แปลใบกำกับภาษีจีนเป็นภาษาอังกฤษ

ภาพประกอบปกสร้างด้วย AI เอกสารในภาพไม่ใช่ใบกำกับภาษีจริง

ซัพพลายเออร์ส่งใบกำกับภาษีภาษาจีนมาให้ แต่เพื่อนร่วมงานต้องการอ่านเป็นภาษาอังกฤษก่อนตรวจสอบการซื้อ การแปลดูเหมือนง่าย จนกระทั่งฉบับภาษาอังกฤษเปลี่ยนชื่อบริษัท ทำเครื่องหมายลบหาย หรือเรียกยอดรวมภาษีว่าเป็นยอดก่อนภาษี

คำแปลที่ดีต้องทำให้ผู้อ่านย้อนกลับไปตรวจสอบข้อมูลสำคัญทุกจุดกับต้นฉบับได้ ช่วยให้อ่านเข้าใจโดยไม่สร้างใบกำกับภาษีฉบับใหม่หรือซ่อนข้อสงสัย เก็บไฟล์ต้นฉบับ จัดทำคำแปลเพื่อใช้งานที่ระบุสถานะชัดเจน และตรวจสอบใบกำกับภาษีแยกต่างหากเมื่อจำเป็น

บทความนี้กล่าวถึงใบกำกับภาษีที่ออกโดยธุรกิจในจีนแผ่นดินใหญ่ โดยเฉพาะเอกสารภาษีที่เรียกว่า fapiao เราจะใช้ตัวอย่างสั้น ๆ ประกอบขั้นตอนการแปล เพื่อส่งต่อเอกสารให้ผู้ซื้อในต่างประเทศหรือเพื่อนร่วมงานฝ่ายการเงินอ่านได้ ไม่ใช่เพื่อใช้แทนเอกสารภาษีหรือรับรองว่านักบัญชี แพลตฟอร์มซื้อขาย หรือหน่วยงานใดจะยอมรับเอกสารนั้น

ต้นฉบับและคำแปล

เริ่มจากระบุว่าได้รับเอกสารอะไร fapiao ของจีน ใบแจ้งหนี้การค้าภาษาอังกฤษ และใบเสนอราคาของซัพพลายเออร์มีหน้าที่ต่างกัน ไฟล์ภาษาอังกฤษที่มีหัวข้อ “Invoice” ไม่จำเป็นต้องเป็นคำแปลของเอกสารจีนที่แนบมา อาจเป็นอีกเอกสารหนึ่งของคำสั่งซื้อเดียวกัน โดยมีผู้ออก สกุลเงิน หรือขอบเขตต่างกัน

หลักเกณฑ์การใช้ระเบียบใบกำกับภาษีของจีนกำหนดให้จัดทำใบกำกับภาษีเป็นภาษาจีน ขณะเดียวกัน ระเบียบการบริหารใบกำกับภาษีอนุญาตให้พิมพ์ภาษาจีนร่วมกับภาษาต่างประเทศเมื่อมีความจำเป็นในการใช้งาน แต่ข้อกำหนดทั้งสองไม่ได้ทำให้สำเนาที่ผู้ซื้อแปลเองกลายเป็นใบกำกับภาษีที่ซัพพลายเออร์ออกให้ใหม่

เก็บเอกสารแนบทั้งหมดตามที่ได้รับ หากภาพหน้าจอตัดส่วนผู้ขาย ยอดรวม หรือหมายเหตุออก ให้ขอไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ต้นฉบับที่ดาวน์โหลดได้ ใส่คำอธิบายและข้อความแปลในไฟล์แยก บันทึกสองภาษามักเทียบได้ง่ายกว่า PDF ที่แก้ไขจนไม่รู้ว่าข้อความใดมาจากผู้ออก

ตั้งชื่อไฟล์ให้ชัดเจน เช่น “คำแปลภาษาอังกฤษเพื่อใช้งานของ [ชื่อไฟล์ต้นฉบับ]” พร้อมเลขอ้างอิงใบกำกับภาษีและวันที่ตามต้นฉบับ หากซัพพลายเออร์มีฉบับภาษาอังกฤษของตนเอง ให้ถามว่าเป็นคำแปลหรือใบแจ้งหนี้การค้าแยกต่างหาก ก่อนสรุปว่ายอดรวมสองฉบับต้องตรงกัน

ระบุตัวบริษัทให้ชัดเจน

เก็บชื่อจดทะเบียนภาษาจีนไว้ข้างคำแปลภาษาอังกฤษ ชื่อร้านที่คุ้นเคยอาจช่วยในการติดต่อ แต่ไม่ควรใช้แทนชื่อบริษัทในช่องผู้ขาย ชื่อผู้ซื้อต้องอยู่ในส่วนของผู้ซื้อ แม้ว่าบริษัทนั้นจะเป็นชื่อที่ทีมของคุณรู้จักก็ตาม

ตัวอย่างข้อความสมมติ 销售方：示例甲公司（虚构） อธิบายเป็นภาษาอังกฤษได้ว่า “Seller: Example Company A (fictional).” โดยยังเก็บข้อความจีนให้เทียบได้ สำหรับเอกสารจริง ถ้าคุณแปลชื่อเอง ให้ระบุว่าเป็นคำแปล ไม่ใช่นำเสนอว่าเป็นชื่อการค้าภาษาอังกฤษที่บริษัทรับรองแล้ว

คัดลอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและเลขใบกำกับภาษีให้ตรงทุกตัว เพราะเป็นรหัส ไม่ใช่วลีที่ต้องแปล รักษาตัวอักษร เลขศูนย์นำหน้า และความสัมพันธ์กับคู่ค้าที่ถูกต้อง โปรแกรมตารางคำนวณอาจย่อเลขยาวหรือแสดงเป็นเลขยกกำลัง จึงควรเก็บช่องนี้เป็นข้อความ และเทียบไฟล์ที่บันทึกแล้วกับต้นฉบับ

หากต้องการยืนยันตัวตนจดทะเบียนของผู้ขาย ให้ใช้ชื่อภาษาจีนหรือรหัสบริษัทในการค้นหาบริษัท อย่าใช้เลขใบกำกับภาษีแทนรหัสบริษัท ผลทะเบียนช่วยตอบคำถามเรื่องตัวตนได้ แต่ไม่ได้ยืนยันว่ารายละเอียดทุกจุดในคำแปลถูกต้อง

ตัวอย่างการแปล

สมมติว่ามีการซื้อคลิปโลหะ ตัวอย่างเพื่อการเรียนรู้ด้านล่างไม่มีเลขใบกำกับภาษีที่ใช้ได้ ตราประทับ หรือข้อมูลบริษัทจริง ใช้แสดงว่าคำแปลสั้น ๆ ควรรักษาความสัมพันธ์ระหว่างรายละเอียดสินค้า หน่วย จำนวน ราคา และยอดรวมอย่างไร

ข้อความจีนต้นฉบับ	คำแปลภาษาอังกฤษเพื่อใช้งาน	ข้อมูลที่ต้องคงไว้
金属夹；规格：每盒20个	Metal clips; 20 clips per box	รายละเอียดบรรจุภัณฑ์ต้องอยู่กับสินค้ารายการนั้น
单位：盒；数量：10	Unit: box; quantity: 10	จำนวนในใบกำกับภาษีมีหน่วยเป็นกล่อง ไม่ใช่คลิปแต่ละชิ้น
单价：40；金额：400	Unit price: CNY 40; amount excluding tax: CNY 400	ราคาสมมติเป็นราคาต่อกล่องก่อนภาษี
税率：13%；税额：52	Tax rate: 13%; tax amount: CNY 52	นี่คืออัตราสมมติในตัวอย่าง ไม่ใช่คำแนะนำเรื่องอัตราภาษีที่ต้องใช้
价税合计：452	Total including tax: CNY 452	ยอดรวมรวมภาษีที่ระบุไว้แล้ว

สินค้ามีจำนวน 10 กล่อง รายละเอียดระบุว่ากล่องละ 20 ชิ้น ผู้ตรวจจึงคำนวณเพิ่มได้ว่าเป็น 200 ชิ้น แต่ผลคำนวณนี้ควรเป็นหมายเหตุอธิบาย ไม่ใช่เหตุผลให้แทนจำนวนเดิมด้วย 200 การเปลี่ยนหน่วยโดยคงราคาต่อหน่วยเดิมจะทำให้ความหมายของใบกำกับภาษีเปลี่ยนไป

ยอดเงินต้องคงสกุลเงินเดิมด้วย ตัวอย่างมียอดก่อนภาษี CNY 400 ภาษี CNY 52 และยอดรวมภาษี CNY 452 ฝ่ายการเงินในต่างประเทศอาจแปลงเงินเพื่อบันทึกบัญชีภายหลัง แต่คำแปลไม่ควรแทน CNY 452 ด้วยยอดดอลลาร์หรือยูโรโดยไม่แจ้ง

ในเอกสารจริง ต้องดูชื่อช่องและการจัดวางเพื่อเข้าใจว่าราคาหมายถึงอะไร อย่าสรุปว่าใบแจ้งหนี้การค้าของทุกซัพพลายเออร์ใช้รูปแบบเดียวกับตัวอย่างนี้ หากไม่คุ้นกับช่องข้อมูล อ่านคู่มืออ่านใบกำกับภาษีจีนประกอบ

แปลรายละเอียดที่ปรากฏจริง ไม่ใช่ชื่อสินค้าที่ละเอียดกว่าซึ่งคุณจำได้จากคำสั่งซื้อ หากต้นฉบับระบุเพียง “คลิปโลหะ” การเติมเกรดวัสดุ ยี่ห้อ หรือวัตถุประสงค์การใช้งานจะเป็นการเพิ่มข้อมูลที่ไม่มีในใบกำกับภาษี อธิบายความสัมพันธ์กับคำสั่งซื้อในหมายเหตุแยกพร้อมเลขอ้างอิงที่รองรับ วิธีนี้ให้บริบทที่มีประโยชน์โดยไม่ทำให้ดูเหมือนผู้ออกเอกสารเป็นผู้ระบุรายละเอียดเหล่านั้น

รายละเอียดที่เปลี่ยนความหมาย

เทียบคำแปลกับต้นฉบับทีละกลุ่มข้อมูลที่สัมพันธ์กัน คำศัพท์ถูกต้องตามพจนานุกรมยังไม่พอ หากค่าถูกย้ายไปผิดแถวหรือผูกกับผิดบริษัท ให้ใส่ใจข้อมูลที่ซอฟต์แวร์อาจอ่านตัวอักษรได้อย่างมั่นใจแต่ตีความผิด

• ภาษีและยอดรวม แยก 金额, 税额 และ 价税合计 ให้ชัด ในตัวอย่าง CNY 52 เป็นส่วนภาษี ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายที่บวกเพิ่มจาก CNY 452
• เครื่องหมายและรายการปรับปรุง คงเครื่องหมายลบ แถวส่วนลด และข้อมูลอ้างอิงใบกำกับภาษีตัวแดง อย่าเปลี่ยนรายการปรับปรุงเป็นยอดขายบวกใหม่เพียงเพราะเครื่องมือแปลปรับรูปแบบตัวเลข
• วันที่ คงวันที่ต้นฉบับและเขียนภาษาอังกฤษในรูปแบบที่ไม่กำกวม วันที่ออกเอกสารไม่ใช่วันที่สั่งซื้อ ชำระเงิน หรือส่งมอบโดยอัตโนมัติ
• หน่วยและรายละเอียดสินค้า กล่อง ชิ้น ชุด และหน่วยน้ำหนักใช้แทนกันไม่ได้ เก็บรุ่นหรือขนาดบรรจุไว้กับสินค้าที่เกี่ยวข้อง
• ช่องว่างและข้อมูลที่อ่านไม่ออก ช่องว่างหมายถึงไม่มีค่าปรากฏ ส่วนตัวอักษรที่อ่านไม่ออกหมายถึงไม่สามารถอ่านต้นฉบับได้อย่างมั่นใจ อย่าแทนสิ่งใดสิ่งหนึ่งด้วยค่าที่เดา

การแปลอัตโนมัติหรือ OCR ช่วยร่างฉบับแรกได้ แต่ยังต้องเทียบกับต้นฉบับ โดยเฉพาะข้อความจาง ตารางต่อหลายหน้า หรือชื่อช่องเดียวกันที่อยู่ทั้งส่วนผู้ซื้อและผู้ขาย หากยังไม่แน่ใจตัวอักษร ให้ขอไฟล์ชัดขึ้นแทนการเลือกชื่อบริษัทที่ดูเป็นไปได้ที่สุด

อย่ามองข้ามหมายเหตุและเอกสารแนบ หน้าหลักอาจอ้างถึงรายการสินค้า หรือมีข้อความอธิบายธุรกรรม การแปลเฉพาะหน้าแรกที่เห็นอาจทำให้ข้อมูลที่ช่วยอธิบายการซื้อหายไป ระบุว่าคำแปลครอบคลุมหน้าและเอกสารแนบใดบ้าง

รายละเอียดสินค้าที่ตัดขึ้นบรรทัดใหม่ก็ทำให้ผิดพลาดได้ บรรทัดที่สองอาจต่อจากรายการด้านบน ไม่ใช่รายการขายใหม่ พิจารณาขอบตาราง จำนวน และยอดเงินร่วมกันก่อนแยกเป็นแถวภาษาอังกฤษ เก็บช่องตัวเลขที่ว่างตามต้นฉบับ อย่าคัดลอกราคาจากแถวก่อนเพียงเพื่อให้ตารางแปลดูครบ

การแปลและการตรวจสอบ

คำแปลตอบว่าเอกสารกล่าวว่าอะไร การตรวจสอบใบกำกับภาษีตรวจข้อมูลรายการใบกำกับภาษีที่เกี่ยวข้อง ส่วนการตรวจการซื้อจริงพิจารณาว่าเอกสารเป็นของสินค้าหรือบริการที่ได้รับจริงหรือไม่ ทั้งสามงานเกี่ยวข้องกัน แต่การผ่านงานหนึ่งไม่ได้หมายความว่าอีกสองงานเสร็จแล้ว

สำหรับใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มจีนประเภทที่รองรับ ใช้ข้อมูลต้นฉบับในเครื่องมือตรวจสอบใบกำกับภาษีของ ChinaValidate แล้วเทียบผลที่ได้กับไฟล์ต้นฉบับ เก็บผลตรวจแยกจากคำแปล อย่าเติมคำว่า “ตรวจสอบแล้ว” ในเอกสารแปลเพียงเพราะข้อความดูครบถ้วน

บทวิเคราะห์การใช้ fapiao ของ Covington อธิบายว่าแม้ข้อมูลใบกำกับภาษีจะเป็นของจริง ก็ยังอาจถูกนำไปใช้ผิดหรือเป็นของธุรกรรมอื่นได้ จึงต้องดูบริบทการซื้อแม้ข้อมูลจะตรงกันแล้ว การคำนวณในตัวอย่างถูกต้องไม่ได้พิสูจน์ว่ามีการซื้อหรือส่งมอบคลิปจริง

หากต้นฉบับจีนถูกต้องแต่ฉบับอังกฤษสลับผู้ซื้อกับผู้ขาย ให้แก้คำแปล หากต้นฉบับระบุผู้ซื้อหรือยอดเงินผิด ให้ขอให้ผู้ออกจัดการใบกำกับภาษีตามขั้นตอนที่เหมาะสม การแก้สำเนาภาษาอังกฤษไม่สามารถซ่อมเอกสารต้นฉบับที่ออกผิดได้

ข้อกำหนดของผู้รับ

สอบถามว่าใครจะใช้คำแปลและใช้เพื่ออะไร การตรวจซื้อภายใน การเบิกค่าใช้จ่าย คำขอจากแพลตฟอร์ม และการยื่นต่อหน่วยงานอาจต้องใช้หลักฐานต่างกัน ไม่ควรเรียกคำแปลเพื่อใช้งานว่าได้รับการรับรองหรือยอมรับอย่างเป็นทางการ หากยังไม่ได้ทำตามข้อกำหนดจริง

ตัวอย่างเช่น แนวทางเก็บเอกสารของรัฐบาลออสเตรเลียระบุว่าเอกสารธุรกิจต้องเป็นภาษาอังกฤษหรือแปลเป็นอังกฤษได้โดยง่าย และสำเนาดิจิทัลต้องถ่ายทอดเอกสารกระดาษต้นฉบับอย่างชัดเจนและตรงตามจริง นี่คือแนวทางของเขตอำนาจหนึ่ง ไม่ใช่กฎว่าการแปลใบกำกับภาษีจีนทำให้หักค่าใช้จ่ายได้ทุกประเทศ

หากผู้รับขอคำแปลรับรอง ให้ขอข้อกำหนดก่อนว่าจ้าง ยืนยันภาษาที่ต้องใช้ ความครบถ้วน คำรับรองผู้แปล และวิธีแนบต้นฉบับ อย่าสรุปว่าอีเมลสองภาษาของซัพพลายเออร์ คำแปลอัตโนมัติ หรือรายงานค้นหาบริษัทจะตอบข้อกำหนดนั้นได้

เช่นเดียวกัน การขอใบแจ้งหนี้การค้าภาษาอังกฤษอาจหมายถึงเอกสารการค้าที่ออกแยก ไม่ใช่คำแปล fapiao ควรตกลงให้ชัดกับผู้รับและซัพพลายเออร์ อ่านความต่างได้ในบทเปรียบเทียบ fapiao กับใบแจ้งหนี้การค้า

ส่งต่อให้ใช้งานได้จริง

ส่งใบกำกับภาษีต้นฉบับ คำแปล และเลขอ้างอิงการซื้อไปพร้อมกัน แนบเอกสารเกี่ยวข้องและผลตรวจสอบหากได้ตรวจแล้ว เพิ่มบันทึกสั้น ๆ ระบุไฟล์ต้นฉบับ หน้าที่แปล และข้อความที่ยังไม่ชัดเจน เพื่อนร่วมงานควรเปิดต้นฉบับและหาข้อมูลที่ตรงกันได้โดยไม่ต้องย้อนสร้างขั้นตอนของคุณ

ก่อนส่ง ให้เทียบชื่อและรหัสคู่ค้า แถวสินค้า หน่วย วันที่ เครื่องหมาย และยอดรวมอีกครั้ง ตรวจไฟล์ที่ส่งออกจริง ไม่ใช่เฉพาะในโปรแกรมแปล เพราะการส่งออกอาจทำให้ช่องตัดบรรทัด หน้าหาย หรือเลขถูกย่อ ทำเครื่องหมายจุดที่ไม่แน่ใจไว้แทนการเติมข้อมูลเงียบ ๆ

คำแปลที่เสร็จแล้วควรอ่านเป็นภาษาอังกฤษได้เป็นธรรมชาติและยังอ้างกลับไปยังต้นฉบับจีนได้ ช่วยให้ผู้รับเข้าใจการซื้อ เลือกการตรวจสอบที่เหมาะสม และตั้งคำถามได้ตรงจุด ต้นฉบับยังเป็นเอกสารที่ซัพพลายเออร์ออก ส่วนคำแปลช่วยให้ผู้อ่านเข้าถึงเนื้อหาได้