Инвойс и упаковочный лист из Китая
Сверьте товары, коробки, стоимость и названия компаний в инвойсе и упаковочном листе, включая частичные отправки.
Введите официальное название на китайском языке или USCC и выберите компанию, соответствующую вашему контрагенту.
Поставщик прислал коммерческий инвойс на 600 чашек и упаковочный лист на 25 коробок. Эти числа не противоречат друг другу: одно обозначает количество товаров, другое — упаковок. Нужно проверить, совпадает ли содержимое коробок с товарами в инвойсе и относятся ли оба документа к одной отправке.
Коммерческий инвойс описывает сделку, включая товары и их стоимость. Упаковочный лист показывает, как товары упакованы. Прочитайте их вместе, прежде чем передавать экспедитору, таможенному представителю или сотрудникам приёмки. Аккуратного PDF недостаточно: сведения должны складываться в согласованную картину.
Ниже рассматриваются закупки в материковом Китае. Все примеры вымышлены: это не официальные формы и не документы реальной поставки. Страна назначения, товар, перевозчик и условия оплаты могут влиять на необходимые реквизиты. Окончательный комплект согласуйте со специалистами, которые сопровождают отправку.
Два документа на одну отправку
Руководство по коммерческому инвойсу Управления международной торговли США объясняет его роль при таможенном оформлении и подчёркивает требования страны назначения. Руководство по упаковочному листу описывает содержимое упаковок, вес и размеры. Эти материалы помогают понять назначение документов, но инструкции для США не являются универсальными требованиями к экспорту из Китая.
| Сведения | Коммерческий инвойс | Упаковочный лист |
|---|---|---|
| Товары | Коммерческое описание, количество и стоимость. | Позиции и количество внутри каждой упаковки или группы упаковок. |
| Денежные суммы | Цена за единицу, валюта и соответствующие итоги. | Обычно сведения о фактической упаковке, а не о ценах. |
| Грузовые места | Ссылки на отправку и необходимые сведения об упаковке. | Номера коробок или палет, размеры, вес и содержимое. |
| Участники | Продавец, покупатель и другие значимые участники отправки. | Названия и ссылки, позволяющие связать упаковку с конкретной отправкой. |
Форматы различаются. Документ с названием «Инвойс и упаковочный лист» может объединять оба набора сведений, а другой поставщик пришлёт отдельные файлы. Сначала проверьте полноту и согласованность информации, затем уточните, подходит ли объединённый формат для вашей отправки.
Коммерческий инвойс отличается и от китайского налогового документа фапяо. Результат проверки фапяо по НДС не подтверждает подлинность упаковочного листа или коммерческого инвойса. Если вид документа неясен, прочитайте сравнение типов счетов, прежде чем выбирать способ проверки.
Пример с 600 чашками
Предположим, вымышленный покупатель заказал у компании A две модели: 400 белых чашек C100 и 200 синих C200. Условная цена обеих моделей — 3,00 USD за штуку. В инвойсе указаны 1 200,00 USD и 600,00 USD, всего 1 800,00 USD за товары.
Упаковочный лист группирует отправку иначе. Коробки 1–20 содержат по 20 белых чашек, итого 400 штук. Коробки 21–25 содержат по 40 синих чашек, итого 200 штук. Всего получается 25 коробок и 600 чашек. Количество коробок и количество изделий измеряются в разных единицах.
Сначала сопоставьте каждую товарную позицию, затем общие итоги. Оба документа могут показывать 600 чашек, но расходиться по цветам. Проверять нужно 400 белых и 200 синих чашек с одинаковыми обозначениями моделей и согласованными характеристиками.
Для смешанных коробок запросите разбивку, по которой приёмка найдёт каждую позицию. «25 коробок чашек в ассортименте» менее полезно, чем количество по грузовым местам. Один SKU не обязательно описывает материал, функцию и другие сведения для таможни. Используйте содержательные описания, соответствующие товару.
Сверка по полям
- Ссылка на отправку. Свяжите заказ, номер инвойса и обозначение упаковочного листа. Разные номера документов нормальны, если их связь понятна. Не считайте два файла относящимися к одной отправке только потому, что они пришли в одном письме.
- Товар и количество. Сверьте модель, описание, единицу и количество в каждой строке. Уточните состав «комплекта», если он содержит несколько деталей. Запчасти, аксессуары и отдельно упакованные товары должны оставаться видимыми в перечне.
- Нумерация грузовых мест. Сопоставьте диапазоны номеров коробок или палет с заявленным количеством мест. Повторы и пропуски требуют объяснения, особенно при поэтапной приёмке на складе.
- Вес и размеры. Различайте нетто, брутто и единицы измерения; определите, относятся ли значения к отдельной упаковке или ко всей отправке. Не сравнивайте показатель на коробку с общим итогом.
- Стоимость и валюта. Пересчитайте строки и суммы инвойса. Отделите стоимость товаров от перевозки, страхования и других расходов согласно сделке и требованиям страны назначения.
Практическое руководство Flexport подчёркивает совпадение соответствующих полей двух документов. Его рекомендации относятся к таможенным процедурам США. Сам приём сверки полезен и для других направлений, но конкретные требования к декларированию зависят от страны назначения.
Разница в весе не всегда означает ошибку. Брутто включает упаковку, а нетто относится к товару согласно принятому в документе определению. Палеты могут добавлять ещё один уровень упаковки. Прежде чем «исправлять» число ради совпадения, уточните способ измерения и состав каждого показателя.
Названия компаний в документах
Сравните продавца в инвойсе с компанией, у которой вы договорились купить товар. В упаковочном листе также могут быть указаны отправитель, склад или экспортёр. Эти роли законно могут выполнять разные компании, однако их отношения должны быть объяснены в документах сделки.
Если продавец зарегистрирован в материковом Китае, сохраните его полное китайское наименование и единый код социального кредита (USCC) вместе с английским торговым названием. Поиск компаний ChinaValidate помогает сопоставить юридическое лицо с доступными регистрационными сведениями. Если исходным документом служит бизнес-лицензия, проверка лицензии помогает прочитать и сравнить реквизиты компании.
У такой проверки конкретная цель — установить компанию, указанную в сделке. Она не подтверждает количество изделий в закрытых коробках, подлинность коммерческого инвойса или завершение таможенного оформления. Для этого нужны транспортные, коммерческие или инспекционные доказательства.
Например, A может продавать товары, а B — консолидировать и отправлять их. Уточните, какой документ объясняет роль B и согласуются ли с ним инструкции по отправке. Не заменяйте A на B в досье поставщика без объяснения и не предполагайте, что B изготовила все товары.
Частичные отправки и перепаковка
Вернёмся к заказу 600 чашек. Стороны договорились сначала отправить 400 белых, затем 200 синих. Документы первой партии должны описывать фактически отправляемый товар по этой договорённости и ссылаться на общий заказ. Заказ на 600 штук не требует повторять 600 в каждом документе отправки.
Ведите простую сверку: заказано, отправляется сейчас, отправлено ранее, осталось. Делайте это по моделям, а не только по общему числу изделий. Иначе формально правильный баланс может скрывать отправку неверного варианта.
Перепаковка может изменить номера коробок, размеры и вес брутто без изменения количества изделий. Запросите окончательный упаковочный лист после завершения упаковки. Если он заменяет ранний черновик, обозначьте редакцию и сообщите экспедитору или таможенному представителю, какую версию использовать.
Сохраните прежнюю версию во внутреннем архиве, а не редактируйте PDF поставщика самостоятельно. Запросите исправленный документ у ответственного составителя и повторно сравните изменённые поля. Так сохраняется причина изменения и снижается риск работы разных команд с разными итогами.
Устранить расхождения до отправки
Разные единицы
Смена единицы подсчёта часто вызывает путаницу. В инвойсе может быть 100 комплектов, а в упаковочном листе — 300 отдельных изделий. Если каждый комплект состоит из трёх определённых частей, цифры могут совпадать. Запросите состав комплекта и проверьте правильное количество каждого компонента в разбивке по упаковкам.
Не устраняйте разницу простой заменой заголовка «штуки» на «комплекты» без проверки товара. Попросите составителя использовать однозначные единицы и при необходимости показать как число комплектов, так и количество компонентов. Склад должен понимать, что считать, а таможенное описание — точно отражать перевозимые товары.
Разные участники
В листе, подготовленном складом, может фигурировать не коммерческий продавец. Проследите роль этой компании по отгрузочным инструкциям или договору услуг. Если объяснение выявляет замену продавца, получите согласие покупателя и соответствующие исправленные коммерческие документы. Название компании — не просто поле оформления, которое следует унифицировать.
Сохраняйте исходное китайское наименование, когда оно доступно, особенно если английские варианты различаются. Сравните зарегистрированные юридические лица, прежде чем считать два написания разными компаниями. Если это действительно разные организации, запишите обе, а не выбирайте короткое название ради удобства.
Разные итоги
Отделяйте арифметическую ошибку от различия охвата. Если инвойс включает товары для двух запланированных отправок, а упаковочный лист — только для первой, у разных итогов может быть понятная причина. Уточните у составителя и таможенного представителя, какой коммерческий документ относится к текущему перемещению и как оформят остаток.
Сравнивайте и денежные суммы в одинаковых границах. Итог с отдельно согласованной перевозкой не равен одной лишь сумме товарных строк. Согласуйте составляющие, валюту и условия поставки вместо того, чтобы искусственно уравнивать все итоги. Никогда не просите занизить стоимость только ради упрощения документов.
Если ожидаются несколько исправлений, ведите короткий журнал расхождений. Для каждого вопроса выделите строку: версия документа, затронутая позиция, обнаруженная разница, ответственный и решение. Закрывайте вопрос только после получения исправленного документа или согласованного объяснения. Новый PDF не должен автоматически считаться ответом на все другие открытые вопросы.
Полезный запрос на исправление называет файл, поле и ожидаемую связь. Например: «В инвойсе указано 400 штук C100, но коробки 1–20 по 18 штук дают 360. Просим подтвердить фактически упакованное количество и выпустить согласованные окончательные документы». Так вы указываете расхождение, не угадывая, какой документ ошибочен.
Некоторые различия требуют коммерческого решения, а не исправления опечатки. Недостача, замена модели, дополнительная плата или отдельная отправка могут требовать согласия покупателя. Получите его и соответствующее обновление документов: совпадение чисел в двух файлах само по себе не одобряет изменение заказа.
Сообщите экспедитору или таможенному консультанту о бесплатных образцах и заменяемых деталях, отправляемых вместе с товаром. Не считайте отсутствие оплаты освобождением от декларирования или разрешением указывать нулевую стоимость. Правильный порядок зависит от применимых таможенных правил и обстоятельств отправки.
Перед передачей комплекта сохраните принятый заказ и изменения, окончательный инвойс, окончательный упаковочный лист, данные компаний и объяснения различий ролей или количеств. Убедитесь, что у таможенного представителя и приёмки одинаковые финальные версии. Результат — прослеживаемая история отправки, а не просто два документа с одинаковыми суммами.