Kiểm tra Báo cáo Thử nghiệm Sản phẩm của Nhà cung cấp Trung Quốc

Báo cáo là thật. Kết luận là đạt. Sản phẩm trong đơn đặt hàng của người mua chưa từng được thử nghiệm.

Một người mua chuẩn bị đơn đặt hàng cho chai nước cách nhiệt 12,000 đã nhận được một báo cáo phòng thí nghiệm chỉn chu từ nhà cung cấp. Mã số của nó dẫn đến một tổ chức có thật, và kết quả đối với vật liệu đã thử đáp ứng giới hạn nêu ra. Tuy nhiên, vài trang sau đó, mô tả mẫu chỉ xác định một tấm thép không gỉ phẳng do một thương nhân vật liệu liên quan nộp. Báo cáo không xác định chai hoàn chỉnh, lớp phủ nắp, gioăng, mối hàn, mô hình, nhà máy hoặc bảng vật liệu hiện tại.

Tài liệu này là bằng chứng hữu ích về một loại vật liệu. Nó không phải là bằng chứng cho thấy sản phẩm lắp ráp đã vượt qua mọi bài kiểm tra mà người mua cần. Sự phân biệt này là trọng tâm của một quy trình xem xét kỹ lưỡng: trước tiên xác định xem báo cáo có chính thống hay không, sau đó xác định chính xác những gì đã được thử nghiệm, theo phương pháp nào, và liệu bằng chứng đó vẫn còn liên kết với sản phẩm sẽ được sản xuất hay không.

Xác định yêu cầu trước khi mở PDF

Viết một yêu cầu gồm một câu độc lập với tài liệu của nhà cung cấp. Đặt tên sản phẩm, điểm đến, mô hình hoặc SKU, các vật liệu và linh kiện liên quan, cấu hình sản xuất, và quyết định mà báo cáo dự kiến hỗ trợ. Nếu chương trình thử nghiệm được quy định hoặc do khách hàng bắt buộc, hãy xác định yêu dụng áp dụng và ấn bản với chủ sở hữu tuân thủ có đủ năng lực trước khi xem xét bằng chứng.

Quyết định cần hỗ trợ: liệu mô hình chai VB-24, trong cấu hình sản xuất được báo giá và cả ba biến thể màu sắc, có bằng chứng phù hợp cho các yêu cầu về vật liệu và sản phẩm hoàn chỉnh cho thị trường đích hay không.

Câu này ngăn chặn một lỗi phổ biến. Không có nó, người xem xét bắt đầu từ một báo cáo đạt của nhà cung cấp và dần dần thay đổi yêu cầu để phù hợp với bất cứ điều gì phòng thí nghiệm tình cờ đã thử. Kết quả thành phần kim loại trở thành “đã thử tiếp xúc thực phẩm”; báo cáo về một linh kiện trở thành báo cáo về sản phẩm hoàn chỉnh; một báo cáo cho một mô hình được kéo dài sang toàn bộ danh mục.

Đồng thời xác định loại tài liệu. Một báo cáo thử nghiệm phòng thí nghiệm ghi lại các bài kiểm tra và kết quả cho các mẫu được mô tả. Nó không tự động là chứng chỉ sản phẩm, sự chấp thuận của cơ quan quản lý, tuyên bố phù hợp, đánh giá nhà máy hoặc kiểm tra lô hàng. Đối với các sản phẩm mang dấu CE, việc xem xét tài liệu CE bắt đầu với luật pháp áp dụng và nghĩa vụ của nhà sản xuất; một báo cáo phòng thí nghiệm có thể hỗ trợ hồ sơ đó nhưng không thể thay thế toàn bộ lộ trình pháp lý. Một kiểm tra chứng chỉ ISO 9001 trả lời một câu hỏi khác về hệ thống quản lý chất lượng.

Biến toàn bộ hồ sơ thành tờ khai danh tính báo cáo

Yêu cầu bản PDF đầy đủ gốc, bao gồm phụ lục, ảnh chụp, các trang tiếp theo trông trống, sửa đổi và bất kỳ lịch trình mô hình nào. Trang bìa hoặc ảnh chụp màn hình từ sàn thương mại điện tử là không đủ. Bảo quản email của nhà cung cấp và tệp như khi nhận được; làm việc từ bản sao xem xét thay vì ghi đè lên nó bằng các nhận xét.

Ghi lại các trường sau đây mà chưa giải thích chúng:

• số báo cáo, số sửa đổi hoặc bổ sung, và tổng số trang;
• tên pháp lý của phòng thí nghiệm, địa điểm thử nghiệm, chi tiết liên hệ hiển thị, và bất kỳ số đăng ký hoặc chứng nhận nào;
• người nộp đơn, khách hàng, nhà sản xuất, nhà máy, chủ sở hữu nhãn hiệu, và vai trò được nêu của họ;
• tên mẫu, mô hình, nhãn mác, vật liệu, số lượng, tình trạng, ảnh chụp, và ai là người cung cấp hoặc chọn nó;
• ngày nhận mẫu, ngày thử, ngày phát hành và ngày sửa đổi;
• tiêu chuẩn, phương pháp, ấn bản, sai lệch, mục thử nghiệm, giới hạn, phép đo, độ không đảm bảo (khi liên quan), và kết luận;
• kết quả được thầu phụ hoặc cung cấp từ bên ngoài, tuyên bố do khách hàng cung cấp, chữ ký, con dấu, và các tuyên bố về công nhận.

Không bắt buộc người nộp đơn và nhà sản xuất phải trùng khớp. Một thương nhân, chủ thương hiệu, nhà nhập khẩu, nhà sản xuất linh kiện hoặc khách hàng phòng thí nghiệm có thể hợp lệ là người nộp đơn. Báo cáo chỉ trở nên gây hiểu lầm khi một tuyên bố thương mại gán cho vai trò đó một ý nghĩa mà báo cáo không hỗ trợ. Giữ bản đồ vai trò mang tính thực tế: ai đã trả tiền cho việc thử nghiệm, ai đã tạo mẫu, mô hình của ai xuất hiện, và thực thể nào sẽ sản xuất hàng hóa theo đặt hàng.

Tính toàn vẹn của trang rất quan trọng. Xác nhận rằng số báo cáo, đánh số trang, chân trang, ngày tháng và trạng thái sửa đổi nhất quán từ đầu đến cuối. Phụ lục từ báo cáo khác, trang thay thế không giải thích rõ ràng, hoặc kết quả thiếu ảnh chụp mẫu được tham chiếu cần xác nhận từ tổ chức phát hành. Đây là sự chênh lệch chưa được giải quyết, không phải bằng chứng tự động về gian lận.

Xác minh hồ sơ và tổ chức phát hành qua các kênh độc lập

Đối với báo cáo nằm trong phạm vi hệ thống tra cứu công cộng của Trung Quốc, hãy bắt đầu từ CNCA mục lục hệ thống kinh doanh chính thức và làm theo mục dành cho truy vấn số lượng báo cáo kiểm tra và thử nghiệm. Trang web của CNCA giải thích nền tảng cho biết rằng một số báo cáo có thể trả về các trường như tổ chức phát hành, địa chỉ, giấy chứng nhận đủ điều kiện và ngày báo cáo.

So sánh các trường đó với tệp PDF thay vì coi “có” là kết luận cuối cùng. Việc khớp dữ liệu trong cơ sở dữ liệu không cho thấy mọi trang trong hồ sơ của nhà cung cấp đều không thay đổi, mô tả mẫu có chính xác về mặt thương mại hay không, hoặc vật phẩm được thử nghiệm có phải là sản phẩm hiện tại hay không. Kết quả bị thiếu cũng cần được xử lý tương xứng: xác nhận số và dấu câu, hỏi xem báo cáo có nằm trong phạm vi của nền tảng hay không, và tiếp tục với tổ chức phát hành trước khi quyết định không dựa vào nó.

Tìm website và thông tin liên hệ của phòng thí nghiệm một cách độc lập. Không chỉ sử dụng mã QR, địa chỉ email hoặc số điện thoại được in trong hồ sơ đang tranh chấp. Gửi toàn bộ báo cáo, hoặc ít nhất là số báo cáo, ngày phát hành, người nộp đơn, mẫu và số trang, và yêu cầu phòng thí nghiệm xác nhận rằng họ đã phát hành phiên bản đó. Hỏi riêng xem có sửa đổi sau này, rút lại hoặc báo cáo thay thế nào tồn tại hay không.

Nếu báo cáo hiển thị biểu tượng CNAS, thì câu hỏi thường gặp về xác minh CNAS hướng dẫn người dùng kiểm tra tổ chức thông qua dịch vụ thông tin CNAS và liên hệ với phòng thí nghiệm về tính xác thực của báo cáo. Lưu các từ khóa tìm kiếm, thời gian truy cập, kết quả và phản hồi của phòng thí nghiệm. Điều này giúp việc kiểm tra có thể lặp lại khi người mua, kiểm toán viên, cơ quan quản lý hoặc đồng nghiệp hỏi về cách hồ sơ được chấp nhận.

Kiểm tra phạm vi của phòng thí nghiệm, không chỉ biểu tượng của nó

ISO mô tả ISO/IEC 17025:2017 là tiêu chuẩn quốc tế về năng lực, tính khách quan và hoạt động nhất quán của các phòng thí nghiệm thử nghiệm và hiệu chuẩn. Các tổ chức công nhận sử dụng nó làm tiêu chí khi đánh giá phòng thí nghiệm. ISO không công nhận phòng thí nghiệm, chọn mẫu hay phê duyệt sản phẩm của người mua.

Sử dụng danh sách phòng thí nghiệm được công nhận chính thức của CNAS để khớp danh tính pháp lý và đăng ký của phòng thí nghiệm. Sau đó mở phạm vi năng lực được công nhận và so sánh phương pháp thử nghiệm thực tế, danh mục sản phẩm hoặc vật liệu, thông số, địa điểm của phòng thí nghiệm và các ngày tháng liên quan. Một phòng thí nghiệm có thể được công nhận nhưng vẫn đưa ra kết quả ngoài phạm vi được công nhận của mình. Logo đơn thuần không thể trả lời câu hỏi hẹp hơn đó.

Đối với các báo cáo được phát hành ở nơi khác, hướng dẫn của ILAC về các cơ quan đánh giá sự phù hợp được công nhận hướng người dùng đến danh mục và phạm vi của tổ chức công nhận chịu trách nhiệm. Sự công nhận quốc tế có thể hỗ trợ việc chấp nhận các kết quả có năng lực, nhưng nó không quyết định xem cơ quan quản lý tại điểm đến, yêu cầu của khách hàng, chương trình chứng nhận hay hợp đồng có yêu cầu một phòng thí nghiệm cụ thể hay tuyến thử nghiệm nhất định hay không.

Ghi chép kết quả một cách chính xác: đã xác minh danh tính phòng thí nghiệm; công nhận được tuyên bố còn hiệu lực; phương pháp được liệt kê nằm trong phạm vi, hoặc nêu tên thành phần còn chưa được giải quyết. Tránh các ghi chú mơ hồ như “được CNAS phê duyệt” hoặc “phòng thí nghiệm đạt chứng nhận ISO”, vì những ghi chú này gộp chung nhiều kiểm tra riêng biệt và có thể gây hiểu lầm về sau.

Đọc mô tả mẫu trước dòng PASS

Quy định hiện hành của Trung Quốc về quy tắc giám sát thanh tra và thử nghiệm xác lập một ranh giới hữu ích đối với mẫu do khách hàng gửi: báo cáo chịu trách nhiệm về sự phù hợp của các hạng mục đã thử nghiệm, trong khi khách hàng chịu trách nhiệm về tính đại diện và tính xác thực của mẫu đã gửi. Ranh giới này dễ bị bỏ qua trong hồ sơ bán hàng của nhà cung cấp.

Hỏi ai là người chọn mẫu và chọn từ đâu. Mẫu được lấy độc lập từ quá trình sản xuất thông thường, do bên mua chọn từ bộ mẫu được kiểm soát, hay do nhà cung cấp chuẩn bị và gửi qua đường bưu điện? Đó là đơn vị sản xuất, nguyên mẫu, linh kiện, mẫu vật liệu thô, hay một mẫu “chuẩn vàng” được chế tạo đặc biệt? Phòng thí nghiệm có thể thử nghiệm mẫu vật một cách thành thạo mà không biết liệu nó có đại diện cho lô hàng tương lai hay không.

CNAS làm rõ việc báo cáo theo CNAS-EL-13 sử dụng ví dụ minh họa về họ mẫu mang tính hướng dẫn: khi chỉ một mẫu mã được thử nghiệm thực tế, các mẫu mã khác do khách hàng tuyên bố không nên đơn giản được trình bày là đã thử nghiệm, trừ khi phòng thí nghiệm xác minh mối quan hệ và ghi lại thông tin hỗ trợ. Quy định này cũng phân biệt thông tin do khách hàng cung cấp, thử nghiệm ngoài cơ sở, thử nghiệm có chứng kiến và nội dung báo cáo lấy từ nguồn bên ngoài.

Quay lại báo cáo về chai. Bức ảnh cho thấy một mẫu vật kim loại hình chữ nhật. Tên mẫu là mác thép tấm không gỉ, và bên nộp đơn là một doanh nghiệp kinh doanh vật liệu. Chai đặt hàng có thành trong, thành ngoài, mối hàn, lớp phủ, nắp, gioăng và hoa văn in ấn. Kết quả có thể hỗ trợ cho thành phần đã nêu của mẫu vật đã thử nghiệm. Kết quả này không xác lập mác thép của mọi bộ phận sản xuất, sự di chuyển chất từ lớp phủ, đặc tính của gioăng, cấu trúc sản phẩm hoàn chỉnh, hay tính nhất quán trên 12,000 đơn vị.

Khi quy trình lấy mẫu thiếu chặt chẽ, không viết lại kết luận của phòng thí nghiệm. Thay vào đó, hãy thu hẹp kết luận mua hàng. Đối với một lần thử nghiệm mới, bên mua có thể cải thiện kiểm soát bằng cách xác định rõ mẫu, chọn mẫu từ các đơn vị đã xác định, ghi lại thông tin số sê-ri hoặc lô, niêm phong mẫu khi khả thi, và lưu giữ ảnh chụp cùng bằng chứng gửi hàng. Quy trình lấy mẫu sản phẩm giải thích cách bảo quản mẫu đã phê duyệt được kiểm soát trước khi sản xuất số lượng lớn.

Theo dõi từng phương pháp đến các trang kết quả

“PASS” là cách viết tắt cho một phép so sánh được thực hiện trong các điều kiện đã nêu. Xác định phương pháp thử nghiệm và phiên bản áp dụng, yêu cầu hoặc giới hạn được áp dụng, mọi sai lệch, và liệu phương pháp có phù hợp với vật liệu, sản phẩm, cấu hình và quyết định về thị trường đích hay không. Một số tiêu chuẩn quen thuộc nhưng sai năm hoặc một phần không liên quan của tiêu chuẩn có thể không đáp ứng yêu cầu của bên mua.

Đọc kỹ từng hạng mục bắt buộc, không chỉ kết luận tổng thể. Đánh dấu các hạng mục vắng mặt, không áp dụng, chưa thử nghiệm, do khách hàng khai báo, thuê ngoài, có chứng kiến, ước tính, hoặc được báo cáo mà không có phán quyết về sự phù hợp. Xác nhận rằng kết quả đo lường và đơn vị có thể so sánh được với giới hạn đã nêu. Khi một báo cáo kết hợp dữ liệu từ các ngày hoặc phiên bản khác nhau, hãy xác định mẫu và cấu hình nào tạo ra từng kết quả.

Các quy định giám sát của Trung Quốc yêu cầu công khai việc thử nghiệm thuê ngoài trong phạm vi của chúng và đề cập đến chữ ký, con dấu tổ chức, cơ sở kỹ thuật và các hiệu chỉnh. Việc thuê ngoài tự thân không phải là vấn đề; nhưng nếu không được công khai hoặc xác minh thì sẽ làm đứt gãy khả năng truy xuất nguồn gốc. Xác định tổ chức thực hiện hạng mục, sau đó kiểm tra năng lực của tổ chức đó và mối quan hệ giữa kết quả của họ với báo cáo chính.

Việc thử nghiệm lại chỉ các hạng mục không đạt cũng cần bối cảnh. Nếu một mẫu trước đó không đạt, nhà cung cấp đã sửa đổi và một báo cáo sau đó chỉ thử nghiệm các hạng mục không đạt, thì không được trình bày các trang sau như thể một mẫu vật không thay đổi đã vượt qua toàn bộ chương trình thử nghiệm. Cần lưu giữ hồ sơ về lỗi ban đầu, việc sửa đổi, phạm vi thử nghiệm lại, và bằng chứng kết nối các hạng mục đạt không thay đổi với cấu trúc cuối cùng.

Kết nối lại báo cáo với sản phẩm sẽ được sản xuất

Một báo cáo lịch sử hợp lệ chỉ trở thành bằng chứng mua sắm thông qua kiểm soát cấu hình. So sánh mẫu báo cáo với báo giá, bản vẽ đã phê duyệt, bảng vật liệu (BOM), đặc điểm kỹ thuật vật liệu, mã linh kiện của nhà cung cấp, ảnh sản phẩm, nhãn mác, phiên bản firmware hoặc phần mềm khi liên quan, nhà máy, quy trình sản xuất và lịch sử thay đổi. Việc so sánh phải đủ cụ thể để người xem lại khác có thể thấy rõ tại sao kết quả cũ có hoặc không áp dụng được.

Xây dựng danh sách chênh lệch ngắn gọn. Đối với chai, nó có thể ghi nhận: thép không gỉ coupon đã thử nghiệm khớp với đặc tả tường trong đã khai báo; tường ngoài do một nhà máy cán khác cung cấp; mối hàn không được đại diện; lớp phủ, nắp, gioăng và trang trí in ấn chưa được thử nghiệm; mô hình hoàn chỉnh không có trong báo cáo; kết nối nhà máy chưa được xác minh. Điều này hữu ích hơn là việc chấm điểm tài liệu theo dạng đỏ hoặc xanh.

Yêu cầu phòng thí nghiệm cung cấp lý do về họ mô hình hoặc cấu tạo khi nhà cung cấp tuyên bố rằng một kết quả duy nhất bao gồm các biến thể. Không tự ý suy ra sự tương đương từ những bức ảnh giống nhau hoặc tên marketing chung. Màu sắc có thể không liên quan đến một bài kiểm tra cơ học nhưng lại quyết định đối với bài kiểm tra lớp phủ hoặc hóa học. Việc thay đổi nguồn điện có thể giữ nguyên kích thước vỏ bọc trong khi làm thay đổi khả năng tuân thủ điện. Mức độ liên quan phụ thuộc vào từng bài kiểm tra cụ thể.

Một báo cáo không thể chứng minh rằng nhà máy được báo giá đang kiểm soát cấu trúc đã thử nghiệm trong sản xuất thường xuyên. Hãy tuân theo quy trình xác minh nhà sản xuất khi địa điểm, quy trình, gia công phụ, thiết bị, năng lực hoặc hồ sơ chất lượng vẫn còn mang tính trọng yếu. Sau đó, một kiểm tra trước khi giao hàng có thể so sánh một lô sản xuất đã xác định với các đặc tả đã phê duyệt, nhưng nó không nên được mô tả như một sự thay thế cho các bài kiểm tra phòng thí nghiệm mà nó không thể thực hiện tại chỗ.

Đưa ra kết luận mua sắm có giới hạn cho báo cáo

Kết luận	Bằng chứng hỗ trợ điều gì	Hành động mua sắm
Bằng chứng có thể tái sử dụng	Người phát hành và báo cáo đã được xác nhận; phạm vi năng lực phù hợp; phương pháp thích hợp; kết quả đầy đủ; mẫu đã thử nghiệm và cấu hình hiện tại khớp nhau một cách rõ ràng.	Ghi lại các tuyên bố được hỗ trợ và duy trì cấu hình dưới sự kiểm soát thay đổi.
Bằng chứng hạn chế	Báo cáo là thật và hữu ích cho một loại vật liệu, linh kiện, mô hình hoặc mục đích kiểm tra cụ thể đã nêu, nhưng không áp dụng cho tuyên bố rộng rãi hơn của nhà cung cấp.	Chỉ chấp nhận kết luận hẹp và liệt kê mọi yếu tố chưa được giải quyết.
Cần thử nghiệm chênh lệch	Có một báo cáo nền tảng vững chắc, nhưng một linh kiện thay đổi, biến thể mới, phương pháp sau này hoặc mục thiếu sót ảnh hưởng đến sản phẩm hiện tại.	Yêu cầu chủ sở hữu có thẩm quyền xác định thử nghiệm mục tiêu và lý do về họ mô hình.
Chưa giải quyết; không dựa vào	Người phát hành, trang, phạm vi, mẫu, phương pháp, kết quả hoặc kết nối sản xuất không thể được đối chiếu.	Tạm dừng việc phê duyệt bị ảnh hưởng và yêu cầu xác nhận từ người phát hành hoặc ủy thác thử nghiệm có kiểm soát.

Báo cáo chai nhận được bằng chứng hạn chế. Kết quả đã xác minh của nó có thể được lưu trữ trong hồ sơ làm bằng chứng về mẫu coupon đã thử nghiệm. Người mua vẫn cần đánh giá dành riêng cho điểm đến đối với sản phẩm hoàn thiện, hồ sơ cấu trúc được kiểm soát và thử nghiệm cho các khoảng trống do chủ sở hữu có thẩm quyền xác định. Không cần đưa ra cáo buộc nào, và không mở rộng tuyên bố đạt chuẩn vượt quá nội dung các trang.

Ủy thác bài kiểm tra tiếp theo để nó trả lời quyết định mua hàng

Khi bằng chứng hiện có không đủ, hãy gửi cho phòng thí nghiệm một bản tóm tắt kiểm tra thay vì yêu cầu “một bài kiểm tra đầy đủ”. Nêu rõ điểm đến và quyết định, các mô hình và cấu hình chính xác, các phương pháp và ấn bản áp dụng, các mục yêu cầu, số lượng mẫu, chủ sở hữu lựa chọn mẫu, trạng thái nguyên mẫu hay sản xuất, ngôn ngữ báo cáo, các giả định về họ mô hình, việc chấp nhận gia công phụ và hình thức kết quả cần thiết. Yêu cầu phòng thí nghiệm xác định các xung đột hoặc thông tin thiếu trước khi bắt đầu thử nghiệm.

Lưu bằng chứng về việc chọn mẫu và gửi mẫu. Yêu cầu báo cáo phải xác định rõ mẫu thực tế đã nhận được và bất kỳ trường nào do khách hàng cung cấp. Thỏa thuận cách thức thể hiện các sửa đổi, kiểm tra lại, kiểm tra một phần, sai lệch và điều chỉnh. Xác định các kích hoạt thay đổi đối với vật liệu, linh kiện, nhà cung cấp, nhà máy, dụng cụ, quy trình, firmware, thiết kế và yêu cầu kiểm tra. Đối với các sản phẩm có hậu quả cao hoặc chịu sự quản lý của cơ quan chức năng, cần chuyên gia có năng lực và tuân thủ các quy định hiện hành của cơ quan liên quan; một hướng dẫn chung cho nhà cung cấp không thể lựa chọn con đường pháp lý đó.

Cuối cùng, đặt một ghi chú sử dụng báo cáo có ngày tháng trong hồ sơ phê duyệt nhà cung cấp. Ghi lại báo cáo và bản sửa đổi, các nguồn đã kiểm tra, kết quả phạm vi và phòng thí nghiệm, mẫu đã kiểm tra, phương pháp và mục tiêu, so sánh cấu hình, các tuyên bố được hỗ trợ, các loại trừ, khoảng trống mở, chủ sở hữu, quyết định và các kích hoạt làm mới. Ghi chú đó là đầu ra có thể sử dụng. “Báo cáo đã được xác minh” thì không phải.

Hướng dẫn này cung cấp thông tin tổng quát về thẩm định thương mại. Đây không phải là lời khuyên về công nhận phòng thí nghiệm, chứng nhận sản phẩm, quy định, kỹ thuật hoặc pháp lý.