Cách xác minh công ty giao nhận vận tải Trung Quốc

• Trước khi bàn giao hàng hóa: xác định pháp nhân chấp nhận giám hộ hàng hóa và quy trình văn bản từ kho hàng đến hãng vận tải.
• Trước khi thanh toán số dư cước phí: xác định bên phát hành chứng từ, chuỗi tại điểm đến, thẩm quyền của người thụ hưởng và phương thức phát hành hàng.

Công ty trên báo giá chỉ là mắt xích đầu tiên

Công ty giao nhận vận tải ký kết hợp đồng

Công ty được nêu tên trong thỏa thuận dịch vụ hoặc báo giá đã được chấp nhận. Cần có thể xác định pháp nhân này bằng tên pháp lý chính xác bằng tiếng Trung và Mã tín dụng xã hội thống nhất (USCC), chứ không chỉ bằng tên giao dịch bằng tiếng Anh.

Bên đặt chỗ hoặc NVOCC

Bên đặt chỗ vận tải và, khi hoạt động với tư cách là hãng vận tải chung không sở hữu tàu (NVOCC), ký hợp đồng với tư cách là hãng vận tải, nhận hoặc giao hàng hóa, và có thể phát hành chứng từ vận tải riêng. Bên này có thể khác với hãng vận tải biển hoặc hàng không thực hiện việc vận chuyển vật lý lô hàng.

Hãng vận tải thực tế

Hãng tàu, hãng hàng không, nhà khai thác đường sắt, công ty vận tải đường bộ hoặc nhà khai thác khác thực hiện việc vận chuyển liên quan. Mã đặt chỗ và chứng từ vận tải của họ phải khớp với tuyến đường mà người mua đã mua.

Các bên liên quan đến hải quan và điểm đến

Đại lý khai báo xuất khẩu, đại lý hải quan tại điểm đến, nhà nhập khẩu ghi danh, bên nộp thuế, kho hàng và nhà vận chuyển chặng cuối có thể đều là các doanh nghiệp khác nhau. Giá DDP không làm biến mất các vai trò đó.

Người thụ hưởng thanh toán

Chủ tài khoản nhận tiền đặt cọc cước vận chuyển, số dư, thuế hoặc phí tại điểm đến. Một người thụ hưởng khác cần có mối quan hệ được ghi chép và lý do phù hợp với chuỗi dịch vụ; không nên mặc định coi đây là công ty ký kết hợp đồng.

Xác minh vai trò được cam kết trong giao dịch này. Một công ty có thể tồn tại thực tế và đang hoạt động nhưng vẫn không thiết lập được rằng họ kiểm soát chức năng đặt chỗ, chứng từ, kho bãi, hải quan hoặc tại điểm đến mà báo giá đã giao cho họ.

Xác định pháp nhân Trung Quốc trước khi giao hàng

Yêu cầu bằng chứng phù hợp với dịch vụ đã cam kết

Điều phối hoặc đặt chỗ với tư cách đại lý

Nếu công ty nói rằng họ chỉ sắp xếp vận tải cho người mua, hãy xác định người chuyên chở thực tế hoặc bên ủy nhiệm, kênh đặt chỗ, lộ trình ký kết hợp đồng và ai sẽ phát hành từng chứng từ vận tải. Giá trị của đại lý giao nhận có thể là điều phối; họ không cần sở hữu tàu. Tuy nhiên, bằng chứng vẫn phải cho thấy rằng việc đặt chỗ đã cam kết tồn tại và công ty được ủy quyền để quản lý việc đó.

Vận chuyển với tư cách là NVOCC

Khi công ty ký kết hợp đồng với tư cách là người chuyên chở, nhận cước vận chuyển với tư cách đó hoặc phát hành vận đơn chủ nhà (house bill of lading) của riêng họ, hãy kiểm tra vai trò NVOCC. Theo các quy định hiện hành, một nhà khai thác Trung Quốc cung cấp thông tin lưu trữ hồ sơ cụ thể cho cơ quan giao thông vận tải cấp tỉnh tại nơi đăng ký hoặc nơi kinh doanh chính trong vòng 15 ngày sau khi mở hoạt động. Các thay đổi về tên, di dời hoặc chấm dứt cũng có quy trình lưu trữ hồ sơ trong vòng 15 ngày.

Không yêu cầu giấy chứng nhận tư cách NVOCC trước đây như một tài liệu chung để quyết định đạt/không đạt. Bộ Giao thông Vận tải giải thích về sửa đổi 2023 nêu rõ rằng việc phê duyệt NVOCC đã chuyển sang hình thức đăng ký hồ sơ. Yêu cầu bằng chứng đăng ký hồ sơ hiện hành, chi tiết công ty được sử dụng trong hồ sơ đăng ký đó và chuỗi chứng từ vận tải liên quan đến lô hàng.

Phối hợp kho bãi, hải quan hoặc điểm đến

Phiếu nhập kho phải xác định rõ thực thể và địa chỉ tiếp nhận quyền giám sát, số lượng hoặc trọng lượng hàng hóa, tình trạng bề ngoài và mã tham chiếu lô hàng. Nếu một doanh nghiệp khác khai báo xuất khẩu, hãy xác định doanh nghiệp đó và lưu giữ đường dẫn ủy quyền. Đối với lô hàng theo điều kiện DDP, cần thu thập thông tin về đại lý tại điểm đến, thỏa thuận bên nhập khẩu chịu trách nhiệm ghi danh, trách nhiệm thuế và lệ phí, bằng chứng người mua sẽ nhận được và bên chịu trách nhiệm nếu việc thông quan hoặc giao hàng cuối cùng thất bại.

Đối chiếu một bộ hồ sơ từ báo giá đến khi giao hàng

1. Báo giá đã được chấp nhận. Ghi lại điểm đi và điểm đến, phương thức vận tải, bối cảnh điều khoản Incoterm, loại hàng hóa, trọng lượng tính cước hoặc thể tích, loại thiết bị, tuyến đường, ước tính thời gian vận chuyển, thời hạn hiệu lực, các khoản phí bao gồm, các khoản loại trừ và các giả định có thể làm thay đổi giá. Lưu giữ phiên bản mà người mua thực tế đã chấp nhận.
2. Thỏa thuận dịch vụ hoặc xác nhận bằng văn bản. Xác định pháp nhân ký kết, vai trò dịch vụ, việc sử dụng nhà thầu phụ, các mốc thanh toán, việc giao chứng từ, trách nhiệm bảo hiểm nếu mua, đầu mối giải quyết khiếu nại, điều kiện phát hành hàng hóa và những gì xảy ra nếu đặt chỗ hoặc tuyến đường thay đổi.
3. Xác nhận đặt chỗ. Khớp số đặt chỗ, nhà vận tải, tàu bay hoặc chuyến bay (nếu có), chuyến hành trình hoặc tuyến đường, cảng hoặc sân bay, thiết bị, người gửi hàng, người nhận hàng và ngày cắt nhận hàng với báo giá. Khi có thể, hãy xác minh độc lập một đặt chỗ quan trọng thông qua kênh chính thức của nhà vận tải thay vì chỉ dựa vào ảnh chụp màn hình có thể chỉnh sửa.
4. Bàn giao tại kho. Lưu giữ thông tin về thực thể tiếp nhận, địa chỉ, thời gian, mô tả hàng hóa, số lượng kiện, trọng lượng, tình trạng và mã tham chiếu lô hàng. Nếu nhà cung cấp gửi hàng đến một địa chỉ không được nêu tên trong hợp đồng, hãy lấy hướng dẫn bằng văn bản từ đơn vị giao nhận trước khi gửi hàng.
5. Chứng từ vận tải house và master. Xác định ai phát hành mỗi chứng từ, ai xuất hiện với tư cách người gửi hàng và người nhận hàng, cước phí trả trước hay thu hộ, tuyến đường được ghi nhận và cách thức phát hành hàng. Có thể xem xét bản nháp trước khi khởi hành; chứng từ cuối cùng vẫn phải được đối khớp với quá trình vận chuyển thực tế.
6. Hóa đơn và bên thụ hưởng. Đối chiếu số tiền, loại tiền tệ, dịch vụ, công ty ký kết, bên phát hành hóa đơn và chủ tài khoản. Khi sử dụng công ty liên kết hoặc đại lý thu hộ, hãy lưu giữ hướng dẫn và xác nhận mối quan hệ thu được thông qua kênh công ty đã được xác minh độc lập.
7. Hồ sơ đến nơi và phát hành hàng. Lưu giữ thông báo hàng đến, các khoản phí tại điểm đến, bằng chứng hải quan đã cam kết theo dịch vụ, hướng dẫn phát hành hàng, bằng chứng giao hàng và bên liên hệ khi có sai lệch. Lớp cuối cùng này xác nhận liệu chuỗi thương mại được mô tả trước khi khởi hành có phải là chuỗi đã thực hiện lô hàng hay không.

Kiểm tra quyền kiểm soát trước khi chọn báo giá thấp nhất

Không phê duyệt một báo giá chỉ vì nó rẻ, cũng không từ chối chỉ vì nó thay đổi sau đó. Trước hết, hãy xác định xem sự thay đổi có tuân theo một biến số đã được công bố hay chỉ xuất hiện sau khi công ty giao nhận nắm quyền kiểm soát hàng hóa hoặc chứng từ.

Ba điểm đứt gãy cần ba cách xử lý khác nhau

1. Giá tăng sau khi bàn giao tại kho.
   Tính toán lại lô hàng dựa trên trọng lượng, kích thước, loại hàng hóa, tuyến đường, thiết bị và các khoản phí đã được xác định trong báo giá đã chấp nhận. Sự chênh lệch có tài liệu hỗ trợ có thể biện minh cho việc điều chỉnh giá. Một khoản phụ phí không rõ nguyên nhân, một khoản phí điểm đến mới được tiết lộ, hoặc việc từ chối phát hành hàng hóa trừ khi một khoản thanh toán không liên quan được thực hiện, đều là vấn đề về kiểm soát cũng như tranh chấp về giá. Lưu giữ báo giá gốc, bằng chứng đo lường, biên lai kho, hóa đơn mới, điều kiện phát hành hàng và các trao đổi. Không thanh toán vào một tài khoản lạ chỉ để duy trì lịch trình mà chưa xác minh trước pháp nhân và thẩm quyền đứng sau chỉ thị đó.
2. Một công ty không được tiết lộ phát hành chứng từ hoặc thu tiền.
   Yêu cầu công ty giao nhận đã ký hợp đồng xác định chính xác tên pháp lý, vai trò và thẩm quyền của thực thể đó. Sau đó, độc lập xác minh công ty thứ hai và cập nhật sơ đồ lô hàng bằng văn bản. Nếu lời giải thích là một nhà khai thác NVOCC, đối tác tại điểm đến hoặc công ty thanh toán nhóm đã được công bố và các chứng từ phù hợp, thì mạng lưới này có thể được chấp nhận. Nếu cả hai bên đều không chịu trách nhiệm cho hành động của bên kia, hãy tạm dừng các khoản thanh toán bổ sung và việc phát hành hàng hóa cho đến khi khoảng trống này được giải quyết.
3. Chuỗi DDP không có bên được chỉ định tại điểm đến.
   Yêu cầu cung cấp thông tin về đại lý hải quan hoặc điều phối viên tại điểm đến, thỏa thuận về người nhập khẩu chịu trách nhiệm ghi danh, xử lý thuế và lệ phí, đại lý giao hàng, các chứng từ mà người mua sẽ nhận được, và trách nhiệm bằng văn bản đối với việc kiểm tra, lưu kho, thông quan thất bại, trả hàng và các khoản phí phát sinh. Một số chi tiết vận hành có thể được xác nhận gần thời điểm khởi hành, nhưng cấu trúc chịu trách nhiệm không nên được bịa ra sau khi hàng hóa đã đến nơi. Nếu công ty giao nhận từ chối xác định ai thực hiện các công việc tại điểm đến thuộc diện quản lý, hãy ghi nhận rằng chuỗi DDP đã hứa chưa được thiết lập; không biến sự thiếu vắng này thành một lời buộc tội chưa được kiểm chứng.

Ghi nhận phê duyệt riêng cho từng lô hàng

Phê duyệt kiểm soát trực tiếp

Thực thể đã ký hợp đồng đã được xác minh thực hiện đúng vai trò đã hứa, người thụ hưởng và chứng từ khớp nhau, việc đặt chỗ với hãng tàu có thể tái tạo lại và quy trình phát hành hàng hóa rõ ràng. Việc phê duyệt vẫn chỉ áp dụng cho tuyến đường đã nêu, phiên bản báo giá, hàng hóa và thời hạn hiệu lực, chứ không áp dụng cho mọi lô hàng trong tương lai.

Phê duyệt một mạng lưới đã được công bố kèm điều kiện

Đại lý giao nhận sử dụng các công ty liên kết, kho hàng, một NVOCC, nhà cung cấp dịch vụ hải quan hoặc đối tác tại điểm đến, nhưng mọi bên tham gia vật chất và mối quan hệ đều được tiết lộ. Hãy nêu rõ các điều kiện còn lại, chẳng hạn như xác nhận đặt chỗ độc lập, chỉ thị người thụ hưởng đã sửa đổi, biên lai kho hàng hoặc chi tiết về bên tại điểm đến trước khi thanh toán lần cuối.

Tạm dừng vì quyền kiểm soát chưa được giải quyết

Bên mua không thể xác định được thực thể ký kết hợp đồng, vai trò đã cam kết, bên nắm giữ quyền giám hộ, bên phát hành chứng từ, cơ quan ủy quyền cho người thụ hưởng hoặc bên phát hành hàng hóa. Hãy nêu rõ bằng chứng bị thiếu và thời hạn. Việc tạm dừng do chuỗi kiểm soát chưa được giải quyết có cơ sở bảo vệ tốt hơn so với việc tuyên bố doanh nghiệp gian lận dựa trên hồ sơ không đầy đủ.

Ví dụ về phát hiện: Vào ngày 4 tháng 8 năm 2026, chúng tôi đã xác nhận công ty ký kết hợp đồng của Trung Quốc và đối chiếu Mã số tín dụng xã hội thống nhất (USCC) của công ty này với báo giá cước vận tải biển đã được chấp nhận. Công ty tự mô tả là đại lý giao nhận điều phối và đã tiết lộ một NVOCC đã được xác minh riêng biệt, bên sẽ phát hành vận đơn nhà (house bill of lading). Mã số đặt chỗ của hãng tàu, chỉ thị kho hàng, tuyến đường và người thụ hưởng đều khớp với chuỗi văn bản. Việc phê duyệt có điều kiện là phải nhận được dự thảo vận đơn nhà trước khi khởi hành và nhận được chi tiết bằng văn bản về đại lý tại điểm đến trước khi thanh toán số dư cước vận tải. Kết luận này chỉ áp dụng cho lô hàng được nêu tên và không xác minh rằng đại lý giao nhận là hoàn toàn không có rủi ro.

• thực thể ký kết hợp đồng thay đổi;
• một người thụ hưởng mới được giới thiệu;
• hàng hóa được chuyển hướng đến một kho hàng khác;
• một công ty khác sẽ phát hành chứng từ vận tải;
• hãng tàu, tuyến đường, phương thức vận tải hoặc thiết bị thay đổi đáng kể;
• điều khoản Incoterm hoặc thỏa thuận hải quan tại điểm đến thay đổi;
• phương thức phát hành hàng hóa hoặc đại lý tại điểm đến thay đổi; hoặc
• lô hàng tiếp theo tạo ra giá trị lớn hơn đáng kể hoặc rủi ro liên tục cao hơn.

Hoạt động kiểm tra đại lý giao nhận chặt chẽ nhất không kết thúc ở mức “đã tìm thấy công ty”. Hoạt động này phải chỉ ra ai đã chấp nhận từng trách nhiệm, chứng từ nào chứng minh trách nhiệm đó cho lô hàng này và ai vẫn kiểm soát hàng hóa khi kế hoạch thay đổi.