Pemasok Tiongkok Menolak Menerbitkan Faktur

Ilustrasi sampul dibuat dengan AI; bukan faktur atau transaksi nyata.

Barang sudah tiba, tetapi faktur belum. Penjual mengatakan harga tidak mencakup fapiao, usahanya terlalu kecil untuk menerbitkannya, atau perusahaan lain dapat menyediakannya. Jawaban ini menimbulkan pertanyaan berbeda. Mulailah dengan menentukan dokumen yang dibutuhkan dan perusahaan yang bertanggung jawab atas penjualan sebenarnya.

Ketiadaan faktur pajak Tiongkok berbeda dari ketiadaan faktur komersial ekspor. Faktur yang sudah diterbitkan tetapi belum dikirim adalah situasi lain lagi. Jelaskan perbedaannya sebelum mengulang permintaan atau menuduh pemasok menolak kewajiban hukum.

Situasi berikut adalah contoh hipotetis bagi pembeli luar negeri yang berurusan dengan perusahaan Tiongkok daratan. Tujuannya menunjukkan cara mengajukan permintaan yang berguna dan menilai jawaban. Ini bukan laporan tentang pemasok nyata.

Sebutkan dokumen yang kurang

Bayangkan pembeli telah membayar kiriman kecil dan menerima daftar kemasan. Perusahaan pengurusan pengangkutan meminta faktur komersial, sedangkan tim keuangan pembeli memakai istilah fapiao. Pemasok menjawab bahwa dokumen tersebut tidak diterbitkan untuk pelanggan luar negeri. Sebelum menganggapnya satu penolakan, cari tahu dokumen yang dimaksud setiap pihak.

Faktur komersial menjelaskan penjualan internasional dan mendukung proses kepabeanan. Fapiao adalah dokumen dalam sistem faktur pajak Tiongkok. Faktur proforma biasanya merupakan penawaran harga dalam bentuk faktur. Panduan faktur komersial Administrasi Perdagangan Internasional Amerika Serikat menjelaskan fungsi kepabeanannya dan perlunya memeriksa persyaratan tujuan.

Minta tim keuangan atau perwakilan pabean menentukan dokumen, pembeli, dan tujuannya. Kemudian kirim permintaan spesifik itu kepada penjual. Fapiao Tiongkok tidak otomatis menggantikan faktur komersial yang diperlukan untuk pengiriman, dan daftar kemasan tidak membuktikan seluruh informasi penjualan serta harga yang diberikan faktur komersial.

Untuk pembelian melalui agen pengadaan, petakan penjualan sebenarnya. Pabrik mungkin menjual di dalam negeri kepada agen, lalu agen menjual kembali kepada Anda. Faktur pajak pabrik kepada pelanggannya dan faktur komersial agen kepada Anda menyangkut transaksi berbeda. Jangan menuntut nama pembeli yang sama pada keduanya hanya agar berkas terlihat seragam.

Gunakan perbandingan fapiao dan faktur komersial jika jenisnya masih belum jelas. Permintaan berikutnya harus menyebut dokumen yang kurang, bukan sekadar mengulang “kirim faktur” dengan nada lebih keras.

Sudah terbit, tertunda, atau ditolak

Pemasok mengatakan faktur belum tersedia. Ini bisa berarti permohonan belum diajukan, data pembeli belum lengkap, berkas belum dikirim lewat email, atau perusahaan menolak penerbitannya. Tanyakan tahap saat ini dan tindakan spesifik yang masih kurang.

Jika faktur sudah ada, minta berkas asli yang dapat diunduh dan referensi terkait. Periksa akun atau email pesanan yang digunakan untuk pengiriman. Berkas yang sampai kepada karyawan pemesan mungkin belum diteruskan ke keuangan. Ini adalah masalah pengiriman sampai fakta menunjukkan hal lain.

Jika masih diproses, tanyakan kebutuhan penerbit dan perkiraan waktu penyediaan dokumen. Catat jawabannya tanpa menciptakan tenggat universal. Panduan otoritas pajak April 2026 tentang penerbitan yang sesuai aturan membahas informasi usaha yang benar dan waktu penerbitan yang ditentukan. Panduan itu tidak menjadikan setiap waktu pemrosesan yang dijanjikan penjual sebagai aturan hukum.

Jika situs meminta informasi pembeli yang tidak sesuai bagi perusahaan luar negeri, tanyakan cara penjual mencatat pelanggan asing. Kendala formulir bukan izin menggunakan pengenal Tiongkok milik perusahaan lain. Pertahankan pembeli sebenarnya dan minta penerbit menyelesaikan prosesnya.

Untuk pesanan [referensi], kami memerlukan [jenis dokumen] bagi [pembeli dan tujuan]. Mohon konfirmasi apakah sudah diterbitkan, menunggu informasi, atau tidak akan diterbitkan. Jika masih tertunda, jelaskan data yang kurang dan perkiraan tanggal pengiriman.

Kalimat ini biasanya menghasilkan jawaban lebih berguna daripada bertanya apakah pemasok “bisa membuat faktur”. Catatannya juga jelas jika jawaban kemudian berubah.

Diskon tidak menjelaskan semuanya

Dalam pembelian hipotetis kedua, penjual daratan memberikan barang dengan diskon dan mengatakan pesanan diskon hanya memperoleh tanda terima. Pembeli perlu memisahkan harga yang disepakati dari kewajiban dokumentasi.

Tanya jawab otoritas pajak Shanghai pada Juli 2026 secara tegas menyatakan bahwa diskon dan kupon tidak menghapus kewajiban pedagang menerbitkan faktur dalam situasi konsumen yang dibahas. Panduan itu juga menjelaskan bahwa tanda terima, nomor pesanan, atau struk kasir tidak dapat begitu saja menggantikan faktur ketika faktur diwajibkan.

Ini membantu menilai penjelasan penjual, tetapi tidak boleh diperluas menjadi kesimpulan untuk semua transaksi lintas batas. Tentukan terlebih dahulu penjualan, penjual, dan dokumen yang diperlukan. Ketentuan Administrasi Faktur memberikan aturan umum penerbitan dalam kegiatan usaha dan melarang penggantian faktur dengan bukti lain yang bertentangan dengan aturan tersebut.

Jika penjual kini meminta tambahan uang, minta dasar penawaran awal dan penjelasan tertulis mengenai jumlah yang diajukan. Kesalahpahaman nyata tentang harga belum termasuk pajak perlu dibahas berbeda dari penolakan dokumen yang seharusnya menyertai transaksi. Jangan diam-diam mengubah harga yang disepakati atau menganggap pembelian tanpa dokumen membuat penjualan bebas pajak.

Simpan penawaran, pesanan yang diterima, dan pesan terkait bersama-sama. Pertanyaan praktisnya adalah apa yang disepakati dan apa yang diwajibkan untuk transaksi tersebut. “Biaya faktur” tanpa penjelasan bukan jawaban hanya karena penjual menyebutnya pajak.

Skala kecil bukan jawaban lengkap

Sebagian penjual menjelaskan bahwa mereka wajib pajak skala kecil sehingga tidak dapat menyediakan fapiao apa pun. Kategori itu saja tidak membuktikan klaim tersebut. Wajib pajak skala kecil dan umum adalah klasifikasi PPN Tiongkok, bukan keterangan apakah usaha pernah didaftarkan.

Pengumuman administrasi PPN tahun 2026 bahkan mengizinkan wajib pajak skala kecil, dalam kondisi tertentu, melepaskan keringanan terkait dan menerbitkan faktur PPN khusus. Karena itu, jelaskan apakah penjual tidak dapat menyediakan kategori yang diminta, mengalami masalah penerbitan tertentu, atau menolak semua faktur pajak.

Faktur biasa mungkin memenuhi kebutuhan pembeli ketika faktur khusus tidak perlu atau tidak sesuai. Konfirmasikan kebutuhan tersebut dengan keuangan sebelum menuntut kategori tertentu. Panduan faktur khusus dan biasa menjelaskan perbedaannya tanpa menganggap salah satu sebagai sertifikat keaslian yang lebih unggul.

Jika penjual mengaku ada pembatasan akun atau masalah lain dengan kantor pajak yang menghalangi penerbitan, minta penjelasan konkret dan usulan penyelesaian. Pembeli luar negeri tidak membutuhkan akses ke akun pajak pemasok. Penjelasan yang belum terverifikasi juga tidak boleh berubah menjadi tuduhan penipuan pajak.

Faktur perusahaan lain

Pemasok hipotetis ketiga menawarkan faktur dari perusahaan temannya. Deskripsi bidang usahanya sesuai dan jumlah pada faktur akan benar. Itu tidak menjadikannya dokumen atas penjualan yang benar-benar terjadi.

Tanyakan mengapa penerbit yang diusulkan terlibat dalam pembelian. Agen yang perannya diungkapkan, penjual platform, atau perusahaan perdagangan mungkin mempunyai peran nyata yang perlu dipahami. Perusahaan yang diperkenalkan hanya untuk menyediakan dokumen adalah kasus berbeda. Penjelasan harus menghubungkan para pihak dengan transaksi nyata, bukan hanya menjanjikan dokumen yang lolos pencarian daring.

Panduan pajak April 2026 menghubungkan penerbitan dengan usaha nyata, para pihak, kontrak terkait, barang atau jasa, serta pembayaran. Ketentuan Administrasi Faktur melarang faktur yang tidak mencerminkan kegiatan usaha nyata. Aturan itu juga membedakan penerbitan sah oleh otoritas pajak atau pihak berwenang dari penerbitan tanpa izin untuk pihak lain.

Jangan menerima faktur yang tidak terkait hanya untuk menutup permintaan penggantian biaya internal. Jangan pula meminta penjual mengganti nama barang, nilai, atau pembeli agar sesuai dengan transaksi lain. Pertahankan pesanan asli dan minta dokumen yang sah serta mencerminkannya.

Tindak lanjut yang terarah

Kembalikan pembahasan ke satu pesanan dan satu hal yang belum selesai. Cantumkan referensi, tanggal pembelian, penjual yang tercantum, data pembeli yang sudah diberikan, dan dokumen yang diminta. Lampirkan hanya bahan yang diperlukan untuk mengenali transaksi itu.

Kami telah menerima barang pesanan [referensi], tetapi [dokumen yang diperlukan] masih belum ada. Jawaban Anda menyebut [alasan spesifik]. Mohon konfirmasi perusahaan penerbit, jelaskan kaitan alasan tersebut dengan transaksi ini, dan berikan dokumen atau tanggal penyelesaian yang jelas. Jangan menggantinya dengan faktur perusahaan lain atau pembelian lain.

Jika penjualan ditangani platform, gunakan dukungan yang terkait dengan pesanan sebenarnya. Operator platform, merek toko, dan penjual secara hukum mungkin berbeda. Simpan jawaban pedagang dan rincian pesanan agar dukungan dapat mengidentifikasi perusahaan yang harus merespons.

Jika pembelian langsung, hubungi saluran keuangan atau layanan pelanggan penjual yang sudah dikenal. Pastikan kontak baru berasal dari usaha yang sama sebelum mengirim dokumen tambahan. Jangan membagikan faktur yang tidak terkait, dokumen identitas pribadi, atau catatan bank hanya karena pihak baru meminta berkas lengkap.

Untuk penolakan faktur pajak Tiongkok yang belum terselesaikan, panduan Shanghai menyebut otoritas pajak dan layanan 12366 sebagai saluran resmi. Pembaca di luar negeri sebaiknya memakai pilihan kontak yang diterbitkan otoritas terkait; nomor pendek domestik mungkin tidak berfungsi dari luar negeri. Sampaikan fakta dan dokumen yang kurang, bukan tuduhan tanpa dasar.

Tutup permintaan dengan bukti yang tepat

Ketika berkas tiba, bandingkan pembeli, penjual, uraian pembelian, dan jumlah dengan pesanan. Simpan lampiran elektronik asli. Nama yang diperbaiki dalam email tidak mengubah faktur itu sendiri, dan tangkapan layar pemasok bertanda terverifikasi tidak menggantikan perbandingan Anda.

Gunakan Verifikasi Faktur ChinaValidate untuk faktur PPN daratan yang didukung. Jika identitas penerbit perlu diperiksa, gunakan nama Tionghoa atau USCC dalam Pencarian Perusahaan. Kedua pemeriksaan berbeda tujuan: hasil faktur menyangkut dokumen, sedangkan hasil perusahaan menyangkut usaha terdaftar.

Jika penjual tetap tidak dapat memberikan dokumen, biarkan masalah yang tepat tercatat terbuka bagi penanggung jawab keputusan pembelian atau akuntansi. Penundaan biasa, permintaan dokumen yang keliru, dan penolakan yang belum selesai tidak boleh menjadi catatan yang sama dalam berkas pemasok. Penjelasan yang jelas mengenai apa yang kurang memungkinkan keputusan berikutnya.

Sebelum pesanan berikutnya, sepakati jenis dokumen, data pembeli, perusahaan penerbit, dan jalur pengiriman dalam korespondensi pembelian. Pada platform, periksa pengaturan faktur sebelum menyelesaikan pesanan. Untuk pembelian langsung, masukkan kesepakatan ke pesanan yang diterima, bukan membiarkannya dalam percakapan terpisah.

Ini tidak menggantikan kewajiban hukum penjual atau menjamin setiap permintaan berikutnya akan selesai. Namun, kedua pihak mempunyai kesepakatan konkret sebagai acuan. Jika pemasok mengubahnya, perbedaannya terlihat sebelum pembelian lain menimbulkan masalah dokumen yang sama.