थ बदलने वाली छोटी बातें

आपस में जुड़े छोटे समूहों में अनुवाद का मूल से मिलान करें। शब्दकोश के अनुसार सही शब्द पर्याप्त नहीं है यदि कोई राशि गलत पंक्ति में चली गई हो या गलत कंपनी से जुड़ गई हो। उन प्रविष्टियों पर खास ध्यान दें जिन्हें सॉफ़्टवेयर आसानी से पढ़ तो लेता है, पर गलत समझ सकता है।

• कर और कुल राशि। 金额, 税额 और 价税合计 को अलग रखें। उदाहरण में CNY 52 कर का हिस्सा है, CNY 452 के ऊपर जुड़ने वाला अतिरिक्त शुल्क नहीं।
• चिह्न और समायोजन। ऋण चिह्न, छूट वाली पंक्ति और लाल अक्षरों वाले समायोजन इनवॉइस के संदर्भ बनाए रखें। अनुवाद उपकरण संख्या का रूप बदल दे तो भी समायोजन को नई धनात्मक बिक्री न बनाएँ।
• तारीखें। मूल तारीख रखें और अंग्रेज़ी में ऐसा रूप अपनाएँ जिसमें भ्रम न हो। जारी करने की तारीख अपने आप ऑर्डर, भुगतान या डिलीवरी की तारीख नहीं होती।
• इकाइयाँ और विनिर्देश। डिब्बे, नग, सेट और वज़न की इकाइयाँ एक-दूसरे का विकल्प नहीं हैं। मॉडल या पैक का आकार उसी वस्तु के साथ रखें जिसका वह विवरण है।
• खाली और अपठनीय फ़ील्ड। खाली प्रविष्टि का अर्थ है कि कोई मान नहीं दिखाया गया है। अपठनीय अक्षर का अर्थ है कि मूल को भरोसे के साथ पढ़ा नहीं जा सकता। किसी भी स्थिति में अनुमान से मान न भरें।

मशीनी अनुवाद या OCR शुरुआती मसौदा बनाने में मदद कर सकते हैं। फिर भी मूल से तुलना आवश्यक है, खासकर धुँधले अक्षरों, कई पन्नों में फैली तालिका या दोनों पक्षों के नीचे दोहराए गए लेबल के मामले में। कोई अक्षर स्पष्ट न हो तो सबसे संभावित कंपनी नाम चुनने के बजाय साफ फ़ाइल माँगें।

टिप्पणियाँ और अटैचमेंट भी देखें। मुख्य पन्ने पर वस्तुओं की सूची का संदर्भ या लेन-देन का स्पष्टीकरण हो सकता है। केवल दिख रहे पहले पन्ने का अनुवाद करने से खरीद समझाने वाली जानकारी छूट सकती है। दर्ज करें कि अनुवाद में कौन-से पन्ने और अटैचमेंट शामिल हैं।

अगली पंक्ति में जाता वस्तु-विवरण भी गलती का कारण बनता है। दूसरी दृश्य पंक्ति पिछली वस्तु का शेष विवरण हो सकती है, नई बिक्री नहीं। अलग अंग्रेज़ी पंक्तियाँ बनाने से पहले तालिका की सीमाएँ, मात्रा और राशि साथ देखें। मूल में संख्या का कोई खाना खाली है तो उसे खाली रखें; तालिका पूरी दिखाने के लिए पिछली पंक्ति की कीमत दोहराएँ नहीं।

अनुवाद और सत्यापन

अनुवाद बताता है कि दस्तावेज़ क्या कहता है। इनवॉइस सत्यापन संबंधित इनवॉइस रिकॉर्ड जाँचता है। वास्तविक खरीद की समीक्षा देखती है कि दस्तावेज़ सच में प्राप्त सामान या सेवा से संबंधित है या नहीं। ये काम जुड़े हुए हैं, लेकिन एक का सफल परिणाम बाकी कामों को पूरा नहीं करता।

समर्थित प्रकार के चीनी VAT इनवॉइस के लिए ChinaValidate इनवॉइस सत्यापन में मूल फ़ील्ड इस्तेमाल करें। लौटे विवरण का मूल फ़ाइल से मिलान करें। परिणाम अनुवाद से अलग रखें; केवल अनुवाद पूरा दिखने के कारण उस पर “सत्यापित” न लिखें।

Covington की fapiao अनुपालन समीक्षा समझाती है कि असली इनवॉइस रिकॉर्ड का भी दुरुपयोग हो सकता है या वह किसी अन्य लेन-देन का हो सकता है। इसलिए रिकॉर्ड मिलने के बाद भी खरीद का संदर्भ महत्वपूर्ण है। उदाहरण का हिसाब सही होने से यह सिद्ध नहीं होता कि क्लिप खरीदे या पहुँचाए गए थे।

चीनी मूल सही है लेकिन अंग्रेज़ी प्रतिलिपि में खरीदार और विक्रेता उलटे हैं तो अनुवाद सुधारें। मूल में खरीदार का नाम या राशि गलत है तो जारीकर्ता से उचित प्रक्रिया के माध्यम से इनवॉइस ठीक कराने को कहें। अंग्रेज़ी प्रतिलिपि में बदलाव गलत जारी मूल दस्तावेज़ को ठीक नहीं कर सकता।

प्राप्तकर्ता की आवश्यकताएँ

पूछें कि अनुवाद कौन और किस उद्देश्य से इस्तेमाल करेगा। आंतरिक खरीद समीक्षा, खर्च का दावा, मार्केटप्लेस की माँग और औपचारिक आवेदन के लिए अलग प्रमाण चाहिए हो सकते हैं। काम के लिए तैयार स्पष्ट अनुवाद को प्रमाणित या आधिकारिक रूप से स्वीकृत न कहें, जब तक संबंधित शर्तें वास्तव में पूरी न हों।

उदाहरण के लिए, ऑस्ट्रेलियाई सरकार की रिकॉर्ड रखने की गाइड के अनुसार व्यवसाय के रिकॉर्ड अंग्रेज़ी में होने चाहिए या उनका अंग्रेज़ी में आसानी से अनुवाद हो सके। डिजिटल प्रतियाँ मूल कागज़ी रिकॉर्ड को स्पष्ट और सही ढंग से प्रस्तुत करें। यह एक क्षेत्राधिकार की रिकॉर्ड संबंधी व्यवस्था है; ऐसा नियम नहीं कि चीनी इनवॉइस का अनुवाद करने से हर देश में खर्च कर कटौती योग्य हो जाता है।

किसी को प्रमाणित अनुवाद चाहिए तो काम देने से पहले उसकी आवश्यकताएँ लें। भाषा, पूर्णता, अनुवादक की घोषणा और मूल दस्तावेज़ संलग्न करने का तरीका स्पष्ट करें। यह न मानें कि सप्लायर का द्विभाषी ईमेल, स्वचालित अनुवाद या कंपनी खोज रिपोर्ट उस माँग को पूरा करती है।

इसी तरह अंग्रेज़ी वाणिज्यिक इनवॉइस की माँग का अर्थ fapiao का अनुवाद नहीं, अलग से जारी व्यापारिक दस्तावेज़ हो सकता है। प्राप्तकर्ता और सप्लायर से स्पष्ट करें। fapiao और वाणिज्यिक इनवॉइस की तुलना इन दस्तावेज़ों का अंतर समझाती है।

उपयोग के लिए तैयार दस्तावेज़

मूल इनवॉइस, कार्य हेतु अनुवाद और खरीद का संदर्भ साथ भेजें। संबंधित अटैचमेंट और, यदि जाँच की है, सत्यापन परिणाम जोड़ें। एक छोटी टिप्पणी में मूल फ़ाइल, अनूदित पन्ने और अस्पष्ट बचा पाठ बताएँ। सहकर्मी को आपका काम दोबारा बनाए बिना मूल खोलकर संबंधित प्रविष्टि मिल जानी चाहिए।

सौंपने से पहले पक्षों के नाम और पहचान कोड, वस्तु की पंक्तियाँ, इकाइयाँ, तारीखें, चिह्न और कुल राशि फिर मिलाएँ। केवल अनुवाद एडिटर नहीं, निर्यात की गई फ़ाइल देखें: निर्यात में खाने की पंक्तियाँ बदल सकती हैं, पन्ने छूट सकते हैं या नंबर छोटे हो सकते हैं। अनिश्चित प्रविष्टि को चिन्हित रखें, चुपचाप खाली जगह न भरें।

पूरा अनुवाद स्वाभाविक अंग्रेज़ी में पढ़ा जाए और चीनी मूल से उसका संबंध भी बना रहे। इससे अगला व्यक्ति खरीद समझ सकता है, उचित जाँच चुन सकता है और सटीक सवाल पूछ सकता है। मूल दस्तावेज़ सप्लायर का जारी किया हुआ दस्तावेज़ ही रहता है; अनुवाद उसे समझने योग्य बनाता है।