ใบอนุญาตส่งออกของจีน: คู่มือสำหรับผู้ซื้อ

ซัพพลายเออร์ส่งไฟล์แนบที่ชื่อว่า “ใบอนุญาตส่งออกของจีน” ก่อนที่จะมองหาตราประทับหรือหมายเลขบริษัท ให้ อ่านชื่อเรื่องจริงของเอกสารเสียก่อน ไฟล์แนบดังกล่าวอาจเป็นใบอนุญาตสำหรับสินค้าเฉพาะรายการ ใบสมัครที่อยู่ระหว่างการรออนุมัติ หรือบันทึกการลงทะเบียนเก่า ซึ่งแต่ละอย่างตอบคำถามที่แตกต่างกัน

สำหรับผู้ซื้อจากต่างประเทศ งานที่สำคัญคือการเชื่อมโยงสามสิ่งเข้าด้วยกัน ได้แก่ เอกสาร สินค้าในคำสั่งซื้อของคุณ และบริษัทที่ระบุชื่อในเอกสาร เอกสารที่แท้จริงอาจหมดอายุแล้ว เป็นของบริษัทอื่น หรือเกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์คนละชนิด

คู่มือนี้อ้างอิงวัสดุสาธารณะจากหน่วยงานรัฐบาลจีนเพื่อแสดงสิ่งที่ควรตรวจสอบ ปกเอกสารเป็นรายละเอียดจากแบบฟอร์มใบสมัครเปล่า ส่วนใบอนุญาตที่ออกให้ด้านล่างเป็นตัวอย่างทางประวัติศาสตร์ ไม่ใช่หลักฐานสำหรับซัพพลายเออร์ในปัจจุบัน

ระบุประเภทเอกสาร

ชื่อเรื่องภาษาจีนมักมีความชัดเจนกว่าชื่อไฟล์ภาษาอังกฤษ มองหาคำศัพท์ด้านล่างบนตัวเอกสาร คุณไม่จำเป็นต้องแปลทุกช่องก่อนตัดสินใจว่าหลักฐานที่มีอยู่นั้นเป็นประเภทใด

คำศัพท์บนเอกสาร	สิ่งที่ระบุ
出口许可证	ใบอนุญาตส่งออก ตรวจสอบสินค้า คู่กรณี และวันที่
出口许可证申请表	แบบฟอร์มใบสมัครใบอนุญาตส่งออก อักษรสามตัวสุดท้ายหมายถึง “แบบฟอร์มใบสมัคร”
对外贸易经营者备案登记表	แบบฟอร์มการแจ้งทะเบียนผู้ประกอบการการค้าต่างประเทศ ซึ่งเกี่ยวข้องกับข้อกำหนดการลงทะเบียนในอดีต

ในแบบฟอร์มใบสมัครสาธารณะของกระทรวงพาณิชย์ (MOFCOM) มีช่องสำหรับหมายเลขใบอนุญาตส่งออกอยู่แล้ว การมีช่องนี้ไม่ได้ทำให้แบบฟอร์มกลายเป็นใบอนุญาตที่ออกให้แล้ว: ช่องดังกล่าวระบุว่าเจ้าหน้าที่ผู้ออกใบอนุญาตจะเป็นผู้กรอกข้อมูล นอกจากนี้หมายเหตุยังสงวนช่องตรวจสอบของเจ้าหน้าที่ไว้สำหรับการดำเนินการอย่างเป็นทางการ

ส่วนล่างมีพื้นที่สำหรับตราประทับของผู้ยื่นคำร้อง ดังนั้น ซัพพลายเออร์อาจแสดงใบสมัครที่มีตราประทับโดยยังไม่แสดงใบอนุญาตที่ได้รับอนุมัติ ขอให้ดูเอกสารที่ออกให้แล้วเมื่อธุรกรรมต้องการเอกสารดังกล่าว

แบบฟอร์มการแจ้งทะเบียนรุ่นเก่าต้องการการตอบสนองที่แตกต่างออกไป จีนได้ยกเลิกการจดทะเบียนแจ้งทะเบียนผู้ประกอบการการค้าต่างประเทศตั้งแต่วันที่30 ธันวาคม 2022 ตามการแก้ไขกฎหมายการค้าต่างประเทศ คำชี้แจงของ MOFCOM ในเดือนมกราคม 2023 ยืนยันการเปลี่ยนแปลงนี้ การขาดแบบฟอร์มการแจ้งทะเบียนเก่าไม่ใช่เหตุผลในการปฏิเสธซัพพลายเออร์ในปัจจุบัน และการมีเอกสารดังกล่าวก็ไม่ใช่สิทธิอนุญาตปัจจุบันสำหรับการส่งออกทุกประเภท

บันทึกการลงทะเบียนศุลกากรเป็นเอกสารอีกประเภทหนึ่ง เกี่ยวข้องกับการลงทะเบียนศุลกากรขององค์กร มากกว่าจะเป็นใบอนุญาตสำหรับสินค้าเฉพาะรายการ หากซัพพลายเออร์ของคุณส่งเอกสารดังกล่าวมา โปรดใช้คู่มือการลงทะเบียนศุลกากรแยกต่างหาก หนังสือรับรองแหล่งกำเนิดสินค้าก็กล่าวถึงแหล่งกำเนิดสินค้า มิใช่การอนุญาตให้ส่งออก

เก็บไฟล์ต้นฉบับไว้คู่กับคำแปลใดๆ สรุปภาษาอังกฤษสั้นๆ ที่เรียกเอกสารทั้งหมดเหล่านี้ว่า “ใบอนุญาตส่งออก” จะลบความแตกต่างที่คุณจำเป็นต้องพิจารณา

ชื่อ วันที่ และสินค้า

ตัวอย่างทางประวัติศาสตร์ด้านล่างเผยแพร่ผ่านพอร์ทัลบริการภาครัฐของเซินเจิ้น ชื่อผู้ส่งออกและผู้ส่งสินค้าถูกปิดบังในภาพต้นฉบับ แหล่งที่มา ยังคงมองเห็นวันที่ได้: ออกให้เมื่อวันที่3 กรกฎาคม 2008 และหมดอายุเมื่อวันที่2 ตุลาคม 2008

สิ่งนี้ให้คุณข้อสังเกตที่ยืนยันได้สองประการโดยไม่ต้องตัดสินตราประทับหรือคาดเดาชื่อที่ถูกปิดบัง อายุการใช้งานของเอกสารสิ้นสุดลงเมื่อหลายปีก่อน และสำเนาที่ถูกปิดบังไม่สามารถระบุผู้ส่งออกได้ อาจมีประโยชน์ในฐานะตัวอย่าง แต่ไม่สามารถระบุได้ว่าบริษัทใดได้รับใบอนุญาตสำหรับคำสั่งซื้อในปัจจุบัน

ช่องข้อมูลบริษัทสองช่อง

ช่องแรกระบุผู้ส่งออก ช่องที่สองระบุผู้ส่งสินค้า ตามข้อกำหนดแบบฟอร์มของกระทรวงพาณิชย์จีน (MOFCOM) ผู้ส่งออกคือองค์กรที่ลงนามในสัญญาส่งออก อย่าตีความโดยอัตโนมัติว่าทั้งสองช่องหมายถึงตัวตนของผู้ผลิต

คู่มือการยื่นคำขอ อย่างเป็นทางการกำหนดให้ต้องมีข้อตกลงตัวแทนเมื่อผู้ส่งออกและผู้ส่งสินค้าเป็นคนละราย ดังนั้น ความแตกต่างนี้อาจมีคำอธิบายได้ แต่จำเป็นต้องมีเอกสารประกอบ ไม่ใช่กฎทั่วไปที่สามารถแทนที่ด้วยบริษัทใดก็ได้สองแห่ง ข้อกำหนดขึ้นอยู่กับสินค้าและรูปแบบการจัดเตรียม

สำหรับไฟล์ของคุณ ให้คัดลอกชื่อภาษาจีนเต็มของแต่ละรายแยกกัน หากใบเสนอราคาภาษาอังกฤษใช้ชื่อแบรนด์ ให้สอบถามว่าชื่อนั้นแทนนิติบุคคลจีนใด หากชื่อถูกเบลอหรือถูกตัดออก ขอให้สำเนาที่อ่านได้ชัดเจนก่อนพยายามจับคู่กับบริษัท การคาดเดาจากเมืองหรือตัวอักษรที่เหลืออยู่ไม่กี่ตัวนั้นไม่น่าเชื่อถือ

ฟิลด์ธุรกรรม

ถัดไป เปรียบเทียบใบอนุญาตกับเอกสารคำสั่งซื้อที่อยู่ตรงหน้าคุณ ตรวจสอบตามคู่ข้อมูลต่อไปนี้ แทนที่จะตรวจสอบช่องต่างๆ แบบแยกส่วน:

• หมายเลขใบอนุญาตและรหัสระบุตัวตนของบริษัท ทั้งสองอย่างระบุสิ่งต่างกัน รหัสเครดิตสังคมแบบรวม (USCC) จำนวน 18 หลักใช้ระบุตัวตนของนิติบุคคล ไม่ใช่หมายเลขใบอนุญาต
• วันที่ออกและวันที่หมดอายุ ทั้งสองวันมีความสำคัญ การส่งต่อภาพสแกนเก่าทางอีเมลอีกครั้งไม่ได้ต่ออายุเอกสารนั้น
• รายละเอียดสินค้าและรหัสพิกัดสินค้า เปรียบเทียบผลิตภัณฑ์ที่ระบุกับสัญญา รวมถึงข้อกำหนดทางเทคนิคและหน่วยที่เกี่ยวข้อง
• สัญญาและจุดหมายปลายทาง ใบอนุญาตที่อ่านได้ซึ่งอ้างอิงถึงสัญญาหรือจุดหมายปลายทางที่ไม่เกี่ยวข้อง จำเป็นต้องมีคำอธิบายก่อนจะนำไปใส่ในไฟล์คำสั่งซื้อของคุณ

ป้ายกำกับภาษาอังกฤษบางรายการในเอกสารรุ่นเก่าอาจทำให้เข้าใจผิด ตัวอย่างเอกสารในอดีตเรียกช่องหนึ่งว่า “Terms of trade” แต่ป้ายกำกับภาษาจีนหมายถึงประเภทการค้า เช่น การค้าทั่วไป ไม่ใช่เงื่อนไขการส่งมอบ FOB หรือ CIF ในใบเสนอราคาของคุณ ส่วนช่องการชำระเงินระบุวิธีการชำระเงิน ไม่ใช่รายละเอียดบัญชีธนาคารของผู้รับเงิน กฎเกณฑ์การกรอกแบบฟอร์ม ของ MOFCOM อธิบายความหมายพื้นฐานไว้

ให้อ่านป้ายกำกับเหล่านี้ควบคู่ไปกับข้อมูลที่บันทึกไว้ เอกสารอาจดูคุ้นตาแต่ตอบคำถามที่แคบกว่าที่คุณคาดไว้ ในตัวอย่างเอกสาร สินค้าคือลวดเหล็กชุบสังกะสีหรือเหล็กกล้าไร้โลหะผสม ตัวอย่างนี้มุ่งสาธิตการอ่านเอกสาร ไม่ใช่แสดงสถานะการควบคุมใบอนุญาตปัจจุบันสำหรับสินค้าเหล็ก

สุดท้าย แยกการตรวจสอบความชัดเจนของการอ่านออกจากกระบวนการยืนยันความถูกต้อง กฎระเบียบของจีนยอมรับใบอนุญาตส่งออกทั้งรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ การปรากฏของตราประทับสีแดงเพียงอย่างเดียวไม่ใช่เกณฑ์ทดสอบการอนุมัติที่น่าเชื่อถือ ขอให้ได้รับไฟล์ฉบับสมบูรณ์ที่ออกแล้ว และใช้ช่องทางการติดต่อหรือขั้นตอนการตรวจสอบที่เผยแพร่โดยหน่วยงานผู้ออกที่เกี่ยวข้อง เมื่อจำเป็นต้องยืนยันความถูกต้อง

ขอบเขตสินค้า

ประโยค “เรามีใบอนุญาตส่งออก” ยังไม่สมบูรณ์หากไม่ระบุสินค้าที่เกี่ยวข้อง ประกาศบัญชีรายการสินค้าควบคุมใบอนุญาตส่งออกปี 2026 ซึ่งมีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2026 ครอบคลุม 43 หมวดหมู่ บัญชีรายการนี้จัดกลุ่มรายการตามคำอธิบายสินค้าและรหัสพิกัด ไม่ใช่รายชื่อซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุมัติ

เพื่อเป็นตัวอย่างที่เป็นรูปธรรม หน้า 37 ระบุกรดซิตริก รหัส 2918140000 ตามด้วยเกลือและเอสเทอร์ของกรดซิตริก รหัส 2918150000 นี่คือรายการคนละรายการ สกัดด้านล่างแสดงคอลัมน์รหัสพิกัดและคำอธิบายจากต้นฉบับ

ความแตกต่างนี้มีความสำคัญเมื่อเอกสารแนบอธิบายสารที่เกี่ยวข้องแทนที่จะเป็นวัสดุที่กำลังซื้อ คำอธิบายทางการตลาดในวงกว้างของผู้ขายไม่สามารถแก้ไขความแตกต่างนี้ได้ มอบข้อกำหนดทางเทคนิคของผลิตภัณฑ์แก่ผู้ดำเนินการศุลกากร และขอให้พวกเขาระบุรายการที่ใช้บังคับและความต้องการใบอนุญาตที่เกี่ยวข้อง

ใช้บัญชีรายการเป็นคำถามที่ต้องหาคำตอบ ไม่ใช่ทางลัดเพื่อหลีกเลี่ยงการจัดประเภทพิกัด คุณสามารถชี้ไปที่รหัสพิกัดแล้วถามว่า “นี่ใช่การจัดประเภทที่ใช้กับสินค้าของเราหรือไม่” คุณไม่สามารถสรุปคำตอบได้เพียงเพราะพบวลีที่คล้ายกันในเว็บไซต์หรือในใบแจ้งหนี้

ประกาศประจำปียังครอบคลุมข้อยกเว้นและการควบคุมอื่นๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การควบคุมสินค้าที่มีวัตถุประสงค์สองทาง มีข้อกำหนดของตนเอง ใบอนุญาตส่งออกทั่วไปไม่สามารถแทนที่ใบอนุญาตสินค้าที่มีวัตถุประสงค์สองทางที่ใช้บังคับได้ ในทางกลับกัน การไม่พบสินค้าในบัญชีรายการนี้ไม่ได้พิสูจน์ว่าการส่งออกสินค้านั้นไม่มีข้อจำกัด

เก็บรักษาเวอร์ชันของบัญชีรายการและคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรที่ใช้สำหรับคำสั่งซื้อนั้น หากผลิตภัณฑ์ ข้อกำหนดทางเทคนิค หรือเวลาในการจัดส่งเปลี่ยนแปลง ขอให้ผู้ส่งออกหรือที่ปรึกษาด้านศุลกากรที่มีคุณสมบัติทบทวนคำอธิบายดังกล่าว บันทึกการซื้อที่มีประโยชน์ของคุณคือความเชื่อมโยงระหว่างสินค้าจริงกับข้อกำหนดที่ใช้บังคับ ไม่ใช่โฟลเดอร์ที่เก็บใบอนุญาตที่ดูสมเหตุสมผลสำหรับสินค้าอื่น

บริษัทที่อยู่เบื้องหลัง

เมื่อเอกสารสามารถอ่านได้และวัตถุประสงค์ชัดเจนแล้ว ให้เชื่อมโยงผู้ส่งออกที่ระบุชื่อกับบริษัทจีนที่จดทะเบียน นี่คือจุดที่การค้นหาข้อมูลบริษัทมีประโยชน์ ช่วยตอบคำถามเรื่องตัวตนซึ่งภาพใบอนุญาต โดยเฉพาะสำเนาที่แปลหรือถูกปิดบังบางส่วน อาจทิ้งไว้โดยไม่ชัดเจน

ใช้ชื่อตามกฎหมายภาษาจีนเต็มหรือรหัสเครดิตสังคมแบบรวม (USCC) ในการค้นหาข้อมูลบริษัทของ ChinaValidate เปรียบเทียบชื่อตามกฎหมาย รหัสระบุตัวตน และสถานะการลงทะเบียนปัจจุบันที่ได้จากการค้นหากับเอกสารของซัพพลายเออร์ เก็บชื่อภาษาจีนไว้เป็นข้อมูลอ้างอิง เนื่องจากชื่อทางการค้าภาษาอังกฤษและการแปลอาจแตกต่างกันไประหว่างใบเสนอราคา เว็บไซต์ และลายเซ็นอีเมล

สำเนาใบอนุญาตประกอบธุรกิจเป็นอีกแหล่งหนึ่งสำหรับตรวจสอบชื่อและ USCC หากนั่นคือเอกสารที่คุณมี การตรวจสอบใบอนุญาตประกอบธุรกิจ สามารถช่วยเปรียบเทียบข้อมูลบริษัทกับข้อมูลในทะเบียนได้ นี่เป็นการตรวจสอบแยกต่างหากจากการยืนยันว่าใบอนุญาตส่งออกได้รับการออกและใช้บังคับกับสินค้าของคุณ

พิจารณากรณีสมมติที่ชัดเจน: ใบเสนอราคาอ้างชื่อ “Harbor Tools” แต่เอกสารส่งออกระบุชื่อนิติบุคคลอื่น มีความเป็นไปได้สองประการที่ควรตรวจสอบทันที: Harbor Tools อาจเป็นแบรนด์ของบริษัทดังกล่าว หรืออาจมีบริษัทอื่นดำเนินการส่งออก การแปลชื่อที่ฟังดูคล้ายกันไม่สามารถยืนยันได้ว่าคำอธิบายใดถูกต้อง

ขอให้ผู้ขายระบุคู่สัญญาและอธิบายบทบาทของผู้ส่งออกที่ปรากฏในเอกสาร จากนั้นตรวจสอบข้อมูลของบริษัทที่ระบุ หากมีการอ้างว่ามีความสัมพันธ์แบบตัวแทน ให้ขอข้อตกลงหรือเอกสารธุรกรรมที่เกี่ยวข้องมาประกอบ แทนที่จะเพียงเปลี่ยนชื่อในบันทึกของคุณ

การจับคู่ข้อมูลทะเบียนสำเร็จหมายความว่าท่านได้เชื่อมโยงชื่อและรหัสที่ระบุกับบันทึกของบริษัทแล้ว สิ่งนี้ไม่ได้พิสูจน์ว่าบริษัทเป็นผู้ผลิตสินค้า ถือครองใบอนุญาตที่จำเป็นทั้งหมด หรือจะปฏิบัติตามคำสั่งซื้อ อีกทั้งยังไม่ได้รับรองความถูกต้องของภาพใบอนุญาตส่งออก โปรดเก็บข้อสรุปเหล่านี้แยกต่างหากในแฟ้มการจัดซื้อของท่าน

สำหรับความสัมพันธ์ในวงกว้างระหว่างผู้ขาย ผู้ส่งออก และฝ่ายอื่นๆ โปรดติดตามด้วยขั้นตอน การตรวจสอบบริษัทการค้าส่งออกของจีน งานเฉพาะในที่นี้คือการบันทึกให้แน่ชัดว่านิติบุคคลใดปรากฏบนใบอนุญาต และนิติบุคคลนั้นมีความเกี่ยวข้องกับธุรกรรมนี้อย่างไร

ไฟล์เอกสารไม่ครบถ้วน

คำขอถัดไปควรขึ้นอยู่กับสิ่งที่ขาดหายไป การซ้ำคำว่า “ส่งใบอนุญาตส่งออกของคุณ” อาจทำให้ได้รับไฟล์แนบที่มีความคลุมเครือเช่นเดิมอีกครั้ง ตัวอย่างคำตอบสมมติสองกรณีต่อไปนี้แสดงแนวทางที่มีประโยชน์มากกว่าในการดำเนินการต่อ

ซัพพลายเออร์ส่งแบบฟอร์มจดทะเบียนผู้ประกอบการค้าต่างประเทศฉบับเก่า ยอมรับว่าเป็นเอกสารทางประวัติศาสตร์ของบริษัท แล้วสอบถามว่าข้อกำหนดด้านใบอนุญาตปัจจุบันใดที่ใช้บังคับกับสินค้า และใครจะเป็นผู้ส่งออก หากจำเป็นต้องมีใบอนุญาตสำหรับสินค้า ขอให้ยื่นเอกสารฉบับที่ออกแล้วซึ่งเกี่ยวข้องกับธุรกรรม อย่าขอให้ซัพพลายเออร์ต่ออายุข้อกำหนดการจดทะเบียนที่ถูกยกเลิกไปแล้ว

ซัพพลายเออร์ส่งใบสมัครที่มีตราประทับ บันทึกไว้เป็นวัสดุประกอบการยื่นขอ สอบถามว่าใบอนุญาตได้ออกแล้วหรือไม่ และหากออกแล้ว ขอให้ยื่นไฟล์ฉบับที่ออกสมบูรณ์ซึ่งแสดงคู่สัญญา สินค้า และวันที่มีผลบังคับใช้ ใบรับยื่นหรือตราประทับของผู้ยื่นขอไม่สามารถเติมช่องว่างนั้นได้

โปรดส่งเอกสารฉบับที่ออกสมบูรณ์ โดยรวมถึงผู้ส่งออก ผู้ส่งสินค้า สินค้า และวันที่มีผลบังคับใช้ โปรดระบุนิติบุคคลจีนที่ปรากฏในสัญญาของเราและอธิบายความแตกต่างจากผู้ส่งออกที่แสดงบนใบอนุญาต

เก็บคำตอบพร้อมไฟล์แนบต้นฉบับและผลการค้นหาบริษัทของคุณ บันทึกว่าแต่ละรายการพิสูจน์ข้อเท็จจริงอะไรได้บ้าง ได้แก่ ประเภทของไฟล์ นิติบุคคลที่ระบุ สินค้าที่เกี่ยวข้อง และวันที่ หากมีข้อใดข้อหนึ่งยังคงไม่ชัดเจน การตัดสินใจจัดซื้อยังคงต้องการหลักฐานเฉพาะส่วนนั้น