Çinli tedarikçinin fatura düzenlemeyi reddetmesi

Kapak görseli yapay zekâyla oluşturulmuş bir çizimdir; gerçek fatura veya işlem değildir.

Mallar geldi, ancak fatura gelmedi. Satıcı fiyatın fapiao içermediğini, işletmenin bunu düzenleyemeyecek kadar küçük olduğunu veya başka bir şirketin sağlayabileceğini söylüyor. Bu yanıtlar farklı sorular doğurur. Önce ihtiyaç duyduğunuz belgeyi ve gerçek satıştan sorumlu şirketi belirleyin.

Çin vergi faturasının eksikliği, ihracat ticari faturasının eksikliğiyle aynı sorun değildir. Düzenlenmiş ancak iletilmemiş bir fatura da başka bir durumdur. Talebi yinelemeden veya tedarikçiyi yasal yükümlülüğünü reddetmekle suçlamadan önce bu ayrımları netleştirin.

Aşağıdaki durumlar, Çin anakarasındaki işletmelerle çalışan yabancı alıcılar için varsayımsal örneklerdir. Yararlı bir talebin nasıl yapılacağını ve yanıtın nasıl değerlendirileceğini gösterir. Gerçek tedarikçiler hakkında haber değildir.

Eksik belgenin adını belirtin

Küçük bir sevkiyatın bedelini ödeyip paketleme listesi almış bir alıcı düşünün. Taşıma organizatörü ticari fatura isterken alıcının finans ekibi fapiao sözcüğünü kullanıyor. Tedarikçi istenen belgeyi yabancı müşterilere düzenlemediğini söylüyor. Bunu tek bir ret olarak görmeden önce herkesin hangi belgeyi kastettiğini öğrenin.

Ticari fatura uluslararası satışı açıklar ve gümrük işlemlerinde kullanılır. Fapiao, Çin’in vergi faturası sistemindeki bir belgedir. Proforma fatura genellikle fatura biçimindeki fiyat teklifidir. ABD Uluslararası Ticaret İdaresinin ticari fatura rehberi, gümrük amacını ve varış ülkesinin koşullarını kontrol etme gereğini açıklar.

Finans ekibinden veya gümrük müşavirinden gereken belgeyi, alıcıyı ve amacı tanımlamasını isteyin. Ardından bu somut talebi satıcıya gönderin. Çin fapiao’su sevkiyat için gereken ticari faturanın yerini otomatik olarak almaz; paketleme listesi de ticari faturanın sağladığı bütün satış ve fiyat bilgilerini kanıtlamaz.

Tedarik aracısıyla yapılan alımda gerçek satışı ortaya koyun. Fabrika, Çin içinde aracıya; aracı da size satış yapıyor olabilir. Fabrikanın kendi müşterisine vergi faturası ve aracının size ticari faturası farklı işlemlerle ilgilidir. Yalnızca dosya tutarlı görünsün diye iki belgede aynı alıcının yazmasını istemeyin.

Belge türü hâlâ belirsizse fapiao ile ticari fatura karşılaştırmasına bakın. Sonraki talep, daha sert biçimde ‘fatura gönderin’ demek yerine eksik belgenin adını belirtmelidir.

Düzenlendi, bekliyor veya reddedildi

Tedarikçinin faturanın bulunmadığını söylemesi; başvurunun yapılmadığı, alıcı bilgilerinin eksik olduğu, dosyanın gönderilmediği ya da işletmenin düzenlemeyi reddettiği anlamına gelebilir. Mevcut aşamayı ve eksik olan somut işlemi sorun.

Fatura zaten varsa indirilebilir özgün dosyayı ve ilgili referansı isteyin. Gönderimde kullanılan hesabı veya sipariş e-posta adresini kontrol edin. Siparişi veren çalışana iletilen dosya finans ekibine ulaşmamış olabilir. Aksi ortaya çıkana kadar bu bir iletim sorunudur.

İşlem bekliyorsa düzenleyenin neye ihtiyacı olduğunu ve belgeyi ne zaman sağlamayı beklediğini sorun. Evrensel bir son tarih uydurmadan yanıtı kaydedin. Vergi idaresinin Nisan 2026 tarihli kurallara uygun faturalama açıklaması, gerçek ticari bilgileri ve belirlenmiş düzenleme zamanlarını ele alır. Her satıcının söz verdiği işlem süresini yasal kurala dönüştürmez.

Web sitesi yabancı şirkete uymayan alıcı bilgileri istiyorsa satıcının yabancı müşterileri nasıl kaydettiğini sorun. Form engeli başka bir şirketin Çin kimlik numarasını kullanma izni değildir. Gerçek alıcıyı değiştirmeyin ve düzenleyenden kendi sürecini çözmesini isteyin.

[Referans] numaralı sipariş için [alıcı ve amaç] kapsamında [belge türü] gerekiyor. Düzenlenip düzenlenmediğini, bilgi beklenip beklenmediğini veya düzenlenmeyeceğini doğrulayın. Bekliyorsa eksik bilgileri ve beklenen iletim tarihini belirtin.

Bu ifade genellikle tedarikçiye ‘fatura kesebiliyor musunuz’ demekten daha yararlı bir yanıt sağlar. Yanıt sonradan değişirse açık bir kayıt da bırakır.

İndirim her şeyi açıklamaz

İkinci varsayımsal satın almada anakara satıcısı malları indirimli verir ve indirimli siparişlere yalnızca makbuz sağladığını söyler. Alıcı, kararlaştırılan fiyatı belge yükümlülüğünden ayırmalıdır.

Şanghay vergi idaresinin Temmuz 2026 soru ve yanıtları, ele alınan tüketici durumlarında indirim ve kuponların satıcının fatura düzenleme yükümlülüğünü kaldırmadığını açıkça belirtir. Aynı açıklama, fatura gerektiğinde makbuz, sipariş numarası veya kasa fişinin onun yerini doğrudan alamayacağını da söyler.

Bu, satıcının açıklamasını değerlendirirken yararlıdır; ancak her sınır ötesi işlem için bir sonuca genişletilmemelidir. Önce satışı, satıcıyı ve gereken belgeyi belirleyin. Fatura İdari Tedbirleri, ticari faaliyetlerde düzenleme için genel kuralları verir ve kurallara aykırı biçimde başka belgelerin faturanın yerine kullanılmasını yasaklar.

Satıcı şimdi ek para istiyorsa ilk teklifin dayanağını ve önerilen tutarın yazılı açıklamasını isteyin. Vergi hariç fiyat konusunda gerçek bir yanlış anlaşılma, işlemle birlikte verilmesi gereken belgeyi reddetmekten farklı ele alınmalıdır. Kararlaştırılan fiyatı sessizce değiştirmeyin; evraksız alımın satışı vergiden muaf yaptığını varsaymayın.

Teklifi, kabul edilmiş siparişi ve ilgili mesajları birlikte saklayın. Somut soru, neyin kararlaştırıldığı ve işlem için ne gerektiğidir. Açıklanmayan bir ‘fatura ücreti’, satıcı ona vergi dediği için yeterli yanıt olmaz.

Küçük ölçekli statü tek başına yetmez

Bazı satıcılar küçük ölçekli vergi mükellefi olduklarını ve bu yüzden hiç fapiao sağlayamayacaklarını söyler. Kategori tek başına bu iddiayı doğrulamaz. Küçük ölçekli ve genel mükellef, Çin KDV sınıflarıdır; işletmenin hiç kayıtlı olup olmadığını anlatmaz.

Vergi idaresinin 2026 KDV idaresi duyurusu, belirli koşullarda küçük ölçekli mükelleflerin ilgili kolaylıklardan vazgeçip özel KDV faturası düzenlemesine bile izin verir. Dolayısıyla satıcının istediğiniz türü mü sağlayamadığını, somut bir düzenleme sorunu mu yaşadığını, yoksa her türlü vergi faturasını mı reddettiğini netleştirin.

Özel fatura gereksiz veya uygun değilken normal fatura alıcının ihtiyacını karşılayabilir. Belirli bir türde ısrar etmeden önce ihtiyacı finans ekibiyle doğrulayın. Özel ve normal fatura rehberi, birini belgenin gerçekliğine dair daha güçlü bir kanıt saymadan farkı açıklar.

Satıcı hesap kısıtlaması veya başka bir vergi dairesi sorununun düzenlemeyi engellediğini söylüyorsa somut açıklama ve çözüm önerisi isteyin. Yabancı alıcının tedarikçinin vergi hesabına erişmesi gerekmez. Doğrulanmamış bir açıklama, şirketin vergi dolandırıcılığı yaptığı iddiasına da dönüşmemelidir.

Başka şirketin faturası

Üçüncü varsayımsal tedarikçi bir arkadaşının şirketinden fatura önerir. Şirketin faaliyet tanımı uygundur ve faturadaki tutar doğru olacaktır. Bu, belgeyi gerçekleşen satışın faturası yapmaz.

Önerilen düzenleyenin satın almaya neden katıldığını sorun. Katılımı açıklanmış bir aracı, platform satıcısı veya ticaret şirketi anlaşılması gereken gerçek bir rol taşıyabilir. Yalnızca evrak sağlamak için getirilen şirket farklıdır. Açıklama, tarafları gerçek işlemle ilişkilendirmeli; yalnızca çevrim içi sorgudan geçen bir belge vaat etmemelidir.

Nisan 2026 vergi açıklaması faturalamayı gerçek faaliyet, taraflar, ilgili sözleşme, mal veya hizmetler ve ödemeyle ilişkilendirir. Fatura İdari Tedbirleri, gerçek ticari işlemleri yansıtmayan faturaları yasaklar. Ayrıca vergi idaresi veya yetkili aracının hukuka uygun düzenlemesini, başkası adına yetkisiz düzenlemeden ayırır.

Yalnızca kurum içi gider talebini kapatmak için ilgisiz fatura kabul etmeyin. Farklı bir işleme uysun diye ürün adını, değeri veya alıcıyı değiştirmesini de satıcıdan istemeyin. İlk siparişi koruyun ve onu yansıtan hukuka uygun belge talep edin.

Odaklı bir takip talebi

Görüşmeyi tek siparişe ve çözülmemiş tek noktaya geri getirin. Referansı, alım tarihini, görünen satıcıyı, daha önce verdiğiniz alıcı bilgilerini ve istenen belgeyi ekleyin. Yalnızca işlemi belirlemeye gereken materyali iliştirin.

[Referans] siparişinin mallarını aldık, ancak [gereken belge] hâlâ eksik. Yanıtınızda [somut neden] belirtiliyor. Faturayı düzenleyecek şirketi doğrulayın, nedenin bu işleme nasıl uygulandığını açıklayın ve belgeyi veya kesin çözüm tarihini verin. Başka bir şirketin veya başka bir alımın faturasıyla değiştirmeyin.

Satış platform üzerinden yapıldıysa gerçek siparişe bağlı destek yolunu kullanın. Platform işletmecisi, mağaza markası ve hukuki satıcı farklı olabilir. Desteğin hangi işletmenin yanıt vermesi gerektiğini belirleyebilmesi için satıcı yanıtını ve sipariş bilgilerini saklayın.

Doğrudan satın aldıysanız satıcının bilinen finans veya müşteri hizmetleri kanalına başvurun. Yeni bir kişiye ek belge göndermeden önce aynı işletmeye bağlı olduğunu doğrulayın. Yeni muhatap tam dosya istedi diye ilgisiz faturaları, kişisel kimlik belgelerini veya banka kayıtlarını paylaşmayın.

Çin vergi faturasıyla ilgili çözülemeyen ret için Şanghay açıklaması vergi makamlarını ve 12366 hizmetini resmî kanallar olarak gösterir. Yabancı okuyucular ilgili idarenin yayımladığı iletişim seçeneklerini kullanmalıdır; ülke içi kısa numara yurt dışından çalışmayabilir. Dayanaksız suçlama yerine olguları ve eksik belgeyi belirtin.

Talebi doğru kanıtla kapatın

Dosya geldiğinde alıcıyı, satıcıyı, açıklanan alımı ve tutarı siparişle karşılaştırın. Özgün elektronik eki saklayın. E-postada düzeltilen ad faturayı değiştirmez; tedarikçinin ‘doğrulandı’ yazılı ekran görüntüsü de sizin karşılaştırmanızın yerini almaz.

Desteklenen anakara KDV faturası için ChinaValidate Fatura Doğrulama hizmetini kullanın. Düzenleyenin kimliği kontrol edilecekse Çince adı veya USCC ile Şirket Arama yapın. İki kontrolün amacı farklıdır: fatura sonucu belgeye, şirket sonucu kayıtlı işletmeye ilişkindir.

Satıcı gereken belgeyi hâlâ sağlayamıyorsa satın alma veya muhasebe kararından sorumlu kişi için tam olarak hangi sorunun açık kaldığını kaydedin. Olağan gecikme, yanlış belge talebi ve çözülemeyen ret, tedarikçi kaydında aynı not olmamalıdır. Neyin eksik olduğunu açıkça anlatmak sonraki kararı mümkün kılar.

Sonraki siparişten önce satın alma yazışmalarında belge türünü, alıcı bilgilerini, düzenleyen şirketi ve iletim yolunu kararlaştırın. Platform siparişinde ödeme öncesi fatura düzenini kontrol edin. Doğrudan alımda anlaşmayı ayrı bir sohbette bırakmak yerine kabul edilen siparişe aktarın.

Bu, satıcının yasal yükümlülüklerinin yerini almaz veya sonraki her talebin çözüleceğini garanti etmez. Ancak iki tarafa başvurabilecekleri somut bir düzenleme verir. Tedarikçi bunu değiştirirse başka bir alım aynı belge sorununu yaratmadan önce fark görünür olur.