Çin Alımlarında Çeki Listesi ve Ticari Fatura
Çin’den alımlarda çeki listesiyle ticari faturanın ürün, koli, değer ve şirket bilgilerini kısmi sevkiyatlar dâhil karşılaştırın.
Şirketin Çince yasal unvanı veya Birleşik Sosyal Kredi Kodu (USCC) ile başlayın. Profilini açmadan önce doğru şirketi seçtiğinizden emin olun.
Tedarikçiniz 600 fincan için ticari fatura, 25 koli için çeki listesi gönderiyor. Bu sayılar birbiriyle çelişmez: biri ürünleri, diğeri ambalajları sayar. Kontrol edilmesi gereken, kolilerdeki ürünlerin toplamının faturadaki mallarla uyuşması ve iki belgenin aynı sevkiyatı anlatmasıdır.
Ticari fatura, mallar ve değerleri dâhil sevkiyatın ticari yönünü açıklar. Çeki listesi ise malların nasıl paketlendiğini gösterir. Belgeleri taşıma organizatörüne, gümrük müşavirine veya mal kabul ekibine göndermeden önce birlikte okuyun. Düzenli görünen bir PDF yeterli değildir; alanlar tutarlı bir kayıt oluşturmalıdır.
Aşağıdaki örnekler Çin ana karasından alımlarla ilgilidir. Bunlar kurgusal çalışma örnekleridir; resmî form veya gerçek bir sevkiyata ait belge değildir. Varış ülkesi, ürün, taşıyıcı ve ödeme şartları istenen ayrıntıları değiştirebilir. Son belge setini sevkiyatınızı yürüten uzmanlarla teyit edin.
İki belge, tek sevkiyat
ABD Uluslararası Ticaret İdaresinin ticari fatura rehberi, faturanın gümrük işlemlerindeki rolünü açıklar ve varış ülkesine özgü şartları vurgular. Çeki listesi rehberi ise ambalaj içeriğini, ağırlıkları ve ölçüleri anlatır. Bu açıklamalar belgelerin farklı işlevlerini gösterir; ABD’ye özgü talimatlar Çin’den yapılan her ihracat için geçerli değildir.
| Bilgi | Ticari fatura | Çeki listesi |
|---|---|---|
| Mallar | Ticari açıklama, miktar ve değer. | Her ambalajdaki veya ambalaj grubundaki ürünler ve miktarları. |
| Tutarlar | Birim fiyat, para birimi ve ilgili toplamlar. | Genellikle fiyatlardan çok fiziksel paketlemeye odaklanır. |
| Ambalajlar | Sevkiyat referansları ve gerektiğinde ambalaj bilgileri. | Koli veya palet numaraları, ölçüler, ağırlıklar ve içerik. |
| Taraflar | Satıcı, alıcı ve sevkiyatla ilgili diğer taraflar. | Paketleme bilgilerini sevkiyatla ilişkilendirecek taraf ve referans bilgileri. |
Belge düzenleri değişebilir. “Fatura ve Çeki Listesi” başlıklı bir belge iki bilgi grubunu birleştirirken başka bir tedarikçi ayrı dosyalar gönderebilir. Önce gerekli bilgilerin mevcut ve tutarlı olup olmadığını kontrol edin, ardından birleşik biçimin bu sevkiyat için kabul edilip edilmediğini teyit edin.
Ticari fatura, Çin’in vergi faturası olan fapiaodan da farklıdır. Bir KDV faturası doğrulama sonucu, çeki listesinin veya ticari faturanın gerçekliğini doğrulamaz. Tedarikçinin belgesinin türü belirsizse yöntem seçmeden önce fatura türleri karşılaştırmasına bakın.
600 fincan örneği
Kurgusal bir alıcının A şirketinden iki model sipariş ettiğini düşünün: C100 kodlu 400 beyaz fincan ve C200 kodlu 200 mavi fincan. Her ikisinin varsayımsal birim fiyatı 3,00 USD olsun. Ticari faturada 1 200,00 USD ve 600,00 USD, toplam mal bedeli olarak da 1 800,00 USD yer alır.
Çeki listesi sevkiyatı farklı gruplar. 1–20 numaralı kolilerin her birinde 20 beyaz fincan bulunur; toplam 400 adettir. 21–25 numaralı kolilerin her birinde 40 mavi fincan bulunur; toplam 200 adettir. Böylece 25 koli ve 600 fincan vardır. Koli sayısıyla ürün sayısı farklı ölçü birimleridir.
Genel toplamlardan önce her ürün satırını eşleştirin. İki belge de 600 fincan gösterebilir ancak renk dağılımı farklı olabilir. Kontrol edilmesi gereken, aynı model açıklamaları ve kararlaştırılan özelliklerle birlikte 400 beyaz ve 200 mavi fincandır.
Karışık koliler için mal kabul ekibinin her ürünü bulabileceği bir döküm isteyin. “25 koli çeşitli fincan” ifadesi, koli bazındaki miktarlardan daha az kullanışlıdır. SKU tek başına malzemeyi, işlevi veya gümrükte gereken diğer özellikleri açıklamayabilir. Mallara uygun, anlamlı açıklamalar kullanın.
Alanları karşılaştırın
- Sevkiyat referansı. Satın alma siparişi, fatura numarası ve çeki listesi referansını ilişkilendirin. Bağlantıları açıksa farklı belge numaraları normaldir. Aynı e-postayla gelmiş olmaları, iki dosyanın aynı sevkiyata ait olduğunu kanıtlamaz.
- Ürün ve miktar. Her satırın modelini, açıklamasını, birimini ve miktarını karşılaştırın. Bir “set” birden fazla parçadan oluşuyorsa bunu netleştirin. Yedek parçalar, aksesuarlar ve ayrı paketlenen ürünler görünür kalmalıdır.
- Ambalaj numaraları. Koli veya palet numarası aralıklarını belirtilen ambalaj sayısıyla karşılaştırın. Tekrarlanan veya eksik numaralar, özellikle depo malları aşamalı teslim alacaksa, açıklanmalıdır.
- Ağırlık ve ölçüler. Net ve brüt ağırlıkları, birimleri, ölçümlerin tek ambalaja mı tüm sevkiyata mı ait olduğunu belirleyin. Koli başına değeri sevkiyat toplamıyla karşılaştırmayın.
- Değer ve para birimi. Fatura satırlarını ve toplamları yeniden hesaplayın. İşlem ve varış ülkesi şartlarına göre mal bedelini navlun, sigorta ve diğer ücretlerden ayırın.
Flexport’un uygulama rehberi, iki belgedeki karşılık gelen alanların uyuşmasını vurgular. Rehber ABD gümrük işlemlerini esas alır. Alanları uzlaştırma alışkanlığı başka sevkiyatlarda da yararlıdır; özel beyan şartları yine varış ülkesine bağlıdır.
Ağırlık farkı otomatik olarak hata değildir. Brüt ağırlık ambalajı içerir; net ağırlık belgedeki tanıma göre malları ifade eder. Paletler ek bir ambalaj katmanı oluşturabilir. Bir sayıyı diğerine uydurmak için “düzeltmeden” önce nasıl ölçüldüğünü ve neleri kapsadığını sorun.
Belgelerdeki şirket adları
Ticari faturadaki satıcıyı, alım yapmayı kararlaştırdığınız şirketle karşılaştırın. Çeki listesinde ayrıca gönderici, depo veya ihracatçı bulunabilir. Bu rolleri farklı şirketlerin üstlenmesi meşru olabilir, ancak ilişkileri işlem kayıtlarında açıklanmalıdır.
Satıcı Çin ana karasında bir işletmeyse İngilizce ticari adının yanında Çince tam kayıtlı adını ve Birleşik Sosyal Kredi Kodunu (USCC) saklayın. ChinaValidate şirket araması, tüzel kişiliği mevcut sicil bilgileriyle karşılaştırmaya yardımcı olur. Kimlik tespiti işletme ruhsatı dosyasıyla başlıyorsa işletme ruhsatı doğrulaması şirket alanlarını okuma ve karşılaştırmada kullanılabilir.
Bu kontrolün belirli bir amacı vardır: işlemde adı geçen işletmeyi tanımak. Kapalı kolilerin içindeki miktarı, ticari faturanın gerçekliğini veya malların gümrükten geçtiğini doğrulamaz. Bunlar için sevkiyat, ticaret ya da muayene kanıtları gerekir.
Örneğin A şirketi malları satarken B şirketi birleştirip sevk edebilir. B’nin rolünü hangi belgenin gösterdiğini ve sevkiyat talimatlarının uyumlu olup olmadığını sorun. Tedarikçi dosyasında A’yı açıklamadan B ile değiştirmeyin veya tüm ürünleri B’nin ürettiğini varsaymayın.
Kısmi sevkiyat ve yeniden paketleme
600 fincanlık siparişe dönelim. Taraflar önce 400 beyaz, sonra 200 mavi fincanın gönderilmesini kabul etmiş olsun. İlk sevkiyatın belgeleri, bu anlaşmaya göre gerçekten gönderilen malları ve tüm siparişle bağlantılı referansları göstermelidir. Siparişte 600 yazması, her sevkiyat belgesinde 600 tekrarlanmasını gerektirmez.
Basit bir miktar takibi tutun: sipariş edilen, bu sevkiyatta gönderilen, daha önce gönderilen ve kalan. Bunu yalnız toplam parça sayısıyla değil, model bazında yapın. Aksi hâlde doğru görünen bir bakiye, yanlış varyantın gönderildiğini gizleyebilir.
Yeniden paketleme ürün miktarını değiştirmeden koli numaralarını, ölçüleri ve brüt ağırlığı değiştirebilir. Paketleme kesinleşince son çeki listesini isteyin. Yeni liste eski taslağın yerini alıyorsa değişikliği belirtin ve taşıma organizatörüne veya gümrük müşavirine hangi sürümü kullanacağını bildirin.
Tedarikçinin PDF’sini kendiniz değiştirmek yerine eski sürümü iç kayıtlarda saklayın. Sorumlu düzenleyiciden düzeltilmiş belgeyi isteyin ve değişen alanları yeniden karşılaştırın. Böylece değişikliğin nedeni korunur, farklı ekiplerin farklı toplamlarla çalışması riski azalır.
Sevkiyat öncesi farkları çözün
Farklı birimler
Sayım biriminin değişmesi sık görülen bir karışıklık nedenidir. Faturada 100 set, çeki listesinde 300 parça yazabilir. Her set belirtilen üç parçadan oluşuyorsa sayılar uyuşabilir. Set içeriğini isteyin ve ambalaj dökümünde her bileşenin doğru miktarda bulunduğunu kontrol edin.
Malları kontrol etmeden “parça” başlığını “set” yaparak farkı çözmeyin. Düzenleyiciden açık birimler kullanmasını ve yararlıysa hem set sayısını hem bileşen miktarlarını göstermesini isteyin. Depo neyi sayacağını bilmeli, gümrük açıklaması da taşınan malları doğru anlatmalıdır.
Farklı taraf adları
Deponun hazırladığı çeki listesinde ticari satıcıdan farklı bir ad yer alabilir. Sevkiyat talimatı veya hizmet anlaşması üzerinden bu tarafın rolünü belirleyin. Açıklama aslında satıcının değiştiğini gösteriyorsa alıcının onayını ve uygun şekilde yenilenmiş ticari belgeleri alın. Şirket adı, görünümü eşitlemek için değiştirilecek bir biçimlendirme alanı değildir.
Varsa Çince asıl kimliği koruyun; bu, İngilizce yazımlar farklı olduğunda özellikle önemlidir. İki yazımın ayrı şirketleri gösterdiği sonucuna varmadan önce kayıtlı tüzel kişiliği karşılaştırın. Gerçekten ayrı şirketlerse kolaylık için kısa adı seçmek yerine ikisini de kaydedin.
Farklı toplamlar
Hesap hatasıyla kapsam farkını ayırın. Fatura planlanan iki sevkiyatın mallarını, çeki listesi yalnız ilkini kapsıyorsa toplamlar açıklanabilir bir nedenle farklı olabilir. Düzenleyiciye ve gümrük müşavirine mevcut taşıma için hangi ticari belgenin kullanılacağını ve kalan malların nasıl belgeleneceğini sorun.
Ayrıca aynı kapsamlı değerleri karşılaştırın. Ayrı kararlaştırılan navlunu içeren toplam, yalnız ürün satırlarının toplamına eşit olmaz. Tüm rakamları zorla eşitlemek yerine bileşenleri, para birimini ve teslim şartlarını uzlaştırın. Evrakı basitleştirmek için hiçbir zaman yapay olarak düşük değer talep etmeyin.
Birden fazla düzeltme bekleniyorsa kısa bir fark listesi tutun. Her konuya bir satır ayırın: belge sürümü, ilgili satır, görülen fark, sorumlu kişi ve çözüm. Düzeltilmiş belge veya kabul edilen açıklama gelmeden konuyu kapatmayın. Böylece yeni bir PDF’nin ilgisiz tüm açık sorunları çözdüğü varsayılmaz.
Yararlı bir düzeltme talebi dosyayı, alanı ve beklenen ilişkiyi belirtir. Örneğin: “Faturada C100 için 400 adet var; ancak 1–20 numaralı kolilerde 18’er adet bulunması toplam 360 eder. Fiilen paketlenen miktarı teyit edip tutarlı son belgeleri düzenleyin.” Bu ifade hangi belgenin yanlış olduğunu tahmin etmeden farkı gösterir.
Bazı farklar yazım düzeltmesi değil, ticari karar gerektirir. Eksik miktar, alternatif model, ek ücret veya ayrı sevkiyat alıcının onayını gerektirebilir. Bu onayı ve ilgili belge güncellemesini isteyin; iki dosyanın sayısal olarak eşleşmesi, değişen siparişin kabul edildiği anlamına gelmez.
Mallarla birlikte ücretsiz numune veya yedek parça gönderiliyorsa taşıma organizatörüne ya da gümrük danışmanına bildirin. Ödeme olmamasının beyan gerektirmediğini veya sıfır değerin kabul edileceğini varsaymayın. Doğru işlem, geçerli gümrük kurallarına ve sevkiyatın koşullarına bağlıdır.
Belge setini iletmeden önce kabul edilen siparişi ve değişikliklerini, son ticari faturayı, son çeki listesini, ilgili şirket kimliklerini ve rol ya da miktar farklarının açıklamalarını saklayın. Gümrük müşaviri ile mal kabul ekibinin aynı son sürümlere sahip olduğundan emin olun. Amaç yalnız toplamları eşit iki belge değil, izlenebilir bir sevkiyat kaydı oluşturmaktır.