Chinesische Lieferanten auf WeChat prüfen

Ihr neuer Lieferant antwortet schnell auf WeChat, schickt Produktfotos und bietet einen Rundgang durch die Werkstatt per Videoanruf an. Das Gespräch wirkt persönlich. Trotzdem müssen Sie noch klären, welches Unternehmen in Festlandchina hinter dem Angebot steht und ob dieser Kontakt für das Unternehmen sprechen kann.

Beginnen Sie mit dieser Verbindung. Ein WeChat-Nickname bezeichnet ein Konto im Gespräch, ist aber kein Suchschlüssel für das Unternehmensregister. Eine Geschäftslizenz nennt eine registrierte Einheit. Dass jemand ein Bild davon besitzt, beweist jedoch keine Beschäftigung dort. Eine sinnvolle Prüfung verbindet Konto, Person, Unternehmen und konkreten Auftrag.

Dafür müssen Sie ein normales Beschaffungsgespräch nicht in ein Verhör verwandeln. Bitten Sie um wenige gezielte Unternehmensangaben, gleichen Sie diese mit einer unabhängigen Quelle ab und bestätigen Sie den Kontakt über einen separat ermittelten Unternehmenskanal.

Den Kontotyp einordnen

Klären Sie zunächst, was Sie vor sich haben. Ein privater Kontakt, ein WeCom-Kontakt und ein offizielles Konto können zur selben Geschäftsbeziehung gehören, liefern aber unterschiedliche Informationen. Geben Sie ihnen nicht dieselbe Bedeutung, nur weil sie in einer vertrauten Nachrichten-App erscheinen.

Tencent beschreibt Weixin und WeChat als getrennte, miteinander nutzbare Dienste: Weixin richtet sich an Festlandchina, WeChat an Nutzer in anderen Regionen. Der Name, den ein ausländischer Käufer sieht, verrät daher für sich genommen nicht, in welchem Rechtsgebiet der Lieferant registriert ist.

Kontakttyp	Nützliche Ausgangsinformation	Noch zu prüfen
Privates Chatkonto	Das tatsächlich kontaktierte Konto und der darin enthaltene Gesprächsverlauf.	Der registrierte Verkäufer und die Beziehung der Person zu ihm.
WeCom-Kontakt	Die beim Kontakt angezeigten Organisationsangaben.	Die vollständige juristische Einheit hinter dem Anzeigenamen und die Rolle der Person bei diesem Auftrag.
Offizielles Konto	Die veröffentlichten Informationen und die im Profil verfügbaren Angaben zum Betreiber.	Ob dieser Betreiber der vorgesehene Verkäufer, ein Markeninhaber oder ein anderer Beteiligter ist.

WeCom ist Tencents Kommunikationsprodukt für Unternehmen. Es ermöglicht den Austausch zwischen Mitarbeitern und Kunden, die Weixin nutzen. Das liefert hilfreichen Kontext, doch die angezeigte Organisation muss weiterhin der vollständigen chinesischen Unternehmensidentität zugeordnet werden, die Sie prüfen.

Ein offizielles Konto dient der Veröffentlichung und der Bereitstellung von Diensten. Tencent unterscheidet Abonnement- und Servicekonten und erklärt, dass Personen oder Organisationen darüber veröffentlichen können. Die Bezeichnung „offizielles Konto“ allein bestätigt nicht, dass dessen Betreiber Ihr Lieferant ist.

Lesen Sie die Angaben, die in Ihrer Sitzung tatsächlich zugänglich sind. Wird der vollständige Betreibername angezeigt, speichern Sie ihn. Sehen Sie nur einen Kurznamen, fragen Sie nach dem eingetragenen Namen. Funktionen und sichtbare Felder können unterschiedlich sein. Ein fehlendes Feld erfordert eine gezielte Nachfrage, keine vermutete Identität.

Die Unternehmensidentität anfordern

Fragen Sie, welches Unternehmen im Angebot und im Auftrag als Verkäufer genannt wird. Lassen Sie sich bei einer Gesellschaft in Festlandchina den vollständigen eingetragenen chinesischen Namen und den einheitlichen Sozialkreditcode geben. Fordern Sie eine lesbare Kopie der Geschäftslizenz an und bitten Sie darum, Name und Code zusätzlich als Text zu senden, damit Sie beides mit dem Bild vergleichen können.

Verwenden Sie den vollständigen Namen, statt einen englischen Markennamen ins Chinesische zurückzuübersetzen. Auf der Lizenz steht der Name unter 名称, der Code unter 统一社会信用代码. Der Code hat 18 Zeichen. Eine WeChat-ID, Telefonnummer oder der Name einer Chatgruppe ersetzt ihn nicht.

Meist genügt eine kurze Anfrage: „Bitte senden Sie den vollständigen eingetragenen chinesischen Namen und den Code des Unternehmens, das diesen Auftrag verkauft, seine Geschäftslizenz und Ihre Funktion dort. Bitte nennen Sie außerdem einen Unternehmenskontakt, der die Vereinbarung bestätigen kann.“ Passen Sie die Formulierung an Ihre Beziehung an und bewahren Sie die Antwort auf.

Fragen Sie offen nach einer Handelsgesellschaft oder einem Agenten. Ihr Gegenüber kann für einen Hersteller verkaufen, für einen Einkaufsdienst arbeiten oder einen Exporteur vertreten. Das sind unterschiedliche Geschäftsmodelle, keine automatischen Belege für Unehrlichkeit. Im Auftrag sollten der tatsächliche Verkäufer und die Verantwortlichkeiten klar sein.

Für den Beginn dieser Unternehmensprüfung brauchen Sie nicht die private Ausweisnummer des Vertriebsmitarbeiters. Relevant sind zunächst die Unternehmensidentität und die Aufgabe der Person. Eine Sammlung persönlicher Dokumente würde einen ungeklärten Unterschied zwischen dem Verkäufer im Angebot und dem Unternehmen auf der Lizenz nicht erklären.

Unternehmen und Kontakt bestätigen

Suchen Sie den chinesischen Namen oder Code im National Enterprise Credit Information Publicity System Chinas oder bei einem Unternehmensinformationsdienst. Vergleichen Sie das Ergebnis mit der vorgelegten Lizenz, einschließlich Name, Code und aktuellem Registerstatus. Speichern Sie das Abfragedatum zusammen mit den geprüften Unterlagen.

Chinas Vorschriften zur Registrierung von Marktteilnehmern beschreiben die Angaben auf einer Geschäftslizenz. Sie bilden eine Grundlage zur Identifizierung des Unternehmens. Sie liefern aber keine Liste seiner Vertriebsmitarbeiter und bestätigen nicht, dass ein bestimmtes Nachrichtenkonto zu Verhandlungen mit Ihnen berechtigt ist.

Nutzen Sie die Unternehmenssuche von ChinaValidate, wenn Sie Name oder Code haben. Ist ein Dokumentbild Ihr Ausgangspunkt, kann die Prüfung der Geschäftslizenz beim Lesen und Abgleichen der Unternehmensangaben helfen. Vergleichen Sie ausgelesenen Text mit dem Original, besonders bei unscharfen oder beschnittenen Bildern.

Bestätigen Sie anschließend die Person über einen unabhängig vom neuen Chat ermittelten Kanal. Das kann die bestehende Unterhaltung auf der Plattform sein, auf der Sie den Lieferanten kennengelernt haben, ein bereits geprüfter Unternehmenskontakt oder eine Telefonnummer, die nachweislich zum Unternehmen gehört. Eine Nachfrage bei einer zweiten Nummer derselben noch unbestätigten Person ist keine unabhängige Prüfung.

1. Das Gespräch zuordnen. Nennen Sie dem Unternehmen den Namen oder die Kontoreferenz des Kontakts und das erhaltene Angebot.
2. Die Aufgabe bestätigen. Fragen Sie, ob diese Person den vorgesehenen Auftrag betreut und wer Änderungen genehmigt.
3. Den Verkäufer klären. Bestätigen Sie, welches Unternehmen die Waren verkauft, wenn Kontakt, Marke und Hersteller unterschiedliche Namen verwenden.
4. Die Antwort aufbewahren. Halten Sie fest, wer die Beziehung über welchen Kanal und an welchem Datum bestätigt hat.

Für eine neue Firmenwebsite oder E-Mail-Adresse nutzen Sie den separaten Leitfaden zur Prüfung von Lieferantenwebsites und E-Mail-Adressen. Ziel ist ein verlässlicher Unternehmenskanal. Nicht jede Website mit passendem Logo ist deshalb bereits unabhängig geprüft.

Fotos und Anrufe gezielt einsetzen

Ein Werkstattvideo kann helfen, die vorgesehenen Arbeiten für Ihr Produkt zu besprechen. Es sollte eine konkrete praktische Frage beantworten: wo eine Naht genäht wird, wie Material zugeschnitten wird oder wie fertige Artikel geprüft werden. Ein kurzer Kameraschwenk über Maschinen bringt weniger, wenn unklar ist, welcher Arbeitsschritt entscheidend ist.

Wer beispielsweise Stofftaschen bestellt, kann darum bitten, das vorgesehene Material neben das freigegebene Muster zu legen und Reißverschluss sowie Nahtverarbeitung zu besprechen. Beziehen Sie Ihre Fragen auf die Spezifikation. Aussagekräftig sind der gezeigte Prozess und die Antworten, nicht der beeindruckende Eindruck des Raums.

Fragen Sie, wer den Standort betreibt und welche Arbeiten ausgelagert werden. Ist der Verkäufer eine Handelsgesellschaft, kann die Besichtigung oder der Anruf einen anderen Hersteller betreffen. Dokumentieren Sie diese Beziehung, statt anzunehmen, das Unternehmen besitze jedes Gebäude oder jede Maschine, die es zeigen kann.

Eine lange Reihe von Produktbeiträgen bietet Gesprächskontext, doch Bilder können kopiert und Beiträge veraltet sein. Auch ein leerer Feed beweist kein Scheinunternehmen: Menschen wählen unterschiedliche Sichtbarkeitseinstellungen. Machen Sie aus der Aktivität in sozialen Medien keine Bewertung von Registerstatus oder Zuverlässigkeit.

Rechtfertigen Produkt oder Auftrag eine Inspektion, organisieren Sie die passende Standort- oder Warenprüfung gesondert. Ein Anruf kann sie vorbereiten. Er liefert nicht dieselben Beobachtungen wie eine vereinbarte Inspektion am betreffenden Standort oder an der betreffenden Sendung.

Änderungen dem Auftrag zuordnen

Im Chat lässt sich ein Muster bequem besprechen, doch wichtige Änderungen können zwischen Fotos, Sprachnachrichten und kurzen Antworten untergehen. Senden Sie nach einer Einigung eine knappe schriftliche Zusammenfassung von Produkt, Spezifikation, Menge, Preisgrundlage und vorgesehenem Verkäufer. Bitten Sie den zuständigen Unternehmenskontakt um Bestätigung im bestehenden Bestellprozess.

Ein fiktiver Fall: Alex sendet ein Angebot für Stofftaschen unter einem Firmennamen und fügt später einen Kollegen hinzu, der den Käufer um einen anderen Verkäufer bittet. Der Kollege kann einen echten Auftrag übernehmen. Trotzdem muss erklärt werden, welche beiden Unternehmen beteiligt sind und welches für den Verkauf verantwortlich ist.

Bewahren Sie das frühere Angebot auf, statt es zu überschreiben. Lassen Sie den etablierten Unternehmenskontakt die neue Vereinbarung bestätigen und fordern Sie aktualisierte Auftragsunterlagen beim verantwortlichen Aussteller an. „Gehört alles zur selben Gruppe“ nennt weder den vertraglichen Verkäufer noch erklärt es die Änderung.

Geänderte Bankdaten erfordern eine eigene Prüfung. Der Leitfaden des Australian Cyber Security Centre zu betrügerischen Geschäfts-E-Mails empfiehlt, sensible Anfragen unabhängig zu bestätigen. Übertragen Sie dieses Prüfprinzip auf unerwartete Zahlungsanweisungen im Chat und nutzen Sie für den Unternehmensvergleich den Leitfaden zur Prüfung des Zahlungsempfängers.

Bewahren Sie Originaldateien und den relevanten Gesprächszusammenhang auf. Ein beschnittener Screenshot mit „Ja“ lässt sich ohne die beantwortete Frage kaum einordnen. Ändert eine Sprachnachricht eine Auftragsbedingung, bitten Sie um deren schriftliche Bestätigung, statt sich später auf die Erinnerung an den Anruf zu verlassen.

Einen klaren Kontaktvermerk abschließen

Das Ergebnis sollte konkret sein: Dieses Konto wird von diesem Kontakt genutzt, das Unternehmen hat diese Funktion bestätigt und diese registrierte Einheit ist der vorgesehene Verkäufer. Das ist hilfreicher als ein allgemeiner Vermerk „auf WeChat verifiziert“ in der Einkaufsakte.

Existiert das Unternehmen, lässt sich der Kontakt aber nicht zuordnen, halten Sie diesen Unterschied sichtbar fest. Ist der Kontakt bestätigt, wechselt jedoch der Verkäufer, prüfen Sie die neue Einheit und ihre Rolle. Beides entwertet die bisherige Arbeit nicht, sondern zeigt genau, welche Verbindung noch offen ist.

Für die erste Unternehmensprüfung beschaffen Sie den chinesischen Namen und Code, suchen das Unternehmen in Festlandchina und speichern das Ergebnis beim Angebot und der Kontaktbestätigung. So können Sie mit einer dokumentierten Unternehmensidentität weiterverhandeln, statt nur auf einen Nickname, ein Lizenzbild oder einen freundlichen Anruf zu vertrauen.