อพอสทิลใบอนุญาตประกอบธุรกิจจีน

ธนาคารต่างประเทศ ลูกค้า หรือผู้จัดประกวดราคาขอใบอนุญาตประกอบธุรกิจจีนที่ผ่านการรับรองโดยโนตารีและมีอพอสทิล ซัพพลายเออร์ส่งไฟล์สแกนที่มีตราหลายดวงมาให้ ก่อนจ่ายเงินทำเอกสารอีกชุดหรือรับไฟล์นั้น ควรระบุให้ชัดว่าผู้รับต้องการอะไรและตราแต่ละดวงรับรองเอกสารใดจริง ๆ

อพอสทิลช่วยยืนยันที่มาของเอกสารมหาชนเพื่อนำไปใช้ต่างประเทศ ไม่ได้รับรองว่าบริษัทมีฐานะการเงินมั่นคง ข้อความทุกอย่างในเอกสารแนบถูกต้อง หรือผู้รับมีหน้าที่ต้องยอมรับชุดเอกสาร ใบอนุญาต คำแปลหรือหนังสือรับรอง อพอสทิล และข้อมูลทะเบียนบริษัทปัจจุบัน ตอบคำถามคนละเรื่อง

คู่มือนี้กล่าวถึงเอกสารที่ออกในจีนแผ่นดินใหญ่เพื่อนำไปใช้ต่างประเทศ โดยติดตามใบอนุญาตตั้งแต่การขอเอกสาร การเตรียม และการตรวจสอบ เส้นทางที่แน่นอนขึ้นอยู่กับปลายทาง ประเภทเอกสาร และข้อกำหนดขององค์กรผู้รับ

กำหนดเอกสารที่ต้องการ

เริ่มจากคำสั่งเป็นลายลักษณ์อักษรของผู้รับ “เอกสารบริษัทที่รับรองแล้ว” กว้างเกินไปสำหรับสั่งทำอย่างถูกต้อง ถามว่าต้องการสำเนาใบอนุญาต รายการทะเบียนปัจจุบัน ข้อบังคับบริษัท หรือเอกสารที่ระบุชนิดอื่น ใช้ชื่อจีนเต็มและรหัสเครดิตทางสังคมแบบรวมเพื่อระบุบริษัท

ผู้รับอาจใช้ชื่อสากลทั่วไป เช่น Certificate of Incorporation สำหรับบริษัทจีนแผ่นดินใหญ่ ให้ยืนยันก่อนว่าใบอนุญาตประกอบธุรกิจตอบข้อเรียกร้องนั้นหรือไม่ อย่าทำใบรับรองหัวข้อภาษาอังกฤษขึ้นเองหรือเปลี่ยนชื่อรายงานบริษัทเชิงพาณิชย์เพียงเพื่อให้ไฟล์อัปโหลดดูคุ้นเคย คู่มือเอกสารรับรองการจดทะเบียนบริษัท อธิบายการเลือกเอกสารขั้นแรกนี้

จากนั้นระบุรูปแบบ ได้แก่ ต้นฉบับหรือสำเนา การรับรองที่ยอมรับ ภาษาแปล อายุเอกสาร จำนวนชุด และวิธีส่ง ควรตกลงก่อนซัพพลายเออร์ว่าจ้างดำเนินการ อพอสทิลที่แนบกับเอกสารผิดฉบับไม่แก้ปัญหาที่เกิดจากการเลือกเอกสารผิดตั้งแต่ต้น

ตัวอย่างเช่น ผู้จัดประกวดราคาอาจต้องการข้อมูลทะเบียนปัจจุบัน แต่ซัพพลายเออร์มีสำเนาใบอนุญาตที่รับรองก่อนเปลี่ยนชื่อ ชุดเก่าอาจอธิบายตัวตนในอดีตได้ แต่จะใช้ยื่นได้หรือไม่ต้องให้ผู้รับนั้นตัดสิน ควรขอข้อมูลปัจจุบันที่ต้องการ แทนการเพิ่มตราให้แฟ้มเก่า

แยกชั้นของเอกสาร

อ่านแต่ละส่วนตามหน้าที่ของมัน

ส่วนของชุดเอกสาร	สิ่งที่ตรวจ	คำถามที่ตอบ
ใบอนุญาตประกอบธุรกิจ	ชื่อจีน USCC และรายการที่บันทึก	ใบอนุญาตที่ได้รับระบุธุรกิจจดทะเบียนใด?
คำแปล	ฉบับต้นทาง ช่องข้อมูลครบถ้วน และการรับรองที่กำหนด	ผู้รับมีคำแปลต้นฉบับที่ยอมรับได้หรือไม่?
การรับรองโดยโนตารีหรือประเภทอื่น	ผู้ออก ข้อความรับรอง เอกสารแนบ และประเด็นที่รับรอง	ผู้ประกอบวิชาชีพหรือหน่วยงานผู้ออกได้รับรองอะไร?
อพอสทิล	หน่วยงานผู้ออก ลายมือชื่อหรือตราที่อ้างถึง และผลตรวจสอบ	ที่มาของเอกสารมหาชนที่เกี่ยวข้องได้รับการรับรองผ่านวิธีนี้หรือไม่?
การค้นหาบริษัทปัจจุบัน	บริษัทที่ตรงกันและข้อมูลทะเบียนปัจจุบันที่มี	ทะเบียนของบริษัทที่ระบุแสดงอะไรในขณะนี้?

อ่านข้อความรับรองจริง การยืนยันว่าสำเนาตรงกับต้นฉบับมีขอบเขตต่างจากข้อความเกี่ยวกับคำแปล ไม่ควรขยายอย่างเงียบ ๆ ให้เป็นการยืนยันว่าคำกล่าวทางธุรกิจของบริษัททั้งหมดเป็นจริง หากชุดเอกสารมีหลายคำรับรอง ให้ระบุว่าแต่ละคำครอบคลุมเอกสารแนบใด

คำแนะนำการรับรอง ของกระทรวงการต่างประเทศจีนแยกการยืนยันลายมือชื่อหรือตราทางการออกจากการพิสูจน์เนื้อหาเอกสาร สรุปอนุสัญญาอพอสทิล ของ HCCH อธิบายผลที่จำกัดของอพอสทิล ความแตกต่างนี้สำคัญเมื่อซัพพลายเออร์เรียกรวมทั้งชุดว่า “รัฐบาลตรวจสอบแล้ว”

ตรวจเส้นทางของปลายทาง

อนุสัญญาอพอสทิลมีผลใช้กับจีนแผ่นดินใหญ่เมื่อวันที่ 7 พฤศจิกายน 2023 ประกาศ HCCH บันทึกเหตุการณ์นี้ การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวปรับเส้นทางรับรองระหว่างประเทศสำหรับเอกสารในขอบเขตอนุสัญญา ไม่ได้ยกเลิกข้อกำหนดเอกสารทั้งหมดของผู้รับ

ตรวจปลายทางและความสัมพันธ์ตามอนุสัญญาที่ใช้ได้จากข้อมูลทางการปัจจุบัน อย่าอาศัยรายชื่อประเทศเก่าที่คัดลอกลงโฆษณาของเอเจนซี ประเด็นคือเส้นทางอนุสัญญาใช้ระหว่างเขตอำนาจผู้ออกและผู้รับสำหรับเอกสารนั้นหรือไม่

หากใช้เส้นทางนี้ไม่ได้ อาจต้องผ่านการรับรองนิติกรณ์ทางกงสุล หน่วยงานยุติธรรมปักกิ่งยกใบอนุญาตและข้อบังคับบริษัทเป็นตัวอย่างเอกสารธุรกิจสำหรับต่างประเทศ และให้ผู้ยื่นยึดข้อกำหนดปลายทาง ใช้ข้อกำหนดเหล่านั้นเลือกเส้นทางก่อนจัดการรับรอง

ตัวกลางเสนอ “บริการอพอสทิล” ไม่ใช่หลักฐานว่าอพอสทิลเหมาะกับปลายทางหรือวัตถุประสงค์ของคุณ ขอให้ระบุเอกสาร หน่วยงานผู้ออก และลำดับการรับรองที่ต้องใช้ หากผู้รับต้องการเพียงสำเนาอ่านได้ตามปกติเพื่อขึ้นทะเบียนซัพพลายเออร์ภายใน ให้ยืนยันก่อนว่าขอการรับรองเพิ่มเติมจริงหรือไม่

เตรียมต้นทางให้ถูกต้อง

เริ่มจากใบอนุญาตที่ครบ อ่านได้ และเป็นของบริษัทเป้าหมาย เทียบชื่อจีนและ USCC กับข้อมูลบริษัทปัจจุบัน หากชื่อ ที่อยู่ หรือรายการอื่นเปลี่ยน ให้ระบุฉบับที่ผู้รับต้องการก่อนสั่งแปลหรือทำสำเนารับรอง

ซัพพลายเออร์ควรยืนยันขั้นตอนที่ยอมรับกับสำนักงานโนตารีหรือหน่วยงานรับรองอื่นที่เหมาะสม เอกสารธุรกิจบางชนิดใช้เส้นทางรับรองทางการค้า ไม่ได้หมายความว่าทุกเอกสารดำเนินตามลำดับเดียวกัน บริการหนังสือรับรองทางการค้าของ CCPIT อธิบายประเภทเอกสารและหลักฐานประกอบ ให้ถือว่าข้อกำหนดนั้นเฉพาะต่อบริการและเรื่องที่รับรอง

ทำให้ความเชื่อมโยงระหว่างคำแปลกับต้นฉบับชัดเจน เก็บชื่อจีนเดิมและรหัสบริษัทแม้ต้องแปลเป็นอังกฤษ ตรวจว่าครอบคลุมทั้งเอกสาร รวมวันที่ ชื่อช่อง และหมายเหตุสำคัญ ประวัติบริษัทภาษาอังกฤษที่อ่านลื่นไม่ได้กลายเป็นคำแปลใบอนุญาตเพียงเพราะพูดถึงธุรกิจเดียวกัน

สมมติชุดเอกสารมีใบอนุญาตปัจจุบัน คำแปลอังกฤษเก่า และหนังสือรับรองที่เพิ่งออก ก่อนรับให้เทียบฉบับต้นทาง หากคำแปลยังเป็นชื่อเดิม ถามผู้ออกว่าความต่างนั้นกระทบเนื้อหาที่รับรองและคำขอของผู้รับอย่างไร อย่าแก้ PDF เองเพื่อให้ดูตรงกัน

เก็บเอกสารแนบและลำดับหน้าครบ หนังสือรับรองอาจอ้างสำเนาหรือคำแปลแนบที่จำเป็นต่อการเข้าใจขอบเขต ขอไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ต้นฉบับทั้งหมดหรือสแกนครบชุด ภาพถ่ายอพอสทิลเพียงหน้าเดียวไม่แสดงว่ามันประกอบกับเอกสารบริษัทใด

อ่านสิ่งที่ได้รับรอง

ในชุดสมมติ ข้อความโนตารีระบุว่าสำเนาแนบตรงกับใบอนุญาตที่นำมาแสดง อพอสทิลยืนยันลายมือชื่อหรือตราของเอกสารมหาชนที่เกี่ยวข้อง จากนั้นยังต้องเชื่อมบริษัทในใบอนุญาตเข้ากับซัพพลายเออร์ในธุรกรรมของคุณ นี่คือสามการเปรียบเทียบที่สัมพันธ์กัน ไม่ใช่การตรวจเดียวกันสามรูปแบบ

สมมติซัพพลายเออร์ยังใส่โบรชัวร์ขายภาษาอังกฤษที่ไม่ลงนามด้วย การอยู่ในอีเมลเดียวกันไม่ทำให้เป็นส่วนของเอกสารแนบที่รับรอง ตรวจเลขหน้าอ้างอิงและคำอธิบายเนื้อหาที่ครอบคลุม หากครอบคลุมสำเนาใบอนุญาตแต่ไม่กล่าวถึงโบรชัวร์ อย่าอธิบายว่าคำกล่าวในโบรชัวร์ผ่านโนตารีแล้ว

ชื่อบริษัทฉบับแปลต้องใช้ความระวังเช่นกัน ชุดเอกสารอาจถ่ายทอดชื่ออังกฤษที่ซัพพลายเออร์เลือกใช้ หรือเป็นคำแปลของชื่อจีนจดทะเบียน อ่านวิธีนำเสนอชื่อ เก็บตัวตนภาษาจีนและ USCC เพื่อยังระบุบริษัทได้เมื่อการสะกดอังกฤษต่างกันระหว่างเอกสาร

หากข้อความรับรองไม่ชัด ให้ถามผู้ออกหรือผู้รับถึงขอบเขตที่ต้องการ คำขอที่มีประโยชน์ระบุส่วนที่ขาดว่าต้องรับรองสำเนา คำแปล ลายมือชื่อ หรือข้อเท็จจริงบริษัทใด การสั่งอพอสทิลอีกใบโดยไม่ตอบเรื่องนี้อาจได้ใบรับรองแท้อีกใบที่แนบกับหลักฐานซึ่งยังไม่ตรงคำขอ

ระบุหน่วยงานผู้ออก

รายการหน่วยงานผู้มีอำนาจของจีนแผ่นดินใหญ่ใน HCCH ระบุกระทรวงการต่างประเทศและสำนักงานกิจการต่างประเทศท้องถิ่นที่ได้รับมอบหมาย พร้อมลิงก์ตรวจออนไลน์ทางการ สำนักงานโนตารี ผู้รับรองการค้า หรือเอเจนต์เอกสารอาจมีหน้าที่อื่นในการเตรียมชุด ไม่ควรสับสนกับหน่วยงานออกอพอสทิล

อ่านชื่อผู้ออกที่พิมพ์บนอพอสทิลจริงแล้วเทียบข้อมูลหน่วยงานทางการ ใช้คำแนะนำปัจจุบันของผู้ออกเกี่ยวกับเขตอำนาจรับคำขอและเอกสาร คำอธิบายกระบวนการทั่วไปไม่พิสูจน์ว่าสำนักงานแห่งหนึ่งจัดการเอกสารทุกชนิดจากทุกพื้นที่ของจีนได้

ก่อนซื้อบริการเอเจนซี ขอคำอธิบายสิ่งที่จะได้รับและค่าใช้จ่าย แยกการเตรียมเอกสาร การแปล การรับรอง การดำเนินอพอสทิล และการส่ง ราคาชุดอาจสะดวก แต่ควรระบุผลลัพธ์และต้นฉบับหรือหนังสือมอบอำนาจที่เอเจนต์ต้องใช้

ตรวจทั้งชุดเอกสาร

ใช้บริการตรวจการรับรองและอพอสทิลทางการของจีน โดยเข้าผ่านลิงก์หน่วยงานทางการ ทำตามช่องและคำแนะนำที่บริการแสดง อย่าถือคิวอาร์โค้ดที่ไปหน้าโฆษณาของเอเจนต์เป็นผลตรวจทางการ

เทียบข้อมูลที่ได้กลับมากับใบรับรองจริงและเอกสารแนบ เก็บข้อมูลอ้างอิงที่กรอก รายละเอียดผล และวันที่ตรวจ หากรหัสอ่านไม่ได้หรือเข้าเว็บไม่ได้ ขอไฟล์ครบชุดที่ชัดขึ้นหรือถามหน่วยงานผู้ออก ความผิดพลาดในการเข้าถึงไม่ใช่ข้อสรุปว่าใบรับรองปลอม

แม้ตรวจสำเร็จก็ต้องเชื่อมผลกับชุดที่ได้รับ ตรวจผู้ลงนามหรือตราที่ระบุ รายละเอียดการรับรอง และใบอนุญาตต้นทาง อพอสทิลแท้ที่คัดลอกจากอีกชุดไม่รับรองเอกสารแนบที่ไม่เกี่ยวข้องเพียงเพราะทั้งสองหน้าอยู่ในอีเมลเดียวกัน

สำหรับตัวตนบริษัท ใช้การค้นหาบริษัทของ ChinaValidate หรือการตรวจใบอนุญาตประกอบธุรกิจ เพื่อเทียบช่องทะเบียนที่มี การตรวจเหล่านี้ไม่ได้ออกอพอสทิล ไม่รับรองคำแปลโดยโนตารี และไม่แทนบริการตรวจของหน่วยงานผู้ออก

จัดการวันที่และการไม่รับเอกสาร

แยกวันที่อพอสทิล วันที่หนังสือรับรอง วันที่ใบอนุญาต และวันที่ค้นหา อพอสทิลที่ออกใหม่ไม่ได้เปลี่ยนอายุใบอนุญาตต้นทาง การค้นทะเบียนปัจจุบันไม่เปลี่ยนข้อความของหนังสือรับรองเก่า ผู้รับอาจสนใจอย่างใดอย่างหนึ่งหรือทั้งสองอย่างตามวัตถุประสงค์

หากผู้รับไม่ยอมรับชุดเอกสาร ให้ขอเหตุผลที่แน่นอนก่อนสั่งทำใหม่ทั้งหมด ปัญหาอาจเป็นเอกสารแนบขาด คำแปลไม่ยอมรับ บริษัทผิด อายุเอกสาร หรือเส้นทางรับรอง แต่ละอย่างต้องแก้ต่างกัน

ตัวอย่างเช่น เปลี่ยนอพอสทิลไม่ได้เพิ่มเอกสารผู้ถือหุ้นที่ขาดในชุดใบอนุญาต พิมพ์สแกนใหม่ไม่ได้เปลี่ยนชื่อบริษัทเดิม ถามว่าเอกสารหรือข้อกำหนดใดยังไม่ครบ แล้วให้ผู้ออกหรือผู้จัดเตรียมที่รับผิดชอบแก้จุดนั้นตามกระบวนการปกติ

แฟ้มซัพพลายเออร์ที่เสร็จควรแสดงว่าขออะไร ได้รับอะไร ตรวจทางการข้อใดเสร็จ และองค์กรผู้รับยอมรับหรือไม่ เก็บผลตรวจตัวตนบริษัทปัจจุบันไว้คู่เอกสาร ชุดอพอสทิลที่เตรียมถูกต้องช่วยตอบข้อกำหนดเอกสารต่างประเทศได้ ส่วนคำถามทั่วไปเรื่องผลงาน อำนาจ และการชำระเงินของซัพพลายเออร์ยังต้องใช้หลักฐานของแต่ละเรื่อง