Kiểm tra Công ty hay Kiểm toán Nhà máy Trước?

Hai lần kiểm tra, hai câu hỏi chính

Quy định đăng ký của Trung Quốc xác định các trường tên pháp lý, loại hình, phạm vi, địa chỉ, vốn và người đại diện, trong số những trường khác. Đọc ranh giới các nội dung đã đăng ký. Ngược lại, hướng dẫn thanh tra tại chỗ của SAMR so sánh hồ sơ với cơ sở thực tế, biển hiệu, tài khoản, hợp đồng, phạm vi và bằng chứng hoạt động. Xem các phương pháp thanh tra tại chỗ.

Những điều mà “kiểm toán nhà máy” phải quy định rõ

Cụm từ này có thể mô tả các nhiệm vụ rất khác nhau: đánh giá quản lý chất lượng, đánh giá năng lực kỹ thuật, kiểm toán xã hội hoặc lao động, kiểm toán môi trường hoặc an toàn sức khỏe, kiểm toán bảo mật, hoặc kiểm toán quy trình hẹp. Một báo cáo chỉ có ý nghĩa khi nêu rõ mục tiêu, tiêu chí, phạm vi, địa điểm, ngày tháng, phương pháp, mẫu, người kiểm toán, giới hạn truy cập và kết quả.

ISO 19011:2026 cung cấp hướng dẫn quốc tế hiện hành về nguyên tắc kiểm toán, chương trình kiểm toán, kiểm toán hệ thống quản lý và năng lực người kiểm toán, đồng thời làm rõ rằng việc sử dụng hướng dẫn này không tự động dẫn đến chứng nhận. Xem tổng quan tiêu chuẩn ISO. Danh mục tiêu chuẩn hiện hành của Trung Quốc liệt kê GB/T 19011-2021 là hướng dẫn quốc gia được chấp nhận từ ISO 19011:2018. Xem hồ sơ tiêu chuẩn chính thức của Trung Quốc.

Một người kiểm toán chỉ được yêu cầu đếm máy móc thì không thể trả lời liệu các yêu cầu về hiệu chuẩn, bảo trì, truy xuất nguồn gốc, thuê ngoài, lao động, môi trường hay kiểm soát quy trình có hiệu quả hay không. Xác định quyết định trước khi mua chuyến đi.

Kiểm tra nào nên thực hiện trước?

Danh sách rút gọn: kiểm tra công ty trước

Khi tên pháp lý của Trung Quốc, USCC, bên ký hợp đồng hoặc tình trạng vẫn chưa rõ ràng, hãy bắt đầu với việc xác minh công ty. Việc thanh tra một địa điểm trước khi xác định được công ty nào mời người kiểm toán và thực thể nào sẽ ký, xuất hóa đơn và chịu nghĩa vụ là lãng phí. Sử dụng bản đồ vai trò nhà máy hoặc thương nhân nếu người bán, nhà máy và nhà xuất khẩu là các thực thể khác nhau.

Giai đoạn mẫu: phù hợp kiểm soát với mức độ phơi nhiễm

Đối với một mẫu tiêu chuẩn có giá trị thấp, việc xác minh thực thể cùng với đặc tả văn bản và hồ sơ mẫu có thể là biện pháp tương xứng. Hãy thêm một cuộc rà soát từ xa hoặc tại chỗ có trọng tâm khi mẫu yêu cầu bản vẽ bí mật, khuôn đắt tiền, quy trình được quản chế hoặc tuyên bố năng lực không thể kiểm tra trực tiếp từ mẫu.

Khuôn mẫu, đặt cọc hoặc sản xuất theo yêu cầu: sử dụng cả hai theo trình tự

Trước tiên, xác định vai trò của công ty và giao dịch. Sau đó, thanh tra địa điểm chính xác và các quy trình trọng yếu trước khi người mua thực hiện thanh toán cho khuôn mẫu khó hoàn lại, chuyển giao tài sản trí tuệ giá trị hoặc dựa vào công suất đã dành sẵn. Cuộc thanh tra nên kiểm tra các giả thuyết được nêu ra bởi việc xem xét công ty và kỹ thuật, chứ không bắt đầu từ một biểu mẫu chung chung.

Đơn hàng lặp lại: thanh tra rủi ro thay đổi

Đối với nhà cung cấp đã quen thuộc, một cuộc thanh tra toàn diện mới có thể mang lại ít giá trị nếu sự thay đổi thực sự là một địa điểm mới, nhà thầu phụ, quy trình, dòng sản phẩm, bước tăng khối lượng, lỗi chất lượng nghiêm trọng hoặc sơ hở trong hệ thống quản lý. Hãy cập nhật hồ sơ công ty khi thực thể hoặc tình trạng có ý nghĩa; hãy nhắm mục tiêu thanh tra vào quy trình đã thay đổi và xác minh việc đóng cửa các phát hiện trước đó.

Mối lo ngại ngay lập tức về an toàn, lao động, quy định hoặc sự cố: làm việc song song

Đừng trì hoãn việc kiểm soát khẩn cấp tại địa điểm chỉ để duy trì trình tự bình thường. Hãy thực hiện xác minh thực thể và công tác địa điểm đủ điều kiện song song, với chủ sở hữu rõ ràng. Cục Quản lý Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ cũng khung việc đánh giá đối tác Trung Quốc như một bài tập rộng hơn liên quan đến ngành, khu vực, mối quan hệ, mục tiêu và bối cảnh quy định. Đọc hướng dẫn đánh giá đối tác.

Tóm tắt bàn giao thanh tra

Trước khi chuyến đi diễn ra, hãy cung cấp cho người kiểm toán bảy sự thật chính xác:

1. Người bán: Tên pháp lý tại Trung Quốc, mã số thuế doanh nghiệp thống nhất (USCC) và vai trò trong giao dịch.
2. Bên ký hợp đồng và hóa đơn: tên chính xác của thực thể và bất kỳ sự khác biệt nào so với thông tin liên hệ của người bán.
3. Nhà vận hành nhà máy: Tên pháp lý tại Trung Quốc và mã định danh, không chỉ là một thương hiệu tiếng Anh.
4. Địa điểm: địa chỉ đầy đủ, tòa nhà hoặc đơn vị, thông tin liên hệ tiếp cận, và bằng chứng kết nối nhà vận hành với địa điểm đó.
5. Mối quan hệ: sở hữu, công ty liên kết, phụ thầu, thương mại, xuất khẩu hoặc thỏa thuận dịch vụ mà cuộc kiểm toán cần xác minh.
6. Sản phẩm và quy trình: mẫu mã, đặc tính quan trọng, hoạt động dự kiến, tuyên bố năng lực, phụ thầu được kiểm soát và các tiêu chí kiểm toán áp dụng.
7. Quyết định và giới hạn: cam kết nào phụ thuộc vào kết quả, bằng chứng bắt buộc, các xung đột đã biết và những điều mà giám sát viên không thể kết luận.

Yêu cầu báo cáo cuối cùng bảo lưu các tên được quan sát thấy tại cổng, giấy phép, hồ sơ và câu trả lời phỏng vấn bằng tiếng Trung khi có thể. Người mua sau đó có thể kết nối bằng chứng tại địa điểm với bản đồ thực thể thay vì đính kèm ảnh chụp cho một tên nhà cung cấp quen thuộc bằng tiếng Anh.

Đọc kết quả tổng hợp

Công ty rõ ràng, kiểm toán rõ ràng: tiến hành kiểm soát sản phẩm, hợp đồng, thanh toán và vận chuyển; không có kết quả nào đảm bảo hiệu suất.

Công ty rõ ràng, kiểm toán yếu: thực thể pháp lý tồn tại, nhưng địa điểm hoặc quy trình được kiểm toán không hỗ trợ năng lực yêu cầu. Thay đổi quy trình, nhà cung cấp, địa điểm hoặc cam kết.

Xung đột công ty, kiểm toán mạnh: một địa điểm có năng lực đã được quan sát, nhưng mối quan hệ giữa người bán, nhà vận hành, hợp đồng, hóa đơn hoặc bên thụ hưởng vẫn chưa được giải quyết. Không để ảnh chụp nhà máy lấp đầy khoảng trống về thực thể.

Từ chối truy cập kiểm toán hoặc phạm vi bị chặn: ghi chép chính xác những gì không có sẵn và quyết định nào phụ thuộc vào nó. Sự từ chối có thể có lời giải thích thực tế, nhưng nó khiến bằng chứng dự định bị thiếu.

Đừng nhầm lẫn kiểm toán với kiểm tra lô hàng

Kiểm toán nhà máy xem xét một địa điểm và hệ thống xác định. Kiểm tra trước khi giao hàng lấy mẫu một lô sản xuất cụ thể dựa trên các tiêu chí về sản phẩm và số lượng. Một nhà máy có thể vượt qua kiểm toán nhưng vẫn sản xuất ra một lô hàng lỗi; một lô hàng tốt không chứng minh rằng hệ thống quản lý sẽ duy trì hiệu quả. Sử dụng hướng dẫn xác minh nhà sản xuất để biết toàn bộ mối quan hệ và hướng dẫn kiểm tra trước khi giao hàng cho việc chấp nhận lô hàng.

Bắt đầu với công ty Trung Quốc khi đối tác chưa được neo đậu. Sau đó, dành nỗ lực kiểm toán cho địa điểm và quy trình tạo ra rủi ro không thể đảo ngược tiếp theo.

Bài viết này giải thích việc lựa chọn phương thức mua sắm. Đây không phải là quyết định chứng nhận hoặc lời khuyên pháp lý, an toàn sản phẩm, lao động, môi trường, chất lượng, tài chính hoặc tuân thủ quy định.