การตรวจสอบการโอนเงินผ่านธนาคารสำหรับซัพพลายเออร์ในจีน
โปรโตคอลการปล่อยเงินโอนของซัพพลายเออร์ภายในสิบนาที: ยึดบัญชีผู้รับที่อนุมัติแล้ว ยืนยันการเปลี่ยนแปลงอย่างอิสระ แยกบทบาท และรักษาบันทึกการตัดสินใจไว้
ใบสั่งซื้อได้รับการอนุมัติแล้ว สินค้าหรือระยะเวลางานผลิตได้รับการยืนยันแล้ว ฝ่ายการเงินมีใบแจ้งหนี้ และซัพพลายเออร์ระบุว่าต้องทำการโอนเงินในวันนี้ นี่ไม่ใช่ช่วงเวลาที่จะเปิดการตรวจสอบซัพพลายเออร์ทั้งหมดอีกครั้ง แต่เป็นช่วงเวลาที่ต้องแน่ใจว่าธนาคารได้รับเงินตามจำนวนที่ได้รับการอนุมัติเท่านั้น
โปรโตคอลด้านล่างจะเริ่มขึ้นก่อนเวลาปล่อยเงินสิบนาที สมมติว่าการตรวจสอบทางธุรกิจและซัพพลายเออร์ได้ดำเนินการไปแล้ว โปรโตคอลนี้ไม่อนุญาตให้ความเร่งด่วนมาแทนที่การอนุมัติที่ขาดหายไปได้
ก่อนเริ่มนับเวลา: ยึดข้อมูลพื้นฐาน
สร้างชุดการชำระเงินที่อนุมัติแล้วพร้อมเวอร์ชันหรือประทับเวลา ชุดข้อมูลควรระบุชื่อซัพพลายเออร์ในจีน คู่สัญญาในสัญญา ผู้ออกใบแจ้งหนี้ ผู้รับประโยชน์ เลขที่บัญชี ธนาคาร SWIFT หรือ BIC ประเทศของธนาคาร สกุลเงิน จำนวนเงิน อ้างอิงใบแจ้งหนี้หรือใบสั่งซื้อ และผู้อนุมัติ การตรวจสอบผู้รับประโยชน์ ควรมีคำอธิบายอยู่แล้วเกี่ยวกับผู้รับชำระเงินจากบุคคลที่สาม
เมื่อแพ็กเก็ตเข้าสู่สถานะปล่อยชำระ ห้ามเขียนทับด้วยไฟล์แนบอีเมลใหม่ การเปลี่ยนแปลงบัญชีใหม่ ผู้รับประโยชน์ ประเทศของธนาคาร หรือหมายเลขโทรศัพท์ จะเริ่มกระบวนการตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงแยกต่างหาก IC3 อธิบายว่าการฉ้อโกงทางธุรกิจผ่านอีเมล (BEC) เป็นวิธีการฉ้อโกงการโอนเงินที่สามารถดำเนินการผ่านบัญชีธุรกิจที่ถูกยึดครองอย่างแท้จริง ไม่ใช่เพียงข้อความปลอมที่เห็นได้ชัด อ่านคำแนะนำจาก IC3.
โปรโตคอลการปล่อยชำระภายในสิบนาที
T-10: ระบุการชำระเงินและบันทึกแหล่งที่มา
จดบันทึกเวอร์ชันของแพ็กเก็ต เลขที่ใบแจ้งหนี้ ขั้นตอนการชำระเงิน จำนวนเงิน สกุลเงิน และบุคคลที่ขอปล่อยชำระ ยืนยันว่าการชำระเงินเป็นของคำสั่งซื้อนี้และระยะเวลานี้ หากฝ่ายการเงินไม่สามารถค้นหาบันทึกแหล่งที่มาที่ได้รับการอนุมัติได้ กระบวนการนับถอยหลังจะไม่เริ่มต้น
T-8: เปรียบเทียบข้อมูลผู้รับประโยชน์ทีละบรรทัด
เปรียบเทียบบันทึกที่ถูกแช่แข็งกับคำสั่งชำระเงินและหน้าจอธนาคาร อ่านชื่อผู้รับประโยชน์ หมายเลขบัญชีหรือ IBAN เต็มรูปแบบ (ถ้ามี) ชื่อธนาคาร SWIFT หรือ BIC ประเทศของธนาคาร จำนวนเงิน สกุลเงิน และอ้างอิงการชำระเงิน เปรียบเทียบตัวอักษรแทนที่จะพึ่งพาชื่อที่ดูคุ้นเคย คำสั่งยังต้องระบุว่าค่าธรรมเนียมธนาคารเป็นไปตามสัญญาหรือใบสั่งซื้อหรือไม่
นี่คือการเปรียบเทียบสามทาง: เส้นฐานที่ได้รับการอนุมัติ เอกสารของผู้จัดจำหน่าย และรายการของธนาคาร ผลลัพธ์จากการตรวจสอบทะเบียนสามารถระบุบริษัทได้ แต่ไม่ได้พิสูจน์ความเป็นเจ้าของบัญชีธนาคารโดยอิสระ
T-6: ทำการโทรยืนยันแบบอิสระ
ใช้การโทรยืนยันเสมอสำหรับกรณีผู้รับประโยชน์ใหม่หรือมีการเปลี่ยนแปลง และ whenever นโยบายการชำระเงินขององค์กรกำหนดให้ โทรหาหมายเลขจากบันทึกผู้จัดจำหน่ายที่ได้รับการอนุมัติก่อนหน้านี้ สัญญาที่ตรวจสอบแล้วก่อนหน้านี้ หรือแหล่งที่มาอื่นที่สร้างไว้โดยอิสระ อย่าใช้หมายเลข ลิงก์การประชุม หรือบัญชีการสื่อสารที่แนะนำในการขอเปลี่ยนแปลง
ขอให้ผู้ติดต่อที่รู้จักกล่าวถึงชื่อผู้รับประโยชน์ เลขท้ายบัญชี ธนาคาร สกุลเงิน และใบแจ้งหนี้ แทนที่จะเพียงแค่ตกลงกับรายละเอียดที่อ่านให้ฟัง จดบันทึกชื่อผู้ติดต่อ แหล่งที่มาของหมายเลข เวลา และผลลัพธ์ IC3 แนะนำช่องทางการสื่อสารรองสำหรับการเปลี่ยนแปลงข้อมูลบัญชี แนวทางของตำรวจฮ่องกงก็แนะนำให้ยืนยันนอกเหนือจากอีเมลและ กระบวนการชำระเงินแบบตรวจสอบสองชั้น.
T-4: แยกการขอตรวจสอบและการปล่อยชำระออกจากกัน
เจ้าของธุรกิจยืนยันสาเหตุที่การชำระเงินถึงกำหนด ผู้ตรวจสอบเปรียบเทียบเอกสารและแก้ไขข้อยกเว้น ผู้ปล่อยเงินโอนกรอกข้อมูลหรืออนุมัติการโอนเงิน บุคคลหนึ่งอาจเตรียมข้อมูล แต่บุคคลที่สองที่มีหน้าที่รับผิดชอบควรตรวจสอบผู้รับประโยชน์สุดท้ายและจำนวนเงินก่อนการปล่อยเงิน สำหรับทีมขนาดเล็ก ผู้ตรวจสอบอาจเป็นเจ้าของหรือผู้ควบคุมทางการเงินภายนอก; การควบคุมคือการใส่ใจที่เป็นอิสระ ไม่ใช่ตำแหน่งงานเฉพาะ
ผู้ตรวจสอบไม่ควรอนุมัติการเปลี่ยนแปลงที่ตนเองร้องขอ แก้ไขรายละเอียดธนาคารขณะตรวจสอบ หรือพึ่งพาข้อความว่า "ฝ่ายจัดการทราบอยู่แล้ว" โดยไม่มีบันทึกการตัดสินใจ
T-2: อ่านรายการธนาคารกลับไปยังบันทึกที่ถูกแช่แข็ง
หลังจากกรอกข้อมูลแล้ว ให้หยุดพิมพ์และทำการอ่านทบทวนอย่างชัดเจน ตรวจสอบผู้รับประโยชน์ บัญชี รหัสธนาคาร ประเทศ ตัวเลือกค่าธรรมเนียม และอ้างอิงการชำระเงิน จากหน้าจอธนาคารเทียบกับแพ็กเกจที่ถูกแช่แข็ง อย่าเปรียบเทียบหน้าจอธนาคารกับอีเมลล่าสุดเพียงอย่างเดียว หากธนาคารแสดงคำเตือนเกี่ยวกับผู้รับประโยชน์หรือตัดฟิลด์สำคัญออก ให้หยุดและสอบถามธนาคารเพื่อหาวิธีแก้ไข
T-0: ปล่อยและรักษาหลักฐาน
บันทึกผู้ที่ปล่อยเงินโอน หมายเลขยืนยันจากธนาคารหรืออ้างอิงธุรกรรม เวลา จำนวนเงิน และผู้รับประโยชน์ บันทึกแพ็กเกจที่ได้รับการอนุมัติ บันทึกการโทรยืนยัน หลักฐานการกรอกข้อมูลธนาคารขั้นสุดท้าย และการอนุมัติข้อยกเว้นทั้งหมดไว้ด้วยกัน ห้ามส่งอีเมลบันทึกธนาคารแบบไม่ปิดบังข้อมูลไปยังวงกว้างกว่าที่นโยบายความปลอดภัยของบริษัทอนุญาต
เงื่อนไขที่ทำให้กระบวนการเริ่มต้นใหม่
- บัญชี ผู้รับประโยชน์ ธนาคาร ประเทศ สกุลเงิน หรือช่องทางการชำระเงินมีการเปลี่ยนแปลงหลังได้รับการอนุมัติ
- การโทรยืนยันติดต่อได้เพียงหมายเลขใหม่ บุคคลนั้นปฏิเสธที่จะระบุรายละเอียด หรือคำตอบขัดแย้งกับข้อมูลในแพ็กเกจ
- รายการธนาคารระบุชื่อบุคคลหรือบริษัทที่ไม่เกี่ยวข้อง ในขณะที่บันทึกที่ได้รับการอนุมัติระบุชื่อผู้จัดจำหน่าย
- จำนวนเงิน ใบแจ้งหนี้ ระยะเงินฝาก หรืออ้างอิงสัญญาไม่สามารถสอดคล้องกันได้
- ผู้ร้องขอให้ฝ่ายการเงินข้ามขั้นตอนผู้ตรวจสอบ แยกการโอนเงิน ซ่อนการชำระเงิน หรือปล่อยเงินโอนขณะที่มีข้อยกเว้นที่ยังเปิดอยู่
- มีข้อความมาจากโดเมนที่คล้ายกัน หรือช่องทางปกติเปลี่ยนไปในช่วงเวลาทำการชำระเงิน
เงื่อนไขเหล่านี้ไม่ได้พิสูจน์ว่าเป็นการฉ้อโกง แต่หมายความว่ารายการชำระเงินที่ได้รับการอนุมัติมีการเปลี่ยนแปลง คู่มือต่อต้านการฉ้อโกงภาษาจีนที่เผยแพร่โดยศูนย์ต่อต้านการฉ้อโกงแห่งชาติและพันธมิตรรัฐบาล อธิบายว่าผู้โจมตีเฝ้าติดตาม correspondence ทางธุรกิจและแทนที่บัญชีรับเงินในเวลาที่เหมาะสม ดูคู่มืออย่างเป็นทางการประกาศของกระทรวงพาณิชย์อธิบายรูปแบบความล้มเหลวเดียวกันที่เกี่ยวข้องกับอีเมลที่คล้ายกัน คำสั่งธนาคารที่เปลี่ยนแปลง และไม่มีการยืนยันทางโทรศัพท์ อ่านประกาศความเสี่ยงทางการค้า.
บันทึกการปล่อยเงินโอนหน้าเดียว
เก็บรักษารายการให้มีความเป็นจริงเพียงพอที่ผู้ตรวจสอบคนอื่นสามารถสร้างใหม่การตัดสินใจได้:
- การชำระเงิน: ผู้จัดจำหน่าย คำสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ ระยะ จำนวนเงิน สกุลเงิน และวันครบกำหนด
- พื้นฐาน: เวอร์ชันบันทึกผู้รับประโยชน์และวันที่ได้รับการอนุมัติล่าสุด
- การเปรียบเทียบ: ฟิลด์ที่ตรงกันและฟิลด์ใดๆ ที่ถูกปิดบังซึ่งธนาคารจะไม่แสดง
- การโทรยืนยัน: ตัวกระตุ้น ผู้ติดต่อที่รู้จัก แหล่งที่มาของหมายเลข เวลา และรายละเอียดที่ระบุ
- บทบาท: ผู้ร้องขอ ผู้ตรวจสอบ ผู้เตรียม และผู้ปล่อย
- ข้อยกเว้น: ความแตกต่างที่ชัดเจน หลักฐานสนับสนุน เจ้าของการตัดสินใจ และวันหมดอายุ
- การปล่อยชำระ: เลขอ้างอิงของธนาคาร เวลาที่บันทึก และตำแหน่งการจัดเก็บชุดหลักฐาน
“ได้รับการยืนยันจากผู้ขาย” ไม่ใช่หมายเหตุที่มีประโยชน์ “โทรไปที่หมายเลขในสัญญา 2025 ที่ลงนามแล้ว ผู้จัดการฝ่ายบัญชีระบุว่าผู้รับผลประโยชน์ลงท้ายด้วย 4821 และใบแจ้งหนี้ CV-104; ตัวอักษรย่อของผู้ตรวจสอบและเวลาที่บันทึกไว้” สามารถทบทวนได้ในภายหลัง
หากมีความกังวลเกิดขึ้นหลังจากการปล่อยชำระ
ติดต่อธนาคารผู้ส่งทันทีผ่านหมายเลขทางการ และรายงานการโอนเงินที่สงสัยว่ามีการฉ้อโกง ถามว่ามีขั้นตอนใดบ้างสำหรับการเรียกคืน การยกเลิก การระงับความรับผิด การชดเชย หรือการติดต่อธนาคารผู้รับผลประโยชน์ ผลลัพธ์อาจแตกต่างกัน และการกู้คืนเงินไม่ได้รับประกัน IC3 และหน่วยงานของสหราชอาณาจักร คำแนะนำด้านการชำระเงินทางธุรกิจจาก NCSC ต่างเน้นย้ำถึงความสำคัญของการติดต่อธนาคารโดยเร็วที่สุด FTC ยังแนะนำให้ผู้ส่งเงินผ่านระบบโอนสายธนาคารรายงานการโอนเงินและสอบถามว่าเป็นไปได้หรือไม่ที่จะยกเลิกธุรกรรม ตรวจสอบขั้นตอนกรณีเกิดเหตุของ FTC.
ในขณะเดียวกัน แจ้งเตือนเจ้าของฝ่ายความปลอดภัยหรือไอทีขององค์กร เก็บรักษาอีเมลและส่วนหัว หยุดการชำระเงินที่เกี่ยวข้อง และปฏิบัติตามขั้นตอนการรายงานและกฎหมายท้องถิ่น อย่ารอให้ผู้ส่งอีเมลที่ถูกตั้งคำถามตอบกลับ การตอบสนองเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดธนาคาร ครอบคลุมลำดับเหตุการณ์แบบครบถ้วนมากขึ้น
สิ่งที่ขั้นตอนตรวจสอบขั้นสุดท้ายไม่สามารถแทนที่ได้
โปรโตคอลนี้ไม่สามารถพิสูจน์ความถูกต้องของผู้ขาย ความสอดคล้องของสินค้า ความพร้อมในการจัดส่ง ความบังคับได้ของสัญญา หรือสุขภาพทางการเงินได้ แก้ไขคำถามเหล่านี้ก่อนถึงช่วงเวลาชำระเงิน ใช้ ประตูตรวจสอบบริษัทก่อนชำระเงิน สำหรับตัวตนและสถานะปัจจุบันของบริษัท ใช้ คู่มือสัญญาณเตือนภัยจากผู้ขาย สำหรับสัญญาณเตือนที่ยังไม่ได้แก้ไข และใช้ การทบทวนเงินมัดจำ สำหรับเงื่อนไขทางการค้าในการชำระเงินครั้งแรก
หากชื่อตามกฎหมายของประเทศจีนหรือ USCC ยังคงไม่ทราบอยู่ ให้ระบุบริษัท ก่อนที่ฝ่ายการเงินจะเริ่มนับถอยหลัง ขั้นตอนตรวจสอบการปล่อยชำระสิบนาทีช่วยปกป้องการชำระเงินที่ได้รับการอนุมัติจากการถูกเปลี่ยนในนาทีสุดท้าย แต่ไม่สามารถเปลี่ยนธุรกรรมที่ยังไม่ผ่านการตรวจสอบให้เป็นธุรกรรมที่ได้รับการอนุมัติได้
บทความนี้อธิบายโมเดลควบคุมการชำระเงินภายใน ไม่ถือเป็นคำแนะนำด้านธนาคาร กรณีเกิดเหตุทางไซเบอร์ กฎหมาย บัญชี การคว่ำบาตร การฟอกเงิน หรือการกู้คืนเงิน