Apostille Izin Usaha Tiongkok
Menyiapkan izin usaha Tiongkok daratan untuk penggunaan di luar negeri: persyaratan penerima, pengesahan, verifikasi apostille, dan identitas perusahaan.
Cari dengan nama resmi berbahasa Mandarin atau USCC, lalu pilih perusahaan yang sesuai dengan mitra Anda.
Bank, pelanggan, atau penyelenggara tender Anda di luar negeri meminta izin usaha Tiongkok yang disahkan notaris dan diberi apostille. Pemasok mengirim hasil pindai dengan beberapa stempel. Sebelum membayar dokumen tambahan atau menerima berkas tersebut, pastikan persyaratan penerima dan dokumen yang sebenarnya disahkan oleh setiap stempel.
Apostille membantu membuktikan asal dokumen publik untuk digunakan di luar negeri. Apostille tidak menjamin kesehatan keuangan perusahaan, kebenaran setiap pernyataan dalam lampiran, atau kewajiban penerima untuk menerima berkas. Izin usaha, terjemahan atau pengesahan, apostille, dan pendaftaran perusahaan saat ini masing-masing menjawab pertanyaan berbeda.
Panduan ini membahas dokumen yang diterbitkan di Tiongkok daratan untuk digunakan di luar negeri. Pembahasan mengikuti izin usaha sejak permintaan dokumen, persiapan, hingga verifikasi. Jalur yang tepat bergantung pada tujuan penggunaan, dokumen, serta persyaratan organisasi penerima.
Tentukan dokumen yang diminta
Mulailah dari petunjuk tertulis penerima. Istilah “dokumen perusahaan yang disahkan” terlalu umum untuk memesan layanan secara tepat. Tanyakan apakah bukti yang diminta berupa salinan izin usaha, rincian pendaftaran terkini, anggaran dasar, atau dokumen tertentu lainnya. Identifikasi perusahaan melalui nama lengkap dalam bahasa Mandarin dan Kode Kredit Sosial Terpadu.
Penerima mungkin menggunakan istilah internasional umum seperti sertifikat pendirian perusahaan. Untuk perusahaan di daratan, pastikan dahulu apakah izin usahanya memenuhi permintaan tersebut. Jangan membuat sertifikat berjudul bahasa Inggris atau mengganti judul laporan komersial perusahaan hanya agar unggahannya terlihat akrab. Panduan sertifikat pendaftaran perusahaan menjelaskan pemilihan dokumen awal itu.
Kemudian perjelas bentuk yang diperlukan: asli atau salinan, pengesahan yang diterima, bahasa terjemahan, usia dokumen, jumlah salinan, dan cara pengiriman. Selesaikan persyaratan ini sebelum pemasok memesan pekerjaan. Apostille yang dilekatkan pada versi dokumen yang salah tidak menyelesaikan masalah pemilihan dasarnya.
Misalnya, penyelenggara tender memerlukan rincian pendaftaran terkini, sedangkan pemasok memiliki salinan notarial dari izin yang terbit sebelum perubahan nama. Berkas lama dapat menjelaskan identitas terdahulu, tetapi penerimalah yang menentukan apakah berkas itu memenuhi tender. Dapatkan dokumen terkini yang diperlukan, bukan sekadar menambahkan lebih banyak stempel pada berkas lama.
Pisahkan lapisan dokumen
| Bagian berkas | Hal yang diperiksa | Pertanyaan yang dijawab |
|---|---|---|
| Izin usaha | Nama perusahaan dalam bahasa Mandarin, USCC, dan rincian yang tercatat | Usaha terdaftar mana yang diidentifikasi oleh izin yang diberikan? |
| Terjemahan | Versi sumber, kelengkapan kolom, dan pengesahan yang diwajibkan | Apakah penerima memiliki terjemahan dokumen sumber yang dapat diterima? |
| Pengesahan notarial atau lainnya | Penerbit, pernyataan, lampiran, dan hal tertentu yang disahkan | Apa yang disahkan oleh profesional atau lembaga penerbit? |
| Apostille | Otoritas penerbit, referensi tanda tangan atau cap dokumen, dan hasil verifikasi | Apakah asal dokumen publik yang mendasarinya diautentikasi melalui jalur ini? |
| Pencarian perusahaan terkini | Perusahaan yang cocok dan informasi pendaftaran terkini yang tersedia | Apa yang ditunjukkan catatan perusahaan yang diidentifikasi saat ini? |
Baca bunyi pengesahan yang sebenarnya. Pernyataan bahwa salinan sesuai dengan aslinya memiliki cakupan berbeda dari pernyataan tentang terjemahan. Keduanya tidak boleh diam-diam dianggap sebagai pernyataan bahwa semua klaim komersial perusahaan benar. Jika berkas memuat beberapa pernyataan, tentukan lampiran yang dicakup masing-masing.
Kementerian Luar Negeri Tiongkok menjelaskan perbedaan antara mengautentikasi tanda tangan atau cap resmi dan membuktikan isi dokumen dalam panduan autentikasinya. Ikhtisar Konvensi Apostille dari HCCH menjelaskan dampak apostille yang terbatas. Perbedaan ini penting ketika pemasok menyebut seluruh berkas sekadar “diverifikasi pemerintah”.
Periksa jalur negara tujuan
Konvensi Apostille mulai berlaku untuk Tiongkok daratan pada 7 November 2023. Pengumuman HCCH mencatat tanggal tersebut. Konvensi mengubah jalur autentikasi internasional bagi dokumen dalam cakupannya, tetapi tidak menghapus seluruh persyaratan dokumen dari penerima.
Periksa negara tujuan dan hubungan penerapan Konvensi menggunakan informasi resmi terkini. Jangan mengandalkan daftar lama negara anggota yang disalin dalam iklan agen. Hal yang relevan adalah apakah jalur Konvensi berlaku antara yurisdiksi penerbit dan penerima untuk dokumen yang dimaksud.
Jika jalur itu tidak berlaku, proses legalisasi konsuler mungkin diperlukan. Otoritas kehakiman Beijing menyebut izin usaha dan anggaran dasar perusahaan sebagai contoh dokumen bisnis untuk penggunaan di luar negeri serta mengarahkan pemohon pada persyaratan tujuan. Gunakan persyaratan tersebut untuk memilih jalur sebelum mengatur pengesahan.
Penawaran “layanan apostille” oleh perantara bukan bukti bahwa apostille sesuai untuk tujuan atau keperluan Anda. Minta perantara mengidentifikasi dokumen, lembaga penerbit, dan rangkaian proses yang diperlukan. Jika penerima hanya membutuhkan salinan izin biasa yang terbaca untuk pendaftaran mitra secara internal, pastikan dahulu apakah autentikasi tambahan memang diminta.
Siapkan sumber dengan benar
Mulailah dari izin yang lengkap dan terbaca milik perusahaan yang dimaksud. Cocokkan nama Mandarin dan USCC dengan informasi perusahaan terkini. Jika nama, alamat, atau rincian terdaftar lainnya telah berubah, tentukan versi yang dibutuhkan penerima sebelum memesan terjemahan atau salinan yang disahkan.
Pemasok perlu mengonfirmasi prosedur yang diterima kepada kantor notaris atau lembaga pengesahan yang sesuai. Sebagian dokumen bisnis menggunakan jalur pengesahan komersial; itu tidak berarti semua dokumen mengikuti urutan yang sama. Layanan sertifikat komersial CCPIT menjelaskan berbagai kategori dokumen dan bahan pendukung. Terapkan persyaratannya sesuai layanan dan hal yang disahkan.
Tunjukkan hubungan terjemahan dengan sumbernya. Pertahankan nama asli perusahaan dalam bahasa Mandarin dan pengenalnya meskipun terjemahan bahasa Inggris diwajibkan. Pastikan terjemahan mencakup seluruh dokumen, termasuk tanggal, label kolom, dan catatan penting. Profil perusahaan berbahasa Inggris yang lancar bukan terjemahan izin usaha hanya karena membahas perusahaan yang sama.
Bayangkan berkas hipotetis berisi izin terkini, terjemahan bahasa Inggris yang lebih lama, serta pengesahan yang baru terbit. Bandingkan versi sumber sebelum menerimanya. Jika terjemahan masih menampilkan nama lama, tanyakan kepada penerbit bagaimana ketidaksesuaian itu memengaruhi dokumen yang disahkan dan permintaan penerima. Jangan menyunting PDF sendiri agar tampak konsisten.
Pertahankan kelengkapan lampiran dan urutan halaman. Sertifikat dapat merujuk pada salinan atau terjemahan terlampir yang penting untuk memahami hal yang disahkan. Minta berkas elektronik asli yang lengkap atau hasil pindai lengkap. Foto apostille saja tidak menunjukkan dokumen perusahaan yang menyertainya.
Baca hal yang disahkan
Dalam berkas hipotetis, pernyataan notarial menyebutkan bahwa salinan terlampir sesuai dengan izin usaha yang diperlihatkan. Apostille mengautentikasi tanda tangan atau cap dokumen publik terkait. Perusahaan yang disebut dalam izin kemudian tetap perlu dihubungkan dengan pemasok dalam transaksi Anda. Itu tiga perbandingan yang berkaitan, bukan tiga versi dari verifikasi yang sama.
Sekarang anggap pemasok menyisipkan brosur penjualan berbahasa Inggris yang tidak ditandatangani. Kehadirannya dalam email tidak membuatnya menjadi bagian dari lampiran yang disahkan. Periksa rujukan halaman dan uraian dokumen yang dicakup pengesahan. Jika pengesahan mencakup salinan izin tetapi tidak menyebut brosur, jangan menyatakan klaim brosur telah disahkan notaris.
Kehati-hatian yang sama berlaku pada terjemahan nama perusahaan. Berkas dapat menyalin dengan tepat nama Inggris yang dipakai pemasok, atau memuat terjemahan penerjemah atas nama Mandarin terdaftar. Baca cara penyajian namanya. Pertahankan identitas Mandarin dan USCC agar perusahaan tetap dapat diidentifikasi saat ejaan Inggris berbeda antar dokumen.
Jika pernyataan yang disahkan tidak jelas, minta lembaga penerbit atau penerima menjelaskan cakupan yang diperlukan. Permintaan yang berguna menyebutkan kekurangannya: apakah salinan, terjemahan, tanda tangan, atau fakta tertentu tentang perusahaan harus disahkan. Memesan apostille kedua tanpa menyelesaikan pertanyaan itu dapat menghasilkan sertifikat autentik kedua yang tetap melekat pada bukti yang tidak menjawab permintaan.
Identifikasi otoritas penerbit
Entri otoritas berwenang Tiongkok daratan pada HCCH mencantumkan Kementerian Luar Negeri dan kantor urusan luar negeri setempat yang diberi kewenangan. Entri itu juga menyediakan tautan verifikasi daring resmi. Kantor notaris, lembaga pengesahan komersial, atau agen pengurusan dokumen dapat memiliki peran lain dalam persiapan berkas; jangan samakan peran tersebut dengan otoritas penerbit apostille.
Baca penerbit yang tercetak pada apostille sebenarnya dan bandingkan dengan informasi otoritas resmi terkait. Gunakan petunjuk terbaru penerbit untuk wilayah kewenangan permohonan dan dokumen yang diperlukan. Penjelasan proses secara umum tidak membuktikan bahwa kantor tertentu dapat menangani semua dokumen yang diterbitkan di mana saja di Tiongkok.
Sebelum membeli jasa agen, dapatkan uraian hasil yang akan diserahkan dan biayanya. Bedakan persiapan dokumen, penerjemahan, pengesahan, pengurusan apostille, dan pengiriman. Harga paket bisa memudahkan, tetapi tetap harus menjelaskan hasil yang Anda terima serta dokumen asli atau surat kuasa yang dibutuhkan agen.
Verifikasi berkas lengkap
Gunakan layanan verifikasi autentikasi dan apostille resmi Tiongkok melalui tautan dari otoritas resmi. Ikuti kolom dan petunjuk verifikasi yang ditampilkan layanan. Jangan menganggap kode QR menuju halaman pemasaran agen sendiri sebagai hasil verifikasi resmi.
Bandingkan informasi yang dikembalikan dengan sertifikat sebenarnya dan lampirannya. Simpan referensi yang dimasukkan, rincian hasil, dan tanggal pemeriksaan. Jika kode tidak terbaca atau halaman tidak dapat diakses, minta berkas lengkap yang lebih jelas atau tanyakan masalahnya kepada otoritas penerbit. Kesalahan akses bukan temuan bahwa sertifikat palsu.
Verifikasi yang berhasil tetap perlu dihubungkan dengan berkas yang diterima. Periksa penanda tangan atau cap dokumen yang disebut, rincian pengesahan, dan izin yang mendasarinya. Apostille asli yang disalin dari berkas lain tidak mengautentikasi lampiran yang tidak terkait hanya karena kedua halaman berada dalam satu email.
Untuk identitas perusahaan, gunakan pencarian perusahaan ChinaValidate atau pemeriksaan izin usaha untuk membandingkan kolom pendaftaran yang tersedia. Pemeriksaan tersebut tidak menerbitkan apostille, tidak mengesahkan terjemahan secara notarial, dan tidak menggantikan layanan verifikasi otoritas penerbit.
Tangani tanggal dan penolakan
Pisahkan tanggal apostille, pengesahan, izin, dan pencarian. Apostille yang baru diterbitkan tidak mengubah usia izin yang mendasarinya. Pencarian registri terkini tidak mengubah isi pengesahan lama. Penerima dapat memperhatikan salah satu atau keduanya, sesuai tujuan.
Jika penerima menolak berkas, mintalah alasan khusus sebelum memesan satu set lengkap lagi. Masalahnya mungkin berupa lampiran yang hilang, terjemahan yang tidak dapat diterima, perusahaan yang salah, persyaratan usia dokumen, atau jalur autentikasi. Masing-masing memerlukan perbaikan berbeda.
Misalnya, mengganti apostille tidak akan menambahkan dokumen pemegang saham yang belum ada ke dalam berkas izin. Mencetak ulang hasil pindai tidak memperbarui nama perusahaan lama. Tanyakan dokumen atau persyaratan tepat yang belum terpenuhi, lalu minta penerbit atau penyusun yang bertanggung jawab menanganinya melalui proses normal.
Berkas pemasok yang selesai sebaiknya menunjukkan apa yang diminta, apa yang diberikan, verifikasi resmi yang telah dilakukan, dan apakah organisasi penerima menerimanya. Simpan pemeriksaan identitas perusahaan terkini bersama dokumen itu. Berkas apostille yang disiapkan dengan benar dapat memenuhi persyaratan dokumen luar negeri, sementara pertanyaan biasa tentang kinerja pemasok, kewenangan, dan pengaturan pembayaran tetap memerlukan buktinya sendiri.